BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
Pada awal berdirinya, PT. SLS memulai usahanya hanya dengan tiga orang karyawan. Sekarang PT. SLS memiliki staf dengan total lebih dari 800 orang di Asia. PT. SLS dalam bahasa mandarin merupakan singkatan dari Sin Leong Seng yang didirikan pada tahun 1963 di Singapura. Kepanjangan dari PT. SLS adalah Sarana Lancar Sejahtera dengan pendiri sekaligus Direktur Utamanya adalah Tan Tiong Seng.
PT. SLS membuka cabang di Indonesia pada tahun 1991 yang didukung oleh kantor pusat di Singapura. PT SLS di Indonesia berkantor pusat di Jakarta beralamat di Jl. Gunung Sahari Raya No.2 , Kompleks Marina Mangga Dua Blok G No. 3A-5 Pademangan Barat, Jakarta Utara 14420. Ada tiga cabang lain di Indonesia yaitu di Bandung, Balikpapan, Batam.
PT. SLS bergerak di bidang industri alat-alat berat antara lain pekerjaan tambang, semen, produksi minyak gas, mesin air, bubur kayu, kertas, penggilingan baja, penggalian, bearings, sabuk, coupling, segel rantai, alat penggulung, alat pemeliharaan, lem, dan alat-alat perairan. Jaringan distribusi PT. SLS menjangkau Malaysia Timur, Malaysia Barat, Indonesia dan Thailand. PT. SLS menyediakan bidang jasa yang bernilai tambah untuk pelanggan. Volume persediaan secara menyeluruh diatur
dengan suatu sistem manajemen persediaan gudang yang efisien, suatu TI back-end system yang terintegrasi dan tim yang beranggotakan staf berpengalaman untuk menyediakan produk yang benar di saat yang tepat.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan
Visi Perusahaan adalah menciptakan kepuasan pelanggan lewat keunggulan dan jaringan distribusi regional yang luas.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Misi Perusahaan adalah menyediakan suatu jasa atau layanan yang terkemuka dalam melakukan distribusi atas bearing dan produk yang terkait dalam hubungan dengan pelanggan, karyawan dan mitra bisnis agar dapat bersama-sama mencapai kemakmuran dan pertumbuhan yang berlanjut dikemudian hari.
3.1.3 Spesifikasi Hardware, Software dan Brainware 1. Spesifikasi Hardware
PT. SLS memiliki 1 unit server dengan 10 sampai dengan 12 komputer yang diletakkan disetiap lantai. Berikut ini adalah spesifikasi hardware yang digunakan yaitu :
a. Motherboard.
b. Processor Intel Pentium III. c. Memory 256 MB.
d. Harddisk Seagate 20 GB. e. VGA Card dan Sound Card.
f. Monitor Syncmaster 551V 14 inci (white). g. Keyboard dan mouse scroll (white).
h. Setiap unit komputer menggunakan 1 stabilizer. i. Di setiap lantai terdapat 3 unit mesin printer. j. Di setiap lantai terdapat 2 sampai 4 mesin fax . k. Terdapat 2 unit alat penghancur kertas.
l. Terdapat 2 unit scanner diletakkan di lantai 1.
m. Di perusahaan terdapat 2 unit mesin fotokopi diletakkan di lantai 1 dan 3.
2. Spesifikasi Software
a. Software yang digunakan untuk sistem penjualan adalah TermLite (Lightweight Terminal Emulation) dan Microsoft Excel.
b. Server name ialah HP Nett Server LC2000. c. Operating Sistem Unix.
d. Database server ialah Sybase.
e. Software yang digunakan untuk mengantisipasi virus adalah Norton Antivirus Edisi tahun 2003 yang selalu up to date.
3. Spesifikasi Brainware
Setiap komputer digunakan oleh satu personil perusahaan yang terdiri dari :
a. Asisten Manajer 1 unit b. Manajer Marketing 1 unit
c. Manajer Akuntansi 1 unit d. Manajer Gudang 1 unit
e. Manajer TI 1 unit
f. CSO 6 unit
g. Staf akuntansi 3 unit h. Staf keuangan 2 unit
i. Staf TI 2 unit
j. Supervisor Gudang 1 unit k. Delivery Order 2 unit 4. Jaringan (network)
a. Memiliki jaringan LAN dengan tipe topologi Tree. b. Jaringan menggunakan internet Speedy.
c. Internet pada PT.SLS dinyalakan 1 jam sebelum jam kerja dan dimatikan pada akhir jam kerja.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi pada PT.SLS Bearindo adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada PT. SLS Bearindo
3.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Dari hasil perolehan data dan wawancara yang dilakukan penulis ke bagian Human Resource dari PT. SLS Bearindo maka diperoleh informasi mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing personil sebagai berikut : 1. Presiden Direktur (Owner)
a. Menentukan dan menetapkan kebijakan, tujuan, dan peraturan perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan secara keseluruhan dengan mengadakan pengawasan jangka panjang untuk mencapai tujuan dan kebijakan yang diambil oleh perusahaan.
c. Menyusun dan menetapkan sasaran atau target yang harus dicapai oleh perusahaan untuk periode tertentu.
d. Menentukan visi dan misi perusahaan.
e. Menerima dan mereview laporan berkala dan laporan tahunan secara menyeluruh termasuk pelaksanaan anggaran dan penggunaan keuangan perusahaan.
2. General Manager (GM)
a. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan secara keseluruhan dengan mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan yang akan dilakukan masing-masing bagian atau divisi agar sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan.
b. Memberikan seluruh laporan yang dihasilkan oleh masing-masing bagian dan mendiskusikan kegiatan perusahaan, masalah dan rencana perusahaan dengan Presiden Direktur.
c. Mengambil keputusan akhir jika para manager masing-masing bagian tidak dapat memutuskan keputusan akhir.
3. Asisten General Manager
a. Menggantikan dan membantu tugas General Manager saat GM berhalangan hadir.
b. Memeriksa laporan dari manajer setiap bagian sebelum membuat laporan akhir bersama dengan General Manager.
c. Membantu General Manager membuat laporan-laporan akhir perusahaan. 4. Manajer Marketing
a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Marketing. b. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan.
c. Menganalisis segmen pasar yang baru.
d. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan.
e. Memberikan laporan penjualan ke Asisten General Manager sebagai laporan pertanggungjawaban.
f. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh CSO. g. Menentukan calon debitor baru.
5. Manajer Pembelian
a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. b. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian.
c. Memberikan laporan pembelian ke Asisten General Manager sebagai laporan pertanggungjawaban.
6. Manajer Personalia
a. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan.
b. Menerima, memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan.
c. Mengurus dan mengecek slip gaji.
d. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. e. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan.
7. Manajer Akuntansi dan Keuangan
a. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Asisten General Manager.
b. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi. c. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Akuntansi. 8. Manajer TI
a. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada.
b. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan.
c. Melakukan backup data secara rutin.
d. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan.
e. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. 9. Manajer Gudang
b. Mengecek stock barang.
c. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang.
d. Melaporkan kegiatan penerimaan, pengiriman dan retur barang yang telah terjadi.
10. CSO (Customer Service Officer)
a. Menerima pesanan melalui telepon, fax dan pelanggan yang datang langsung ke perusahaan.
b. Membuat surat penawaran harga (quotation)
c. Membuat laporan penjualan kepada Manager Marketing. d. Melakukan negosiasi harga dengan pelanggan.
e. Menerima PO (Purchase Order). f. Follow up pelanggan.
11. DO (Delivery Order)
a. Membuat nota delivery order.
b. Memastikan barang yang dikirim atau dibawa oleh pengantar sudah sampai ke tempat tujuan.
c. Membuat surat retur (Credit Note).
d. Meminta pengantar untuk mengambil kembali barang retur dari pelanggan.
12. Salesman
a. Mempromosikan barang kepada pelanggan. b. Mencari order.
c. Mengunjungi pelanggan dan melaporkan hasil kunjungan. 13. Supervisor Gudang (Warehouse)
a. Mengecek stok barang.
b. Mengecek nota delivery order.
c. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan.
d. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. e. Mengatur jadwal pengiriman barang.
14. Bagian Pengiriman (Sopir)
a. Mengantarkan barang ke pelanggan.
b. Mengambil barang yang rusak atau salah kirim ke pelanggan. 15. Staf Keuangan
a. Membuat faktur penjualan dan faktur pajak.
b. Mencatat dan membuat laporan pengeluaran kas, laporan penerimaan kas untuk dilaporkan ke Manajer Akuntansi.
c. Meminta collector untuk menagih piutang pelanggan saat jatuh tempo. d. Mengatur kas kecil.
e. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro, cek, via transfer dan lain sebagainya.
16. Staf Akuntansi
a. Menginput data pelanggan baru. b. Menginput data piutang.
c. Membuat jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya d. Membuat laporan piutang dan laporan keuangan lainnya.
3.4 Sistem Yang Berjalan 3.4.1 Persyaratan Kredit
Pembeli dapat membeli secara kredit pada PT. SLS Bearindo maka sebelumnya pembeli tersebut harus memenuhi persyaratan kredit sebagai berikut :
1. Pembeli telah melakukan pembelian secara tunai sebanyak 4 (empat) kali berturut-turut di PT. SLS.
2. Salesman pihak PT. SLS Bearindo akan melakukan survei terlebih dahulu untuk mengetahui apakah debitor tersebut layak dan memenuhi syarat untuk dijadikan customer PT. SLS dengan pembelian kredit, lalu salesman mengajukan calon debitor ke Manajer Marketing yang kemudian mendapatkan persetujuan dari Manajer Marketing.
3. Pembeli tersebut harus mengisi formulir pendaftaran (Application for Credit Facilities) dan melampirkan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) serta NPPKP dari Direktorat Pajak pada formulir pendaftaran tersebut. Kemudian formulir tersebut akan diproses oleh bagian accounting untuk diinput ke dalam sistem.
4. Pembeli sebagai debitor pemula, maka akan diberikan rentang kredit maksimal 2 minggu oleh PT. SLS Bearindo.
5. Jumlah limit kredit yang akan diberikan berdasarkan ketentuan berikut:
a. Perusahaan berskala kecil, maka limit kreditnya sebesar Rp 0,- s/d Rp 50.000.000,-
b. Perusahaan berskala menengah, maka limit kreditnya sebesar Rp 50.000.000,- s/d Rp 100.000.000,-
c. Perusahaan berskala besar, maka limit kreditnya sebesar Rp 100.000.000,- s/d tak terhingga (berdasarkan pertimbangan dan kebijakan manajemen bagian marketing).
3.4.2 Prosedur Penjualan Kredit
Proses penjualan kredit yang terjadi pada PT. SLS Bearindo dapat bermula melalui telepon ataupun berupa fax inquiry (surat permintaan penawaran barang dan harga) dari pembeli. Apabila pembeli menghubungi bagian marketing melalui telepon, maka akan diterima oleh CSO (Customer Service Officer). Para pembeli akan menanyakan secara langsung jenis dan spesifikasi harga serta merk barang yang diinginkannya kepada CSO. CSO kemudian memberitahukan informasi mengenai barang yang diinginkan oleh pembeli berdasarkan price list atau daftar harga yang ada dengan harga dan potongan di dalam bentuk Sin $. Selanjutnya apabila pembeli menginginkan perincian lebih lanjut dapat diberikan dengan cara telefax quotation dari CSO mengenai barang yang diinginkan, quotation di-fax tergantung dari permintaan pembeli. Apabila pembeli menginginkan perincian tertulis, maka quotation dapat dikirimkan kepada pembeli via fax.
Penawaran melalui fax juga demikian, pada saat pembeli mengirimkan fax berupa inquiry (surat permintaan barang dan harga) barang yang diinginkannya, maka bagian CSO yang menerima fax
akan melakukan cek stock pada sistem serta menghitung terlebih dahulu harga bersih quotation setelah diskon secara manual di dalam bentuk Rupiah (Rp), kemudian CSO menginput quotation manual ke dalam sistem yang menghasilkan telefax quotation 1 lembar yang kemudian di-fax kembali oleh CSO kepada pembeli.
Apabila pembeli setuju dengan harga yang diberikan, maka pembeli mengirimkan PO (Purchase Order) 1 lembar via fax kepada CSO. Setelah CSO menerima purchase order, maka CSO akan membuat laporan penjualan harian untuk diberikan kepada Manajer Marketing. Purchase order kemudian akan diberikan kepada bagian DO (Delivery Order) untuk diproses.
Bagian DO yang sudah menerima purchase order kemudian membuat nota delivery order 4 rangkap dan purchase order yang ada difotokopi sebanyak 2 (dua) lembar oleh bagian DO, lalu fax purchase order asli diberikan kepada bagian keuangan. Nota delivery order sebanyak 4 rangkap akan diberikan kepada :
a. Rangkap ke-1 dan ke-2 dari nota delivery order akan diserahkan oleh bagian gudang kepada sopir bersamaan dengan barang dan fotocopy purchase order lembar pertama untuk dibawa kepada pembeli agar nota delivery order ditandatangani sebagai bukti pengiriman barang. Setelah nota delivery order ditandatangani, maka rangkap ke-2 dari nota delivery order akan diberikan ke bagian gudang pembeli beserta dengan fotocopy purchase order lembar pertama. Rangkap ke-1 dari
nota delivery order diambil kembali oleh sopir untuk dikembalikan ke bagian keuangan PT. SLS Bearindo sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah diterima oleh pembeli.
b. Rangkap ke-3 dari nota delivery order akan disimpan oleh bagian gudang PT. SLS Bearindo sebagai arsip.
c. Rangkap ke-4 dari nota delivery order dan fotokopi dari purchase order lembar 2 akan diberikan ke bagian keuangan untuk membandingkan rangkap ke-1 nota delivery order yang diterima dari sopir dan fax purchase order asli. Apabila dirasakan benar dan cukup, maka bagian keuangan kemudian akan membuat invoice dan faktur pajak, masing-masing sebanyak 4 rangkap yaitu :
1) Faktur (Invoice)
a) Rangkap ke-2 dari invoice dan faktur pajak rangkap ke-4 akan diserahkan kepada collector piutang untuk diberikan kepada customer segera setelah faktur selesai dibuat, dimana customer pada saat itu juga memberikan tanda terima barang dan purchase order rangkap ke-1 (asli) kepada collector yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan.
b) Pada saat jatuh tempo, bagian keuangan akan memberikan invoice rangkap ke-1, nota delivery order rangkap ke-1, faktur pajak rangkap ke-1, serta purchase order rangkap ke-1 (asli) dan tanda terima dari customer kepada collector piutang untuk diserahkan ke customer saat pembayaran lunas.
Kemudian rangkap ke-1 dari invoice oleh collector piutang akan diperlihatkan kepada customer tersebut dan sebagai bukti pembayaran customer ke PT SLS maka tanda terima dan purchase order rangkap ke-1 akan diberikan kembali kepada customer pada saat piutang dibayarkan. Pada saat itu juga collector menerima kembali rangkap ke-2 invoice dari customer beserta purchase order rangkap ke-2 dari customer yang sudah dicap lunas.
c) Rangkap ke-3 dari invoice disimpan oleh bagian akuntansi sebagai arsip (direkap bersamaan dengan faktur pajak lembar ke-3 dan nota delivery order rangkap ke-4 , fotocopy purchase order lembar 2).
d) Rangkap ke-4 dari invoice diarsipkan oleh bagian keuangan. Pembeli dapat membayar collector secara tunai atau transfer via rekening, cek, maupun giro. Collector yang telah menerima pembayaran atau bukti pembayaran, merangkapkannya dengan invoice rangkap ke-2 dan purchase order rangkap ke-2 dari customer, yang kemudian diserahkan kepada bagian keuangan. Bagian keuangan kemudian memberikan invoice rangkap ke-2 tersebut ke bagian akuntansi untuk menginput pembayaran sehingga total piutang pembeli tersebut akan berkurang. Bagian akuntansi setelah membuat jurnal akan membuat laporan piutang dari customer tersebut untuk diberikan kepada Manajer Marketing. Akan
tetapi, apabila pembayaran dilakukan dengan cara transfer via rekening, maka rekap dari data pada point b, akan dikirim oleh collector ke customer atau bila customer diluar kota akan dikirim via pos. Demikian seterusnya pada saat jatuh tempo untuk piutang pembeli berikutnya.
2) Faktur Pajak Standar
a. Rangkap ke-1 dari faktur pajak akan diberikan kepada pembeli BKP (Barang Kena Pajak) atau penerima JKP (Jasa Kena Pajak) sebagai bukti pajak masukan.
b. Rangkap ke-2 dari faktur pajak akan dijadikan arsip oleh PT. SLS yang bertindak sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak) yang menerbitkan Faktur Pajak Standar sebagai bukti pajak keluaran. Hal ini menjadi sangat penting karena apabila dari Direktorat Pajak sewaktu-waktu melakukan pemeriksaan atau audit maka lembar ke-2 ini yang akan diperlihatkan kepada auditor mereka untuk diperiksa atau diaudit sesuai ketentuan dari Direktorat Pajak.
c. Rangkap ke-3 dari faktur pajak akan diberikan kepada Kantor Pelayanan Pajak dalam hal penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak dilakukan kepada Pemungut Pajak Pertambahan Nilai. Arsip ini berfungsi sebagai pelengkap dari faktur pajak rangkap ke-2 apabila terjadi pemeriksaan sewaktu-waktu dari Direktorat Pajak.
d. Rangkap ke-4 ini akan diberikan ke customer beserta dengan invoice rangkap ke-2 sebagai arsip bagi pembeli sebelum tanggal penagihan.
3.4.3 Retur Penjualan
Retur pada penjualan kredit dapat terjadi karena barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan permintaan. Hal itu dapat disebabkan karena barang rusak, proses input yang keliru dan bagian gudang keliru mengirimkan jenis barang. Pada saat pembeli sudah menyadari kekeliruan tersebut, maka pembeli akan menelpon ke PT. SLS Bearindo untuk merincikan no. purchase order, jenis item, no. nota delivery order, no. invoice, dan tanggal pengiriman saat barang yang keliru itu dikirimkan kepadanya.
CSO yang memproses hal tersebut kemudian mencari kembali invoice lama barang tersebut, purchase order dan nota delivery order yang berhubungan untuk dicocokkan. Setelah itu CSO meminta bagian Delivery Order untuk membuat nota retur (CN) sebanyak 4 (empat) rangkap beserta nota delivery order 4 rangkap dengan perincian yang sama pada penjualan kredit tanpa retur.
Keempat rangkap nota retur (CN) beserta rangkap ke-1 dan ke-2 dari nota delivery order diberikan kepada sopir untuk ditandatangani oleh pembeli saat penyerahan barang retur sebagai bukti bahwa barang yang keliru telah ditukar.
Sopir kemudian memberikan rangkap ke-2 dari CN yang sudah ditandatangani kepada pembeli. Sisa nota retur (CN) yang telah ditandatangani oleh pembeli kemudian diambil kembali oleh sopir beserta dengan barang yang salah kirim. Lalu sopir membawa barang yang salah kirim ke gudang untuk dimasukkan ke dalam stock. Nota retur tersebut akan dibagikan kepada beberapa bagian, yakni :
1. Rangkap ke-4 CN akan diberikan ke bagian gudang PT. SLS Bearindo untuk diarsipkan.
2. Rangkap ke-3 CN akan diberikan kepada bagian DO (Delivery Order) sebagai arsip.
3. Rangkap ke-1 CN akan diberikan kepada bagian keuangan untuk dibandingkan dengan invoice lama dan nota delivery order yang baru rangkap ke-4 untuk keperluan bagian akuntansi dalam menginput data retur ke dalam sistem. Bagian keuangan kemudian membuat invoice baru dan faktur pajak masing-masing sebanyak 4 (empat) rangkap untuk proses penagihan yang akan berlangsung seperti biasa.
3.4.4 Diagram Proses Penjualan Kredit 3.4.4.1 Diagram Konteks
(Lihat gambar 3.2) 3.4.4.2 Diagram Nol
Diagram Konteks
Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang PT.SLS
Bearindo Pelanggan Invoice_dan_faktur_pajak Bagian Akuntansi dan Keuangan data_pembayaran Telefax_quotation Nota_DO Credit_note Tanda_terima Telefax_inquiry data_retur Manajer Markerting Manajer Akuntansi dan
Keuangan Laporan_piutang_ pelanggan Laporan_penjualan_percustomer Laporan_penjualan_ per-item Laporan_penjualan_ percustomer_dan_per-item Fax PO
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Diagram Nol Telefax_inquiry Pelanggan data_pembayaran Bagian Akuntansi dan Keuangan Telefax_quotation Laporan_penjualan_percustomer Manajer Markerting Laporan_penjualan_ percustomer_dan_per-item data_retur Laporan_piutang_ pelanggan Manajer Akuntansi dan Keuangan Nota_DO Invoice_dan_faktur_pajak Tanda_terima Laporan_penjualan_ per-item Credit_note Fax PO 1.0 Memproses Penawaran Ms_Pelanggan Ms_Barang Tr_Quotation 2.0 Mencetak Nota Do Tr_DO Tr_PO Ms_Salesman 3.0 Mencetak Faktur dan Faktur Pajak Tr_Invoice 4.0 Memproses Retur Tr_Retur 5.0 Memproses Pembayaran 6.0 Membuat Laporan
Gambar 3.3 Diagram Nol
3.4.4.3 Hak Akses Sistem
Setiap karyawan memiliki hak akses yang berbeda-beda. Berikut ini adalah gambaran hak akses karyawan secara umum :
a. Manajer Akuntansi berhak mengakses sistem untuk membuat laporan keuangan.
b. Staf Marketing berhak mengakses sistem komputer untuk membuat surat penawaran harga (quotation), dan laporan penjualan.
c. Staf Akuntansi dan Keuangan berhak mengakses sistem untuk menginput dan mengupdate data pelanggan baru, data piutang, faktur dan membuat laporan piutang.
d. Staf Delivery Order berhak mengakses sistem untuk menginput dan mengupdate nota delivery order dan nota retur (CN).
e. Supervisor Gudang berhak mengakses sistem untuk menginput dan mengupdate nota delivery order dan barang.
f. Manager TI berhak mengakses sistem untuk melakukan backup data secara rutin.
3.4.5 Dokumen Yang Dihasilkan
Dokumen-dokumen yang dihasilkan di dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang PT.SLS ialah sebagai berikut :
Terdapat formulir pendaftaran yang diproses oleh bagian accounting. Formulir tersebut berfungsi untuk mendaftar pelanggan sebagai debitor di PT. SLS sehingga pelanggan tersebut dapat membeli produk secara kredit.
2. Surat Penawaran (quotation)
Surat Penawaran dibuat oleh CSO (Customer Service Officer) sebanyak 1 rangkap. Surat Penawaran tersebut dibuat untuk merinci barang yang diinginkan atau diminta oleh pelanggan. 3. Laporan Penjualan
Laporan penjualan dibuat oleh CSO untuk melaporkan hasil penjualan kepada Manajer Marketing. Laporan penjualan ada 3
yaitu:
a. Laporan penjualan per item
Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda, no invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual.
b. Laporan penjualan per customer
Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian, item barang yang dibeli, no invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja.
c. Laporan penjualan per item dan per customer
Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian, no invoice dan no nota delivery order berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu.
4. Laporan Piutang Customer
Laporan Piutang Customer dibuat oleh bagian akuntansi terdiri dari no dan nama customer, no. invoice, nama salesman, tanggal, jumlah dan periode tagihan. Laporan ini diserahkan kepada Manajer Akuntansi dan Keuangan.
5. Nota delivery order (DO)
Nota delivery order dibuat 4 rangkap oleh bagian DO dan akan diberikan kepada
a. Nota delivery order rangkap ke-1 untuk bagian keuangan PT. SLS setelah nota delivery order ditandatangani sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh pembeli.
b. Nota delivery order rangkap ke-2 diberikan ke bagian gudang pembeli.
c. Nota delivery order rangkap ke-3 disimpan oleh bagian gudang PT. SLS sebagai arsip.
d. Nota delivery order rangkap ke-4 diberikan ke bagian keuangan untuk dibandingkan dengan nota delivery order rangkap ke-1 yang diterima dari sopir dan fotokopi purchase order lembar 2.
6. Faktur (Invoice)
Invoice dibuat oleh bagian keuangan sebanyak 4 rangkap dan akan diberikan kepada :
a. Invoice rangkap ke-1 diberikan kepada collector piutang untuk diperlihatkan dan diberikan kepada customer pada saat hutang jatuh tempo.
b. Invoice rangkap ke-2 diberikan kepada customer dan akan dicap lunas untuk diterima kembali oleh collector saat pembayaran lunas.
c. Invoice rangkap ke-3 disimpan oleh bagian akuntansi sebagai arsip.
d. Invoice rangkap ke-4 diarsipkan oleh bagian keuangan. 7. Faktur Pajak Standar
Faktur pajak standar dibuat oleh bagian keuangan sebanyak 4 rangkap yang masing-masingnya diberikan kepada :
a. Faktur pajak standar rangkap ke-1 diberikan kepada pembeli BKP (Barang Kena Pajak) atau Penerima JKP (Jasa Kena Pajak) sebagai bukti pajak masukan.
b. Faktur pajak standar rangkap ke-2 akan dijadikan arsip oleh PT. SLS yang bertindak sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak) yang menerbitkan Faktur Pajak Standar sebagai bukti Pajak Keluaran.
c. Faktur pajak standar rangkap ke-3 diberikan kepada Kantor Pelayanan Pajak dalam hal penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak dilakukan kepada Pemungut pajak Pertambahan nilai. Arsip ini berfungsi sebagai pelengkap dari faktur pajak rangkap ke-2 apabila terjadi pemeriksaan sewaktu-waktu dari direktorat pajak.
d. Faktur pajak standar rangkap ke-4 diberikan ke customer beserta dengan invoice rangkap ke-2 sebagai arsip bagi pembeli.
8. Credit Note (CN)
CN dibuat oleh bagian DO apabila terjadi retur (barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan permintaan) sebanyak 4 rangkap. CN tersebut akan diberikan kepada :
a. CN Rangkap ke-1 akan diberikan kepada bagian keuangan untuk dibandingkan dengan invoice lama dan nota delivery order yang baru rangkap ke-4 untuk keperluan bagian akuntansi di dalam menginput data retur ke dalam sistem setelah CN tersebut ditandatangani oleh customer.
b. CN Rangkap ke-2 diberikan kepada customer.
c. CN Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian DO (Delivery Order) sebagai arsip.
d. CN Rangkap ke-4 akan diberikan ke bagian gudang PT. SLS untuk diarsipkan.
3.4.6 User Manual
User menjalankan program aplikasi dengan melakukan double klik icon TermLite pada desktop. Tunggu sampai Program Aplikasi TermLite ditampilkan. Program aplikasi hanya akan menampilkan baris menu yang terdiri dari Connect, Edit, Configure dan Help, tanpa adanya user interface menu apabila program aplikasi tidak dikoneksikan ke server. Oleh karena itu, user harus memilih Menu Connect pada baris menu kemudian meng-klik tombol IP address yang sudah ada. Setelah koneksi telah dilakukan, maka logo dari Program Aplikasi TermLite akan ditampilkan.
Gambar 3.4 Tampilan Awal Program Aplikasi Term Lite
1. Setelah logo TermLite muncul, maka user harus login sesuai dengan user id dan password yang benar. Apabila user id atau password salah, maka program aplikasi akan secara otomatis menampilkan perintah, ”Wait for login retry” agar user login kembali.
2. Setelah login berhasil dilakukan, program aplikasi akan secara otomatis meminta user untuk memilih printer untuk dikoneksikan ke komputer user.
3. Pada saat printer sudah dipilih dari program aplikasi, maka tampilan Main Menu akan muncul. Pada saat user memilih salah satu menu utama, maka program aplikasi akan menampilkan tampilan input nomor perusahaan. User PT. SLS harus menginput nomor 1 untuk PT.SLS cabang Jakarta.
4. Apabila user ingin membuat quotation, maka sebelumnya pada Main Menu tadi telah dipilih menu Order Entry yang kemudian muncul submenu dari Order Entry, dimana user harus memilih Order Entry System. Setelah memilih Order Entry System, maka akan muncul lagi submenu dari Order Entry System.
5. Dari berbagai macam submenu yang ada pada Order Entry System, user harus memilih menu ke-7 yakni Quotation Entry. Setelah itu muncul submenu lagi dan user harus memilih menu ke-1 yakni Quotation Entry. Pada menu Quotation Entry, user diharuskan untuk:
a. Menginput awalan nama perusahaan yang ingin dicarikan nomor customernya.
b. Menginput kode item untuk mencari item description yang akan muncul dengan otomatis apabila kode sudah dipilih
c. Menginput asal negara yang memproduksi item yang ingin dibeli oleh Pelanggan jika diminta oleh Pelanggan.
d. Menginput attention
e. Menginput harga setiap item
6. Untuk mencetak quotation, maka user menekan tombol F1 untuk kembali ke menu sebelumnya dan memilih menu ke-2 yakni Print Quotation. Kemudian akan muncul no quotation yang datanya baru saja diinput. User menekan tombol S kemudian menekan tombol P dan quotation akan otomatis tercetak dari printer yang sudah terkoneksi sebelumnya.
7. Pada program aplikasi, input nota delivery order sekaligus dengan Invoice, hanya hasil yang tercetak tidaklah sama. Pada DO tidak terdapat perincian harga barang, sedangkan pada invoice data barang beserta harga tercetak lengkap. Untuk menginput nota delivery order user harus memilih Order Entry kemudian muncul submenu dari Order Entry, dimana user harus memilih Order Entry System. Setelah memilih Order Entry System, maka akan muncul lagi submenu dari Order Entry System. Dari submenu tersebut kita pilih menu Order Entry ”0”/”I”/”C”/”D”. Pada menu ini, user diharapkan untuk menginput :
a. Menginput awalan nama perusahaan yang ingin dicarikan nomor customernya.
b. Menginput kode item untuk mencari item description yang akan muncul dengan otomatis apabila kode sudah dipilih c. Menginput harga setiap item
d. Menginput diskon akhir (optional)
8. Mencetak nota delivery order maka user menekan tombol F1 untuk kembali ke menu sebelumnya dan memilih menu ke-2 yakni Print DO. Kemudian akan muncul no nota delivery order yang datanya baru saja diinput. User menekan tombol S kemudian menekan tombol P dan nota delivery order akan otomatis tercetak dari printer yang sudah terkoneksi sebelumnya. Pada nota delivery order hanya tercetak secara otomatis spesifikasi barang tanpa harga.
9. Pada saat bagian Akuntansi mengecek invoice maka user harus memilih Order Entry kemudian muncul submenu dari Order Entry, dimana user harus memilih Order Entry System. Setelah memilih Order Entry System, maka akan muncul lagi submenu dari Order Entry System. Dari submenu tersebut user memilih Order Entry – Invocing. Pada menu ini, user diharapkan untuk menginput password tersendiri untuk mengecek invoice dan mendapatkan nomor invoice secara otomatis.
10. Apabila user sudah siap untuk mencetak invoice, maka user menekan tombol F1 untuk kembali ke menu sebelumnya dan memilih menu ke-4 yakni Print Invoice sub Menu. Kemudian akan muncul no Invoice yang datanya baru saja diinput. User menekan tombol S kemudian menekan tombol P dan invoice akan otomatis tercetak dari printer yang sudah terkoneksi sebelumnya.
11. Setiap menu dan submenu, user dapat menggunakan tombol-tombol tertentu pada keyboard yakni :
a. Tombol F1 untuk mengakhiri pekerjaan pada program aplikasi dan kembali ke menu sebelumnya.
b. Tombol F2 untuk fasilitas help
c. Tombol F3 untuk print screen atau mencetak tampilan layar yang sedang aktif.
d. Tombol F4 yakni Quick Menu untuk kembali ke menu berikutnya.
