48
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG
SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum PT.X
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
Di awal kemunculannya di kancah dunia bisnis Indonesia, PT. X berlokasi di jalan Sentra Latumenten, Jl. Prof. Dr. Latumenten 50 Blok AA10 Jakarta Barat adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produk stationery. Adapun brand (merek) dari produk PT. X yang cukup dikenal adalah Faber-Castell dan UHU.
Sebelumnya Faber-Castell sudah dikenal sejak tahun 1761 di Jerman, dengan diperkenalkannya pensil pertama. Sampai saat ini sudah terdapat 15 fasilitas produksi dan 19 kantor pemasaran di seluruh dunia, termasuk Indonesia. PT.X mempertimbangkan bahwa potensi pasar yang ada di Indonesia sangat besar sehingga perlu ditangani secara khusus.
Perusahaan ini di Indonesia didirikan pada tanggal 1 Agustus 1999 oleh Bapak Yandramin Halim, walaupun kenyataannya pada tahun 1999 banyak perusahaan yang tutup dikarenakan mulainya krisis moneter yang menimpa negara ini. Tetapi dilihatnya pangsa pasar yang masih cukup baik pada saat itu, dimana persaingan alat tulis tidak begitu marak seperti sekarang. Peningkatan image brand Faber-Castell dilakukan dengan cara menyentuh langsung kepada
pengguna alat tulis terutama pelajar. Seperti dengan mengadakan Factory Visit, School Visit, dan program-program lainnya yang diberikan bagi pengguna
produk Faber-Castell.
Dengan semakin pesatnya perkembangan dan image terhadap produk Faber-Castell, maka PT. X mulai mengembangkan produk-produk yang cukup
diminati dan mulai membuka pabrik di Jakarta untuk membuat paket sekolah maupun peralatan kantor seperti whiteboard pen, textliner, connector pen, dan lain-lain. Di Indonesia tepatnya di kota Bekasi Faber-Castell mempunyai pabrik di bawah pengawasan langsung dari Faber-Castell Jerman untuk memproduksi pensil ke dalam dan luar negeri.
Dengan maksud untuk mempermudah kedatangan barang dan pengiriman barang, maka PT.X menggabungkan antara bagian kantor dengan bagian gudang. Maka dengan cara tersebut customer dapat membeli langsung di kantor maupun memesan kepada sales PT.X dan dengan demikian juga pengontrolan ( stock opname ) akan stock barang lebih terjaga dibandingkan jika mempunyai gudang yang berbeda tempat.
3.3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.3.2.1Visi Perusahaan
• Menjadi organisasi dengan manajemen yang profesional dan modern, menggunakan sumber daya manusia Indonesia sebagai tonggak perusahaan.
• Sebuah jaringan distribusi yang dapat mencapai seluruh daerah di Indonesia.
• Menjadikan Faber-Castell “Companion For Life” bagi masyarakat Indonesia.
3.3.2.2Misi Perusahaan
• Merepresentasikan Faber-Castell sebagai rekan bisnis yang terpercaya, saat ini dan masa depan di Indonesia.
• Mengoptimalkan potensi sumber daya manusia Indonesia untuk memperkuat kompetensi dan inovasi dari Faber-Castell.
• Mendistribusikan produk dari kompetensi dan inovasi dari Faber-Castell untuk dinikmati oleh seluruh masyarakat Indonesia • Menjadikan Faber-Castell sebagai market & brand leader untuk
alat tulis dan gambar di Indonesia.
• Memaksimalkan nilai shareholder dan keuntungan bagi stockholder.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada PT. X Sumber : Dikembangkan Dari Hasil Wawancara
Managing Director
Sales Manager Finance & Accounting Manager Marketing Manager
Logistic Supervisor Purchasing Planning Purchasing Inventory Control Chief Ware House Inventory Sales Supervisor IT Manager Sales Administrasi Kasir
3.3 Uraian Jabatan 1. Managing Director
Tugas :
a. Bertanggung jawab dalam membuat kebijakan perusahaan. b. Mengarahkan karyawan ke arah pencapaian tujuan.
Wewenang :
a. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. b. Membuat kebijakan perusahaan.
c. Menyetujui HPP (Harga Pokok Penjualan). 2. Finance & Accounting Manager
Tugas :
a. Membuat dan memonitoring cash flow. b. Membuat laporan ke Managing Director c. Mengurus permasalahan mengenai perpajakan Wewenang :
a. Menyetujui mengenai pembayaran. b. Menyetujui mengenai pembelian. 3. Logistic Supervisor
Tugas : lebih ditekankan pada control
a. Control Purchasing, PPIC, dan Ware house.
b. Evaluasi expedisi dalam hal pengiriman dalam-luar kota mupun export – import.
d. Monitoring stock . Wewenang :
a. Menyetujui pengeluaran barang sample.
b. Tanda tangan Purchasing Order, Surat Perintah Kerja, dan Production Order.
c. Menyetujui pengeluaran Ware house dalam hal biaya operasional. d. Perlakuan terhadap barang-barang reject.
4. Purchasing / Pembelian Tugas :
a. Mencari barang dengan kualitas dan speck sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b. Mencari supplier yang handal dalam hal hasil dan delivery. c. Melakukan negosiasi harga.
Wewenang :
a. Memilih supplier untuk barang yang akan di pesan. b. Menentukan pengiriman barang yang ekonomis. 5. PPIC ( Planning Purchasing Inventory Control )
Tugas:
a. Membuat perencanaan/planning untuk pembelian barang (raw material). b. Monitoring stock.
c. Menganalisa forecast. Wewenang :
6. Chief Ware House Tugas :
a. Bertanggung jawab atas keutuhan dan keamanan inventory perusahaan. b. Mengawasi dan mengatur kinerja Staff Gudang.
Wewenang:
a. Menyampaikan pendapat yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan kepada Logistic Supervisor.
b. Membuat keputusan-keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan inventory perusahaan.
c. Mengotorisasi setiap penerimaan dan pengeluaran barang beserta dokumen-dokumennya.
7. Inventory Tugas :
a. Bertanggung jawab terhadap inventory yang dimiliki perusahaan.
b. Melakukan Control atas inventory, memberikan informasi overstock dan understock kepada Departemen Sales dan promosi.
c. Membuat Production Planning untuk pabrik beserta perencanaan kebutuhan raw matrial.
d. Bertanggung jawab atas pembelian raw material, finish goods, matrial promosi dan material pembantu lainnya.
e. Bekerjasama dengan bagian accounting dalam melakukan control atas transaksi pembelian.
f. Melakukan aktivitas sourcing produk atas material yang dibutuhkan oleh produksi dan product development.
Wewenang:
a. Melakukan koordinasi dengan departemen lain dan bagian promosi untuk membuat perencanaan.
b. Membuat perencanaan kedatangan produk untuk melayani kebutuhan produk di atas.
c. Menyempurnakan prosedur transaksi antar gudang, pabrik dan dengan supplier.
8. Sales Administrasi Tugas :
a. Bertanggung jawab terhadap Penjualan secara Administasi. b. Melakukan pembuatan Purchasing Order dari sales. Wewenang:
a. Memberikan pembatasan limit kepada customer. b. Melakukan data entry pada PO .
9. Kasir Tugas :
a. Melakukan pemeriksaan terhadap pembayaran.
b. Melakukan perhitungan pengeluaran dan pemasukkan keuangan. c. Membuat kas kecil, dan kas besar.
Wewenang:
b. Menyediakan uang cash untuk ditempatkan di kantor . 10.IT Manager
Tugas :
a. Membuat laporan ke Managing Director.
b. Mengurus permasalahan mengenai IT jika tidak bisa diselesaikan oleh staff IT.
c. Mencarikan jalan keluar jika terjadi masalah pada IT. Wewenang:
a. Membeli kebutuhan IT tanpa adanya budget. b. Mengangkat staff IT .
11. Sales Manager Tugas:
a. Meningkatkan omset penjualan. b. Mempehatikan stock penjualan. c. Meningkatkan item barang di toko. Wewenang
a. Meminta program ( promo ) untuk meningkatkan penjualan ke marketing.
b. Mengangkat dan memberhentikan karyawan devisi Sales. c. Mencari distributor di daerah baru.
12.Sales Supervisor Tugas:
b. Menjaga hubungan dengan pihak Toko. c. Membuat laporan penjualan.
Wewenang:
a. Mengangkat dan memberhentikan karyawan devisi sales. b. Meminta promo ke sales Manajer.
13. Marketing Manager Tugas:
a. Membuat promo untuk toko maupun end customer. b. Memperhitungkan cost rasio budget pengeluaran promo. c. Melihat peluang masuk produk baru ( new item ). d. Melaporkan hasil promo yang telah dijalankan. Wewenang:
a. Menentukan produk yang dapat dipasarkan di Indonesia. b. Menetukan mekanisme promo tersebut.
3.4 Sistem Informasi Persediaan Yang Sedang Berjalan Pada PT. X 3.4.1 Prosedur Pada Saat Barang Masuk
Bagian inventory harus memeriksa kelengkapan dari Laporan Penerimaan Barang dari gudang dan kesesuaian dengan PO. Setelah sesuai maka bagian inventory akan melakukan pengisian Receiving di dalam program AccPac. Pengisian tersebut meliputi no penerimaan barang, no PO pemesanan, tanggal penerimaan, alamat pengiriman, item description, jumlah penerimaan.
Dokumen Sumber Pada Sistem Informasi Persediaan PT. X 3.4.1.1 Purchase Order (PO)
Dokumen yang dikeluarkan oleh bagian pembelian sebagai informasi/tembusan kepada bagian Gudang perihal barang yang akan dibeli perusahaan.
3.4.1.2 Piking List (PL)
Dokumen yang dibuat oleh Bagian Pembelian berdasarkan invoice dari eksportir yang berisi data mengenai jumlah barang beserta kuantitasnya yang akan dikirim oleh eksportir. Dokumen ini dibuat untuk bagian Gudang sebagai bentuk dari konfirmasi PO dan sebagai dasar dalam pengecekan jenis, kuantitas, dan kondisi barang yang dibeli perusahaan. 3.4.1.3 Surat Penerimaan Barang (SPB)
Suatu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian Gudang sebagai bukti bahwa barang yang dibeli perusahaan telah diterima oleh Gudang sebagaimana yang tercantum pada SPB (mencakup kondisi, kuantitas, dan jenisnya). Dokumen SPB ini juga merupakan dokumen sumber yang dijadikan dasar penginputan data barang masuk pada sistem informasi persediaan.
3.4.1.4 Kartu Stock Manual
Dokumen yang digunakan oleh bagian Gudang untuk mencatat setiap perubahan data stock (barang keluar dan barang masuk) yang terjadi secara manual.
3.4.1.5 Form Order (FO)
Merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh bagian Penjualan sebagai permintaan barang keluar kepada bagian Gudang. Dokumen ini juga digunakan sebagai dasar pembuatan Surat Jalan dan proses pengupdatean data stock pada kartu stock manual.
3.4.1.6 Surat Jalan
Dokumen yang dibuat oleh bagian Gudang berdasarkan FO yang dikeluarkan oleh bagian Penjualan sebagai tanda keluarnya barang gudang sekaligus sebagai dokumen sumber pengupdatean data barang keluar pada kartu stock manual.
3.4.1.7 Map
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mengelompokkan berbagai dokumen-dokumen barang masuk per ekspedisi.
3.4.1.8 Laporan Yang Dihasilkan dari Sistem Informasi Persediaan PT. X
1. Kartu Stock Seluruh Gudang
Laporan yang berisi jumlah total stock suatu item yang terdapat pada seluruh gudang.
2. Kartu Stock Per Gudang
Laporan yang berisi kondisi jumlah stock suatu item yang terdapat pada salah satu gudang dari dua gudang yang dimiliki PT. X.
3. Kartu Stock Seluruh Item Per Gudang
Laporan yang berisi jumlah stock seluruh item yang terdapat pada salah satu gudang PT. X.
4. Kartu Stock Seluruh Item Seluruh Gudang
Laporan yang berisi kondisi jumlah stock seluruh item yang terdapat diseluruh gudang PT. X.
5. Kartu Stock Seluruh Item Seluruh Gudang Per Kategori
Laporan yang berisi kondisi jumlah stock seluruh item yang ada di gudang (rinci) berdasarkan kategori tertentu.
3.4.2 Prosedur Pengeluaran Barang untuk Customer.
• Berdasarkan OC yang diambil oleh staff inventory dari warehouse maka sebelum shipment dibuat harus diperhatikan kelengkapan dari OC tersebut.
• OC tersebut harus dilihat apakah terdapat kiriman yang bermasalah apabila ada kiriman bermasalah harus ada Form Pengiriman Bermasalah yang dibuat oleh warehouse.
• Apabila terdapat pengiriman bermasalah tetapi tidak ada Form Pengiriman Bermasalah maka OC tersebut harus dikembalikan ke warehouse untuk dibuatkan Form Pengiriman Bermasalahnya.
• OC yang pengirimannya bermasalah diberikan kepada bagian sales administration untuk ditindak lanjuti.
• Setelah OC sesuai maka bagian inventory akan memproses shipment di accpac, untuk pengiriman yang bermasalah Shipment Slip harus dicetak
sebanyak 2 rangkap.
• Shipment Slip yang dicetak harus ditandatangani oleh bagian Inventory.
3.4.3 Diagram dari proses yang berjalan
Pada bagian ini akan dibahas mengenai arus data/informasi yang mengalir pada Sistem Informasi Persediaan PT. X yang diilustrasikan dalam bentuk flow chart.
INVENTORY PROCESS (FROM FACTORY)
INVENTORY Start Menerima Laporan Penerimaan Barang Dari Warehouse Verifikasi Sesuai Konfirm Ke Warehouse TidakProses I/C Transfer Di AccPac Ya Data Stock Updated Laporan Penerimaan Barang Shipment Slip Stop Stop
INVENTORY PROCESS (RETURN)
ACCOUNTING INVENTORY Start Menerima Laporan Penerimaan Barang Retur Dari Warehouse Laporan Penerimaan Barang Retur Verifikasi Sesuai Dengan Form Retur Konfirm Ke Warehouse Tidak Proses Credit Note Di AccPac Data Stock,Sales Return, A/R,COGS Updated Memeriksa dan Memproses G/L Proses G/L Di AccPac Verifikasi Data G/L Updated DataBase AccPac Proses NRP Di Program Retur PajakYa
Stop
Stop
Stop
Gambar 3.5 Flow Chart yang sedang berjalan
INVENTORY PROCESS (FROM EVENT) ACCOUNTING SALES ADM INVENTORY Start Menerima Laporan Penerimaan Barang Dari Warehouse Verifikasi Sesuai Konfirm Ke Sales Tidak
Proses I/C Transfer Di AccPac Ya Data Stock Updated Laporan Penerimaan Barang Laporan Penjualan I/C Transfer Laporan Penjualan Verifikasi Proses OC Di AccPac DataBase Customer Di AccPac Order Confirmation Order Confirmation Verifikasi Proses Shipment Di AccPac Memeriksa dan Memproses Invoice Proses Invoice Di AccPac Memeriksa dan Memproses G/L Proses G/L Di AccPac Verifikasi Data G/L Updated DataBase AccPac File Invoice Sales Finance Stop Stop Stop Stop Stop
3.4.3 Uraian Aplikasi yang digunakan 3.4.3.1 Spesifikasi Hardware
PT. X memiliki 50 unit komputer yang terhubung secara LAN dengan salah satunya berfungsi sebagai Server. Adapun penjelasan spesifikasi hardware-nya adalah sebagai berikut :
− Motherboard ASUS P45533-FX. − Processor Intel Pentium III (750 Mhz). − Memory 128 MB.
− Harddisk Seagate 40 GB. − VGA Card Pixel View.
− Monitor Samsung 14” dan 15”. − Keyboard dan Mouse Scroll Genius. − 8 unit printer.
3.4.3.2 Spesifikasi Software
− Operating System Microsoft Windows 2000. − Software aplikasi yang digunakan adalah AccPac.
− Software Anti Virus yang digunakan adalah Norton Anti Virus 2005.
