42
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Segiempat Desain Ciptatama didirikan pada tanggal 21 April 2008 berdasarkan akta notaris nomor 1 oleh notaris Hj. Zun Nur Ain Fauzia, SH., M .Kn, dan disahkan oleh M enteri Hukum dan HAM berdasarkan akta pengesahan pendirian perseroan terbatas nomor AHU-19888.AT.01.01-Tahun.2008. Selain itu perusahaan ini juga dilengkapi dengan izin-izin operasi sebagai berikut :
1. Surat Izin Usaha Perdagangan M enengah : 503.1/0110/30-03/PM /V/2008 2. Nomor Pokok Wajib Pajak : 02.755.982.2-411.000
Pada saat ini PT. Segiempat Desain Ciptatama dipimpin oleh Bapak Joko Lusimin , ST.As. PT. Segiempat Desain Ciptatama yang berdomisili di Kp. Pondok Jagung Jl. H. Sari nomor. 91 Rt.01/02 Kel. Pondok Jagung Timur Kec. Serpong Utara Kab. Tangerang. Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut mengenai PT. Segiempat Desain Ciptatama, dapat menghubungi alamat email : squaredesignconcept@yahoo.com ataupun dengan nomor telepon : (021) 98180655 dan fax : 021-5383746. PT. Segiempat Desain Ciptatama bergerak sebagai perusahaan kontraktor desain Interior dan Eksterior umum yang memberikan jasa kontruksi bangunan berikut dengan jasa rancangnya. Yang dimulai dari tahap perancangan hingga ke tahap konstruksi termasuk jasa
43
maintenance berdasarkan kontrak dan peraturan perundang-undangan terhadap
client baik dari sektor publik ataupun swasta.
3.1.2 S truktur Organisasi
Struktur organisasi PT. Segiempat Desain Ciptatama dapat digambarkan dengan gambar dibawah ini :
44
3.1.3 Uraian Tugas, Wewenang, dan Tanggung jawab
Deskripsi tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Segiempat Desain Ciptatama adalah sebagai berikut :
Presiden Direktur :
1. M emimpin perusahaan secara umum. 2. M enerapkan kebijakan perusahaan.
3. M enyusun rencana kerja dan tujuan perusahaan. 4. M engawasi perkembangan perusahaan.
5. M engotorisasi Kontrak.
6. M enginput harga didalam Bill Of Quantity (Unit Price dan Total).
7. M engarsip Bill Of Quantity (BQ) yang telah disetujui pihak Customer dan juga pihak perusahaan.
Manager Operasional:
1. M enerima Kontrak dari Customer.
2. M eminta otorisasi mengenai isi Kontrak kepada Presiden Direktur.
3. M engotorisasi cek atau bilyet giro yang digunakan untuk pembayaran kepada Supplier, Sub Kontraktor dan Tukang.
4. M engotorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS). 5. M engotorisasiKasbon.
6. M engotorisasi Work Order (WO).
45
Bagian Finance :
1. M enerima uang dari kas besar perusahaan.
2. M elakukan penagihan kepada Customer dengan mengeluarkan Invoice.
3. Bertanggung jawab atas keluarnya uang perusahaan untuk pembayaran Tukang, Supplier dan Sub Kontraktor.
4. M enerima pembayaran yang dilakukan Customer dengan membuat Kwitansi.
5. M encatat pengeluaran kas untuk keperluan operasional. 6. M embuat Laporan Pengeluaran Kas per periode.
7. M embuat Laporan Penerimaan Kas per periode.
Bagian Accounting :
1. Bertanggung jawab atas perhitungan pajak dan pembayaran pajak perusahaan.
2. M emeriksa Laporan Pengeluaran Kas per periode dari bagian Finance. 3. M emeriksa Laporan Penerimaan Kas per periode dari bagian Finance
4. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah diberikan oleh bagian Finance.
5. Bertanggung jawab atas pencatatan jurnal-jurnal transaksi dan juga laporan keuangan perusahaan.
Bagian Purchasing :
1. M enerima permintaan pembelian melalui M emo M aterial yang dibuat oleh bagian Produksi.
46
2. M emilih Supplier.
3. M embuat Purchase Order (PO) untuk melakukan pemesanan material ke
Supplier sesuai M emo M aterial yang dikirimkan dari bagian Produksi. 4. M engarsip Nota Pembelian (NP) yang dikirimkan oleh Supplier.
Bagian Designer :
1. M elakukan meeting dengan Customer untuk membahas proyek.
2. M endesign proyek yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan keinginan Customer.
3. M elakukan meeting dengan Sub Kontraktor untuk membahas rincian pekerjaan yang akan diberikan kepada Sub Kontraktor.
4. M enjelaskan secara rinci tentang pengerjaan proyek kepada Tukang. 5. M enyiapkan Bill Of Quantity yang berisikan deskripsi pekerjaan, volume
dan unit.
Bagian Gudang :
1. M encatat dan mengecek material yang dikirim oleh Supplier.
2. M engeluarkan material yang digunakan dalam proyek berdasarkan Formulir Bahan dengan membuat Surat Jalan (SJ).
3. M engontrol keadaan dan penataan material yang ada di gudang.
Bagian Produksi :
47
2. M embuat M emo M aterial untuk melakukan permintaan pembelian kepada bagian Purchasing.
Project Manager :
1. M embuat Time Schedule untuk proyek yang diterima oleh perusahaan. 2. M embangun suatu proyek sesuai dengan permintaan dan perjanjian yang
tertera dalam Kontrak.
3. M engawasi jalannya pengerjaan proyek ke lapangan secara langsung. 4. M enentukan apakah pengerjaan proyek akan menggunakan Tukang atau
dengan mengggunakan jasa Sub Kontraktor. 5. M emilih Tukang
6. M embuat Surat Perintah Kerja (SPK). 7. M engarsip Surat Perintah Kerja (SPK). 8. M emilih Sub Kontraktor.
9. M embuat Work Order (WO).
10. M engarsip Work Order (WO).
11. M embuat Work Progress sebagai pengantar untuk melakukan penagihan.
Bagian Marketing :
1. M enerima proyek dari Customer.
2. M enerima proyek tambahan dari Customer.
48
3.2 Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan
Untuk mempermudah pemahaman tentang operasi yang berlangsung pada sistem yang berjalan di PT Segiempat Desain Ciptatama, maka kami membagi– bagi kegiatan operasi perusahaan menjadi bagian kegiatan utama. Yaitu:
1. Proses M enerima Proyek
Proses bisnis ini dimulai pada saat pihak Customer mengorder proyek yang di rekomendasikan oleh Consultant dimana bagian Marketing akan menerima Draft dari Customer kemudian menyerahkan Draft tersebut kepada bagian Designer agar dapat membuat Sketsa proyek dan melakukan negosiasi atas proyek yang di inginkan.
2. Proses M erancang Sketsa Proyek dan M enerima Kontrak
Setelah menerima Draft dari bagian Marketing maka bagian Designer
akan membuat Sketsa atas proyek yang telah di sepakati sebelumnya. Kemudian bagian Designer akan menemui pihak Customer untuk menjelaskan Sketsa yang telah dibuat. Bila pihak Customer tidak menyetujui dan ingin melakukan revisi terhadap Sketsa tersebut, maka bagian Designer akan merevisi sesuai dengan permintaan Customer. Akan tetapi jika pihak Customer menyetujui Sketsa tersebut, maka proyek tersebut akan diproses lebih lanjut ke Manager
Operasional. Lalu bagian Designer akan membuat Bill Of Quantity(BQ) dengan deskripsi pekerjaan, volume dan unit. Kemudian mengenai harga akan di input
oleh Presiden Direkturdan menghitung total harga.
Setelah harga pada Bill Of Quantity (BQ) telah di input oleh Presiden Direktur, maka akan diserahkan kembali kepada bagian Designer untuk dicetak.
49
Pada saat yang bersamaan, bagian Designer juga akan mencetak Sketsa sebanyak 4 rangkap. Setelah itu Bill Of Quantity (BQ) akan dibawa secara bersamaan dengan Sketsa rangkap 1 untuk proses negosiasi harga. Apabila
Customer menyetujui harga yang tertera pada Bill Of Quantity (BQ) maka
Customer akan menyiapkan Kontrak sebagai bukti penerimaan proyek dan bersedia bekerja sama dengan pihak perusahaan. Setelah Kontrak selesai dibuat, maka pihak perusahaan akan mengotorisasi sebagai pihak ke II yaitu pihak Kontraktor dan Kontrak yang telah di sepakati akan di serahkan ke bagian
Finance sebagai dasar untuk melakukan penagihan Down Payment (DP).
Selanjutnya bagian Designer akan menyerahkan Sketsa rangkap 2 ke bagian Produksi untuk proses melakukan permintaan pembelian, Sketsa rangkap 3 dan
Bill Of Quantity (BQ) akan diserahkan ke Project Manager untuk merencanakan proyek, rangkap 4 akan di arsip dan kemudian Bill Of Quantity (BQ) yang telah dikembalikan oleh Project Manager akan diserahkan ke Presiden Direktur untuk di arsip.
3. Proses M elakukan Penagihan DP dan M enerima Down Payment (DP)
Setelah menerima Kontrak dari Manager Operasional, maka bagian
Finance akan langsung membuat Invoice 3 rangkap dan Faktur Pajak (FP) 3 rangkap. Kemudian Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta Kontrak
(sign) akan diserahkan kepada Customer untuk melakukan penagihan, Faktur Pajak (FP) rangkap 2 akan diserahkan kepada kantor pajak, Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 akan di serahkan ke bagian Accounting untuk diarsip, sedangkan Invoice rangkap 3 akan diarsip bagian Finance.
50
Pada saat Customer menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) beserta Kontrak (sign), maka Customer akan melakukan pembayaran Down Payment (DP) sesuai nilai yang tertera dalam Invoice. Setelah itu, maka bagian Finance
akan menerima pembayaran Down Payment (DP) beserta Struk Pembayaran dengan membuat Kwitansi 2 rangkap sebagai bukti pelunasan Down Payment (DP) dimana Kwitansi rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer dan Kwitansi rangkap 2 akan diarsip.
4. Proses M elakukan Permintaan Pembelian dan M emesan M aterial
Berdasarkan Sketsa yang diterima dari bagian Designer, maka bagian Produksi akan melakukan permintaan pembelian dengan membuat M emo M aterial yang kemudian akan di otorisasi dan diserahkan kepada bagian
Purchasing untuk membuat Purchase Order (PO) sebanyak 3 rangkap. Purchase Order (PO) rangkap 1 akan dikirimkan kepada Supplier yang ditujukan, rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Gudang yang nantinya akan digunakan untuk melakukan pengecekan atas material yang diterima, rangkap 3 akan diserahkan ke bagian Finance untuk diarsip sebagai bahan untuk melakukan pengecekan atas Invoice yang masuk dari Supplier. Setelah menerima Purchase Order (PO)
rangkap 1, maka Supplier akan mengirimkan material berserta dengan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap kepada bagian Gudang. 5. Proses M enerima M aterial
Pada saat bagian Gudang menerima material, Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap dari kurir, maka bagian Gudang akan mengecek kecocokan antara material yang ada dengan Purchase Order (PO) rangkap 2 dan Surat Jalan (SJ) yang tertera. Kemudian Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian
51
(NP) tersebut akan ditandatangani sebagai bukti bahwa material yang dipesan sudah diterima dengan baik. Setelah itu bagian Gudang akan membuat Tanda Terima material sebanyak 2 rangkap dan selanjutnya akan di otorisasi oleh kurir sebagai pihak Supplier. Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 serta Tanda Terima material rangkap 1 akan dikembalikan ke kurir untuk diserahkan kembali ke Supplier. Kemudian Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 2 serta Purchase Order (PO) dan Tanda Terima material rangkap 2 akan diarsip oleh bagian Purchasing.
6. Proses M erencanakan Proyek dan M engeluarkan M aterial
Setelah bagian Gudang melakukan konfirmasi ke Project Manager
bahwa material telah diterima dan Sketsa beserta Bill Of Quantity (BQ) juga telah diterima dari bagian Designer, maka Project Manager akan membuat Time
Schedule untuk menjadwalkan kegiatan pembangunan proyek tersebut
berdasarkan Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa. Kemudian Project Manager akan mempertimbangkan apakah perusahaan akan menggunakan jasa Sub Kontraktor atau tidak. Apabila perusahaan menggunakan jasa Sub Kontraktor, maka Project Manager akan memilih Sub Kontraktor yang cocok untuk menangani proyek tersebut dengan mengeluarkan Work Order (WO) 3 rangkap berdasarkan Time Schedule yang telah dibuat sebelumnya dimana Work Order (WO) tersebut akan di otorisasi oleh Project Manager itu sendiri , Sub Kontraktor yang dituju dan oleh Manager Operasional. Work Order (WO) rangkap 1, Sketsa copy dan Time Schedule copy akan dikirimkan kepada Sub Kontraktor untuk penawaran pekerjaan, Work Order (WO) rangkap 2 akan dikirim kepada bagian Finance
52
dengan Sub Kontraktor, maka Sub Kontraktor akan mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan Time Schedule yang telah disiapkan oleh Project Manager. Apabila perusahaan menggunakan jasa Tukang, maka Project Manager akan menyiapkan Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 3 rangkap, dimana Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut akan di otorisasi oleh Project Manager itu sendiri , Tukang yang di pilih dan oleh Manager Operasional. Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1, Sketsa copy dan Time Schedule copy akan diserahkan kepada Tukang sedangkan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 2 akan di serahkan ke bagian
Finance dan rangkap 3 akan di arsip.
Selanjutnya bagian Gudang akan mengeluarkan material yang diperlukan dalam pengerjaan proyek berdasarkan dari Formulir Bahan yang telah diisi oleh Tukang atau Sub Kontraktor dengan membuat Surat Jalan (SJ) 2 rangkap yang nantinya akan diotorisasi oleh bagian Gudang dan kurir. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1 akan diserahkan ke area proyek dan akan diotorisasi oleh Tukang atau Sub Kontraktor dan rangkap 2 akan di arsip. Setelah itu, Tukang dan Sub Kontraktor akan mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan Time Schedulecopy
yang diberikan oleh Project Manager.
7. Proses M encatat Penyelesaian dan M elakukan Penagihan
Setelah pengerjaan proyek selesai pada tahap tertentu, maka Project Manager akan membuat Work Progress sebanyak 2 rangkap. Lalu Work Progress rangkap 1 akan diserahkan kebagian Finance untuk melakukan penagihan kepada pihak Customer dan Work Progress rangkap 2 akan diarsip. Selanjutnya bagian Finance akan membuat Invoice 3 rangkap dan Faktur Pajak (FP) 3 rangkap. Kemudian Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 akan
53
diserahkan kepada Customer untuk melakukan penagihan dan Faktur Pajak (FP) rangkap 2 akan diserahkan kepada kantor pajak. Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 akan diarsip oleh bagian Accounting, sedangkan Invoice
rangkap 3 akan diarsip bagian Finance. 8. Proses M enerima Pembayaran
Pada saat Customer menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1, maka Customer akan melakukan pembayaran sesuai dengan Invoice tersebut. Pembayaran bisa dilakukan via giro atau Transfer. Kemudian bagian Finance
akan menerima Struk Pembayaran sebagai tanda bukti pelunasan Invoice dan akan mencocokkan antara Struk Pembayaran yang diterima dengan Invoice yang telah dibuat sebelumnya. Lalu bagian Finance akan menerbitkan Kwitansi 2 rangkap yang kemudian rangkap 1 nya akan dikirimkan kepada Customer
sedangkan Kwitansi rangkap 2 akan di arsip. 9. Proses M embayar Tukang
Pada saat proyek mulai berjalan, maka bagian Finance akan menyiapkan pembayaran Tukang secara berkala sesuai dengan nilai yang tertera pada Surat Perintah Kerja (SPK). Ketika Tukang meminta pembayaran kepada bagian
Finance, maka bagian Finance akan meminta persetujuan dari Manager
Operasional untuk mengeluarkan kas dengan Kasbon. Setelah Kasbon disetujui oleh Manager Operasional, maka Kasbon akan diotorisasi. Bagian Finance akan mengeluarkan uang beserta Kasbon yang akan diotorisasi oleh Tukang dan bagian Finance. Kasbon akan diserahkan kepada bagian Accounting untuk menjurnal dan di arsip.
54
10. Proses M embayar Sub Kontraktor dan Supplier
Pada saat pihak Sub Kontraktor menyelesaiakan pekerjaan pada tahap tertentu, maka Sub Kontraktor akan mengirimkan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) ke perusahaan. Setelah dikonfirmasi bahwa Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) diterima oleh bagian Finance, maka Sub Kontraktor akan mengirimkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) dimana Invoice
tersebut akan di cocokkan terlebih dahulu dengan Work Order (WO) rangkap 2 yang telah di arsip sebelumnya oleh bagian Finance. Setelah itu bagian Finance
akan meminta otorisasi Kasbon kepada Manager Operasional. Setelah Manager
Operasional mengotorisasiKasbon, selanjutnya bagian Finance akan melakukan pembayaran via giro atau Transfer dimana Bukti Transfer copy atau giro beserta Kasbon akan di serahkan kepada Sub Kontraktor. Setelah Sub Kontraktor menerima Bukti Transfercopy atau giro dan Kasbon, maka Sub Kontraktor akan mengotorisasi Kasbon yang diterima dan menyerahkan Kwitansi serta Kasbon yang telah diotorisasi ke perusahaan. Selanjutnya bagian Finance akan mengarsip Kwitansi tersebut. Kemudian Kasbon otorisasi akan diserahkan ke bagian Accounting untuk bahan acuan menjurnal. Selanjutnya Bukti Transfer asli akan diarsip oleh bagian Finance.
Pada saat Purchase Order (PO) jatuh tempo, maka Supplier akan mengirimkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) ke bagian Finance untuk melakukan pembayaran kepada Supplier. Selanjutnya bagian Finance akan mencocokkan terlebih dahulu antara Invoice dengan Purchase Order (PO) rangkap 3 yang telah di arsip sebelumnya. Setelah itu maka bagian Finance akan membuat Bukti Pembayaran Supplier (BPS) kemudian meminta otorisasi Bukti Pembayaran
55
Supplier (BPS) ke Manager Operasional. Selanjutnya bagian Finance akan melakukan pembayaran via giro maupun Transfer dimana Bukti Transfer copy
ataugiro akan diserahkan ke Supplier. Setelah Supplier menerima Bukti Transfer copy atau giro, maka Supplier akan menyerahkan Kwitansi beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 ke perusahaan sebagai bukti pelunasan pembayaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Selanjutnya bagian
Finance akan mengarsip Kwitansi tersebut. Setelah itu Bukti Pembayaran
Supplier (BPS) otorisasi akan diserahkan ke bagian Accounting untuk menjurnal sedangkan Bukti Transfer asli akan di arsip oleh bagian Finance. Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 akan diserahkan ke bagian Purchasing
untuk di arsip.
11. Proses M enjurnal
Setiap transaksi pembayaran dan penerimaan yang dilakukan, maka bagian Accounting akan menjurnal transaksi tersebut berdasarkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) dan Kasbon.
12. Proses M embuat Laporan
Setiap periodenya bagian Finance akan membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas yang akan diserahkan kepada Manager
Operasional dan bagian Accounting.
13. Proses M enerima Order Tambahan
Penerimaan order tambahan dimulai ketika Customer memperkirakan ingin menambahkan sesuatu pada proyek yang telah diterima sebelumnya oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama. Kemudian proses bisnis penerimaan order
56
3.2.2 Rich Picture
57
58
Gambar 3.4 Rich Picture Melakukan Penagihan dan Menerima Down Payment
59
Gambar 3.5 Rich Picture Melakukan Permintaan Pembelian dan Memesan Material
60
61
Gambar 3.7 Rich Picture Merencanakan Proyek dan Mengeluarkan Material
62
63
64
65
66
Accounting 1.Menyerahkan BPS & kasbon
2.Menjurnal Finance
1. BPS kasbon
+
Jurnal
Gambar 3.12 Rich Picture Menjurnal
67
68
3.2.4 Identifikasi Event atau Event Table
No Event Internal Agent in assuming responsibility S tart When Activities in the event 1. M enerima proyek Bagian Marketing Pada saat Customer mengorder proyek yang direkomendasikan oleh Consultant kepada bagian Marketing. ‐ M enerima order. ‐ M enerima Draft. ‐ M enyerahkan Draft kepada bagian Designer. 2. M erancang Sketsa proyek Bagian Designer Setelah bagian Designer me
nerima Draft dari bagian Marketing.
‐ M embuat Sketsa proyek. ‐ M embuat Bill of
Quantity (BQ)
dan menginput
deskripsi pekerjaan,
volume dan
unit.
69 Bill Of Quantity (BQ) kepada Presiden Direktur untuk menginput harga dan menghitung total. ‐ M enyerahkan Bill Of Quantity (BQ) yang telah di input harganya beserta Sketsa kepada Customer. ‐ M enyerahkan Bill Of Quantity (BQ) kepada Presiden Direktur untuk di arsip.
70 3. M enerima Kontrak Manager Operasional Apabila Customer menyetujui harga penawaran yang tertera pada Bill Of Quantity . ‐ M engotorisasi Kontrak dari Customer. ‐ M enyerahkan Kontrak (sign) ke bagian Finance. 4. M elakukan penagihan Down Payment (DP) Bagian Finance Pada saat menerima Kontrak (sign) dari Manager Operasional ‐ M embuat Invoice dan Faktur Pajak (FP) 3 rangkap. ‐ M enyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta Kontrak (Sign) ke Customer. ‐ M enyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP)
71 rangkap 3 kebagian Accounting untuk di arsip. ‐ M enyerahkan Faktur pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak. ‐ M engarsip Invoice rangkap 3. 5. M enerima Down Payment (DP) Bagian Finance Setelah Customer melakukan pembayaran Down Payment (DP). ‐ M enerima pembayaran Down Payment (DP). ‐ M embuat Kwitansi 2 rangkap. ‐ M enyerahkan Kwitansi rangkap 1 ke Customer.
72 ‐ M engarsip Kwitansi rangkap 2. 6. M elakukan permintaan pembelian Bagian Produksi Pada saat menerima Sketsa rangkap 2 dari bagian Designer. ‐ M embuat M emo M aterial. ‐ M engotorisasi M emo M aterial. ‐ M enyerahkan M emo M aterial ke bagian Purchasing. 7. M emesan material Bagian Purchasing Setelah menerima M emo M aterial dari bagian Produksi. ‐ M embuat Purchase Order (PO) sebanyak 3 rangkap. ‐ M engirim Purchase Order (PO) rangkap 1 ke Supplier yang dituju. ‐ M enyerahkan
73 Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian Gudang. ‐ M enyerahkan Purchase Order (PO) rangkap 3 ke bagian Finance. 8. M enerima material Bagian Gudang Setelah Supplier mengirimkan material yang telah dipesan sebelumnya. ‐ M enerima material serta mengotorisasi Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap dari kurir. ‐ M embuat Tanda Terima M aterial 2 rangkap. ‐ M enyerahkan
74 Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 beserta Tanda Terima M aterial rangkap 1 ke kurir Supplier. ‐ M enyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 2, Nota Pembelian (NP) rangkap 2,Tanda Terima dan Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian Purchasing untuk diarsip.
75 9. M erencanakan proyek Project Manager Setelah menerima konfirmasi dari bagian Gudang bahwa material telah diterima. ‐ M enerima Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa dari bagian Designer. ‐ M embuat Time Schedule. 10. M emilih Sub Kontraktor Project Manager Apabila memutuskan ingin menggunakan jasa Sub Kontraktor. ‐ M embuat Work Order (WO) 3 rangkap. ‐ M eminta otorisasi Work Order (WO) 3 rangkap ke Manager Operasional. ‐ M engirim Work Order (WO) rangkap 1, Sketsa copy, dan time schedule copy
76 ke Sub Kontraktor ‐ M engirim Work Order (WO) rangkap 2 ke bagian Finance. ‐ M engarsip Work Order (WO) rangkap3. 11. M embuat SPK Project Manager Apabila Project Manager memutuskan untuk menggunakan jasa Tukang. ‐ M embuat Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap. ‐ M eminta otorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap ke Manager Operasional. ‐ M enyerahkan SPK rangkap 1,
77 Sketsa copy, dan Time Schedule copy ke Tukang. ‐ M enyerahkan SPK rangkap 2 ke bagian Finance. ‐ M engarsip SPK rangkap 3. 12. M engeluarkan material Bagian Gudang Setelah menerima Formulir Bahan dari Tukang atau Sub Kontraktor. ‐ M embuat Surat Jalan (SJ) 2 rangkap. ‐ M engotorisasi Surat Jalan (SJ). ‐ M enyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 ke area proyek. ‐ M engarsip Surat Jalan (SJ) rangkap 2.
78 13. M encatat penyelesaian Project Manager Setelah proyek selesai pada tahap tertentu. ‐ M encatat penyelesaian proyek pada tahap tertentu. ‐ M embuat Work Progress ‐ M enyerahkan Work Progress rangkap 1 ke bagian Finance. ‐ M engarsip Work Progress rangkap 2. 14. M elakukan penagihan Bagian Finance Pada saat menerima Work Progress dari Project Manager. ‐ M embuat Invoice dan Faktur Pajak (FP) sebanyak 3 rangkap. ‐ M enyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1
79 ke Customer. ‐ M enyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 kebagian Accounting untuk di arsip. ‐ M enyerahkan Faktur pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak. ‐ M engarsip Invoice rangkap 3. 15. M enerima pembayaran Bagian Finance Setelah Customer melakukan pembayaran. ‐ M enerima Struk Pembayaran dari Customer. ‐ M eneribitkan Kwitansi. ‐ M engirimkan
80 Kwitansi rangkap 1 ke Customer. ‐ M engarsip Kwitansi rangkap 2. 16. M embayar Tukang Bagian Finance Setiap akhir periode proyek ‐ M embuat Kasbon. ‐ M eminta otorisasi Kasbon ke Manager operasional. ‐ M eminta otorisasi Kasbon ke Tukang. ‐ M enyerahkan Kasbon ke bagian Accounting.
81 17. M embayar Sub Kontraktor Bagian Finance Setelah menerima
Invoice dari Sub Kontraktor. ‐ M enerima Berita acara penyelesaian pekerjaan (BAPP) dan
Invoice dari Sub Kontraktor. ‐ M encocokkan Invoice dengan Work Order (WO) rangkap 2. ‐ M embuat Kasbon. ‐ M enyerahkan Kasbon ke Manager Operasional untuk di otorisasi beserta Work Order (WO) rangkap 2.
82
‐ M engirimkan Bukti Transfer copy atau giro
ke Sub Kontraktor. ‐ M enerima Kwitansi dari Sub Kontraktor. ‐ M engarsip Kwitansi. ‐ M enyerahkan Kasbon ke bagian Accounting. ‐ M engarsip Bukti Transfer asli. 18. M embayar Supplier Bagian Finance
Pada saat supplier
mengirimkan Invoice. ‐ M enerima Invoice dari Supplier. ‐ M elakukan pencocokan
83 antara Invoice dengan Purchase order (PO) rangkap 3. ‐ M embuat Bukti Pembayaran Supplier (BPS). ‐ M eminta otorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS) ke Manager Operasional beserta Purchase Order (PO) rangkap 3. ‐ M engirimkan Bukti Transfer copy atau giro kepada
Supplier. ‐ M enerima
84
beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan
(SJ) dari Supplier. ‐ M enyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) ke bagian Accounting. ‐ M engarsip Bukti Transfer asli. ‐ M enyerahkan Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 ke bagian Purchasing.
85 19. M enjurnal Bagian Accounting Setelah menerima Bukti Transfer copy dari Supplier. ‐ M enerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS), Kasbon dari bagian Finance. ‐ M enjurnal transaksi. 20. M embuat Laporan Bagian Finance Setiap akhir periode tertentu. ‐ M embuat Laporan Penerimaan Kas. ‐ M embuat Laporan Pengeluaran Kas.
86
3.2.4 Formulir dan Laporan pada S istem Berjalan
Formulir yang digunakan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Bill of Quantity (BQ)
M emiliki field sebagai berikut: Deskripsi Pekerjaan, Volume,
Unit, Unit Price, Grand Total, Sub Total, PPN dan Total yang dibutuhkan dalam pembangunan proyek, kolom tanda tangan untuk pihak perusahaan dan Customer.
Bill of Quantity (BQ) dibuat oleh bagian Designer. Kegunaan Bill of Quantity (BQ adalah untuk menjelaskan perincian harga yang ditawarkan kepada Customer dalam suatu proyek.
2. Time Schedule
Dokumen ini dibuat oleh Project Manager dimana dokumen ini berisi mengenai tahapan–tahapan pembangunan proyek yang harus dilaksanakan, berserta rincian tanggal pelaksanaan dan tanggal penyelesaiannya.
3. M emo M aterial
M emiliki field sebagai berikut: Nomor M emo M aterial, Tanggal, Nomor Kontrak, Deskripsi, Nama M aterial, Quantity, Satuan, kolom tanda tangan untuk yang membuat M emo M aterial yaitu bagian Produksi.
M emo M aterial dibuat oleh bagian Produksi berdasarkan Sketsa yang telah disetujui oleh kedua belah pihak antara Customer dan
87
perusahaan. Kegunaannya adalah sebagai pengantar untuk membuat
Purchase Order (PO) oleh bagian Purchasing. 4. Purchase Order (PO)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Purchase Order (PO),
Alamat Supplier, Contact Person, Fax, Tanggal, Jadwal Pengiriman, Jatuh Tempo, Alamat Pengirim, Nama M aterial, Spesifikasi,
Quantity, Satuan, Harga Satuan, Total, Grand Total, kolom tanda tangan untuk yang membuat Purchase Order (PO) yaitu bagian
Purchasing.
Purchase Order (PO) dibuat bagian Purchasing, terdiri dari 3 rangkap. Purchase Order (PO) rangkap 1 akan diserahkan pada
Supplier yang dipilih, rangkap 2 akan dikirimkan ke bagian Gudang untuk proses pengecekkan atas material yang diterima dan rangkap 3 akan diserahkan ke bagian Finance untuk diarsip sebagai bahan utuk melakukan pengecekan atas Invoice yang masuk dari Supplier.
Kegunaannya adalah untuk melakukan pemesanan bahan material yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek kepada pihak Supplier. 5. Tanda Terima
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Tanda Terima, Tanggal, Sudah di terima dari, Nomor Purchase Order (PO), Nama M aterial, Jumlah, Satuan, kolom tanda tangan untuk pihak pemeriksa yaitu bagian Gudang dan pengirim yaitu Supplier.
Tanda Terima dibuat oleh bagian Gudang, terdiri dari 2 rangkap dimana Tanda Terima rangkap 1 yang telah diotorisasi oleh kurir
88
Supplier akan di serahkan ke ke kurir untuk diserahkan kembali ke
Supplier dan rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Purchasing.
Kegunaannya adalah sebagai bukti bahwa material yang dikirim oleh
Supplier telah diterima oleh perusahaan. 6. Surat Jalan (SJ)
M emiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan (SJ), Tanggal, Tujuan, Kendaraan, Plat nomor kendaraan, Quantity, Nama M aterial, kolom tanda tangan untuk pihak penerima dan pihak perusahaan.
Surat Jalan (SJ) dibuat oleh bagian Gudang berdasarkan Formulir Bahan yang diterima dari Sub Kontraktor atau Tukang. Surat Jalan (SJ) ini terdiri dari 2 rangkap dimana Surat Jalan (SJ) rangkap 1 diserahkan kepada penerima material dan rangkap 2 diarsip oleh bagian Gudang.
Kegunaannya adalah sebagai bukti pengeluaran material dari gudang ke lokasi proyek.
7. Work Progress
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Work Progress, Tanggal,
Customer, Project dan kolom tanda tangan untuk yang membuat
Work Progress yaitu Project Manager.
Work Progress ini dibuat 2 rangkap dimana rangkap 1 diserahkan kepada bagian Finance dan rangkap 2 untuk diarsip. Work Progress
ini berisi persentase pekerjaan yang telah dilaksanakan. Kegunaannya adalah sebagai dokumen pengantar untuk membuat Invoice oleh bagian Finance.
89
8. Invoice
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Invoice, Tanggal, Nama
Customer, Pekerjaan, Tanggal M ulai, Tanggal Selesai, Status Pembayaran, kolom tanda tangan untuk pihak pembuat yaitu bagian
Finance.
Invoice dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap. Invoice
rangkap 1 akan dikirimkan kepada Customer sedangkan rangkap 2 akan diserahkan kepada bagian Accounting, dan rangkap 3 akan diarsip. Kegunaannya adalah untuk melakukan proses penangihan pembayaran kepada Customer. Setelah Invoice dibuat, maka bagian
Accounting akan mengakui pendapatan dengan mencatat kedalam jurnal. Invoice yang asli nantinya akan diserahkan kepada Customer
jika Customer telah melunasi pembayarannya. 9. Kwitansi
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Kwitansi, Tanggal, Sudah di Terima Dari, Nominal Terbilang, Perihal Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor Cek atau Bilyet Giro, Tanggal Jatuh Tempo, kolom tanda tangan untuk yang membuat Kwitansi yaitu bagian Finance.
Kwitansi di buat oleh bagian Finance, terdiri dari 2 rangkap dimana Kwitansi rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer apabila telah melunasi pembayaran dan rangkap 2 akan di arsip oleh bagian
Finance. Kegunaannya adalah sebagai bukti bahwa Invoice yang dikirim kepada Customer telah dilunasi.
90
10. Faktur Pajak (FP)
Faktur Pajak (FP) dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap. Dokumen ini dibuat berdasarkan Invoice. Faktur Pajak (FP) rangkap 1 dikirimkan pada Customer bersamaan dengan Invoice, rangkap 2 sebagai bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak, rangkap 3 diserahkan kepada bagian Accounting untuk diarsip. 11. Work Order (WO)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Work Order (WO), Nama
Contact Person, Alamat Perusahaan, Perusahaan, Jabatan, Nomor Telp, Nomor Fax, Jenis Pekerjaan, Spesifikasi, Volume, Satuan, Harga Satuan, Jumlah, Harga, Sub Total, Ppn 10%, Total, kolom tanda tangan untuk pihak yang membuat yaitu Project Manager, Pemberi Tugas yaitu Manager Operasional dan Penerima Tugas yaitu Sub Kontraktor.
Work Order (WO) dibuat oleh Project Manager, terdiri dari 3 rangkap dimana Work Order (WO) rangkap 1 akan dikirimkan kepada Sub Kontraktor, rangkap 2 akan dikirim kepada bagian Finance
sebagai laporan sedangkan rangkap 3 akan diarsip. Kegunaannya adalah sebagai penugasan kerja kepada Sub Kontraktor untuk proses pengerjaan proyek.
12. Surat Perintah Kerja (SPK)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor SPK, Tanggal, Tukang,
Project, Target Waktu, Jenis Pekerjaan, Volume Pekerjaan (unit dan meter), Harga, Total, Total Per-barang, Grand Total, Kolom tanda
91
tangan untuk Pemberi Tugas yaitu Manager Operasional, pembuat yaitu Project Manager dan Penerima Tugas yaitu Tukang.
Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat oleh Project Manager, terdiri dari 3 rangkap, dimana Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1 akan diserahkan kepada Tukang, rangkap 2 akan di serahkan ke bagian
Finance dan rangkap 3 akan di arsip. Kegunaannya adalah sebagai penugasan kerja kepada para Tukang untuk proses pengerjaan proyek. 13. Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal, Nomor Purchase Order (PO), Nomor Invoice, Perihal, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor cek atau Bilyet Giro, Tanggal cek atau Bilyet Giro, kolom tanda tangan untuk pihak yang menyetujui yaitu Manager Operasional, Pihak pembuat yaitu bagian Finance, dan Pihak penerima.
Bukti Pembayaran Supplier (BPS) dibuat oleh bagian Finance. Kegunanaanya adalah sebagai tanda pembayaran atas Invoice yang di kirim oleh Supplier.
14. Kasbon
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal, Nomor Surat Perintah Kerja atau Nomor Work Order (WO), Nomor Invoice, Perihal, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor cek atau Bilyet Giro, Tanggal cek atau Bilyet Giro, kolom tanda tangan untuk pihak yang menyetujui yaitu Manager
92
Operasional, Pihak pembuat yaitu bagian Finance, dan Pihak penerima.
Kasbon dibuat oleh bagian Finance dan digunakan untuk pembayaran terhadap Sub Kontraktor setelah bagian Finance
mendapat Invoice dari Sub Kontraktor. Kegunan lain dari Formulir Kasbon adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada Tukang.
Laporan yang digunakan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Umum
M emiliki field sebagai berikut: kolom Debet dan kolom Kredit beserta Tanggal, Nomor, dan Keterangan. Jurnal Umum dibuat oleh bagian Accounting. Kegunaannya adalah untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan.
2. Laporan Penerimaan Kas
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Kwitansi, Tanggal, Nomor
Invoice, Nama Customer, dan Jumlah.
Laporan ini dibuat oleh bagian Finance. Kegunannya adalah untuk menjelaskan tentang penerimaan kas per periode. Kemudian Laporan Penerimaan Kas ini akan diserahkan kepada Manager
93
3. Laporan Pengeluaran Kas
M emiliki field sebagai berikut : Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal Bukti Pengeluaran Kas, Nomor Purchase Order (PO) atau Surat Perintah Kerja atau Work Order (WO), Nomor Invoice, Jumlah.
Laporan ini dibuat oleh bagian Finance. kegunaannya adalah untuk menjelaskan tetang pengeluaran kas per periode untuk pembayaran Supplier, Tukang dan Sub Kontraktor. Selanjutnya Laporan Pengeluaran Kas ini akan diserahkan kepada Manager
Operasional dan bagian Accounting untuk di periksa.
3.2.6 Workflow Table Sistem Berjalan
Actor Activity
Menerima Proyek
Customer
Bagian Marketing
1. M engorder proyek dan menyerahkan Draft
2. M enerima proyek dan Draft
3. M enyerahkan Draft ke bagian Designer
Merancang S ketsa Proyek
Bagian Designer
Customer
4. M enerima Draft proyek dari bagian Marketing
5. M embuat Sketsa proyek
6. M enjelaskan Sketsa kepada Customer
94 Bagian Designer Customer Bagian Designer Presiden Direktur Bagian Designer Customer Bagian Designer
8. M erevisi Sketsa proyek 9. M enyetujui Sketsa revisi
10. M encetak Sketsa sebanyak 4 rangkap 11. M embuat Bill Of Quantity (BQ)
12. M enginput deskripsi pekerjaan, volume dan unit pada Bill Of Quantity (BQ).
13. M enyerahkan Bill Of Quantity (BQ) ke Presiden Direktur
14. M enerima Bill Of Quantity (BQ) dari bagian
Designer
15. M enginput harga dan total pada Bill Of Quantity(BQ)
16. M enyerahkan Bill Of Quantity (BQ) kepada bagian Designer
17. M enerima Bill Of Quantity (BQ) dari Presiden Direktur
18. M enyerahkan Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa rangkap 1 ke Customer
19. M enerima Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa rangkap 1 dari bagian Designer
20. M enyerahkan Bill Of Quantity (BQ) disetujui ke bagian Designer
95
22. M enyerahkan Sketsa rangkap 2 ke bagian Produksi
23. M enyerahkan Sketsa rangkap 3 dan Bill Of Quantity (BQ) ke Project Manager
24. M engarsip Sketsa rangkap 4 Menerima Kontrak
Customer
Manager operasional
25. M enyerahkan Kontrak ke Manager Operasional 26. M enerima dan mengotoriasi Kontrak
27. M enyerahkan Kontrak (sign) kebagian Finance
Melakukan Penagihan Down Payment (DP)
Bagian Finance 28. M enerima Kontrak (sign) dari Manager
Operasional
29. M embuat Invoice 3 rangkap
30. M embuat Faktur Pajak (FP) 3 rangkap
31. M enyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta Kontrak (sign) ke Customer
32. M enyerahkan Faktur Pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak
33. M enyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 ke bagian Accounting
96
Menerima Down Payment (DP)
Customer
Bagian Finance
35. M enerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta kontrak (sign) dari bagian
Finance
36. M elakukan pembayaran Down Payment(DP) dan menyerahkan Struk Pembayaran ke bagian
Finance
37. M enerima pembayaran Down Payment (DP) dan Struk Pembayaran
38. M embuat Kwitansi 2 rangkap
39. M enyerahkan Kwitansi rangkap 1 ke Customer
40. M engarsip Kwitansi rangkap 2
Melakukan Permintaan Pembelian
Bagian Produksi 41. M enerima Sketsa rangkap 2 dari bagian
Designer
42. M embuat M emo M aterial 43. M engotorisasi M emo M aterial
44. M enyerahkan M emo M aterial ke bagian
97
Memesan Material
Bagian Purchasing 45. M enerima M emo M aterial dari bagian Produksi 46. M embuat Purchase Order (PO) 3 rangkap 47. M engotorisasi Purchase Order (PO) 3 rangkap 48. M engirimkan Purchase Order (PO) rangkap 1
ke Supplier
49. M enyerahkan Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian Gudang
50. M enyerahkan Purchase Order (PO) rangkap 3 kebagian Finance untuk di arsip
Menerima Material
Supplier
Bagian Gudang
51. M engirim material beserta Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap ke bagian Gudang
52. M enerima material, Surat Jalan (SJ) dan (NP)2 rangkap dari Supplier
53. M engecek kecocokan material yang diterima dengan Surat Jalan (SJ) dan Purchase Order (PO) rangkap 2
54. M engotorisasi Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap
98
Kurir
Bagian Gudang
55. M embuat Tanda Terima material 2 rangkap 56. M engotorisasi Tanda Terima material 2 rangkap 57. M enyerahkan Surat Jalan (SJ) dan Nota
Pembelian (NP) rangkap 1 beserta Tanda Terima material rangkap 1 ke Supplier
58. M enyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 2,Nota Pembelian (NP) rangkap 2,Tanda Terima dan
Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian
Purchasing untuk di arsip Merencanakan Proyek
Bagian Gudang
Project Manager
59. M engkonfirmasi ke Project Manager bahwa material telah diterima
60. M enerima Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa rangkap 3 dari bagian Designer
61. M embuat Time Schedule
62. M empertimbangkan penggunaan jasa Sub Kontraktor
Memilih S ub Kontraktor
Project Manager 63. M emilih Sub Kontraktor
64. M embuat Work Order (WO) 3 rangkap 65. M engotorisasi Work Order (WO) 3 rangkap
99
Manager Operasional
Project Manager
Sub Kontraktor
Project Manager
66. M enyerahkan Work Order (WO) 3 rangkap ke
Manager Operasional untuk diotoriasi
67. M enerima Work Order (WO) 3 rangkap dari
Project Manager
68. M engotorisasi Work Order (WO) 3 rangkap 69. M enyerahkan Work Order (WO) 3 rangkap sign
ke Project Manager
70. M enerima Work Order (WO) 3 rangkap sign dari
Manager Operasional
71. M enyerahkan Work Order (WO) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan time schedule copy ke Sub Kontraktor
72. M enerima Work Order (WO) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan time schedule copy
73. Penyetujui dan mengotorisasi Work Order (WO)
3 rangkap
74. M enerima Work Order (WO) rangkap 1dari
Project Manager
75. M engisi Formulir Bahan
76. M enyerahkan Work Order (WO) rangkap 2 ke bagian Finance
100 Membuat S PK Project Manager Manager Operasional Project Manager Tukang
78. M embuat Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap 79. M engotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3
rangkap
80. M enyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap ke Manager Operasional untuk diotorisasi
81. M enerima Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap dari Project Manager
82. M engotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap
83. M enyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap sign ke Project Manager
84. M enerima Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap
sign dari Manager Operasional
85. M enyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan Time Schedule ke Tukang
86. M enerima Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap
sign, Sketsa copy, dan Time Schedule
87. M enyetujui dan mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap
101
Project Manager
88. M enerima Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1 dari Project Manager
89. M engisi Formulir Bahan
90. M enyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 2 ke bagian Finance
91. M engarsip Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 3 Mengeluarkan Material
Tukang Sub Kontraktor Bagian Gudang
92. M enyerahkan Formulir Bahan ke bagian Gudang 93. M enyerahkan Formulir Bahan ke bagian Gudang 94. M enerima Formulir Bahan dari Tukang dan Sub
Kontraktor
95. M embuat Surat Jalan (SJ) 2 rangkap 96. M engotorisasi Surat Jalan (SJ) 2 rangkap
97. M enyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dan material ke area proyek
98. M engarsip Surat Jalan (SJ) rangkap 2 Mencatat Penyelesaian
Project Manager 99. M embuat Work Progress sebanyak 2 rangkap 100.M enyerahkan Work Progress rangkap 1 ke
bagian Finance
102
Melakukan Penagihan
Bagian Finance 102.M enerima Work Progress rangkap 1 dari Project Manager
103.M embuat Invoice sebanyak 3 rangkap
104.M embuat Faktur Pajak (FP) sebanyak 3 rangkap 105.M enyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP)
rangkap 1 ke Customer
106.M enyerahkan Faktur Pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak
107.M enyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak rangkap 3 ke bagian Accounting
108.M engarsip Invoice rangkap 3 Menerima Pembayaran
Customer
Bagian Finance
109.M enerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 dari bagian Finance
110.M elakukan pembayaran
111.M enerima pembayaran dan Struk Pembayaran dari Customer
112.M encocockan Struk Pembayaran dengan Invoice
rangkap 3
103
114.M enyerahkan Kwitansi rangkap 1 ke Customer
115.M engarsip Kwitansi rangkap 2 Membayar Tukang Tukang Bagian Finance Manager Operasional Bagian Finance Tukang Bagian Finance 116.M eminta pembayaran
117.M enyiapkan pembayaran Tukang 118.M embuat Kasbon
119.M eminta otorisasi Kasbon ke Manager
Operasional
120.M enerima Kasbon dari bagian Finance
121.M engotorisasi Kasbon
122.M enyerahkan Kasbon sign ke bagian Finance
123.M enerima Kasbon sign dari Manager
Operasional
124. M elakukan pembayaran dan melakukan otorisasi Kasbon
125.M enerima pembayaran dan mengotorisasi Kasbon
126.M enyerahkan Kasbon ke bagian Accounting
Membayar S ub Kontraktor
Sub Kontraktor 127. M engirimkan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)
104 Bagian Finance Sub Kontraktor Bagian Finance Manager Operasional Bagian Finance Sub Kontraktor
128. M enerima Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)
129. M engirimkan Invoice
130. M enerima Invoice
131. M encocokan Invoice dengan Work Order (WO) rangkap 2
132. M embuat Kasbon
133. M enyerahkan Kasbon ke Manager
Operasional untuk di otorisasi beserta Work Order (WO) rangkap 2
134. M enerima Kasbon dan Work Order (WO)
rangkap 2
135. M embandingkan Kasbon dengan Work Order (WO) rangkap 2
136. M engotorisasi Kasbon
137. M enyerahkan Kasbon sign dan Work Order (WO) rangkap 2 ke bagian Finance
138. M enerima Kasbon sign dan Work Order (WO)
rangkap 2 dari Manager Operasional 139. M elakukan pembayaran
140. M enyerahkan Bukti Transfer copy atau giro ke Sub Kontraktor
105
Bagian Finance
bagian Finance dan mengotorisasi Kasbon
142. M enyerahkan Kwitansi dan Kasbon sign ke bagian Finance
143. M enerima Kwitansi dan Kasbon sign dari Sub Kontraktor
144. M engarsip Kwitansi
145. M enyerahkan Kasbon sign ke bagian
Accounting
146. M engarsip Bukti Transfer asli Membayar Supplier
Supplier
Bagian Finance
Manager Operasional
147.M enyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) ke bagian Finance
148.M enerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) dari
Supplier
149.M encocokkan Invoice dengan Purchase Order
rangkap 3
150.M embuat Bukti Pembayaran Supplier (BPS) 151.M enyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
ke Manager Operasional untuk di otorisasi beserta Purchase Order(PO) rangkap 3
152.M enerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS) beserta Purchase Order(PO) rangkap 3
106
Bagian Finance
Supplier
Bagian Finance
153.M encocokkan antara Bukti Pembayaran Supplier
(BPS) dengan Purchase Order(PO) rangkap 3 154.M engotorisasi Bukti Pembayaran Supplier
(BPS)
155.M enyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
sign dan Purchase Order (PO) rangkap 3 ke bagian Finance
156.M enerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
sign dan Purchase Order (PO) rangkap 3 dari
Manager Operasional 157.M elakukan pembayaran
158.M enyerahkan Bukti Transfer copy atau giro ke
Supplier beserta Bukti Pembayaran Supplier
(BPS)
159.M enerima Bukti Transfer copy atau giro dari bagian Finance dan mengotorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
160.M enyerahkan Kwitansi beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 ke bagian
Finance
161.M enerima Kwitansi, Bukti Pembayaran Supplier
(BPS) beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dari Supplier
107
162.M engarsip Kwitansi
163.M enyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
sign ke bagian Accounting
164.M enyerahkan Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 ke bagian
Purchasing untuk diarsip 165.M engarsip Bukti Transfer asli
Menjurnal
Bagian Accounting 166.M enerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
sign dan Kasbon dari bagian Finance
167.M enjurnal transaksi
168.M engarsip Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
sign dan Kasbon sign
Membuat Laporan
Bagian Finance 169.M embuat Laporan Pengeluaran Kas 170.M embuat Laporan Penerimaan Kas
108
3.3 Analisa Hasil Temuan Survei
Temuan 1 Perusahaan sudah menggunakan komputer namun belum memiliki sistem informas i akuntansi yang terintegrasi antar bagiannya, dan pembuatan laporan dan formulir masih dilakukan secara manual. (Beberapa formulir sudah menggunakan M icrosoft Excel seperti: Bill Of Quantity (BQ)
,Time Schedule, Purchase Order (PO), Work Order (WO),
Surat Perintah Kerja (SPK), Work Progress, Invoice, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas)
Kriteria M enurut Jones dan Rama (2006, p29), although source documents have detailed information about each event (manually), data must be organized and stored in other ways in order to provide useful information. Yang diterjemahkan bahwa walaupun dokumen sumber (manual) memiliki information yang mendetail mengenai setiap event, data harus diorganisir dan disimpan dengan cara yang lain dengan tujuan menyediakan informasi yang berguna.
Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis diperusahaan. Akibat Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi
kesalahan informasi.
109
terintegrasi dan digunakan oleh setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan proses bisnis.
Temuan 2 Nomor urut pada formulir masih ditulis dengan tangan atau diketik.
Kriteria Berdasarkan M ulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak.
Sebab Penggunaan dokumen sumber tanpa nomor urut tercetak dimana dapat memungkinkan suatu transaksi yang dicatat lebih dari satu kali (ganda).
Akibat Perusahaan sulit menelusuri jika terjadi kesalahan transaksi, kecurangan dan penyalahgunaan dokumen tersebut.
Rekomendasi Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut.
Temuan 3 Beberapa laporan seperti Laporan Penyelesaian Proyek per-periode, Laporan Arus M aterial dan Laporan Invoice yang masih belum tertagih per-periode yang berkaitan dengan proses pengakuan pendapatan tidak ada sehingga manajemen tidak dapat melakukan pengambilan keputusan.
110
and used as an integral part of business process. Reporting involves aggregating, summarizing, and organizing information about events, agents, and produks atau services in a variety of ways. Yang diterjemahkan bahwa laporan dibuat dan digunakan untuk melengkapi proses bisnis. Pelaporan melibatkan pengumpulan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi mengenai kejadian, agen dan barang atau jasa dalam cara yang berbeda
Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis diperusahaan. Akibat M emungkinkan pengambilan keputusan yang lambat dan juga
kurang akurat oleh pihak manajemen perusahaan
Rekomendasi M embangun suatu aplikasi sistem yang dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan pengakuan pendapatan.
Temuan 4 Adanya kesalahan dalam penamaan formulir untuk mengeluarkan material dari gudang ke area proyek yang seharusnya bukti pengeluaran material tetapi diberi nama Surat Jalan (SJ).
Kriteria M enurut M ulyadi (2001, p574), Dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengeluaran barang gudang adalah
111
bukti pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengeluaran persediaan karena pemakaian intern.
Sebab Perusahaan tidak terlalu memperhatikan perbedaan antara prosedur pengeluaran material untuk kepentingan intern dan prosedur pengeluaran material untuk kepentingan ekstern. Akibat Terjadi kesalahan penafsiran terhadap material yang
dikeluarkan oleh gudang, karena penggunaan Surat Jalan (SJ) biasanya digunakan untuk prosedur pengeluaran material untuk kepentingan eksternal.
Rekomendasi Pengunaan formulir bukti pengeluaran material dalam proses pengeluaran material dari gudang ke area proyek.
Temuan 5 Perusahaan belum mempunyai jurnal pengakuan pendapatan. Kriteria M enurut Stice, Stice, dan Skousen (2004, p567), pengakuan
mengacu pada waktu pencatatan transaksi pada pembukuan. Dua kriteria FASB untuk pengakuan pendapatan dan keuntungan, dinyatakan dalam concepts statement No.5 dari FASB. Pendapatan dan keuntungan pada umumnya diakui ketika :
1. Pendapatan atau keuntungan tersebut sudah direalisasi atau dapat direalisasi.
112
penyelsaian secara substantial atas aktivitas-aktivitas yang terkait dengan proses menghasilkan.
Sebab Karena perusahaan belum menerapkan prinsip akuntansi yang berlaku umum dalam mengakui pendapatan dan biaya dari suatu kontrak saat kontrak tersebut sedang bergerak menuju penyelesaian.
Akibat Pihak manajamen kesulitan dalam mengetahui pendapatan yang telah direalisasi pada setiap periode.
Rekomendasi Dibuat jurnal pengakuan pendapatan untuk setiap kontrak.
113
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan metode pengumpulan data yang penulis lakukan pada PT. Segiempat Desain Ciptatama, maka penulis memperoleh pemikiran bahwa informasi-informasi yang dibutuhkan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama adalah sebagai berikut :
1. Informasi mengenai pendapatan yang direalisasi dimana dapat dilihat pada rancangan jurnal pengakuan pendapatan berdasarkan kontrak yang telah dibuat pada aplikasi.
2. Informasi arus material yang lebih memadai, untuk mencapai kontrol yang efektif dalam pengerjaan proyek.
3. Informasi mengenai kontrak-kontrak yang sedang dalam pengerjaan maupun kontrak-kontrak yang telah selesai dikerjakan untuk dapat dilihat rancangan Laporan Kontrak per periode tertentu.
4. Informasi mengenai Invoice yang belum tertagih pada periode tertentu melalui rancangan Laporan Invoice belum tertagih.
