Formulir yang digunakan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Bill of Quantity (BQ)
M emiliki field sebagai berikut: Deskripsi Pekerjaan, Volume,
Unit, Unit Price, Grand Total, Sub Total, PPN dan Total yang
dibutuhkan dalam pembangunan proyek, kolom tanda tangan untuk pihak perusahaan dan Customer.
Bill of Quantity (BQ) dibuat oleh bagian Designer. Kegunaan Bill of Quantity (BQ adalah untuk menjelaskan perincian harga yang
ditawarkan kepada Customer dalam suatu proyek. 2. Time Schedule
Dokumen ini dibuat oleh Project Manager dimana dokumen ini berisi mengenai tahapan–tahapan pembangunan proyek yang harus dilaksanakan, berserta rincian tanggal pelaksanaan dan tanggal penyelesaiannya.
3. M emo M aterial
M emiliki field sebagai berikut: Nomor M emo M aterial, Tanggal, Nomor Kontrak, Deskripsi, Nama M aterial, Quantity, Satuan, kolom tanda tangan untuk yang membuat M emo M aterial yaitu bagian Produksi.
M emo M aterial dibuat oleh bagian Produksi berdasarkan Sketsa yang telah disetujui oleh kedua belah pihak antara Customer dan
87
perusahaan. Kegunaannya adalah sebagai pengantar untuk membuat
Purchase Order (PO) oleh bagian Purchasing.
4. Purchase Order (PO)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Purchase Order (PO), Alamat Supplier, Contact Person, Fax, Tanggal, Jadwal Pengiriman, Jatuh Tempo, Alamat Pengirim, Nama M aterial, Spesifikasi,
Quantity, Satuan, Harga Satuan, Total, Grand Total, kolom tanda
tangan untuk yang membuat Purchase Order (PO) yaitu bagian
Purchasing.
Purchase Order (PO) dibuat bagian Purchasing, terdiri dari 3
rangkap. Purchase Order (PO) rangkap 1 akan diserahkan pada
Supplier yang dipilih, rangkap 2 akan dikirimkan ke bagian Gudang
untuk proses pengecekkan atas material yang diterima dan rangkap 3 akan diserahkan ke bagian Finance untuk diarsip sebagai bahan utuk melakukan pengecekan atas Invoice yang masuk dari Supplier. Kegunaannya adalah untuk melakukan pemesanan bahan material yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek kepada pihak Supplier. 5. Tanda Terima
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Tanda Terima, Tanggal, Sudah di terima dari, Nomor Purchase Order (PO), Nama M aterial, Jumlah, Satuan, kolom tanda tangan untuk pihak pemeriksa yaitu bagian Gudang dan pengirim yaitu Supplier.
Tanda Terima dibuat oleh bagian Gudang, terdiri dari 2 rangkap dimana Tanda Terima rangkap 1 yang telah diotorisasi oleh kurir
88
Supplier akan di serahkan ke ke kurir untuk diserahkan kembali ke Supplier dan rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Purchasing.
Kegunaannya adalah sebagai bukti bahwa material yang dikirim oleh
Supplier telah diterima oleh perusahaan.
6. Surat Jalan (SJ)
M emiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan (SJ), Tanggal, Tujuan, Kendaraan, Plat nomor kendaraan, Quantity, Nama M aterial, kolom tanda tangan untuk pihak penerima dan pihak perusahaan.
Surat Jalan (SJ) dibuat oleh bagian Gudang berdasarkan Formulir Bahan yang diterima dari Sub Kontraktor atau Tukang. Surat Jalan (SJ) ini terdiri dari 2 rangkap dimana Surat Jalan (SJ) rangkap 1 diserahkan kepada penerima material dan rangkap 2 diarsip oleh bagian Gudang.
Kegunaannya adalah sebagai bukti pengeluaran material dari gudang ke lokasi proyek.
7. Work Progress
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Work Progress, Tanggal,
Customer, Project dan kolom tanda tangan untuk yang membuat Work Progress yaitu Project Manager.
Work Progress ini dibuat 2 rangkap dimana rangkap 1 diserahkan
kepada bagian Finance dan rangkap 2 untuk diarsip. Work Progress ini berisi persentase pekerjaan yang telah dilaksanakan. Kegunaannya adalah sebagai dokumen pengantar untuk membuat Invoice oleh bagian Finance.
89
8. Invoice
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Invoice, Tanggal, Nama
Customer, Pekerjaan, Tanggal M ulai, Tanggal Selesai, Status
Pembayaran, kolom tanda tangan untuk pihak pembuat yaitu bagian
Finance.
Invoice dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap. Invoice
rangkap 1 akan dikirimkan kepada Customer sedangkan rangkap 2 akan diserahkan kepada bagian Accounting, dan rangkap 3 akan diarsip. Kegunaannya adalah untuk melakukan proses penangihan pembayaran kepada Customer. Setelah Invoice dibuat, maka bagian
Accounting akan mengakui pendapatan dengan mencatat kedalam
jurnal. Invoice yang asli nantinya akan diserahkan kepada Customer jika Customer telah melunasi pembayarannya.
9. Kwitansi
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Kwitansi, Tanggal, Sudah di Terima Dari, Nominal Terbilang, Perihal Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor Cek atau Bilyet Giro, Tanggal Jatuh Tempo, kolom tanda tangan untuk yang membuat Kwitansi yaitu bagian Finance.
Kwitansi di buat oleh bagian Finance, terdiri dari 2 rangkap dimana Kwitansi rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer apabila telah melunasi pembayaran dan rangkap 2 akan di arsip oleh bagian
Finance. Kegunaannya adalah sebagai bukti bahwa Invoice yang
90
10. Faktur Pajak (FP)
Faktur Pajak (FP) dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap. Dokumen ini dibuat berdasarkan Invoice. Faktur Pajak (FP) rangkap 1 dikirimkan pada Customer bersamaan dengan Invoice, rangkap 2 sebagai bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak, rangkap 3 diserahkan kepada bagian Accounting untuk diarsip. 11. Work Order (WO)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Work Order (WO), Nama
Contact Person, Alamat Perusahaan, Perusahaan, Jabatan, Nomor
Telp, Nomor Fax, Jenis Pekerjaan, Spesifikasi, Volume, Satuan, Harga Satuan, Jumlah, Harga, Sub Total, Ppn 10%, Total, kolom tanda tangan untuk pihak yang membuat yaitu Project Manager, Pemberi Tugas yaitu Manager Operasional dan Penerima Tugas yaitu Sub Kontraktor.
Work Order (WO) dibuat oleh Project Manager, terdiri dari 3
rangkap dimana Work Order (WO) rangkap 1 akan dikirimkan kepada Sub Kontraktor, rangkap 2 akan dikirim kepada bagian Finance sebagai laporan sedangkan rangkap 3 akan diarsip. Kegunaannya adalah sebagai penugasan kerja kepada Sub Kontraktor untuk proses pengerjaan proyek.
12. Surat Perintah Kerja (SPK)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor SPK, Tanggal, Tukang,
Project, Target Waktu, Jenis Pekerjaan, Volume Pekerjaan (unit dan
91
tangan untuk Pemberi Tugas yaitu Manager Operasional, pembuat yaitu Project Manager dan Penerima Tugas yaitu Tukang.
Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat oleh Project Manager, terdiri dari 3 rangkap, dimana Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1 akan diserahkan kepada Tukang, rangkap 2 akan di serahkan ke bagian
Finance dan rangkap 3 akan di arsip. Kegunaannya adalah sebagai
penugasan kerja kepada para Tukang untuk proses pengerjaan proyek. 13. Bukti Pembayaran Supplier (BPS)
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal, Nomor Purchase Order (PO), Nomor Invoice, Perihal, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor cek atau Bilyet Giro, Tanggal cek atau Bilyet Giro, kolom tanda tangan untuk pihak yang menyetujui yaitu Manager Operasional, Pihak pembuat yaitu bagian Finance, dan Pihak penerima.
Bukti Pembayaran Supplier (BPS) dibuat oleh bagian Finance. Kegunanaanya adalah sebagai tanda pembayaran atas Invoice yang di kirim oleh Supplier.
14. Kasbon
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal, Nomor Surat Perintah Kerja atau Nomor Work Order (WO), Nomor Invoice, Perihal, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor cek atau Bilyet Giro, Tanggal cek atau Bilyet Giro, kolom tanda tangan untuk pihak yang menyetujui yaitu Manager
92
Operasional, Pihak pembuat yaitu bagian Finance, dan Pihak penerima.
Kasbon dibuat oleh bagian Finance dan digunakan untuk pembayaran terhadap Sub Kontraktor setelah bagian Finance mendapat Invoice dari Sub Kontraktor. Kegunan lain dari Formulir Kasbon adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada Tukang.
Laporan yang digunakan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Umum
M emiliki field sebagai berikut: kolom Debet dan kolom Kredit beserta Tanggal, Nomor, dan Keterangan. Jurnal Umum dibuat oleh bagian Accounting. Kegunaannya adalah untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan.
2. Laporan Penerimaan Kas
M emiliki field sebagai berikut: Nomor Kwitansi, Tanggal, Nomor
Invoice, Nama Customer, dan Jumlah.
Laporan ini dibuat oleh bagian Finance. Kegunannya adalah untuk menjelaskan tentang penerimaan kas per periode. Kemudian Laporan Penerimaan Kas ini akan diserahkan kepada Manager Operasional dan bagian Accounting untuk di periksa.
93
3. Laporan Pengeluaran Kas
M emiliki field sebagai berikut : Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal Bukti Pengeluaran Kas, Nomor Purchase Order (PO) atau Surat Perintah Kerja atau Work Order (WO), Nomor Invoice, Jumlah.
Laporan ini dibuat oleh bagian Finance. kegunaannya adalah untuk menjelaskan tetang pengeluaran kas per periode untuk pembayaran Supplier, Tukang dan Sub Kontraktor. Selanjutnya Laporan Pengeluaran Kas ini akan diserahkan kepada Manager Operasional dan bagian Accounting untuk di periksa.