43
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. V-Kool Indo Lestari adalah perusahaan berbentuk perseoran terbatas yang didirikan pada tanggal 28 Maret 1995 dan bertempat usaha di Jalan Gunung Sahari Raya no.20, Jakarta Pusat. Saat itu yang bertindak sebagai notaris adalah Tuti Pudjiastuti, SH, dengan berdasarkan Surat Penetapan Ketua Pengadilan Negri nomor: 008/CN/PDT.P/1995. Pemegang saham terbesar adalah Bapak Herman Salim dan Bapak Darma Eddie Salim. Pada saat itu PT. V-Kool Indo Lestari hanya melakukan penjualan kaca film merk V-Kool saja, akan tetapi PT. V-Kool Indo Lestari memperluas usahanya dengan menjual kaca film merk Solar Gard.
PT. V-Kool Indo Lestari memiliki berbagai agen atau dealer di berbagai kota besar di seluruh Indonesia. Perusahaan ini bergerak dalam bidang distributor kaca film merk V-Kool dan Solar Gard. Selain mendistribusikan kaca film ke seluruh agen mereka di Indonesia, perusahaan ini juga menjual kaca film secara retail kepada para pelanggan.
Sebagai salah satu perusahaan yang telah berpengalaman di bidangnya, PT V-Kool Indo Lestari telah menangani berbagai macam proyek besar. Sebagian besar dari hotel dan gedung perkantoran di Indonesia yang pernah ditangani perusahaan ini antara lain : Gedung La Piazza, Hotel J.W. Mariott,
Gedung MD Entertainment, Bank Mandiri Training Centre. Selain itu, berbagai macam dan tipe merk mobil juga pernah ditangani oleh PT. V-Kool Indo Lestari.
Produk kaca film V-KOOL telah diberi penghargaan eksklusif oleh Aliansi Gedung Energy Star dari Agen Perlindungan Lingkungan Amerika Serikat (EPA). Penghargaan ini diberikan secara khusus atas teknologi yang dapat memberikan kontribusi yang lebih didalam mengurangi penggunaan energi dengan skala dunia sehingga juga turut mengurangi polusi udara dan emisi. V-KOOL sudah sejak lama membantu banyak perusahaan dan pemilik gedung diseluruh dunia dalam penggunaan energi secara efisien.
3.1.2 Visi dan Misi perusahaan 3.1.2.1 Visi perusahaan
Visi PT.V-Kool Indo Lestari adalah menjadi salah satu distributor kaca film yang terbesar di Indonesia.
3.1.2.2 Misi perusahaan
Misi PT.V-Kool Indo Lestari adalah:
• Menjual produk terbaik bagi pelanggan dengan kualitas internasional. • Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan seperti menanggapi
semua keluhan dari para pelanggan, dan mencari solusi terbaik, selalu meningkatkan standar mutu pelayanan.
• Memberikan kemudahan bagi pelanggan dengan sistem informasi yang maju, jaringan dealer yang saling mendukung dan memberikan kartu garansi.
• Memberikan kontribusi yang positif bagi: main delaer, pelanggan, pemegang saham, pegawai, dan management.
3.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi
Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi karena melalui struktur organisasi yang baik, tugas yang digolongkan sedemikian rupa dapat dilaksanakan secara efisien, terarah dan terawasi serta hasilnya terkendali, dimana struktur organisasi tersebut akan memperlihatkan tugas, tanggung jawab wewenang tiap individu, hubungan dan posisi masing-masing individu agar tercipta suatu kerjasama yang baik antara setiap bagian dalam perusahaan tersebut.
Berikut ini struktur organisasi yang menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. V-KOOL INDO LESTARI:
Direktur Utama Direktris General Manager Corporate Secretary Manajer keuangan Manajer IT Manajer Umum Manajer SolarGard Manajer promosi Manajer krt garansi Manajer Customer Satisfaction Manajer Flat Glass
faktur acc & finance kasir & s.counter gudang bagian instalasi supir kurir sales adm. sales div KG div CS bag.iklan& kord pameran team pameran receptionist house keeping keamanan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. V-Kool Indo Lestari Sumber : PT. V-Kool Indo Lestari
3.2.2 Tugas dan Tanggung jawab
Agar terciptanya suatu kondisi lingkungan kerja yang kondusif sesuai dengan kebijakan yang telah disusun oleh perusahaan maka sangat dibutuhkan beberapa ketetapan yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasi. Tujuan dalam pembagian fungsi dan tugas adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai.
Dari struktur organisasi yang ada pada PT. V-Kool Indo Lestari, maka akan diuraikan tugasnya dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
1) Direktur
Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut:
• Memimpin, mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan secara keseluruhan.
• Menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan.
• Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
• Bertanggung jawab sepenuhnya untuk segala urusan yang berkaitan dengan perusahaan.
2) Direktris
Tugas dan tanggung jawab wakil direktris sebagai berikut: • Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur.
• Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan.
3) General Manajer
Tugas dan tanggung jawab General Manajer sebagai berikut: • Mengawasi setiap pekerjaan bawahnya.
• Bertanggung jawab atas kefektifan kinerja di kantor pusat. • Mengevaluasi hasil kerja para manajer.
• Sebagai wakil direktur dalam penyampaian keputusan yang berkaitan dengan daur hidup perusahaan.
4) Manajer Keuangan
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan, serta bertanggung jawab terhadap semua laporan yang dikeluarkan.
• Mengkoordinasikan, dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan.
• Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan pengawasannya.
5) Manajer Flat Glass
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas pendistribusian Flat Glass yang merupakan salah satu produk dari PT. V-Kool Indo Lestari
• Mengawasi hasil penjualan dari Flat Glass. • Memberikan tugas kepada para pekerja
6) Manajer Solar Gard
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas pendistribusian Solar Gard yang merupakan salah satu produk dari PT. V-Kool Indo Lestari
• Mengawasi dan mengevaluasi hasil penjualan dari Solar Gard
7) Manajer Kartu Garansi
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Bertanggung jawab atas pemberian Kartu Garansi.
• Melayani keluhan dari para pelanggan khususnya hal mengenai Kartu Garansi.
8) Manajer Customer Satisfaction
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan pelanggan apabila terjadi kerusakan terhadap barang yang diserahkan atau dijual
• Memberikan solusi terbaik atas keluhan pelanggan.
9) Manager Promosi
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Merancanakan, mengkoordinir, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan.
• Meningkatkan penjualan melalui usaha promosi.
• Mempelajari kondisi pasar dan mengikuti perkembangan harga di pasaran.
10) Manajer IT
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Melakukan maintenance asset sistem informai perusahaan secara berkala.
• Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan.
11) Manajer Umum
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mengepalai bagian receptionist, house keeping, dan keamanan • Bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan bawahannya.
• Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja yang dibawahinya.
12) Divisi Customer Service
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mencari pelanggan baru dan menerima pesanan dari pelanggan. • Menanggapi setiap permintaan dari pelanggan.
• Menentukan persetujuan kredit.
• Memelihara hubungan baik dengan pelanggan. • Membuat resume penjualan.
13) Sales
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang. • Menerima pesanan dari pelanggan.
• Membuat Sales Invoice berdasarkan pesanan. • Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
• Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan.
14) Bagian Akuntansi
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mengatur keuangan perusahaan, mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas.
• Mengevaluasi dan mengarsip Surat Perintah Kerja dan Bukti Pemotongan Film.
• Mengevaluasi dan membandingkan kesesuaian antara Bukti Setoran dan Faktur.
• Membuat laporan penjualan yang dibutuhkan oleh perusahaan. • Memberikan otorisasi kredit bagi customer.
15) Bagian Kartu Garansi
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut: • Membuat Kartu Garansi.
• Memberikan kelayakan dalam menentukan batas waktu berlakunya garansi pada barang.
• Melakukan pencatatan terhadap Kartu Garansi yang diberikan atas pengeluaran barang yang ada digudang.
16) Bagian Sales Counter Staff
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Membuat Sales Order dan Kwitansi berdasarkan pesanan. • Mengarsip SalesOrder, sebagai dokumen perusahaan.
• Memberi penjelasan kepada customer tentang produk kaca film yang ada.
• Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stock barang.
17) Kasir
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut: • Menyimpan uang tunai sebagai kas perusahaan. • Mengeluarkan kas berdasarkan otorisasi dari direktur. • Menerima penyetoran uang dari bagian instalasi. • Menerima pembayaran dari customer.
• Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas kedalam buku kas. • Menyetorkan uang ke Bank.
18) Bagian Gudang
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mengkoordinasikan dan mengawasi arus stock barang. • Mengawasi pengeluaran barang di gudang.
• Memberikan otorisasi atas pengeluaan barang.
• Memotong kaca film sesuai ukuran yang dipesan oleh pelanggan serta membuat Bukti Pemotongan Film.
19) Bagian Instalansi
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut: • Mengerjakan tugas pemasangan film.
• Meminta persetujuan dari customer pada saat pemasangan film.
• Memberikan Commercial Invoice dan Surat Perintah Kerja kepada customer sebagai bukti pembayaran dan pemasangan kaca film.
• Menerima pembayaran dari pelanggan dan menyetorkannya ke kasir (dengan asumsi bila pemasangan kaca film tidak dilakukan di kantor pusat).
20) Bagian Faktur
Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
• Mengecek kesesuaian Sales Order dengan Bukti Pemotongan Film. • Membuat Commercial Invoice dan Surat Perintah Kerja.
3.3 Uraian Proses Sistem Yang Berjalan 3.3.1 Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan antara lain : 1. Sales Counter Staff
2. Bagian Gudang 3. Bagian Akuntansi 4. Bagian Faktur 5. Bagian Garansi 6. Bagian Instalasi 7. Kasir
3.3.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan antara lain: 1. Sales Order (SO)
Dokumen ini dikeluarkan oleh Sales Counter Staff, pada saat customer melakukan pemesanan barang.
2. Kwitansi
Dikeluarkan oleh Sales Counter Staff, setelah customer membayar uang muka (down payment) sebagai tanda jadi pemesanan barang.
3. Bukti Pemotongan Film
Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Gudang, setelah menerima Sales Invoice dari Sales Counter Staff, untuk menentukan jenis dan banyaknya barang yang akan dipesan oleh customer.
4. Commercial Invoce
Dikeluarkan oleh Bagian Faktur, yang dibuat berdasarkan Sales Order dan Bukti Pemotongan Film.
5. Surat Perintah Kerja (SPK)
Dikeluarkan oleh Bagian Faktur sebagai surat perintah untuk mengirimkan sejumlah barang pesanan kepada customer.
6. Kartu Garansi
Dikeluarkan oleh Bagian Garansi setelah menginput data pemesanan barang ke komputer.
7. Surat Pernyataan
Dikeluarkan oleh Bagian Instalasi, untuk ditandatangani oleh customer sebagai tanda bukti kesepakatan atas peraturan sebelum dan sesudah pemasangan kaca film dilakukan.
8. Bukti Setoran
Dikeluarkan oleh Kasir, sebagai dokumen bukti penyetoran uang ke bank.
3.3.3 Sistem Penjualan yang Sedang Berjalan
Penjualan dimulai pada saat customer memesan barang ke Sales Counter Staff dan Customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. Kemudian Sales Counter Staff mengecek data barang di Database Barang, apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia, maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. Pembayaran dilakukan setelah pemasangan kaca film telah selesai. Jika barang yang dipesan ada, maka customer diharuskan membayar uang muka
(down payment) sebanyak 10% dari harga pembelian. Sales Counter Staff kemudian membuat Kwitansi sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 akan diserahkan langsung kepada customer, rangkap 2 akan diserahkan ke Bagian Faktur, rangkap 3 akan diserahkan ke Bagian Kasir. Sales Counter Staff akan membuat Sales Order (SO) sebanyak 3 rangkap sebagai dokumen bukti pemesanan barang. Sales Order rangkap 1 akan diserahkan kepada Bagian Gudang, rangkap 2 sebagai arsip pemesanan, rangkap 3 akan diserahkan ke Bagian Faktur.
Sesuai dengan Sales Order rangkap 1 yang diterima dari dari Sales Counter Staff, maka Bagian Gudang melakukan pemotongan kaca film sesuai dengan jenis dan pesanan customer. Bagian Gudang kemudian mengeluarkan Bukti Pemotongan Film sebanyak 3 rangkap. Lembar pertama akan diserahkan kepada Bagian Akuntansi, rangkap ke 2 akan diarsip oleh Bagian Gudang, rangkap ke 3 akan diserahkan kepada Bagian Faktur.
Bagian Faktur akan membuat Commercial Invoice (CI) dan Surat Perintah Kerja (SPK), masing-masing sebanyak 5 rangkap. Commercial Invoice dan SPK ini dibuat berdasarkan oleh Sales Order, Kwitansi dan Bukti Pemotongan Film yang diterima. Kwitansi yang diterima kemudian akan diarsip oleh Bagian Faktur. Commercial Invoice rangkap 1 akan diberikan ke Bagian Gudang, rangkap ke 2 akan diberikan ke Bagian Instalasi, rangkap ke 3 diberikan kepada Kasir, rangkap ke 4 akan digunakan sebagai arsip oleh Bagian Faktur, sedangkan rangkap ke 5 akan diberikan kepada Bagian Akuntansi. Selain itu, Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat sebanyak 5 rangkap. Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1 diberikan kepada Bagian Gudang, rangkap 2 akan diberikan kepada Bagian Instalasi yang bertugas untuk melakukan pengiriman dan pemasangan kaca film, rangkap 3
diberikan kepada Bagian Akuntansi, rangkap ke 4 akan diberikan ke Bagian Garansi, rangkap ke 5 akan diarsip. Selain itu, Bagian Faktur akan mencetak Surat Pernyataan sebanyak 2 rangkap yang berfungsi sebagai tanda bukti kesepakatan atas peraturan pemasangan kaca film yang harus ditandatangani oleh customer. Surat Pernyataan tersebut diberikan kepada Bagian Instalasi untuk langsung diberikan kepada customer, dan harus ditandatangani sebelum pemasangan kaca film dilakukan.
Setelah menerima Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke 4 maka Bagian Garansi bertugas mengarsip SPK tersebut. Bagian Garansi kemudian menginput data pemesanan ke komputer, dan selanjutnya membuat Kartu Garansi, selanjutnya Kartu Garansi tersebut diberikan kepada Bagian Instalasi untuk diberikan kepada customer setelah dilakukan pemasangan kaca film.
Bagian Akuntansi kemudian mengarsip Commercial Invoice dan Surat Perintah Kerja rangkap 3 yang diterima dari Bagian Faktur.
Setelah menerima Surat Perintah Kerja rangkap 1 dari Bagian Faktur, maka Bagian Gudang kemudian mengeluarkan barang yang akan dikirim ke customer dan memberikan kaca film yang telah dipesan kepada Bagian Instalasi untuk selanjutnya dilakukan pengiriman dan pemasangan kaca film.
Selanjutnya, Bagian Instalasi mengirim barang sesuai pesanan ke alamat customer yang dituju. Petugas dari Bagian Instalasi kemudian meminta customer untuk menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK) 2 rangkap, Surat Pernyataan 2 rangkap, Kartu Garansi sebagai tanda bukti pengiriman dan pemasangan kaca film yang dipesan. Setelah Bagian Instalasi selesai memasang kaca film, maka customer harus langsung melunasi pembayaran. Customer selanjutya
menandatangani Commercial Invoice sebagai tanda bukti pembayaran, Bagian Instalasi kemudian memberikan cap tanda lunas pada Commercial Invoice yang telah ditandatangani tersebut. Lembar pertama Surat Pernyataan, Commercial Invoice dan Kartu Garansi diberikan kepada customer. Bagian Instalasi mengarsip Surat Perintah Kerja dan Surat Pernyataan lembar ke 2.
Bagian Instalasi kemudian menyetorkan uang hasil pembayaran beserta Commercial Invoice rangkap 2 yang telah ditandatangani oleh customer kepada Kasir. Setelah menerima uang pembayaran, maka Kasir akan mengecek kesesuaian antara Commercial Invoice yang diterima dari Bagian Instalasi dengan Kwitansi yang diterima dari Sales Counter Staff. Jika telah sesuai maka Kasir, akan menginput data pembayaran ke komputer. Setiap hari setelah menerima pembayaran, Kasir menyetorkan uang ke Bank. Bukti Setoran rangkap 1 akan diberikan kepada Bagian Akuntansi, rangkap ke 2 akan diarsip oleh Kasir.
Bagian Akuntansi kemudian mengarsip Bukti Setoran lembar ke 1 dan menginput data penjualan ke komputer untuk selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan.
3.3.4 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Tunai pada PT. V-Kool Indo Lestari.
Customer
Sales Counter Staff 1.Memesan_barang
Bagian Gudang 3.Menyerahkan_SO
MS_barang 2.Cek_barang
Bagian Faktur Accounting
4.Menyerahkan_SO dan Kwitansi Bagian Garansi 12.Menyerahkan _SPK 6.menyerahkan_BPF 11.menyerahkan_CI _dan_SPK Bagian Instalansi 15.menyerahkan_barang Sales_invoince 13.input_ data_ pesanan Kasir 10.menyerahkan_CI Sales_payment 20.Input_data_pembayaran $ Bank 19.Setor_pembayaran _dan_CI_lunas 16.menyerahkan_barang, _surat_penyataan,_SPK,_kartu_garansi 17.membayar 18.CI_lunas 14.memberikan_kartu_garansi 22.menyerahkan_bukti_setoran 21.setor_uang 8.menyerahkan_CI _dan_SPK 7.menyerahkan_BPF 9.menyerahkan_CI_SPK_dan_SP 5.Menyerahkan Kwitansi
3.4 Uraian Aplikasi Yang Digunakan 3.4.1 Uraian Development Dari Aplikasi
Sistem yang berjalan dalam PT. V-Kool Indo Lestari menggunakan aplikasi yang diberi nama V-Kool Invoicing Program (VIP). Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT V-Kool Indo Lestari, dengan bantuan perusahaan software My Director. Bahasa pemrograman dari aplikasi ini menggunakan Visual Basic, dengan database di Ms. Access. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi, sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan.
PT V-Kool Indo Lestari merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance asset sistem informasi secara berkala, merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga integritas data, dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala.
3.4.2 Proses Pemakaian / User Manual dari Aplikasi
Aplikasi sistem informasi penjualan PT. V-Kool Indo Lestari memiliki 6 macam modul / Command Centre yang digunakan dalam proses transaksi perusahaan antara lain:
1. Sales Invoice (Car)
Sales Invoice (Car) ini berisi database customer, jenis dan keterangan barang, data agen, komisi agen. Modul ini khusus
digunakan untuk pemesanan dan pemasangan kaca film pada mobil. Modul ini terdiri dari 4 bagian yaitu :
a. Data
Data berisi data- data customer yang berisi :
- Nomer Invoice yang terdiri atas : Invoice No, Installation Date, PO No, Due Date.
- Data diri customer yang terdiri atas : Car Owner’s Name, Home Address, City, ZIP Code, State, Country, Installation Address, Correspondence Address, Home Phone No, Cellular Phone No, Office Phone No, Fax No, Proffesion, E-Mail.
- Data dan keterangan mobil customer, yang terdiri atas : Car’s Brand, Model- Type, Car’s Year, Police No, Machine No, Chassis No, Car’s Color.
- Data dan keterangan agen, yang terdiri dari : Order From, Agent’s Name, Sales Person, Technician’s Name1, Technician’s Name 2, Note.
b. Film
Film berisi data jenis dan keterangan barang yang dipesan, yang berisi :
- Exchange rate, yang berfungsi untuk pengisian nilai tukar mata uang asing yang berlaku saat ini.
- Jenis dan keterangan barang, yang terdiri dari : Position, Cutting Style, Width (cm), Length (cm), Piece (s), Price (s), Film, Roll Source, Master Roll No. (Width X Length).
c. Price
Berisi data harga barang yang dipesan, terdiri dari : Total Price List, Discount, Down Payment, PPN, Netto.
d. Agent’s Commission
Berisi data komisi yang diberikan kepada agen, terdiri dari : Customer Price, Commission Percentage, Total Komisi.
2. Sales Payment (Car)
Sales Payment ini digunakan sebagai database pembayaran, yang terdiri atas : Payment No, Payment Date, From Invoice, Invoice No, Payment Type, Total Price, Credit Left, Payment Amount, Discount.
3. Sales Return (Car)
Sales Return ini digunakan sebagai database pengembalian barang dari customer jika terjadi kerusakan barang dan lain-lain, yang terdiri dari : Sales Return No, Return Date, Memo, Sales Invoice No.
Pada modul Sales Return ini juga terdapat List Box yang dapat mengakses data keterangan tentang barang yang dipesan, yang terdiri dari : Film Description, Master Roll No, Position, Cutting Style, Width, Length, Piece, Delete.
4. Sales Invoice (Building)
Sales Invoice (Building) ini ini berisi database customer, jenis dan keterangan barang, data agen, komisi agen. Modul ini khusus
digunakan untuk pemesanan dan pemasangan kaca film pada bangunan / gedung. Modul ini terdiri dari 4 bagian yaitu :
a. Data
Data berisi data- data customer yang berisi :
- Nomer Invoice yang terdiri atas : Invoice No, Installation Date, PO No, Due Date.
- Data diri customer yang terdiri atas : Car Owner’s Name, Home Address, City, ZIP Code, State, Country, Installation Address, Correspondence Address, Home Phone No, Cellular Phone No, Office Phone No, Fax No, Proffesion, E-Mail.
- Data dan keterangan agen, yang terdiri dari : Order From, Agent’s Name, Sales Person, Technician’s Name1, Technician’s Name 2, Note.
b. Film
Film berisi data jenis dan keterangan barang yang dipesan, yang berisi :
- Exchange rate, yang berfungsi untuk pengisian nilai tukar mata uang asing yang berlaku saat ini.
- Jenis dan keterangan barang, yang terdiri dari : Position, Cutting Style, Width (cm), Length (cm), Piece (s), Price (s), Film, Roll Source, Master Roll No. (Width X Length).
c. Price
Berisi data harga barang yang dipesan, terdiri dari : Total Price List, Discount, Down Payment, PPN, Netto.
d. Agent’s Commission
Berisi data komisi yang diberikan kepada agen, terdiri dari : Customer Price, Commission Percentage, Total Komisi.
5. Sales Payment (Building)
Sales Payment (Building) ini digunakan untuk database pembayaran, yang terdiri atas : Payment No, Payment Date, From Invoice, Invoice No, Payment Type, Total Price, Credit Left, Payment Amount, Discount.
6. Sales Return (Building)
Sales Return (Building) digunakan sebagai database pengembalian barang dari customer jika terjadi kerusakan barang dan lain-lain, yang terdiri dari : Sales Return No, Return Date, Memo, Sales Invoice No. Pada modul Sales Return ini juga terdapat List Box yang dapat mengakses data keterangan tentang barang yang dipesan, yang terdiri dari : Film Descrption, Master Roll No, Width(cm), Length(cm), Delete.
Penggunaan aplikasi sistem penjualan pada PT. V-Kool Indo Lestari dimulai pada saat user melakukan login akses dimana user harus mengisi Username (nama user) dan Password (masing-masing user memiliki password yang ditentukan dan dapat diganti sendiri). Login akses pada aplikasi ini tidak memiliki batasan kesalahan penginputan password. Setelah login akses berhasil, maka user
masuk dalam menu Transactions, dan memilih modul Sales. Untuk mencatat terjadinya transaksi penjualan.
Gambar 3.3 Tampilan Layar Login • Sales Invoice (Car)
1. User masuk ke dalam menu Transaction dan memilih modul Sales, kemudian memilih modul Sales Invoice (Car)
2. Setelah masuk ke modul ini maka akan muncul format Sales Invoice (Car), semua label yang ada pada tampilan form ini harus diisi.
3. Untuk Invoice No dan No PO dapat diisi sendiri oleh user. Demikian juga untuk Installation Date (tanggal pemasangan) dan Due Date (tanggal jatuh tempo), dapat dipilih sendiri oleh user. Jika ingin memilih tanggal, user melakukan klik satu kali pada kotak yang ada di samping kanan tanggal.
4. Car’s Owner Name dapat diisi sendiri oleh user jika belum tersedia database customer. Jika telah tersedia, maka user dapat melakukan klik satu kali pada kotak yang ada di samping kanan label. Setelah muncul database customer, maka user dapat memilih nama customer pemesan barang. Setelah user memilih data customer yang diinginkan, lalu klik tombol OK untuk melanjutkan.
5. Jika user telah memilih nama customer, maka data customer mulai dari Car Owner’s Name, Home Address, City, ZIP Code, State, Country, Installation Address, Correspondence Address, Home Phone No, Cellular Phone No, Office Phone No, Fax No, Proffesion, E-Mail, akan terisi secara otomatis. User mengisi Installation Address (yaitu alamat pemasangan), dan Car’s Brand (jenis mobil) yang dapat dipilih melalui combo box yang telah disediakan. Jika user memilih satu jenis mobil, maka pada Model-Type akan tampil beberapa pilihan merk mobil yang dapat dipilih oleh user sesuai dengan kondisi mobil dari customer. 6. User mengisi Car’s Brand, Model-Type, Car’s Year, Police No, Machine No,
Chassis No, Car’s Color.
7. Untuk Order From, ada dua pilihan yaitu agent atau Walk in. Agent adalah penjualan memalui perantara agen, sedangkan Walk In adalah jika penjualan langsung berasal dari kantor pusat. Misalnya, Order From yang dipilih user adalah Agent, maka user dapat melakukan klik satu kali pada kotak yang ada disampingnya untuk menampilkan database dari agen. Kemudian untuk Sales
Person, maka user dapat melakukan satu kali klik pada kotak yang ada disampingnya untuk dapat melihat daftar nama sales person. Jika order yang dipilih oleh user adalah Walk In maka, menu Agent’s Name secara otomatis akan hilang.
8. Untuk Technician Name 1 bisa dipilih oleh user dengan melakukan klik 1 kali pada kotak yang ada disampingnya untuk memilih nama teknisi yang diinginkan. Setelah memilih maka klik tombol OK. Begitu juga untuk Technician Name 2, jika tidak ada nama teknisi yang kedua boleh dikosongkan saja.
9. Untuk pengisian Note, dilakukan jika ada catatan permintaan khusus dari customer.
Gambar 3.6 Tampilan Layar Data
10. Kemudian untuk Exchange Rates, secara otomatis akan terisi 8500, akan tetapi user dapat mengganti sesuai dengan nilai tukar mata uang Dollar yang berlaku.
11. Untuk Position, user dapat memilih satu diantara empat jenis posisi yaitu : depan, belakang, samping dan sun roof.
12. Untuk Cutting Style, user dapat memilih satu diantara dua pilihan yaitu Vertical dan Horizontal. Sedangkan untuk Width, Length, dan Piece dapat diisi sendiri sesuai dengan yang dipilih oleh user, Setelah itu maka Price akan terisi secara otomatis.
13. Untuk Film, juga dapat dipilih sendiri oleh user. Sedangkan untuk Roll Source, user dapat memilih diantara dua pilihan yaitu : Master Roll dan Sisa Potongan. Setelah itu, Master Roll No (Width X Length) akan terisi secara otomatis sesuai dengan pilihan user sebelumnya.
14. Misalnya user memilih Positionnya Samping, maka user perlu memilih lagi seperti yang disebutkan pada langkah 12-14. Jika kaca film tersebut diberikan secara gratis, maka user malakukan klik satu kali pada tombol Insert as Free. Jika user akan menghapus data kaca film yang dimasukkan, maka klik satu kali pada tombol Delete.
15. Setelah itu, Total Price List secara otomatis muncul. Untuk Discount tersedia dua pilihan, yaitu dapat berupa prosentase (%) atau Rupiah (Discount diberikan sebesar 25%, jika transaksi penjualan dilakukan secara langsung di kantor pusat atau Walk in). Down Payment adalah uang muka dari customer, PPN adalah pajak pembelian (biasanya dikenakan sebesar 10%). Netto adalah jumlah akhir dari total pemesanan barang, yang secara otomatis akan terisi.
16. Jika pada Order From, user memilih Agen maka pada Price akan tampil Agent’s Commission (komisi untuk agen). Komisi untuk agen diberikan sesuai dengan total penjualan yang dilakukan (sebesar 20%).
Gambar 3.7 Tampilan Layar Film
17. Jika semua data telah terisi, maka klik tombol Save.
18. Untuk mencetak SPK (Surat Perintah Kerja), maka klik pada tombol Print SPK. Sedangkan untuk mencetak Invoice, maka klik pada tombol Print Invoice.
19. Tekan tombol Cancel jika ingin membatalkan penyimpanan data.
20. Jika ingin melihat, mengganti data sebelumnya atau mengganti status pembayaran maka user dapat melakukan klik pada kotak yang ada di samping Invoice No. Untuk mengganti status pembayaran maka klik pada kotak Change Status, dan status akan berubah menjadi Paid.
Gambar 3.8 Tampilan Change Status 21. Klik tombol Exit jika ingin keluar dari modul ini.
• Sales Payment (Car)
1. User masuk ke dalam menu Transaction dan memilih modul Sales, kemudian memilih modul Sales Payment(Car)
2. Setelah masuk ke modul ini maka akan muncul format Sales Payment (Car), semua label yang ada pada tampilan form ini harus diisi.
Gambar 3.10 Tampilan Layar Sales Payment (Car)
3. Payment No akan terisi secara otomatis. Untuk Payment Date (tanggal pembayaran), maka user memilih dengan melakukan klik pada kotak yang ada disampingnya.
4. Kemudian pilih Invoice No, dengan melakukan klik pada kotak yang ada disampingnya. Setelah memilih Invoice No, maka klik OK.
5. Payment Type ada 4 macam yaitu : Cash, Debit Card, Credit Card, dan Giro. Jika user memilih Cash, maka pengisian Payment Amount harus dilakukan, setalah itu klik pada tombol Add. Jika customer ingin membayar sisanya dengan menggunakan Debit Card, Giro, atau Credit Card maka, user dapat melakukan kembali langkah 1-6. Dan Credit Left (Sisa Pembayaran) otomatis akan berkurang.
6. Jika user ingin melihat data pembayaran yang telah disimpan, maka klik pada kotak yang ada disamping Payment No. Untuk menghapus data pembayaran yang telah disimpan, maka user harus memilih terlebih dahulu data pembayaran yang telah tersimpan, kemudian klik OK untuk menghapus.
7. Isi Discount, jika ada.
Gambar 3.11 Isi Detail Sales Payment (Car)
8. Tekan Cancel jika akan membatalkan pencatatan ini. 9. Tekan Exit, jika akan keluar dari modul ini.
• Sales Invoice (Building)
1. User masuk ke dalam menu Transaction dan memilih modul Sales, kemudian memilih modul Sales Invoice (Building)
Gambar 3.12 Tampilan Menu Transaction (4)
2. Setelah masuk ke modul ini maka akan muncul format Sales Invoice (Building), semua label yang ada pada tampilan form ini harus diisi.
Gambar 3.13 Tampilan Layar Sales Invoice (Building)
3. Untuk Invoice No dan No PO dapat diisi dendiri oleh user. Demikian juga untuk Installation Date (tanggal pemasangan) dan Due Date (tanggal jatuh tempo), dapat dipilih sendiri oleh user. Jika ingin memilih tanggal, user melakukan klik satu kali pada kotak yang ada di samping kanan tanggal. 4. Full Name adalah nama perusahaan yang akan memasang kaca film. Full
perusahaan telah tersedia, maka lakukan klik pada kotak yang ada disampingnya. Setelah memilih data perusahaan, maka klik pada tombol OK untuk melanjutkan.
5. Jika user telah memilih nama perusahaan, maka Address, City, State dan Country akan terisi secara otomatis.
6. Installation Address adalah alamat pemasangan yang harus diisi sendiri oleh user.
7. Untuk Order From, ada dua pilihan yaitu agent atau Walk in. Agent adalah penjualan melalui perantara agen, sedangkan Walk In adalah jika penjualan langsung berasal dari kantor pusat. Misalnya, Order From yang dipilih User adalaha Agent, maka user dapat melakukan klik satu kali pada command button yang ada disampingnya untuk menampilkan database dari agen. Kemudian untuk Sales Person, maka user dapat melakukan satu kali klik pada kotak yang ada disampingnya untuk dapat melihat daftar nama sales person. Jika order yang dipilih oleh user adalah Walk In maka, menu Agent’s Name secara otomatis akan hilang.
8. Untuk Technician Name 1 bisa dipilih oleh user dengan melakukan klik 1 kali pada kotak yang ada disampingnya untuk memilih nama teknisi yang diinginkan. Setelah memilih maka klik tombol OK. Begitu juga untuk Technician Name 2, jika tidak ada nama teknisi yang kedua boleh dikosongkan saja.
Gambar 3.14 Tampilan Data Sales Invoice (Building)
9. Perbedaan Sales Invoice (Car) dengan Sales Invoice (Building) adalah pada Building tidak ada Exchange Rates ( nilai tukar), jadi pembelian dilakukan dengan mata uang Rupiah. Pada Sales Invoice (Building) tidak ada Position. 10. Untuk jenis film, dapat dipilih sendiri oleh user sesuai dengan pesanan.
Sedangkan untuk Roll Source, user dapat memilih diantara dua pilihan yaitu : Master Roll dan Sisa Potongan. Setelah itu, Master Roll No (Width X Length) akan terisi secara otomatis sesuai dengan pilihan user sebelumnya.
11. Setelah mengisi semua data maka tekan tombol Insert. Jika ada lebih dari satu barang yang dipesan maka ikuti langkah pada nomor 10. Jika ingin menghapus data barang yang dimasukkan, maka klik pada tombol Delete yang ada disamping data barang.
12. Setelah itu, Total Price List secara otomatis muncul. Untuk Discount tersedia dua pilihan, yaitu dapat berupa prosentase (%) atau Rupiah (Discount
diberikan sebesar 25%, jika transaksi penjualan dilakukan secara langsung di kantor pusat atau Walk in). Down Payment adalah uang muka dari customer, PPN adalah pajak pembelian (biasanya dikenakan sebesar 10%). Netto adalah jumlah akhir dari total pemesanan barang, yang secara otomatis akan terisi.
13. Jika pada Order From, user memilih Agent maka pada Price akan tampil Agent’s Commission (komisi untuk agen). Komisi untuk agen diberikan sesuai dengan total penjualan yang dilakukan (sebesar 20%).
14. Jika semua data telah terisi, maka klik tombol Save.
Gambar 3.15 Tampilan Isi Detail Film dan Price
15. Untuk mencetak SPK (Surat Perintah Kerja), maka klik pada tombol Print SPK. Sedangkan untuk mencetak Invoice, maka klik pada tombol Print Invoice.
17. Klik tombol Exit jika ingin keluar dari modul ini
• Sales Payment (Building)
1. User masuk ke dalam menu Transaction dan memilih modul Sales, kemudian user memilih modul Sales Payment(Building)
Gambar 3.16 Tampilan Sales Payment (Building)
2. Setelah masuk ke modul ini maka akan munsul format Sales Payment (Building), semua label yang ada pada tampilan form ini harus diisi.
Gambar 3.17 Tampilan Layar Sales Payment (Building) 3. Payment No akan terisi secara otomatis.
4. Pilih Payment Date dengan melakukan klik kotak disampingnya.
5. Kemudian pilih Invoice No, dengan melakukan klik pada kotak yang ada disampingnya. Setelah memilih Invoice No, maka klik OK.
6. Payment Type ada 4 macam yaitu : Cash, Debit Card, Credit Card, dan Giro. Jika user memilih Cash, maka pengisian Payment Amount harus dilakukan, setalah itu klik pada tombol Add.
7. Jika customer ingin membayar sisanya dengan menggunakan Debit Card, Giro, atau Credit Card maka, user dapat melakukan kembali langkah 1-6. Dan Credit Left (Sisa Pembayaran) otomatis akan berkurang.
8. Jika user ingin melihat data pembayaran yang telah disimpan, maka klik pada kotak yang ada disamping Payment No. Untuk menghapus data pembayaran yang telah disimpan, maka user harus memilih terlebih dahulu data pembayaran yang telah tersimpan, kemudian klik OK untuk menghapus. 9. Isi Discount, jika ada.
Gambar 3.18 Isi Detail Sales Payment (Building) 10. Tekan Cancel jika akan membatalkan pencatatan ini.
