BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

(1)

64

RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

4.1 Bisnis yang diusulkan

4.1.1 S truktur Organisasi

(2)

4.1.2 Tugas dan Wewenang

1. Direktur Tugas:

- M emeriksa dan meneliti setiap laporan yang ada.

- M enetapkan arah dan kebijakan operasional perusahaan. Wewenang:

- M emberhentikan karyawan. - M enentukan gaji karyawan.

- Setiap keputusan yang ditetapkan harus dilaksanakan oleh setiap karyawan.

2. Wakil Direktur Tugas:

- M engawasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan. - M ewakili tugas direktur jika direktur berhalangan hadir.

- M emeriksa dan mencocokkan laporan-laporan yang diterima oleh karyawan berdasarkan sistem.

- M enandatangani surat-surat penting (seperti : Surat Permintaan Pesanan Barang, Surat Permintaan Barang dll).

(3)

Wewenang :

- M emberhentikan karyawan.

- Setiap keputusan yang ditetapkan harus dilaksanakan oleh setiap karyawan.

3. M arketing Tugas:

- M encari pelanggan.

- M emfollow-up calon pelanggan atau pelanggan yang sudah tidak aktif lagi membeli.

- M encari tahu harga pasaran barang dan menghafal harga barang.

4. Admin Tugas:

- M enangani kegiatan administrasi proses bisnis, seperti mengirimkan SPB (Surat Permintaan Barang) kepada pemasok, mengirimkan SRB(Surat Retur Barang) ke pemasok, mengirimkan SPPB (Surat Permintaan Pesanan Barang) kepada pelanggan melalui fax,

- M elayani pelanggan yang datang ke kantor untuk memberikan informasi mengenai stationery.

(4)

5. Akuntansi Tugas:

- M embuat pembukuan. - M embuat kartu barang.

- M embuat jurnal umum setiap bulan. Wewenang:

- Berhak untuk meminta segala bukti atau surat-surat yang berkaitan dengan

accounting.

6. Keuangan Tugas:

- M engatur pengeluaran petty cash.

- M engeluarkan petty cash untuk kegiatan operasional perusahaan - M encatat setiap pengeluaran petty cash.

Wewenang:

(5)

7. Bagian Gudang Tugas:

- M elakukan permintaan barang.

- M enerima barang.

- M engecek barang sesuai pesanan. - M engecek kualitas barang secara rutin. - M engecek kualitas barang retur. - M embuat surat jalan.

- M enyiapkan dan mengeluarkan barang.

- M encetak laporan-laporan persediaan di akhir bulan. - M elakukan retur barang.

- M embuat SB (Surat Barang).

8. Kurir Tugas:

- M engirimkan barang pesanan ke pelanggan.

- M engirimkan barang pesanan pelanggan ke biro pengiriman.

9. Bagian Penagihan Tugas:

- M elakukan penagihan kepada pelanggan

(6)

10. Customer Service Tugas :

− Menerima pesanan dari pelanggan. − Membuat SPPB.

− Menyimpan data pelanggan. − Mencatat pesanan pelanggan. 11. Bagian Penjualan

Tugas :

(7)

4.1.3 Proses Bisnis Yang Diusulkan

Proses awal di mulai dari bagian gudang melakukan pengecekan stok barang di M S_barang, jika di Ms_barang telah muncul peringatan stok minimum, maka bagian gudang akan membuat SPB ( Surat Permintaan Barang ) 2 (dua) rangkap dan di tandatangan oleh wakil direktur. Rangkap ke 1 (satu) akan di serahkan ke bagian admin untuk di kirimkan kepada pemasok, sedangkan rangkap ke 2 (dua) akan dijadikan arsip oleh bagian gudang.

Setelah barang yang dipesan sudah diterima oleh bagian gudang, maka bagian gudang akan menerima SJ ( surat jalan ) 3 (tiga) rangkap dari pemasok, bagian gudang akan mengecek barang dan SJ ( surat jalan ) apakah sesuai dengan SPB, jika sesuai, maka bagian gudang akan menandatangani SJ dan menerima SJ rangkap ke 1 (satu) sedangkan rangkap ke 2 (dua) dan 3 (tiga) untuk pemasok. Bagian gudang akan menggunakan SJ rangkap 1 (satu) untuk memasukkan ke Tr_SB dan mencetak Tr_SB 2 (dua) rangkap. SB rangkap 1 (satu) arsip dan SB rangkap 2 (dua) ke bagian akuntansi.

Pada saat melakukan pengecekan barang terdapat kerusakan barang dan diketahui ada beberapa barang yang hilang, maka bagian gudang akan membuat SBR (Surat Barang Rusak) untuk barang yang rusak sebanyak 3 (tiga) rangkap dan untuk barang yang hilang bagian gudang akan membuat SHB (Surat Hilang Barang) sebanyak 2 (dua) rangkap. SHB dan SBR akan di tandatangani oleh wakil direktur. SHB rangkap 1 (satu) akan diarsipkan bagian gudang dan SHB rangkap 2 (dua) akan diserahkan oleh bagian akuntansi. Kemudian Bagian Gudang akan membuat

(8)

SPB berdasarkan SHB tersebut. SBR Rangkap ke 1 (satu) akan di serahkan ke bagian admin untuk dikirimkan ke pemasok, dan rangkap ke 2 akan diarsipkan di bagian gudang, rangkap 3 akan diarsipkan di bagian akuntansi.

Setelah bagian gudang menerima barang (penukaran barang yang rusak), dan SJ (Surat Jalan) 3 (tiga) rangkap dari pemasok, maka bagian gudang akan memeriksa barang sesuai dengan SBR rangkap ke 2 (dua) dan SJ (Surat Jalan) rangkap 1 (satu) jika sesuai, maka bagian gudang akan menandatangani SJ dan menerima SJ rangkap ke 1 (satu), dan rangkap ke 2 (dua) dan rangkap ke 3 (tiga) untuk pemasok. Bagian gudang akan menggunakan SJ rangkap 1 (satu) untuk memasukkan ke Tr_SB dan mencetak Tr_SB 2 (dua) rangkap. SB rangkap 1 (satu) di arsip dan SB rangkap 2 (dua) akan diberikan ke bagian akuntansi.

Setiap minggu bagian gudang akan melakukan pengecekan mengenai barang yang ada di gudang, untuk memastikan kondisi barang tetap dalam kondisi yang baik. Jika dalam proses pengecekan barang menemukan kerusakan, maka bagian gudang akan melakukan prosedur retur yang telah dilakukan sebelumnya.

Proses penyimpanan SJ (Surat Jalan) untuk pengeluaran barang di bagi menjadi 2 (dua) berdasarkan proses pengiriman, yaitu :

1. Jika pengiriman masih di dalam wilayah Jabodetabek (Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi)

Proses awal dimulai dari Bagian gudang menerima SPPB rangkap ke 2 (dua) dari Customer Service, maka bagian gudang akan mempersiapkan

(9)

barang serta membuat SJ 3 (tiga) rangkap dan akan di tandatangani oleh bagian gudang, kurir, dan pelanggan akan menandatangani juga pada saat menerima barang. SJ rangkap ke 1 (satu) akan di serahkan ke pelanggan, rangkap ke 2 (dua) akan diserahkan bagian penagihan, dan rangkap ke 3 (tiga) akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk di arsipkan.

2. Pengiriman ke luar Wilayah Jabodetabek (Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Berkasi) / ke luar negeri

Proses awal dimulai dari Bagian gudang yang menerima SPPB rangkap ke 2 (dua) dari Customer Service maka Bagian Gudang akan membuat SJ 3 (tiga) rangkap, kemudian di tanda tangan oleh bagian Gudang, kurir, dan setelah kurir tiba di biro pengiriman, lalu SJ tersebut di tandatangani oleh biro dan setelah itu biro memberikan tanda terima kepada kurir.

SJ rangkap ke 1 (satu) akan di serahkan ke Biro Pengiriman, rangkap ke 2 (dua) akan diserahkan bagian penagihan, dan rangkap ke 3 (tiga) akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk di arsipkan.

Jika ada penerimaan atau pengeluaran barang, maka untuk setiap bulannya bagian akuntansi akan membuat kartu barang dan laporan jurnal umum persediaan secara periodik.

Setiap akhir bulan bagian gudang akan membuat laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan barang rusak, laporan stok

(10)

barang, laporan pemesanan barang terlaris, laporan pengiriman barang per wilayah, laporan pengiriman barang per negara, laporan barang per tipe.

4.2 Event Table Yang diusulkan

Event Internal Agents Start when Activities

M embuat SPB Bagian Gudang Stok persediaan

mencapai batas minimum M elakukan pengecekan stok barang, membuat SPB, mencetak SPB 2 rangkap, memberikan SPB rangkap pertama kepada Admin untuk

diberikan kepada pemasok.

M enerima barang Bagian Gudang Barang yang

dipesan sampai M enerima barang,SJ, menandatangani SJ, mencocokkan barang dengan SJ rangkap pertama dan SPB, memberikan SJ rangkap kedua

(11)

kepada bagian akuntansi dan membuat SB dan mencetak SB 2 rangkap. M engecek kuantitas barang di gudang

Bagian Gudang Rutinitas mingguan M emeriksa dan

menghitung kuantitas barang yang ada di

gudang, M embuat SHB, M encetak SHB

2 (dua) rangkap, M emberikan SHB rangkap 1 (satu) ke bagian Gudang dan SHB rangkap 2 (dua)

ke bagian akuntansi, M embuat SPB berdasarkan SHB (Surat Harga Barang)

M emeriksa kualitas barang

Bagian Gudang M enemukan barang

yang rusak

M emeriksa kualitas barang, memisahkan

(12)

M embuat SBR, mencetak SBR 3 rangkap,meminta tanda tangan ke wakil direktur, memberikan SBR rangkap pertama ke bagian admin untuk dikirim ke pemasok, memberikan SBR rangkap 3 ke bagian akuntansi, dan SBR rangkap kedua akan

di arsip.

M enerima barang rusak

Bagian Gudang M enerima barang

rusak

M enerima barang, memeriksa barang dengan SBR rangkap kedua dan SJ rangkap

pertama, membuat SB dan mencetak SB

rangkap 2 (dua). M emberikan SB

(13)

rangkap 2 (dua) ke bagian akuntansi

M enyiapkan barang Bagian gudang M enerima SPPB M enerima SPPB

rangkap 2, menyiapkan barang pesanan, mengarsipkan SPPB rangkap 2, M embuat SJ, mencetak SJ 3 rangkap M engirim barang ke JABODETABEK

Kurir M enerima barang

dan SJ 3 rangkap

M enerima barang dan SJ 3 rangkap, mengirimkan barang dan SJ 3rangkap kepada pelanggan. M engirim barang ke luar JABODETABEK Kurir M enerima SJ 3

rangkap dan barang

M enerima barang dan SJ 3 rangkap, menyerahkan barang

dan SJ rangkap 1 kepada biro pengiriman

(14)

M embuat kartu barang dan jurnal

umum

Bagian akuntansi Setiap akhir bulan M embuat jurnal

pemasukkan dan pengeluaran setiap

hari, membuat laporan jurnal umum

pada akhir bulan

M embuat Laporan Bagian gudang Setiap akhir bulan M embuat laporan

persediaan barang, membuat laporan pengeluaran barang,

membuat laporan retur barang

(15)

4.3 Overview Activity Diagram

(16)

4.4 Workflow Table

Actor Activities

Membuat S PB

Gudang 1.M elihat warning stok minimum

Komputer 2. M enampilkan tanda stok minimum barang

Gudang 3. M emilih form Tr_SPB

Komputer 4. M enampilkan form Tr_SPB

Gudang 5. M enginput data barang

6. M emilih menu save

Komputer 7. M enyimpan Tr_SPB

Gudang 8. M emilih menu cetak

Komputer 9. M encetak Tr_SPB

Gudang 10. M emberikan SPB rangkap satu kepada bagian

admin

11. M engarsipkan SPB rangkap dua

Menerima Barang

(17)

13. M enandatangani SJ

14. M emeriksa barang dengan SJ dan SPB

15. M emberikan SJ rangkap 2 kepada bagian akuntansi

Akuntansi 16. M engarsipkan SJ

Gudang 17. M emilih form Tr_SB

Komputer 18. M enampilkan form Tr_SB

Gudang 19. M enginput data masuk barang

Komputer 21. M enyimpan Tr_SB

Komputer 23. M encetak Tr_SB 2 rangkap

Gudang 24. M emberikan SB rangkap 2 ke akuntansi

25. M engarsip SB rangkap 1

Mengecek kuantitas barang

Gudang 26.melakukan cetak laporan stok barang mingguan

(18)

Gudang 28. M emeriksa kuantitas fisik barang

29. M encatat barang hilang

30. M emilih form Tr_SHB

Komputer 31. M enampilkan form Tr_SHB

Gudang 32. M emasukkan data barang yang hilang

Komputer 34.menyimpan form Tr_SHB

Gudang 35.memilih menu cetak

Komputer 36. mencetak SHB 2 rangkap

Gudang 37. memberikan SHB rangkap 2 ke bagian

Akuntansi

38. mengarsip SHB rangkap 1

Memeriksa kualitas barang

Gudang 39. memeriksa kualitas barang

40. memisahkan dan mendata barang rusak

41. memilih form Tr_SBR

(19)

Gudang 43. M emasukkan data-data barang yang rusak

Komputer 45. M enyimpan form Tr_SBR

Komputer 47. M encetak Tr_SBR 2 rangkap

Gudang 48. M emberikan SBR rangkap 1 kepada bagian

admin

49. M emberikan SBR rangkap 3 kepada bagian

Akuntansi

50. M engarsipkan SBR rangkap kedua

Menerima Barang Rusak

Gudang 51. M enerima barang ruak dan SJ

52. M encocokkan barang dengan SJ dan SRB rangkap kedua

53. M emasukkan barang ke gudang

54. M emilih form Tr_SB

(20)

Gudang 56. M emasukkan data barang yang sudah di tukar

Komputer 58. M enyimpan Tr_SB

Komputer 60. M encetak Tr_SB 2 rangkap

Gudang 61. M emberikan SB rangkap 2 ke bagian

Akuntansi

62. M engarsip SB rangkap 1

Menyiapkan Barang

Gudang 63. M enerima SPPB rangkap 2

64. M enyiapkan barang pesanan

65. M engarsipkan SPPB rangkap 2

66.. M emilih form Tr_SJ

Komputer 67. M enampilkan form Tr_SJ

Gudang 68. M emasukkan data-data barang yang akan

dikirim

(21)

Komputer 70. M enyimpan form Tr_SJ

Komputer 72. M encetak Tr_SJ 3 rangkap

Gudang 73. M emberikan SJ 3 rangkap ke kurir

Mengirim Barang di dalam Wilayah Jabodetabek

Kurir 74. M enerima barang dan SJ 3 rangkap

75. M engirim barang dan SJ 3 rangkap kepada pelanggan

Pelanggan 76. M enerima SJ 3 rangkap dan barang

77. M enandatangani SJ 3 rangkap dan memberikan SJ rangkap 2 dan 3

Kurir 78. M enyerahkan SJ rangkap 2 ke Bagian

penagihan

79. M enyerahkan SJ rangkap 3 ke Bagian akuntansi

Mengirim barang ke luar wilayah Jabodetabek atau ke luar negeri

(22)

Kurir 80. M enerima barang dan SJ 3 rangkap

81. M enyerahkan barang dan SJ 3 rangkap ke Biro

Biro 82. M enandatangan SJ dan memberikan tanda

terima pengiriman

Kurir 83. M enerima SJ dan tanda terima

84. M enyerahkan SJ rangkap 2 dan tanda terima ke Bagian Penagihan.

85. M enyerahkan SJ rangkap 3 ke Bagian Akuntansi

Membuat Kartu Barang & Jurnal Umum

Akuntansi 86. memilih form Kartu Barang

Komputer 87. menampilkan form Kartu Barang

Akuntansi 88. memilih menu cetak

Komputer 89. mencetak Kartu barang

Akuntansi 90. memilih form jurnal umum

Komputer 91. menampilkan form jurnal umum

(23)

Komputer 93. M encetak Jurnal Umum

Membuat Laporan-laporan persediaan

Gudang 94. M emilih menu laporan

Komputer 95. M enampilkan menu laporan

Komputer 97. M encetak laporan-laporan persediaan

(24)

4.5 Detailed Activity Diagram

4.5.1 DAD Membuat S PB

(25)

4.5.2 DAD Menerima Barang

(26)

4.5.3 DAD Mengecek Kuantitas Barang

(27)

4.5.4 DAD Memeriksa Kualitas Barang

(28)

4.5.5 DAD Menerima Barang Rusak

(29)

4.5.6 DAD Menyiapkan Barang

(30)

4.5.7 DAD Mengirim Barang ke JABODETABEK

(31)

4.5.8 DAD Mengirim barang ke luar JABODETABEK

Gambar 4.10 D AD mengirim barang ke luar Wilayah JABODETABEK atau ke luar negeri

(32)

4.5.9 DAD Membuat Jurnal

(33)

4.5.10 DAD Membuat laporan-laporan persediaan

(34)

4.6. UML Class Diagram

+ m en gin pu t() + m en ge ce k() + m en yim pa n( ) + m en ce tak( ) + m en uk ar () + m en gir im( ) + m en yia pka n( ) - No _ka ry awa n - Na ma - Alam a t - Ja ba tan - No _te lp Kar y aw an + d i pe san () + d i ce k() + d i kirim ka n( ) + d i siap ka n( ) + d i tu kar () - No _b ar an g - Na ma _b ar an g - Je nis_ ba ra ng - Ju mla h_ ba ra ng - Sat ua n - Jm l_s tok _m inim um B ar an g + di inp ut( ) + di sim pa n( ) + di ba ca( ) + di cet ak( ) - No _SJ - No _SPPB - T an gg al - Alam a t - kd _p ela ng ga n - kd _Bir o - Wila yah Su r at _J ala n _H +d i in pu t() +d i ce ta k() +d i b aca () +d i sim p an () -No _SJ -No _b ar an g -Na m a_ ba ra ng -Je nis _b ar an g -Ju m lah _b ar an g -Sa tua n Su r at _J ala n _D + diinp ut () + di ce ta k() + di sim p an () + di b aca () -N o_ SPPB -N o_ pe lan gg an -N o_ kar ya wan -T a ng ga l -N o_ LC -N o_ Ban k G ar ans i -H ar ga _m od al SPPB_ H + d i inp ut( ) + d i ba ca( ) + d i cet ak( ) + d i sim pa n( ) - No _SPPB - No _b ar an g - Na ma _b ar an g - Ju mla h_ ba ra ng - Je nis_ Bar an g - Sat ua n - Ha rg a_ mo da l - Ha rg a_ jua l SPPB _D +d i in pu t() +d i b aca () +d i sim p an () -N o_ SB -T a ng gal -N o_ SPB -N o_ SPPB -N o_ SBR -N o_ kar yaw an -N am a_ kar ya wan Sur a t_ Bar a ng _H + d i inp ut( ) + d i ba ca( ) + d i sim pa n( ) - No _SB - No _b ar an g - Na ma _b ar an g - Ju mla h_ ba ra ng - Sat ua n Su r at _Ba r an g _D + di inpu t( ) + di ceta k( ) + di ba ca( ) + di simp an () - No_ SPB - No_ SHB - Ta ng ga l - kd_ ka rya wa n - Nam a _ka ry awa n

SPB_ H + di in pu t( ) + di c eta k( ) + di s imp an () + di b ac a( ) -N o_ SPB -N o_ ba ra ng -N am a_ ba ra ng -J en is_b ar an g -J um lah _b ar an g -Sa tu an SPB_D +d i in pu t() +d i ce ta k() +d i b aca () +d i sim p an () -N o_ SBR -N o_ kar yaw an -T a ng ga l SBR_H +d i inp ut () +d i ba ca () +d i ce tak () +d i sim pa n( ) -No _SBR -No _b ar an g -Na m a_ ba ra ng -Je nis _b ar an g -Ju m lah _b ar ang -Sa tua n SBR _D + me m esa n( ) + me ge ce k() + me na nd at an ga ni( ) - No_ pe lan gg an - Nam a - Alam at - No_ te lp - Wilay ah Pe lan g g an + m en gir im( ) + m en an da tan ga ni( ) - No _b iro - Na ma _b iro - Alam a t - No _te lp - Em ail Bir o _Pe ng ir im a n 1 1 ..* 1 1 ..* 1 1 ..* 1 1. .* 1 1. .* 1.. * 0.. * 1 ..* 0.. * 1.. * 0.. * 1.. * 0 ..* 0.. * 1 ..* 1.. 1 1. .* 1.. 1 1..* 1. .1 1 ..* 1 ..1 1 ..* 1 ..1 1.. * 1.. 1 1 ..1 1 ..1 1 ..1 1. .1 1 ..1 1. .1 1 ..* 1 ..* 1 + di in pu t() + di c eta k() + di p rin t() + di s imp an () -N o_ SHB -N o_ kar ya wan -N am a_ ka rya wa n -T a ng ga l SHB_ H + di in pu t( ) + di c eta k( ) + di p rin t( ) + di s imp an () - kd_ SHB - kd_ ka rya wa n - Nam a _ka ry awa n - Ta ng ga l SHB_ D 1 * 1 ..* 0 ..* 1 ..* 1. .1 1. .1 1.. *

(35)

4.7. Use Case Diagram

(36)

4.8. Rancangan database sistem yang diusulkan

Nama File : M s_Pelanggan

Type File : M aster

Primmary key : no_Pelanggan

No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

1 kd_pelanggan Text 4

kode Pelanggan (P001)

2 Nama Text 30 Nama Pelanggan

3 Alamat Text 50 Alamat Pelanggan

4 No_Telpon Text 15

Nomor Telpon Pelanggan

5 Wilayah Text 10 Wilayah

(37)

Nama File : M s_Karyawan

Type File : M aster

Primmary key : kd_Karyawan

1 kd_Karyawan Text 4

kode Karyawan (K001)

2 Nama Text 30 Nama Karyawan

3 Alamat Text 50 Alamat Karyawan

4 Jabatan Text 15 Jabatan karyawan

5 No_telp Text 15 No telpon karyawan

(38)

Nama File : M s_Barang

Type File : M aster

Primmary key : kd_barang

1 kd_barang Text 4 kode barang (B001)

2 Nama_barang Text 30 Nama barang

3 Jenis_barang Text 10

Jenis barang(type barang)

4 Jumlah_barang Number 5 Jumlah barang

5 Satuan Text 5

Satuan barang(dos, pak, kodi, lusin)

6 Harga_modal Number 6

Harga per satuan barang

7 Jml_stok_minimum Text 4 Jml stok minimum

(39)

Nama File : Tr_Surat_Jalan_Header

Type File : Transaksi

Primmary key : kd_Surat_Jalan

Foreign Key : kd_SPPB

1 kd_SJ Text 8

kode Surat jalan (SJ100001)

2 kd_SPPB Text 10

kode SPPB (SPPB100001)

3 Alamat Text 50 Alamat

4 Tanggal Date/time dd/mm/yy Tanggal

5 Wilayah Text 10 Wilayah

(40)

Nama File : Tr_Surat_Jalan_detail

Primary key : kd_SJ

Foreign key : kd_barang

1 kd_SJ Text 8

2 kd_barang Text 4 kode barang(B001)

4 Jenis_barang Text 10

Jenis barang(type barang contoh tip-ex, penghapus, pensil,dll)

6 Satuan Text 5

Satuan(kodi, lusin, biji, pak,dos)

7 no_biro Text 6 no biro

(41)

Nama File : Tr_Surat_Permintaan_Barang_header

Primmary key : kd_SPB

Foreign_Key : kd_karyawan, kd_SHB

1 kd_SPB Text 10

kode surat permintaan barang (SPB1000001)

2 kd_karyawan Text 4

kode karyawan yang login

3 kd_SHB Text 9 kode SHB

4 Nama_karyawan Text 30 Nama karyawan

(42)

Nama File : Tr_Surat_Permintaan_Barang_detail

Type file : Transaksi

Primmary key : kd_SPB

1 kd_SPB Text 10

kode surat permintan barang (SPB1000001)

3 kd_barang Text 50 Nama_barang

4 Jenis_barang Text 10 Jenis_barang

5 Jumlah_barang Number 5 Jumlah_barang

6 Satuan Text 5 Satuan

(43)

Nama File : Tr_Surat_Permintaan_Pesanan_Barang_Header

Primmary key : kd_SPPB

Foreign key : kd_Pelanggan, kd_Karyawan

1 kd_SPPB Text 10 kode SPPB (SPPB100001) 2 kd_Pelanggan Text 6 kode Pelanggan (P00001) 3 kd_Karyawan Text 30 kode Karyawan (K001)

4 No_LC Text 10 No Letter Of Credit

5 No_Bank Garansi Text 10 No Barang Garansi

6 Harga_modal Number 6 Harga modal

7 Tanggal Date/time Dd/mm/yyyy tanggal

(44)

Nama File : Tr_Surat_Permintaan_Pesanan_Barang_Detail

Primmary key : kd_SPPB

Foreign key : kd_Barang

1 kd_SPPB Text 10

kode SPPB (SPPB100001)

2 kd_Barang Text 4 kode Barang (B001)

3 Nama_Barang Text 30 Nama Barang

4 Harga Satuan Number 6 Harga per biji

5 Harga Number 6

Harga seluruh per barang

6 Harga Total Number 7 Harga total seluruh

8 Jenis Text 10 Jenis barang

9 Satuan Number 5 Satuan

(45)

Nama File : Tr_Surat_Barang_header

Primmary key : kd_SB

Foreign key : kd_SPB, kd_SJ, kd_SRB, kd_karyawan

1 kd_SB Text 8

kode Surat barang (SB100001)

2 kd_SJ Text 8

3 kd_SBR Text 9

kode Surat Barang Rusak (SBR100001)

4 kd_karyawan text 4 kode karyawan

5 kd_SPB Text 10

Kode Surat

Permintaan Barang

6 no_SJ_pemasok text 15 kode_SJ_pemasok

(46)

Nama file : Tr_Surat_Barang_Detail

Primmary Key : kd_SB

1 kd_SB Text 8

kode Surat Barang (SB100001)

2 kd_barang Text 4 kode Barang (B001)

3 Nama_barang Text 10 Nama Barang

5 Satuan number 5 Satuan

(47)

Nama file : Tr_Surat_Barang_Rusak_Header

Primmary Key : kd_SBR, kd_karyawan

1 kd_SBR Text 9

Kode SBR (SBR100001)

2 kd_karyawan Text 4 kode karyawan

(48)

Nama File : Tr_Surat_Barang_Rusak_Detail

Primmary key : kd_SBR

1 kd_SBR Text 9

kode SBR (SBR100001)

4 Jenis_barang Text 10 Jenis barang

5 Jumlah_barang Number 5

Jumlah barang yang di retur

(49)

Nama File : Tr_Surat_Hilang_Barang_header

Primary key : kd_SHB

Foreign key : kd_Karyawan

1 kd_SHB Text 9 kode SHB (SHB100001) 2 kd_Karyawan Text 4 kode Karyawan (K001)

(50)

Nama file : Tr_Surat_Hilang_Barang_Detail

Primmary Key : kd_SHB

Foreign key : kd_Barang

1 kd_SHB Text 9

kode SHB (SHB100001)

4 Jenis_barang Text 10 Jenis barang

5 Jumlah_barang Number 3 Jumlah barang hilang

(51)

Nama File : M s_biro_pengiriman

Type File : M aster

Primmary key : no_Karyawan

1 no_biro Text 15 No biro pengiriman

2 Nama Text 30 Nama biro

3 Alamat Text 50 Alamat biro

4 email Text 15 email

5 No_telp Text 15 No telpon

(52)

4.9 Navigation Diagram

(53)

4.10. Rancangan Formulir

PT M EKARINDO ABADI STATIONERY FORM SURAT JALAN

kd Surat Jalan : XX xxxxxx kd SPPB : XXXXxxxxx Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx kd pelanggan : Xxxx No_biro : xxxxxxxxxxxxxxx kd Surat Jalan Kd barang

Nama barang Jenis barang Jumlah

barang

satuan

XXxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999 xxxxx XXxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999 xxxxx XXxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999 xxxxx

(54)

PT M EKARINDO ABADI STATIONERY

FORM SURAT PERM INTAAN BARANG kd SPB : XXXxxxxxxx

Nama karyawan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tanggal : dd/mm/yyyy

kd SPB Kd

barang

Nama barang Jenis Jumlah Satuan

XXXxxxxxxx Xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999 xxxxx

(55)

PT M EKARINDO ABADI STATIONERY FORM SURAT BARANG RUSAK

kd SBR : XXXxxxxxx

kd karyawan : Xxxx

Tanggal : dd/mm/yyyy

kd SBR kd barang

Nama barang Jenis barang jumlah Satuan

XXXxxxxxx Xxxx xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 99999 xxxxx

(56)

PT M EKARINDO ABADI STATIONERY FORM SURAT HILANG BARANG

kd_SHB : XXXxxxxxx Tanggal : dd/mm/yyyy kd_Karyawan : Xxxx

Nama_Karyawan : XXXxxxxxxx

kd SHB kd Barang Nama Barang Jenis Barang Jumlah

XXXxxxxxx Xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 99999

(57)

4.11 Rancangan Layar

Form Login

Form yang digunakan untuk membatasi siapa saja yang berhak dan tidak berhak mengakses sistem database perusahaan. Form ini dilengkapi dengan fungsi verifikasi kode karyawan dan password, bila kode karyawan atau password yang dimasukan salah atau password kurang dari 3 karakter, maka akan muncul message box dan user tidak dapat masuk ke form selanjutnya.

Layar

(58)

Gambar 4.22 Rancangan Layar Form Login Validasi No karyawan dan Password

(59)

Menu Pembuka

M erupakan form yang berisi kumpulan menu yang ditampilkan sesuai dengan masing-masing bagian. Untuk karyawan bagian gudang, maka menu yang di tampilkan adalah menu master barang, master pemasok, master biro, transaksi SPB, transaksi SRB, transaksi SB, transaksi SJ, laporan dan log out. Untuk karyawan bagian akuntansi, maka menu yang di tampilkan adalah menu jurnal dan log out. Sedangkan untuk bagian Penjualan, menu yang ditampilkan adalah master pelanggan, transaksi SPPB dan log

out. Wakil Direktur sebagai Super Admin yang dapat menampilkan semua master,

transaksi, jurnal dan laporan.

Login sebagai Wakil Direktur, dan Direktur

(60)

Login sebagai Bagian Gudang

Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Pembuka Bagian Gudang

Login sebagai bagian CS

(61)

Login sebagai Bagian Akuntansi

Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu Pembuka untuk Bagian Akuntansi

Layar Menu File

Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu File

(62)

Gambar 4.29 Rancangan Layar Menu Master untuk Direktur dan Wakil Direktur

(63)

Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Master untuk Bagian Akuntansi

Rancangan Layar Master Karyawan

(64)

Gambar 4.33Rancangan Layar Warning Master Karyawan

Gambar 4.34 Rancangan Layar Data Karyawan berhasil Diinput

(65)

Layar Master Pelanggan

Gambar 4.36 Rancangan Layar Master Pelanggan

(66)

Gambar 4.38 Rancangan Layar Data Pelanggan berhasil Diinput

(67)

Rancangan Layar Master Barang

Gambar 4.40 Rancangan Layar Master Barang

(68)

Gambar 4.42 Rancangan Layar Data Barang berhasil Diinput

(69)

Rancangan Layar Master Biro Pengiriman

Gambar 4.44 Rancangan Layar Master Biro Pengiriman

(70)

Gambar 4.46 Data Biro Pengiriman berhasil dimasukkan

(71)

Layar Menu Transaksi

Gambar 4.48 Rancangan Layar Menu Transaksi untuk Direktur dan Wakil Direktur

(72)

Rancangan Layar Warning batas minimum

(73)

Rancangan Layar Form Transaksi SPB

(74)

Rancangan Layar Form transaksi SPB untuk mencari SPB

(75)

Rancangan Layar Form transaksi SPB untuk mencari data SHB

Gambar 4.53 Rancangan Layar form Transaksi S PB untuk mencari S PB

(76)

Rancangan Layar Form transaksi SPB untuk mencari barang

Gambar 4.54 Rancangan Layar form Transaksi S PB untuk mencari Barang

(77)

Gambar 4.56 Rancangan Layar Data S PB berhasil Dimasukkan

(78)

Rancangan Layar Form Transaksi SPPB

(79)

Gambar 4.59 Rancangan Layar form Transaksi S PPB untuk mencari Data Pelanggan

(80)

(81)

Gambar 4.61 Rancangan Layar Warning Form S PB

(82)

(83)

Rancangan Layar Form Transaksi SHB

(84)

Rancangan Layar Form Transaksi SBR

(85)

Rancangan Layar form SBR untuk mencari SBR

(86)

Rancangan Layar form SBR untuk mencari barang

Gambar 4.67 Rancangan Layar form S BR untuk mencari barang

(87)

Gambar 4.69 Rancangan Layar Data S BR berhasil Dimasukkan

(88)

Rancangan Layar Form transaksi Surat Jalan (SJ)

(89)

Rancangan Layar form SJ untuk mencari No SJ

(90)

Rancangan Layar form SJ untuk mencari No SPPB

Gambar 4.73 Rancangan Layar form S J untuk mencari No S PPB

(91)

Gambar 4.75 Rancangan Layar data S J berhasil Dimasukkan

(92)

Rancangan layar Form Transaksi SB

(93)

Rancangan Layar form SB untuk mencari No SB

(94)

Rancangan Layar form SB untuk mencari No SPB, No.SJ, & No.SBR

(95)

Gambar 4.80 Rancangan Layar Warning Form S B

Gambar 4.81 Rancangan Layar Data S B berhasil Dimasukkan

(96)

Rancangan Layar M enu Laporan untuk wakil direktur, direktur,dan bagian gudang

Gambar 4.83 Rancangan Layar Menu Laporan untuk Direktur,Wakil Direktur,dan Bagian Gudang

(97)

Rancangan Layar Menu Jurnal untuk Direktur,Wakil Direktur,dan Bagian Akuntansi

Gambar 4.84 Rancangan Layar Menu Jurnal untuk Direktur,Wakil Direktur,dan Bagian Akuntansi

(98)

Rancangan Layar Pembuka untuk Kartu Barang

(99)

Rancangan Layar Pembuka untuk Laporan Barang Per Wilayah

Gambar 4.86 Rancangan Layar Pembuka untuk Laporan Barang Per Wilayah

Rancangan Layar Pembuka untuk Laporan Barang Per Tipe

(100)

4.12. Rancangan Laporan

(101)

(102)

(103)

(104)

(105)

(106)

(107)

Jurnal Umum Persediaan

PT Mekarindo Abadi S tationery

dd-mm-yyyy s/d dd-mm-yyyy

Tanggal No. S urat Keterangan Debet Kredit Dd/mm/yy S PBxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999 xxxxxxxxxxxxx 9999999 Dd/mm/yy S PBxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999 xxxxxxxxxxxxx 9999999 Dd/mm/yy S PBxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999 xxxxxxxxxxxxx 9999999 Dd/mm/yy S PBxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999 xxxxxxxxxxxxx 9999999 Dd/mm/yy S PBxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999 xxxxxxxxxxxxxx 9999999 Dd/mm/yy S Jxxxxxx Xxx 9999999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999999

(108)

Kartu Barang

PT Mekarindo Abadi S tationery

No.S B Tan ggal No.S P B No.S J No.S B R S J pem asok No.ba rang Na ma Bar ang Jenis Jml yan g kel uar Jml yan g mas uk S Bxxx xxxx dd- mm-yyyy S PBxx xxxx Bxxxx xxx Xxxx xxx 9 S Bxxx xxxx dd- mm-yyyy S Jxx xxxx Bxxxx xxx Xxxx xxx 9 S Bxxx xxxx dd- mm-yyyy S BRxx xxxxx Bxxxx xxx Xxxx xxx 9 S Bxxx xxxx dd- mm-yyyy xxxx xx Bxxxx xxx Xxxx xxx 9

(109)

4.13 Matriks Rencana Penerapan S istem

Matriks jadwal pengolahan data

Aktivitas Waktu

Sewaktu Harian Bulanan

M enambah Data Barang 9

M engubah Data Barang 9

M enghapus Data Barang 9

M encari Data Barang 9

M eng-input Tr_SPB 9 M encetak SPB 9 M eng-input Tr_SPPB 9 M encetak SPPB 9 M eng-input Tr_SB 9 M encetak SB 9 M eng-input SJ 9 9 M encetak SJ 9 9 M eng-input SHB 9 9 M encetak SHB 9 9 M eng-input SBR 9 9 M encetak SBR 9 9 M eng-input M S_Karyawan 9

M encetak laporan penerimaan barang 9 9 9

(110)

M encetak laporan barang rusak 9 9 9

M encetak laporan stok barang 9 9 9

M encetak pemesanan barang terlaris 9 9 9

Laporan pengiriman barang per wilayah 9 9 9

M encetak laporan pengiriman barang per Negara

9 9 9

M encetak laporan barang per tipe 9 9 9

M encetak kartu barang 9 9 9

M encetak jurnal umum 9 9 9

(111)

Matriks Distrubusi Laporan

Laporan dan Jurnal

Bagian Gudang Bagian

Accounting Laporan Penerimaan Barang 9 Laporan Pengeluaran Barang 9 Laporan Barang Rusak 9 Laporan Stok Barang 9 Laporan Pemesanan Barang Terlaris 9 Laporan Barang per Wilayah 9 Laporan Barang per Tipe 9 Kartu_Barang 9 Jurnal_Umum 9

(112)

Matriks Level Akses

Data Bagian Gudang Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Wakil direktur Ms_Barang C, R, U C, R, U Ms_karyawan C, R,U Ms_pelanggan C, R, U C, R, U Ms_Biro C, R, U C, R, U Tr_SB C,R,U C, R, U Tr_SPB C, R, U R Tr_SPPB C,R,U R Tr_SJ C, R, U R Tr_SBR C, R, U R Tr_SHB C,R,U R Kartu_Barang R Jurnal_Umum R