BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

(1)

45

ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

CV AnandA merupakan sebuah perusahaan yang berbentuk CV yang bergerak di bidang penjualan jasa catering yang didirikan di Jakarta Timur. CV. Ananda berkantor di Jalan Kelapa Sawit IV Nomor 18, Utan Kayu Selatan, M atraman, Jakarta 13120. CV. AnandA memiliki dapur yang lokasinya terpisah dari kantor, yaitu berada di Jalan Pisangan Baru Tengah no. 34, M atraman, Jakarta Timur. CV. AnandA ini memiliki omset penjualan kurang lebih 125 juta per bulan. CV. AnandA didirikan pada tanggal 27 Juni 2001. CV AnandA didirikan oleh Ichwan Hasri, SE selaku direktur CV. AnandA dan Rizka Jayani, SE selaku Wakil Direktur CV.AnandA.

CV. Ananda secara resmi memiliki berbadan hukum melalui Akte Pendirian “Perseroan Komanditer CV. AnandA Caterindo Sejati” Nomor 10 pada tanggal 10 agustus 2002 yang dibuat dihadapan Nurmiati, SH. Notaris di kotamadya Daerah Tingkat II Bekasi. Dan telah disahkan Pengadilan Negeri Jakarta Timur Nomor 901/Leg/2002 tanggal 22 Agustus 2002. CV. AnandA memiliki Surat Keterangan Domisili Usaha Nomor 100/1.824.511/VIII/UKS/2002 tertanggal 16 Agustus 2002. CV. AnandA terdaftar dalam Tanda Daftar Perusahaan dari Pemerintah daerah Khusus Ibukota Jakarta, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi DKI Jakarta Nomor 0904.3.51.07326 tertanggal 2 September 2002. CV. Ananda

(2)

memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 1401/09-05/PK/VIII/2002 dan Nomor Induk Wajib Pajak (NPWP) Nomor 02.143.967.4-001.000

CV AnandA merupakan perusahaan jasa yang menjual jasa membuat makanan untuk pesta pernikahan, pesta kantor, dan acara – acara lainnya, dan juga melayani Wedding Consultant dan Organizer. Perjalanan usaha ini dimulai pada kurang lebih satu bulan setelah mulai beroperasi, dimana CV AnandA ini telah mendapat kepercayaan dari pelanggan untuk menyelenggarakan pesta pernikahan yang terlaksana pada satu bulan berikutnya, tepatnya pada tanggal 9 September 2001 di Islamic Center Bawah. M akanan yang disediakan dapat berupa makanan yang disajikan dalam gubug – gubug atau berupa paket – paket pernikahan ataupun makanan yang disajikan dalam bentuk prasmanan. Seperti misalnya paket makanan yang disediakan bermacam-macam, tersedia tipe A, B, dan C. sedangkan makanan-makanan yang disajikan dalam bentuk gubug misalnya Es krim, Es puter, Cendol Bandung, Asparagus Soup, Dimsum, Jajanan Pasar, Kambing Guling, Korean Barbeque, Laksa Ayam, Lapau M inang, Lontong Cap Gomeh, M artabak Telur, M artabak Kubang, M ie Bakso, M ie Jawa, M ie Kangkung, dan lain-lain tentunya dengan harga per porsi yang berbeda-beda.

Sistem yang berjalan di CV AnandA saat ini masih bersifat manual dan tidak terkomputerisasi sehingga tidak mendukung kegiatan operasional perusahaan. CV AnandA memiliki bagian – bagian yang mengatur tugas dan tanggung jawab sesuai dengan bagiannya masing-masing dimana terdapat 9 karyawan, yaitu Bagian M erketing, Bagian Akuntansi dan Keuangan, M anager Pemasaran, Bagian Dapur, Bagian Pembelanjaan, Bagian Peralatan, M anager Operational dan Keuangan, Bagian Kasir, dan Direktur.

(3)

3.1.2 S truktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : CV AnandA

(4)

3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur

Tugas pokok: M enerapkan kebijakan pokok perusahaan.

Uraian tugas dan Tanggung Jawab

a) Bertanggung jawab mengkoordinasikan karyawan dan bawahan. b) Bertanggung jawab atas kinerja para karyawan

c) M embuat perencanaan perusahaan.

2. Wakil Direktur

Tugas pokok : M embantu direktur dalam melaksanakan tugas – tugas

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a) M embantu mengawasi kinerja karyawan

b) M embantu dalam pengambilan keputusan

3. Manager Pemasaran

Tugas pokok: M engkoordinasikan bagian – bagian yang berada di bawah

tanggung jawabnya, yaitu: Customer Service, Marketing, dan Administrasi Gedung

(5)

b) M engecek dan mengotorisasi Laporan Pesanan dari Bagian M arketing setiap akhir bulan.

c) M embuat perencanaan promosi yang akan dilakukan.

4. Manager Operasional dan Keuangan

Tugas pokok: Bertanggung jawab mengkoordinasikan bagian-bagian yang

berada di bawah tanggung jawabnya, yaitu: bagian Dapur, Bagian Pembelanjaan, Bagian Peralatan, Kasir, dan Bagian akuntansi dan Keuangan.

a) M engecek dan mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan setiap bulannya.

b) M engecek dan mengotorisasi Laporan Pengeluaran Kas yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan setiap bulannya.

c) M embantu Direktur dalam membuat perencanaan yang berhubungan dengan keuangan

5. Customer S ervice

Tugas pokok: M enerima saran dan kritik dari pelanggan maupun

keluhan-keluhan mereka tentang makanan ataupun tentang pelayanannya.

a) M enggantikan tugas Bagian Marketing dalam menerima pesanan dan menerima pembayaran Booking Fee, DP1, DP2 maupun pelunasannya. b) Bertanggung jawab atas keluhan-keluhan dari para pelanggan.

(6)

6. Bagian administrasi gedung

Tugas pokok: M emperluas kerjasama antara perusahaan dengan

gedung-gedung tempat resepsi.

a) M engurus perijinan atas gedung yang akan di gunakan untuk resepsi. b) M engurus penyewaan atas gedung resepsi.

7. Bagian Marketing

Tugas pokok: M emasarkan dan menerima pesanan dari pelanggan.

a) Betanggung jawab atas pembuatan Surat Perintah Kerja yang akan diberikan kepada Bagian Dapur.

b) Bertanggung jawab atas penerimaan pembayaran Booking Fee DP1, DP2 maupun pelunasannya yang akan diberikan kepada Bagian Keuangan.

c) Bertanggung jawab atas serah terima pesanan di tempat acara.

d) Bertanggung jawab atas pembuatan Laporan Penerimaan Pesanan yang akan diberikan kepada Manager Pemasaran.

8. Bagian Produksi (Dapur)

Tugas pokok: M enyiapkan makanan sesuai pesanan dari pelanggan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a) M embuat daftar bahan – bahan yang di perlukan dalam Surat Pesanan. b) M enyerahkan Surat Pesanan tersebut ke bagian pembelanjaan.

(7)

d) M enyerahkan masakan yang telah dipesan pelanggan kepada Bagian Marketing.

9. Bagian Pembelanjaan

Tugas pokok: Bertanggung jawab atas pemesanan serta pembelian

bahan-bahan.

a) Berhubungan dengan Supplier untuk memesan bahan-bahan. b) Bertanggung jawab atas pembelanjaan atas bahan-bahan masakan. c) M embuat Tanda Terima.

d) M engirim bahan-bahan makanan ke Bagian Dapur.

10. Bagian Kasir

Tugas pokok: Bertanggung jawab atas pengeluaran dana. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a) M engeluarkan uang dari kas untuk pembelanjaan bahan-bahan masakan. b) M engeluarkan uang dari kas untuk pembelanjaan peralatan.

c) M engawasi uang yang berada dalam kas.

11. Bagian Akuntasi dan Keuangan

Tugas pokok: M embuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a) M enerima uang pembayaran dari Bagian Marketing.

b) M encatat Transaksi penerimaan kas ke dalam Jurnal Penerimaan Kas. c) M encatat Transaksi Kas keluar ke dalam Jurnal Kas Keluar.

(8)

e) M embuat Laporan Pendapatan.

12. Bagian Peralatan

Tugas pokok: Bertanggung jawab dalam menyiapkan peralatan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a) M encatat peralatan-peralatan apa saja yang akan di sewa.

b) M enyiapkan surat pesanan peralatan sebagai permohonan penyewaan peralatan kepada Supplier.

c) M enerima peralatan-peralatan dari Supplier. d) M engecek jumlah peralatan yang telah dikirimkan.

e) M engecek peralatan-peralatan setelah pesta selesai yang akan di kembalikan kepada Supplier.

(9)

3.2 Sistem yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan

Proses bisnis penjualan CV. AnandA dimulai ketika Pelanggan datang ke kantor CV. AnandA. Pelanggan dilayani oleh Marketing. Marketing akan menjelaskan paket-paket catering yang disediakan oleh CV. AnandA. Marketing juga akan menanyakan tanggal dan tempat pesta diselenggarakan. Setelah Pelanggan memilih paket catering yang akan dipesan, Marketing akan mencatat pesanan Pelanggan dalam Formulir Pesanan. Formulir Pesanan dibuat sebanyak 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut:

a) Rangkap 1: diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan.

b) Rangkap 2: disimpan oleh bagian Marketing sebagai arsip. c) Rangkap 3: diberikan kepada bagian Akuntansi dan Keuangan.

Pelanggan membayar booking fee kepada Marketing ketika melakukan pemesanan. Pembayaran dapat dicicil sebanyak 3 tahap. Pembayaran Down Payment (DP)1 sebanyak 20 persen dari pesanan dilakukan 2 minggu setelah booking fee. Pembayaran DP2 sebanyak 50 persen dari sisa terhutang dibayarkan pada 1 bulan sebelum acara. Pelunasan dilakukan maksimal 2 minggu sebelum acara. Pembayaran dilayani oleh Marketing. Marketing akan mencatat setiap pembayaran dalam Kuitansi. Kuitansi dibuat sebanyak 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut:

a) Rangkap 1: diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti pembayaran b) Rangkap 2: diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan c) Rangkap 3: disimpan oleh Bagian Marketing sebagai arsip.

(10)

Bagian Akuntansi dan Keuangan setelah menerima uang dan Kuitansi rangkap 2 dari bagian Marketing akan mencatat penerimaan kas tersebut dalam Jurnal Pendapatan diterima dimuka.

Apabila terjadi pembatalan pesanan, Pelanggan akan datang ke kantor CV. AnandA dengan membawa Formulir Pesanan rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1. Pelanggan akan dilayani oleh Marketing. Marketing setelah menerima Formulir Pesanan rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 akan menyerahkan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Keuangan akan menghitung cancellation fee yang akan dibebankan pada Pelanggan. Apabila pembatalan pesanan dilakukan maksimal 2 minggu sebelum acara, maka cancellation fee akan dikenakan sebesar 25 persen dari total pembayaran yang dilakukan. Apabila pembatalan pesanan dilakukan sesudahnya, maka seluruh uang yang telah dibayarkan tidak akan dikembalikan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menandai Formulir Pesanan rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 bahwa sudah dibatalkan, Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 akan diarsip Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menyerahkan uang yang akan dikembalikan kepada Marketing. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Jurnal Pembatalan Pesanan. Marketing akan menyerahkan uang kembalian tersebut kepada Pelanggan.

Setelah itu, M arketing membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 1 rangkap. Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan akan diberikan kepada Manager Pemasaran untuk dicocokan dan diotorisasi. Setelah diotorisasi, Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan rangkap 2 akan dikembalikan kepada Bagian

(11)

Marketing. Bagian Marketing akan memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Bagian Dapur sebagai perintah untuk membuat makanan sesuai pesanan. Setelah menerima Surat Perintah Kerja (SPK) dari M arketing, Bagian Dapur mencatat bahan-bahan apa saja yang dibutuhkan untuk membuat makanan dalam Surat Pesanan. Surat Pesanan dibuat sebanyak 3 rangkap. Bagian Dapur menyerahkan Surat Pesanan rangkap 1 dan 2 kepada bagian pembelanjaan. Bagian Dapur mengarsip Surat Pesanan rangkap 3.

Setelah menerima Surat Pesanan rangkap 1 dan 2, bagian pembelanjaan akan menuliskan nama dan alamat Supplier dan memberikan Surat Pesanan rangkap 1 kepada Supplier. Bagian Pembelanjaan mengarsip Surat Pesanan rangkap 2. Setelah Bagian Pembelanjaan menerima bahan-bahan baku yang telah dipesan, maka bagian pembelanjaan akan memberikan Tanda Terima kepada Supplier sebagai bukti bahwa barang telah diterima.

Setelah itu Supplier akan menyerahkan Tanda Terima beserta Faktur kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencatat semua pembelian ke dalam Jurnal Pembelian. Setelah itu Bagian Dapur akan menyiapkan makanan sesuai dengan Surat Perintah Kerja (SPK). Bagian peralatan akan mencatat peralatan-peralatan apa saja yang akan disewa untuk keperluan pesta tersebut ke dalam Surat Pesanan Peralatan. Surat Pesanan Peralatan tersebut dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 akan diserahkan kepada Supplier, dan rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian Peralatan. Setelah peralatan dikirimkan, Bagian Peralatan akan memeriksa jumlah peralatan yang dikirimkan.

Pada hari pelaksanaan acara, Bagian Dapur mengirimkan pesanan ke tempat acara. Pesanan diterima oleh Bagian Marketing yang telah siap menunggu di

(12)

tempat acara dilaksanakan. Satu jam sebelum acara dimulai, Bagian Marketing akan melakukan serah terima pesanan dengan Pelanggan. Setelah acara selesai, Bagian Peralatan bersama staff Supplier peralatan akan menghitung jumlah peralatan yang akan dikembalikan. Supplier akan menyerahkan Surat Pesanan Peralatan rangkap 1 beserta Faktur Pembelian kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan meminta bagian Kasir untuk membayar peminjaman peralatan dan Bagian Keuangan akan mencatat pembayaran tersebut dalam Jurnal Kas Keluar.

Setelah acara selesai, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencatat pengakuan pendapatan atas pesanan yang telah selesai dilaksanakan dalam jurnal pendapatan.

Setiap akhir bulan, Bagian M arketing akan membuat Laporan Pesanan. Laporan Pesanan akan diberikan kepada Manager Pemasaran untuk diperiksa dan diotorisasi. Setelah diotorisasi, Laporan Pesanan akan diserahkan kepada Direktur. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar yang akan diberikan kepada Manager Operasional dan Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Setelah diotorisasi, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar akan diserahkan kepada Direktur. Direktur akan memcocokan laporan-laporan tersebut.

(13)

3.2.2 Rich Picture

Gambar 3.2.1 Rich Picture M enerima Pesanan

Gambar 3.2.2 Rich Picture M enerima Pembayaran

(14)

Gambar 3.2.4 Rich Picture M embuat Perintah Kerja

Gambar 3.2.5 Rich Picture M enyiapkan Peralatan

(15)

Gambar 3.2.7 Rich Picture Serah Terima Pesanan

(16)

3.2.3 Overview Acti vity Diagram

.

(17)

3.2.4 Identifikasi Event/ Event Table

Event Table Sistem Berjalan CV. AnandA

Event Internal agent Start when Activities

Menerima pesan an Marketing Pelanggan datang -Membuat Formulir Pesanan sebanyak 3 rangkap

-Menerima pemb ayaran

booking fee

-Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap Mencatat Pembayaran

Booking Fee

Bagian Akuntansi dan Keuang an

Menerima Kuitansi Rangkap 2

-Mencatat Pembayaran

Booking Fee

Menerima pembay aran DP 1

Marketing Menerima pembay aran DP 1

-Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap Mencatat pembay aran

DP 1

Bagian akuntansi dan keuangan

Menerima kuitansi rangkap 2

-Mencatat pembayaran DP 1

Menerima pembay aran DP 2

Marketing Menerima pembay aran DP 2

-Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap Melayani pembatalan Marketing Pelanggan datang

untuk membatalkan pesanan

- Menerima Formulir pesanan rangk ap 1 dan kuitansi rangkap 1

Menghitung

cancellation fee

Bagian akuntansi dan keuangan

Menerima formulir pesanan rangk ap 1 dan kuitansi rangkap 1

-Menand ai formulir pesanan dan kuitansi rangkap 1 bahwa telah di batalkan

-Menjurnal kedal am jurnal pembatalan pesanan

Mengembalikan uang Marketing Menerima uang pembatalan

-Membayarkan uang pembatalan kepad a pelanggan

Menerima pelunas an Marketing Menerima pelunas an -Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap Mencatat Pelunasan Bagian Akuntansi dan

Keuang an

Menerima kuitansi rangkap 2

-Mencatat penerimaan kas dalam JPK Membuat perintah kerja Marketing Menerima pesan an -Membuat Surat

Perintah Kerja (SPK) sebanyak 1 rangkap Mengotorisasi Surat

Perintah Kerja

Manager pemasaran Menerima Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan rangkap 2

-Menco cokan Surat Perintah Kerja dan Formulir Pesanan. -Mengotorisasi SPK

(18)

Mencatat bah an – bahan yang di perlukan

Bagian Dapur Menerima Surat Perintah Kerja -Membuat Surat Pesanan sebanyak 3 rangkap Memesan bahan – bahan

Bagian Pembelanjaan Menerima Surat Pesanan rangkap 1 dan 2

-Memesan bah an – bahan yang di perlukan ke Supplier

-Mengirimkan bahan – bahan ke Bagian Dapur -Membuat Tanda Terima

Mencatat pembelian Bagian Akuntasi dan Keuang an Menerima Tanda Terima -Mencatat pembelian ke dalam Jurnal Pembelian Memesan peralatan Bagian Peralatan Bahan – bahan telah

tersedia

-Membuat Surat Pesanan Peralatan sebanyak 2 rangkap Menyiapkan pesan an Bagian Dapur Menerima bahan –

bahan makanan

-Menyiapkan makan an sesuai pesanan Mengirim pesanan Bagian Dapur Acara di laksanakan -Mengirim pesanan ke

tempat acara berlangsung

Serah terima pesan an Marketing Pesanan sampai -Melakukan serah terima pesanan deng an Pelanggan

Mengecek peral atan Bagian Peralatan Acara selesai di laksanakan

-Menghitung peralatan yang di pinjam Membayar peralatan Bagian Akuntansi dan

Keuang an

Menerima Faktur -Meminta bagian kasir untuk membayar peralat an yang telah di pinjam

Mengeluark an uang dari kas

Bagian Kasir Diminta bagian Akuntansi dan keuangan

-Membayar

peminjaman peralat an Mencatat pembay aran

peralat an

Setelah kasir membayar

-Mencatat pembayaran peralat an kedalam Jurnal Kas Keluar Mencatat peng akuan

pendapat an

Setelah acara selesai -Mencatat peng akuan pendapat an dalam jurnal pendapatan

Membuat Laporan Pesanan

Marketing Akhir bulan -Membuat Lapo ran

(19)

Mengotorisasi Laporan Pesanan

Manager Pemasaran Menerima laporan pesanan

-Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Pesanan

-Memberikan laporan yang telah di otorisasi kepada Direktur Membuat Laporan

Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

Akhir bulan -Membuat laporan Penerimaan Kas dan membuat Laporan Kas Keluar

Mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

Manager Operasional

dan Keuangan

Menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

-Memeriksa dan mengotorisasi LPK dan LKK

-Menyerahkan laporan yang telah diotorisasi kepada direktur Mencocok an laporan Direktur Menerima Laporan

Pesanan, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

-Menco cokan laporan – laporan yang telah di terima

(20)

3.2.5 Formulir dan Laporan pada S istem berjalan

Dalam melakukan kegiatan bisnisnya, setiap perusahaan pasti membutuhkan formulir sebagai input dan menghasilkan laporan sebagai output. Demikian pula halnya dengan CV. AnandA sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa catering. Beberapa form yang dihasilkan dalam kegiatan bisnisnya, khususnya dari penjualan dan penerimaan kas, dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Formulir Pesanan

Formulir ini dibuat oleh Bagian Marketing dan digunakan mencatat seluruh pesanan yang dipesan oleh Pelanggan. Formulir ini memiliki 3 rangkap formulir dengan perincian sebagai berikut:

a) Rangkap ke-1 berwarna putih

Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan diserahkan kepada Pelanggan sebagai tanda bukti terjadinya transaksi pemesanan pada hari yang bersangkutan.

b) Rangkap ke-2 berwarna merah muda

Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan diserahkan kepada Pelanggan. Setelah diotorisasi oleh Pelanggan, rangkap ini akan disimpan oleh Bagian Marketing sebagai arsip. c) Rangkap ke-3 berwarna biru

Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan diserahkan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai bukti telah terjadinya transaksi penjualan yang bersangkutan sesuai dengan rangkap ini.

(21)

2. Kuitansi

Formulir ini dibuat oleh Bagian Marketing untuk mencatat setiap pembayaran yang dilakukan oleh Pelanggan, baik Booking Fee, DP1, DP2 maupun pelunasan. Formulir ini memiliki 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut:

Rangkap ini dalam prakteknya dibuat oleh Bagian Marketing dan akan diberikan kepada Pelanggan sebagai bukti telah diterimanya uang sebagai pembayaran dari Pelanggan sebesar yang tercatat dalam kuitansi.

b) Rangkap ke-2 berwarna kuning

Rangkap ini dalam prakteknya dibuat oleh Bagian Marketing dan akan diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan beserta uang Pembayaran untuk dicatat dalam Jurnal Penerimaan Kas dan akan menjadi dasar pembuatan Laporan Penerimaan Kas yang akan dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan setiap akhir bulan.

c) Rangkap ke-3 berwarna biru

Rangkap ini dalam prakteknya setelah dibuat oleh Bagian Marketing akan disimpan sebagai arsip oleh Bagian Marketing.

3. Surat Perintah Kerja (SPK)

Formulir ini dibuat oleh Bagian Marketing dan digunakan sebagai perintah kerja kepada Bagian Dapur untuk membuat pesanan sesuai dengan daftar pesanan yang tertulis di dalamnya. Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat sebanyak 1 rangkap. Setelah dibuat, Surat Perintah Kerja akan diperiksa

(22)

dan diotorisasi oleh Manager Pemasaran dan selanjutnya akan diserahkan kepada Bagian Dapur.

4. Surat Pesanan

Formulir ini dibuat oleh Bagian dapur untuk mencatat barang-barang yang dibutuhkan untuk membuat pesanan. Formulir ini dibuat sebanyak 3 rangkap dengan perincian sebagai berikut:

Dalam prakteknya, formulir ini dibuat oleh bagian Dapur dan akan diberikan kepada Bagian Pembelanjaan sebagai perintah untuk membeli barang-barang yang dibutuhkan untuk membuat pesanan sesuai yang tercatat di dalam formulir. Setelah diserahkan kepada Bagian Pembelanjaan, formulir rangkap ini akan dikirimkan kepada Supplier.

b) Rangkap ke-2 berwarna merah muda

Dalam prakteknya, formulir ini dibuat oleh Bagian dapur dan akan diberikan kepada Bagian Pembelanjaan. Formulir ini akan diarsip oleh Bagian Pembelanjaan sebagai bukti telah terjadinya transaksi pembelian bahan.

c) Rangkap ke-3 berwarna biru

Dalam prakteknya, formulir ini ssetelah dibuat oleh Bagian Dapur akan disimpan Bagian Dapur sebagai arsip.

5. Surat Pesanan Peralatan

(23)

Dalam prakteknya, formulir ini dibuat oleh Bagian Peralatan dan akan diserahkan kepada Supplier.

b) Rangkap ke-2 berwarna biru

Pada prakteknya, formulir ini setelah dibuat oleh Bagian Peralatan akan disimpan oleh Bagian Peralatan.

6. Tanda Terima

Pada prakteknya, surat tanda terima ini dibuat oleh bagian pembelanjaan dan akan diserahkan ke Supplier, setelah itu oleh supplier tanda terima itu akan diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. 7. Laporan Pesanan

Laporan ini dibuat oleh Bagian Marketing pada setiap akhir bulan yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur.

8. Laporan Penerimaan Kas

Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan pada setiap akhir bulan yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur

9. Laporan Pengeluaran Kas

Laporan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan pada setiap akhir bulan yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur.

(24)

3.2.6 Workflow Table Sistem Berjalan

Workflow

Sistem Berjalan CV. AnandA

Actor Activities

Marketing (Menerima pes anan)

1. Menjelaskan paket -paket yang ters edia 2. Mencatat tempat dan tanggal acara

3. Membuat Formulir Pesanan sebanyak 3 rangkap 4. Memberikan FP rangkap 1 kepada Pelanggan 5. Mengarsip Formulir Pesanan rangkap 2

6. Memberikan Formulir Pesanan rangkap3 ke Bagian Akuntansi dan Keuangan

7. Menerima pembay aran booking fee 8. Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap

9. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepad a pelanggan 10. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke bagian akuntansi dan

keuangan

11. Mengarsip Kuitansi rangkap 3 Bagian Akuntansi dan

Keuang an

(Mencatat Pembayaran Boo king Fee)

12. Menerima Kuitansi rangkap 2 dari marketing

13. Mencatat pembay aran Booking Fee dalam Jurnal Pendapatan diterima di muka

Marketing (Menerima Pembay aran DP 1) 14. Menerima pembay aran DP 1

15. Membuat Kuitansi sebanyak 3 rangkap

16. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepad a Pelanggan 17. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke Bagian Akuntansi dan

Keuang an

(Mencatat pembayaran DP 1)

19. Menerima Kuitansi rangkap 2 dari marketing

20. Mencatat pembay aran DP 1 dalam Jurnal Pendapatan diterima di muka

(25)

Actor Activities

Marketing (Menerima Pembay aran DP 2) 21. Menerima pembay aran DP 1

23. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepad a Pelanggan 24. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke bagian Akuntansi dan

Keuang an

(Mencatat pembayaran DP 2)

26. Menerima kuitansi rangkap 2 dari marketing

27. Mencatat pembay aran DP 2 dalam Jurnal Pendapatan diterima di muka

Marketing (Melayani Pembatalan )

28. Menerima Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 dari Pelanggan

29. Memberikan Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 ke bagian Akuntansi dan Keuangan

(Menghitung Cancellation Fee)

30. Menerima Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 dari

Marketing

31. Menghitung cancellation fee

32. Menandai Formulir Pesanan dan Kuitansi rangkap 1 bahwa sudah dibatalkan

33. Mengarsip Formulir pesanan dan kuitansi rangkap 1 34. Menyerahkan uang yang ak an dikembalikan kepada

Marketing

35. Membuat Jurnal Batal Pesan

Marketing (Mengembalikan Uang )

36. Menerima uang pembatal an dari Bagian Akuntansi dan Keuang an

37. Marketing menyerahkan uang pembatal an kepada Pelangg an

Marketing (Menerima Pelunasan ) 38. Menerima pelunas an

40. Memberikan Kuitansi rangkap 1 kepad a Pelanggan 41. Memberikan Kuitansi rangkap 2 ke Bagian Akuntansi dan

Keuang an

(Mencatat Pelunasan)

43. Menerima uang dan kuitansi rangkap 2 dari bagian Marketing 44. Mencatat setiap penerimaan kas ke dalam Jurnal Penerimaan

(26)

Actor Activities

Marketing (Membuat Perintah Kerja)

45. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 1 rangkap 46. Memberikan SPK dan Formulir Pesanan rangkap 2 ke

Manager Pemasaran

Manager Pemasaran (Mengotorisasi Surat Perintah Kerja)

47. Menerima SPK dan formulir pesanan dari bagian Marketing 48. Mencocokan dan mengotorisasi SPK dan Formulir Pesanan

rangkap 2

49. Mengembalikan SPK dan Formulir Pesanan rangkap 2 ke bagian Marketing

Bagian Dapur (Mencatat bahan-b ahan yang diperlukan ) 50. Menerima SPK dari bagian Marketing 51. Membuat Surat Pesanan sebanyak 3 rangkap

52. Memberikan surat pesan an rangkap 1 dan 2 ke Bagian Pembelanjaan

53. Mengarsip Surat Pesanan rangkap 3 Bagian Pembelanjaan (Memesan Bahan -Bahan)

54. Menerima Surat Pesanan rangk ap 1 dan 2 dari bagian Dapur 55. Menuliskan Nama dan alamat Supplier pada Surat Pesanan 56. Memberikan Surat Pesanan rangk ap 1 ke Supplier

57. Mengarsip Surat Pesanan rangkap 2

58. Menerima bahan -bah an yang telah dipesan dari Supplier 59. Membuat Tanda Terima dan diberikan kepada Supplier Bagian Akuntansi dan

Keuang an

(Mencatat Pembelian)

60. Menerima Tanda Terima dan faktur dari Supplier

61. Membuat janji bayar dan mencatat semua pembelian ke dalam Jurnal Pembelian

Bagian Peralatan (Memesan Peral atan)

62. Membuat Surat Pesanan Peralatan sebany ak 2 rangkap 63. Memberikan surat pesan an peral atan rangk ap 1 ke Supplier 64. Mengarsip Surat Pesanan Peralatan rangkap 2

(27)

Actor Activities Bagian Dapur (Menyiapkan Pesan an)

66. Menerima bahan -bah an yang di perlukan dari Bagian Peralatan

67. Menyiapkan makan an sesuai pesanan Bagian Dapur (Mengirim pesanan)

68. Mengirimkan pesanan ke tempat acara berlangsung

Marketing (Serah terima pesan an)

69. Menerima pesan an dari Bagian Dapur 70. Serah terima pesan an dengan konsumen Bagian Peralatan (Mengecek peralatan)

71. Menghitung jumlah peralatan yang akan dikembalikan bersama staff Supplier

(Membayar peral atan)

72. Menerima Surat Pesanan rangk ap 1 dan Faktur Pembelian dari Supplier

73. Meminta kasir untuk membayar peminjaman peralatan Bagian kasir (Mengeluarkan uang dari kas)

74. Membayar peralatan yang di pinjam ke Supplier Bagian Akuntansi dan

Keuang an

(Mencatat pembayaran Peralat an)

75. Mencatat pembay aran peminjaman peralat an ke dalam Jurnal Kas keluar

(Mencatat pengakuan pend apatan )

76. Mencatat peng akuan pendap atan atas pesan an yang telah selesai dilaksanakan dal am jurnal pendapatan

Marketing (Membuat Laporan Pesan an) 77. Membuat Laporan Pesanan

78. Memberikan Laporan Pesanan kep ada Manager Pemasaran

Manager Pemasaran (Mengotorisasi Laporan Pesan an)

79. Menerima Laporan Pesanan dari Bagian Marketing

80. Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Pesan an

81. Memberikan Laporan Pesanan yang telah diotorisasi kepada Direktur

( Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar) 82. Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar 83. Memberikan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas

(28)

Actor Activities Manager Operasion al dan

Keuang an

(Mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar) 84. Menerima Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

dari Bagian Akuntansi dan Keuangan

85. Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar

86. Memberikan Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar yang telah diotorisasi kepada Direktur

Direktur (Menco cokan laporan )

87. Menerima Laporan Pesanan, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Kas Keluar yang telah diotorisasi

88. Memeriksa laporan -laporan yang telah diterima

Tabel 3.2 Workflow Table

3.3 Analisis Temuan Hasil Survey

Dari hasil temuan yang kami lakukan pada CV. AnandA maka permasalahan yang kami temukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

Temuan 1 Tidak ada nomor u rut tertulis dalam dokum en Tanda Terima y ang dibuat oleh Bagian Pembelian.

Kriteria Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), Untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusah aan harus bernomor urut tercet ak.

Sebab Penggunaan dokumen sumber tanpa nomor urut m emungkinkan suatu transaksi dapat dicatat lebih dari satu kali.

Akibat Perusahaan sulit menelusuri transaksi, kecurang an dan p enyalahgun aan dokumen tersebut.

Rekomendasi Setiap fo rmulir transaksi menggun akan sistem y ang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut.

Temuan 2 Kurangnya in form asi yang ditampilkan pada dokumen Kuitansi, seperti nomor dari dokumen Formulir Pesanan.

Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p79), Formulir berfungsi sebag ai alat untuk merekam data yang bers angkutan d engan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identi fikasi trans aksi direkam p ertam a kali dalam fo rmulir.

Sebab Pihak perusahaan belum memperhatikan man faat d an pentingnya perek aman data yang terorg anisir.

Akibat Sulitnya menelusuri data- d ata terkait d alam dokumen yang telah dikeluarkan. Sehingga arsip dokumen tidak secara cep at memberikan inform asi bagi penggun a selanjutnya d ari dokumen tersebut. Seperti salah dalam pencatatan nomor p esan an yang dituliskan pada kwitansi pembayaran yang berp engaruh pad a Bukti Penerimaan Kas

Rekomendasi Membuat dokumen dengan atribut yang lengkap sehingg a alur in formasi dan tanggungjawab atas dokumen tersebut dapat ditelusuri dengan mudah.

(29)

Temuan 3 Tidak adanya formulir yang digun akan untuk men catat pemb atalan pesanan dan peng embalian uang karen a pembatalan pes anan tersebut Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p3) formulir merup akan media untuk men catat

peristiwa yang terjadi dalam org anisasi ke dalam cat atan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan deng an trans aksi direkam pert ama kalinya sebagai dasar pencat atan dalam catat an.

Sebab Tidak jelasnya prosedur pembatal an pesan an dan peng embalian uang tersebut, sebab tidak adanya pencatatan akan hal-h al tersebut

Akibat Perusahaan kesulitan dal am mengend alikan pes anan y ang dibatalk an, pengembalian uang, dan pendapatan at as cancellation fee.

Rekomendasi Dibuat Formulir Pembatalan Pesan an untuk mencatat pemb atalan p esanan dan pengembalian uang karena pembatal an pesanan.

Temuan 4 Tidak adanya dokumen p endukung yang digun akan s ebagai p erintah kepada Bagi an Peralat an untuk menyewa peralatan sesu ai dengan kebutuhan pesanan

Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p80) formulir berfungsi pula s ebagau sarana untuk menyampaikan in form asi secara intern org anisasi atau antarorg anisasi

Sebab Tidak adanya perintah yang jelas dalam prosedur penyewaan peralatan Akibat Bagian Peralatan tidak d apat men entukan jumlah peralatan y ang perlu

disewa untuk menunjang pesanan

Rekomendasi SPK dibuat oleh Mar keting s ebany ak 2 rangk ap, dimana rangk ap 1 diberikan kep ada Bagian Dapur seb agai dokumen pendukung menyi apkan pesanan dan rangk ap 2 diberikan kep ada Bagian Peralatan seb agai dokumen pendukung menyiapkan peralat an

Temuan 5 Surat Pesanan yang dibuat oleh Bagian Dapur memiliki fungsi gand a. Yaitu fungsi permintaan b ahan oleh Bagian Dapur dan fungsi pemes anan bahan k e Supplier y ang s eharusny a menjadi wewenang Bagian Pembelanjaan.

Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p80) formulir b erfungsi pul a seb agai sarana untuk menyampaikan in form asi secara intern org anisasi at au antar organisasi.

Sebab Tidak adanya pemisahan wewenang antara bagian p embelanjaan dan bagian d apur. Dalam hal ini, Surat Pesan an yang dibuat Bagi an Dapur seharusnya hany a mempuyai fungsi permintaan ak an b ahan-b ahan makanan, maka itu fungsi pemesan an bahan k epada Supplier seharusnya menjadi wewenang Bagian Pembelanjaan.

Akibat Bagian Pembelanjaan tidak memiliki wewenang dal am memesan bah an-bahan k epad a Supplier, y ang seh arusnya dia miliki tetapi dimiliki oleh Bagian Dapur.

Rekomendasi Dibuat Formulir lain. Yaitu Formulir Permintaan Bahan untuk mencatat bahan-b ahan yang dip erlukan oleh Bagi an Dapur. Sedangk an fungsi pemesanan bah an ke Supplier tetap dicatat dalam Surat Pesanan.

Temuan 6 Tidak adanya surat perintah atas p engelu aran uang oleh Kasir, serta tidak adanya pen etapan tanggung jawab at as pengeluaran uang tersebut.

Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p90) formulir digunakan untuk menet apkan tanggung jawab terjadiny a trans aksi. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi ak an dibeb ankan kepad a s eseorang, diperlukan formulir untuk merekam pert anggung jawab an pelaksanaan transaksi tersebut.

Sebab Pertanggung jawaban at as transaksi yang melibatkan kas pada CV. AnandA di pusatkan pada Bagian Akuntansi dan Keuangan.

Akibat Tidak jelasnya perintah dan pertanggung jawab an at as kas yang di keluarkan oleh Bagian Kasir.

Rekomendasi Seharusnya dibuat formulir untuk mencatat jumlah kas y ang keluar, tanggal, keterangan, bagian yang mem erintahkan, d an bagian yang

(30)

bertanggung jawab at as pengeluaran kas.

Temuan 7 Tidak adanya dokumen pendukung, yaitu Surat Pesanan dan Surat Pesanan Peralatan yang menunjang prosedu r p embayaran peralatan dan pencat atan utang bahan-b ahan.

Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p316) pencat atan terj adinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pemb elian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.

Sebab Perusahaan tidak memperhatikan p eran an penting dari dokumen-dokumen pendukung tersebut, sep erti Surat Pesan an dan Surat Pes anan Peralatan.

Akibat Tidak adanya p engendalian atas b arang-barang y ang dibeli dan atas pengeluaran kas

Rekomendasi Surat Pesanan seh arusnya di buat seb anyak 4 rangkap diman a rangk apnya diberikan kepad a supplier, bagian dapur, bagian pembelanj aan, dan bagian keuangan

Tabel 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Informasi yang diperlukan oleh Direktur pada CV. AnandA antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Laporan Pemesanan

Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah pesanan yang diterima dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode pesanan yang diterima. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Tanggal_Pesanan, Kode_Pesanan, Kode_Pelanggan, Tgl_Acara, Waktu_acara, Tempat_Acara, dan Total_Bayar. 2. Laporan Pembatalan Pesanan

Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah pesanan yang dibatalkan dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode pembatalan pesanan. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Kode_Batal_Pesan, Tgl_batal, Kode_Pesanan, Total_Bayar, Selisih_Waktu, Total_Bayar, Cancellation_Fee, dan Total_kembali 3. Laporan Penerimaan kas

(31)

Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah kas yang diterima oleh Marketing, baik untuk pembayaran booking fee, DP1, DP2, maupun pelunasan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode Kuitansi. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Kode_JPK, Tanggal_JPK, Kode_Kuitansi, Tipe_bayar Kode_Pesanan, Kode_Pelanggan, dan Jumlah.

4. Laporan Kas Keluar

Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah kas yang dikeluarkan oleh Kasir. Laporan ini dibuat berdasarkan kode BKK. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: kode_BKK, Tanggal_BKK, Kode_Karyawan, Kode_Supplier, Kode_Faktur, dan jumlah.

5. Laporan Gubug Terbanyak

Laporan ini berisi informasi mengenai jenis gubug yang paling banyak diterima perusahaan selama satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan kode Pesanan. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Kode_Pesanan, Kode_Gubug, Nama_Gubug, Jumlah_Porsi, dan Satuan.

6. Laporan Pemesanan Paket Terbanyak

Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah paket yang paling banyak dipesan dalam perusahaan selama satu bulan. Laporan ini dapat dibuat berdasarkan Kode Pesanan. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: Rank, KdPaket, NmPaket, QtyPesan, HrgPkt, Total.

7. Laporan Jurnal Umum

Laporan ini berisi informasi mengenai transaksi jurnal yang terjadi dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan Kode Jurnal. Laporan ini memiliki field kode_jurnal, t gl_jurnal, nama_akun, kode_akun, dan saldo.

(32)

8. Laporan Jurnal Penerimaan Kas

Laporan ini berisi informasi mengenai transaksi pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas, yang berasal dari Booking Fee, DP1, DP2, dan Pelunasan yang terjadi dalam satu bulan. Laporan ini dibuat berdasarkan Kode Jurnal. Laporan ini memiliki field kode_jurnal, tgl_jurnal, nama_debit, kode_akun_debit, keterangan dan saldo.