BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

(1)

63

RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

4.1 Prosedur yang diusulkan

Prosedur yang diusulkan pada Sekolah Islamic Village adalah sebagai berikut : a. Pendaftaran Siswa

Dimulai dari calon siswa mendaftar ke Bagian Pendaftaran, kemudian Bagian Pendaftaran melayani pendaftaran calon siswa baru dengan memberikan FPSB (Formulir Pendaftaran Siswa Baru) ke siswa/orangtua siswa untuk diisi data calon siswa. Setelah itu calon siswa/orangtua siswa menyerahkan FPSB ke Bagian Pendaftaran yang telah diisi, sesuai waktu yang ditentukan beserta dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran, lalu Bagian Pendaftaran akan membuat Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) dan menginput data siswa baru ke dalam Tr_FPSB sesuai FPSB tersebut. Bagian Pendaftaran akan memberikan Bukti Pendaftaran Siswa Baru (BPSB) beserta rincian biaya penerimaan siswa baru ke calon siswa/orangtua siswa. Kemudian siswa dapat mengikuti ujian saringan masuk sesuai dengan tingkatannya yang telah dijadwalkan oleh sekolah.

Jika siswa lulus tes masuk, maka calon siswa/orangtua siswa akan membayar uang masuk sesuai dengan rincian biaya penerimaan siswa baru ke Bagian Administrasi Keuangan. Lalu Bagian Administrasi Keuangan akan menginput jumlah pembayaran di Tr_BPUM , Bagian Administasi Keuangan juga mencetak BPUM (Bukti Pembayaran Uang M asuk) sebanyak 1 rangkap dan diserahkan ke siswa/orangtua siswa, yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan seragam dan alat sekolah lainnya di koperasi. Didalam BPUM tersebut terdiri

(2)

dari ketentuan pembayaran sesuai dengan tingkatannya, tingkatan tesebut terdiri dari Playgroup sampai dengan Sekolah M enengah. Jumlah yang tertera di Tr_BPUM dapat diangsur 3x dalam jangka waktu 1 tahun.

Ketentuan-ketentuan Administrasi dan Keuangan Penerimaan Siswa Baru : a. Pemberlakuan Discount/potongan biaya PSB :

• Siswa baru putra/i ke 3 (tiga) dst yang masuk menjadi siswa di Islamic Village diberikan discount :

- Biaya sumbangan bangunan dan fasilitas sebesar 10 %.

- Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah 1 tahun sebesar 10 %.

• Siswa baru yang memiliki hubungan keluarga yang masuk secara bersamaan, 2 (dua) orang atau lebih, diberikan discount :

- Biaya sumbangan bangunan dan fasilitas sebesar 10 % untuk anak ke 2 (dua) dan sebesar 20 % untuk anak ke 3 (tiga) dan seterusnya.

- Biaya kegiatan dan kebutuhan sekolah selama 1 (satu) tahun sebesar 10 % untuk anak ke 2 dan sebesar 20 % untuk anak ke 3 dan seterusnya.

b. Beasiswa berupa pembebasan SPP

• Bebas SPP selama 1 (satu) tahun untuk :

- Calon siswa/siswi SM P, SM A, dan SMK yang memiliki kemampuan dibidang Akademis berupa Juara Umum dengan rata-rata 8.50 dan

(3)

Juara Olympiade Nasional yang dibuktikan dengan Fotokopi raport dan Sertifikat.

- Calon siswa/siswi SM P, SM A dan SM K yang memiliki kemampuan di bidang non Akademis untuk tingkat Nasional.

• Bebas SPP selama 1 semester (6 bulan) untuk :

- Calon siswa/i SM P, SMA dan SM K yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi.

• Bebas SPP selama 3 (tiga) bulan untuk :

- Calon siswa/i SM P, SMA dan SM K yang memiliki kemampuan dibidang non Akademis untuk tingkat Provinsi.

b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif

Setiap bulannya siswa mempunyai kewajiban untuk membayar SPP dengan menyerahkan buku SPP ke kasir. Kasir akan mengotorisasi dan memberi stempel, setelah itu kasir akan menginput pembayaran tersebut kedalam Tr_SPP.

Begitu juga setiap awal tahun ajaran baru, siswa harus melakukan registrasi ulang dengan cara datang ke Bank BPR milik Yayasan Islamic Village, lalu siswa/orangtua siswa mengisi slip setoran yang terdiri dari 2 rangkap dan meyerahkannya ke Staff Bank. Setelah itu Bank akan menginput di Tr_BPRU lalu mencetak BPRU (Bukti Pembayaran Registrasi Ulang) untuk diberikan ke siswa/orangtua siswa sebagai bukti pembayaran regristrasi ulang beserta slip setoran rangkap 1. Bagian Akuntansi dapat melihat Tr_BPRU yang dibuat oleh Bank.

(4)

Pada akhir tahun Bagian Akuntansi membuat laporan pendapatan yang terdiri dari Laporan Pendapatan SPP yang dibuat setiap bulan dan akhir tahun (tahunan) ini berdasarkan kebutuhan data tersebut didapat dari tr_SPP, Laporan Pendapatan Uang M asuk dimana datanya didapat dari tr_FPUM dan Laporan Registrasi Ulang yang dibuat setiap akhir tahun yang datanya didapat dari tr_BPRU. Ketiga Laporan Pendapatan tersebut dicetak masing - masing 1 rangkap. Bagian Akuntansi juga membuat Laporan Tunggakan Pembayaran yang terdiri dari Laporan Tunggakan SPP yang dibuat setiap 3 bulan sekali dilihat dari tr_SPP, Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang yang dilihat dari tr_BPRU dan Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk dilihat dari tr_FPUM . Setelah itu ketiga Laporan Tunggakan Pembayaran tersebut dicetak masing – masing 2 rangkap. Kemudian Bagian Akutansi akan membuat Laporan Historikal Data Siswa di Tr_Historikal Data Siswa yang berisikan data siswa yang aktif disekolah dalam setiap tingkatannya. Laporan- laporan tersebut akan diserahkan kepada Kepala Keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Laporan- laporan itu digunakan oleh Kepala Keuangan untuk pengambilan keputusan.

Setelah Laporan – Laporan Pendapatan dan Laporan – Laporan Tunggakan Pembayaran diperiksa dan diotorisasi, Kepala Keuangan akan menyerahkan Laporan – Laporan Tunggakan Pembayaran rangkap 2 ke Bagian Adminstrasi Keuangan untuk dibuatkan Surat Tunggakan Pembayaran yang nantinya akan diserahkan ke setiap tingkatan sekolah untuk diberikan kepada orangtua siswa.

Sedangkan laporan-laporan digunakan oleh Kepala Keuangan untuk pengambilan keputusan.

(5)

4.2 Overview Acti vity Diagram Sistem yang Diusulkan a. Pendaftaran Siswa Baru

Kompu ter B agian Ad min K euan gan

Bagia n P enda ftaran Siswa/Oran gtu a

Me nd aftar

M ela ya ni Pen da fta ran

Me ng iku ti tes ma suk

Mel aya ni P emb aya ran U an g Ma suk Lulus

{BP UM}

Tr_FPSB

Ms_Siswa

Tr_BPUM

M en erim a BPU M

Gambar 4.1 OAD Pendaftran S iswa Baru

(6)

b. Pembayaran yang dilakukan oleh siswa aktif

Gambar 4.2 OAD Pembayaran Siswa Aktif

(7)

4.2.1 Event Table

Event Internal Agent S tart When Activities 1. M elayani

Pendaftaran

Bagian Pendaftaran

Calon siswa datang mendaftar ke Bagian Pendaftaran

- M emberikan FPSB ke calon siswa

- M enginput data-data pribadi calon siswa

- M emberikan BPSB, dan rincian biaya

- M enyimpan data-data siswa ke M s_siswa

2. M elayani Pembayaran Uang M asuk

Bagian

Administrasi dan Keuangan

Calon siswa baru yang lulus tes kemudian membayar uang masuk

- M enerima pembayaran - M enginput jumlah

pembayaran ke Tr_BPUM - M encetak BPUM

- M engupdate Tr_BPUM 3. M elayani

Pembayaran SPP

Kasir Siswa datang

membayar SPP setiap bulan

- M enerima pembayaran SPP - M engotorisasi dan

- M enstempel Buku SPP - M enginput pembayaran spp

ke Tr_SPP;

4. M embuat Laporan

Pendapatan SPP

Bagian Akuntansi Setiap hari dan setiap bulan sekali

- M embuat laporan pendapatan SPP berdasarkan tr_SPP - M encetak laporan

pendapatan SPP - M enyerahkan laporan

pendapatan SPP ke Kepala Keuangan

(8)

Events Internal Agent S tart When Activities 5. M engotorisasi

Laporan

Pendapatan SPP

Kepala Keuangan Setelah menerima laporan pendapatan SPP

- M enerima laporan

pendapatan SPP dari Bagian Akuntansi

- M emeriksa laporan pendapatan SPP - M engotorisasi laporan

pendapatan SPP 6. M embuat

Laporan

Pendapatan Uang M asuk

Bagian Akuntansi Setiap akhir tahun - M embuat laporan pendapatan uang masuk berdasarkan data dari tr_FPUM

- M encetak laporan pendapatan uang masuk - M enyerahkan laporan uang

masuk ke Kepala Keuangan 7. M engotorisasi

Laporan Pendapatan Uang M asuk

Kepala Keuangan Setelah menerima laporan pendapatan uang masuk

- M enerima laporan pendapatan uang masuk - M emeriksa laporan

pendapatan uang masuk - M engotorisasi pendapatan

laporan uang masuk 8. M embuat

Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

Bagian Akuntansi Setiap akhir tahun - M embuat laporan

pendapatan registrasi ulang berdasarkan data dari tr_BPRU

- M encetak laporan registrasi ulang

- M enyerahkan laporan registrasi ulang ke Kepala Keuangan

9. M engotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

Kepala Keuangan Setelah menerima laporan pendapatan registrasi ulang

- M enerima laporan

pendapatan registrasi ulang dari Bagian Akuntansi - M emeriksa laporan

pendapatan registrasi ulang - M engotorisasi laporan

pendapatan registrasi ulang

(9)

Events Internal Agent S tart When Activities 10. M embuat

Laporan Historikal Data Siswa

Bagian Akuntansi Setiap Tahun - M enginput jumlah siswa berbagai tingkatan dan kelas di

tr_historikal_data_siswa sesuai dengan M s_ siswa - M enyimpan jumlah siswa

tersebut di

tr_historikal_data_siswa - M encetak laporan

historikal data siswa - M enyerahkan laporan

historikal data siswa ke Kepala Keuangan 11. M engotorisasi

Laporan Historikal Data Siswa

Kepala Keuangan Setelah menerima laporan historikal data siswa

- menerima laporan historikal data siswa dari Bagian Akuntansi - M emeriksa laporan

historikal data siswa - M engotorisasi laporan

historikal data siswa 12. M embuat

Laporan Tunggakan Pembayaran SPP

Bagian Akuntansi Setiap 3 bulan sekali - M engecek data

pembayaran SPP di tr_SPP - M embuat laporan

tunggakan pembayaran SPP berdasarkan data dari tr_SPP

- M encetak laporan tunggakan pembayaran SPP sebanyak 2 rangkap - M enyerahkan laporan

tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap ke Kepala Keuangan

13. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP

Kepala Keuangan Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran SPP

- M enerima laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap dari Bagian Akuntansi

- M emeriksa laporan tunggakan pembayaran

(10)

Events Internal Agent S tart When Activities SPP

- M engotorisasi laporan tunggakan pembayaran SPP 2 rangkap

- M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran SPP rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan 14. M embuat Surat

Tunggakan Pembayaran SPP

Bagian Administrasi Keuangan

Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran SPP

- M enerima laporan tunggakan pembayaran SPP rangkap 2 dari Kepala Keuangan

- M embuat surat tunggakan pembayaran SPP

berdasarkan laporan tunggakan pembayaran SPP

- M enyerahkan surat tunggakan pembayaran SPP ke siswa yang bersangkutan 15. M embuat

Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

Bagian Akuntansi Setiap tahun - M engecek data pembayaran registrasi ulang di tr_BPRU - M embuat laporan

tunggakan pembayaran registrasi ulang

berdasarkan data dari tr_BPRU

- M encetak laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang sebanyak 2 rangkap

- M enyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap ke Kepala Keuangan

(11)

Events Internal Agent S tart When Activities 16. M engotorisasi

Kepala Keuangan Setiap menerima laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang

- M enerima laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap dari Bagian Akuntansi - M emeriksa laporan

tunggakan pembayaran registrasi ulang

- M engotorisasi laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap - M enyerahkan laporan

tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan

17. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap 2

- M enerima laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang rangkap 2 dari Kepala Keuangan - M embuat surat tunggakan

pembayaran registrasi ulang berdasarkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang

- M enyerahkan surat tunggakan pembayaran registrasi ulang ke siswa yang bersangkutan

(12)

Events Internal Agent S tart When Activities 18. M embuat

Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk

Bagian Akuntansi Setiap akhir tahun - M engecek data pembayaran uang masuk di tr_FPUM - M embuat laporan tunggakan

pembayaran uang masuk berdasarkan data dari tr_FPUM

- M encetak laporan tunggakan pembayaran uang masuk sebanyak 2 rangkap - M enyerahkan laporan

tunggakan pembayaran uang masuk 2 rangkap ke Kepala Keuangan

19. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk

Kepala Keuangan Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk

- M enerima laporan

tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 dari

Kepala Keuangan

- M embuat surat tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan laporan

tunggakan pembayaran uang masuk

- M enyerahkan surat

tunggakan pembayaran uang masuk ke siswa yang

bersangkutan 20. M embuat Surat

Tunggakan Pembayaran Uang M asuk

Setelah menerima laporan tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2

- M enerima laporan

tunggakan pembayaran uang masuk rangkap 2 dari

Kepala Keuangan

- M embuat surat tunggakan pembayaran uang masuk berdasarkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang

- M enyerahkan surat

tunggakan pembayaran uang masuk ke siswa yang

bersangkutan Table 4.1 Event Table

(13)

4.2.2 Workflow Table Sistem yang Diusulkan

Actor Activity Calon siswa/orangtua

Bagian Pendaftaran Calon siswa/orangtua

Bagian Pendaftaran Komputer

Bagian Pendaftaran

Komputer

Bagian Pendaftaran Orangtua/Calon Siswa

Menerima Pendaftaran

1. M endaftar ke Bagian Pendaftaran

2. M emberikan Formulir Pendaftaran Siswa Baru (FPSB) untuk diisi oleh calon siswa/orangtua 3. M engisi FPSB yang akan dikembalikan ke Bagian

Pendaftaran

4. M embuka Tr_FPSB 5. M enampilkan Tr_FPSB

6. M enginput data-data pribadi calon siswa ke Tr_FPSB sesuai dengan FPSB yang telah diisi 7. M engklik tombol save;

8. M enyimpan data-data pribadi calon siswa ke Tr_FPSB;

9. M emberikan BPSB dan rincian biaya ke calon siswa/orangtua;

10. M enerima BPSB dan rincian biaya Bagian Administrasi Keuangan

Calon Siswa/orangtua

Bagian Administrasi Keuangan Komputer

Komputer

Bagian Administrasi Keuangan Komputer

Melayani Pembayaran Uang Masuk

11. M engumumkan nama-nama siswa yang lulus 12. M engecek kelulusan

13. Calon siswa yang dinyatakan lulus dapat langsung membayar uang masuk ke Bagian Administrasi;

14. M enerima pembayaran uang masuk 15. M embuka Tr_BPUM

16. M enampilkan Tr_BPUM

17. M enginput jumlah pembayaran ke Tr_BPUM sesuai dengan rincian biaya

18. M engklik tombol save

19. M enyimpan data-data pembayaran uang masuk ke Tr_BPUM

20. M embuka M s_Siswa 21. M enampilkan M s_Siswa

22. M enginput data pribadi siswa yang melakukan pembayaran di Ms_Siswa

23. M enyimpan data pribadi siswa yang baru ke Ms_Siswa

24. M engklik tombol print pada Tr_BPUM 25. M encetak BPUM 2 rangkap

26. M emberikan BPUM rangkap 1 ke Calon siswa/orangtua

(14)

Actors Activities Calon Siswa/orangtua

27. M enerima BPUM rangkap 1 dari Bag.

Administrasi Keuangan

28. M emberikan BPUM rangkap 2 ke Bag.

Akuntansi Siswa

Kasir

Komputer Kasir

Siswa/orangtua

Melayani Pembayaran S PP

29. M emberikan uang spp beserta buku SPP ke kasir 30. M enerima uang SPP dan buku SPP dari siswa 31. M engotorisasi dan menstempel buku SPP yang

bertanda lunas 32. M embuka Tr_SPP 33. M enampilkan Tr_SPP

34. M enginput data-data pembayaran SPP ke Tr_SPP 35. M engklik tombol save

36. M enyimpan data-data pembayaran SPP ke Tr_spp

37. M engembalikan buku SPP ke siswa 38. M enerima buku SPP

(15)

Actor Activities Bagian Akuntansi

Komputer

Bagian Akuntansi

Membuat Laporan Pendapatan S PP

39. M embuat Laporan Pendapatan SPP berdasarkan tr_SPP

40. M engklik tombol print

41. M encetak Laporan Pendapatan SPP 42. M enyerahkan Laporan Pendapatan SPP ke

Kepala Keuangan Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Pendapatan S PP

43. M enerima Laporan Pendapatan SPP dari Bagian Akuntansi

44. M emeriksa Laporan Pendapatan SPP 45. M engotorisasi Laporan Pendapatan SPP Bagian Akuntansi

Komputer

Bagian Akuntansi

Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk 46. M embuat Laporan Pendapatan Uang M asuk

berdasarkan tr_BPUM 47. M engklik tombol print

48. M encetak Laporan Pendapatan Uang M asuk 49. M enyerahkan Laporan Pendapatan Uang M asuk

ke Kepala Keuangan

Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk 50. M enerima Laporan Pendapatan Uang M asuk dari

Bagian Akuntansi

51. M emeriksa Laporan Pendapatan Uang M asuk 52. M engotorisasi Laporan Pendapatan Uang M asuk

Bagian Akuntansi

Komputer

Bagian Akuntansi

Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 53. M embuat Laporan Pendapatan Registrasi ulang

berdasarkan tr_BPRU 54. M engklik tombol print

55. M encetak Laporan Pendapatan Registrasi Ulang 56. M enyerahkan Laporan Pendapatan Registrasi

Ulang ke Kepala Keuangan

Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

57. M enerima Laporan Pendapatan Registrasi ulang dari Bagian Akuntansi

58. M emeriksa Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

59. M engotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

(16)

Actor Activities Bagian Akuntansi

Membuat Laporan Historikal Data Siswa 60. M embuka tr_historikal_data_siswa Komputer 61. M enampilkan tr_historikal_data_siswa Bagian Akuntansi 62. M embuat laporan data historikal data siswa

berdasarkan M s_kelas dan diinput ke dalam tr_historikal_data_siswa

63. M engklik tombol save

Komputer 64. M enyimpan laporan historikal data siswa ke tr_historikal_data_siswa

Bagian Akuntansi 65. M engklik tombol save

Komputer 66. M encetak laporan historikal data siswa BagianAkuntansi 67. M enyerahkan laporan historikal data siswa ke

Kepala Keuangan Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa 68. M enerima Laporan Historikal Data Siswa

dari Bagian Akuntansi

69. M emeriksa Laporan Historikal Data Siswa 70. M engotorisasi Laporan Historikal Data

Siswa

Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran S PP

Bagian Akuntansi 71. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran SPP berdasarkan data di Tr_SPP

Komputer 73. M encetak Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap

Bagian Akuntansi 74. M enyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap ke Kepala Keuangan

Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran S PP

75. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap

76. M emeriksa Laporan Tunggakan Pembayaran SPP

77. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran SPP 2 rangkap

78. M enyerahkan Laporan Tunggakan Pembayaran SPP rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan

Membuat Surat Tunggakan Pembayaran S PP 79. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran

SPP rangkap 2 dari Kepala Keuangan

80. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran SPP sesuai L:aporan Tunggakan Pembayaran SPP

(17)

Actor Activities

81. M engotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran SPP

82. M enyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran SPP ke siswa yang bersangkutan

Bagian Akuntansi

Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

83. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang berdasarkan data di Tr_BPRU

Komputer 85. M encetak Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap

Bagian Akuntansi 86. M enyerahkan Laporan Tunggakan

Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap ke Kepala Keuangan

Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

87. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap dari Bagian Akuntansi

88. M emeriksa Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

89. M engotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang 2 rangkap 90. M enyerahkan Laporan Tunggakan

Pembayaran Registrasi Ulang rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan

Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

91. M enerima Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang rangkap 2 dari Kepala Keuangan

92. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

93. M engotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

94. M enyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulangke siswa-siswa yang

bersangkutan Bagian Akuntansi

Membuat Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk

95. M embuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang M asuk Berdasarkan Data di Tr_FPUM

(18)

Tabel 4.2 Workflow Table

Actor Activities 96. M engklik tombol print

Komputer 97. M encetak Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap

Bagian Akuntansi 98. M enyerahkan Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap ke Kepala Keuangan

Kepala Keuangan

Mengotorisasi Laporan Tunggakan pembayaran Uang Masuk 2 rangkap

99. M enerima Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap dari Bagian

Akuntansi

100. M emeriksa Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap

101. M engotorisasi Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk 2 rangkap 102. M enyerahkan Laporan Tunggakan

pembayaran Uang M asuk rangkap 2 ke Bagian Administrasi Keuangan

Membuat Surat Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

103. M enerima Laporan Tunggakan pembayaran Uang M asuk rangkap 2 dari Kepala

Keuangan

104. M embuat Surat Tunggakan Pembayaran uang M asuk

105. M engotorisasi Surat Tunggakan Pembayaran uang M asuk

106. M enyerahkan Surat Tunggakan Pembayaran uang M asuk ke siswa-siswa yang

bersangkutan.

(19)

4.2.3 Detailed Activity Diagram

Gambar 4.3 D AD Menerima Pendaftaran

(20)

Gambar 4.4 D AD Melayani Pembayaran Uang Masuk

(21)

Gambar 4.5 D AD Melayani Pembayaran S PP

(22)

Gambar 4.6 D AD Membuat Laporan Pendapatan S PP

(23)

Kepala Keuangan

43. menerima laporan pendapatan SPP

{laporan pendapatn SPP}

44. memeriksa laporan pendapatan SPP

45. mengotorisasi laporan pendapatan SPP

{laporan pendapatn SPP}

signed

Gambar 4.7 D AD Mengotorisasi Laporan Pendapatan S PP

(24)

Komputer Bagian Akuntansi

46. Membuat laporan pendapatan

uang masuk Tr_FPUM

47. Mengklik t ombol print

48. Mencetak laporan pendapatan uang masuk

49. Menyerahkan laporan pendapatan uang masuk ke kepala keuangan

{laporan pendapatan uang masuk}

Gambar 4.8 D AD Membuat Laporan Pendapatan Uang Masuk

(25)

Gambar 4.9 D AD Mengotorisasi Laporan Pendapatan Uang Masuk

(26)

Gambar 4.10 D AD Membuat Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

(27)

Gambar 4.11 Mengotorisasi Laporan Pendapatan Registrasi Ulang

(28)

K omputer Bagia n Akuntansi

6 0. Mem bu ka fil e tr_h istor ika l_d ata _si swa

Tr_historikal_d ata_siswa

7 8. Me na mpi lka n tr_h isto rika l_ da ta _si swa

6 1. Me mbu at la po ran h isto rika l d ata s isw a

Ms_kela s

62 . M en gkl ik tomb ol s ave

63 . M en yimp an la po ran h isto rika l da ta sis wa ke tr_ hi stori kal _d ata_ sisw a

64 . M en gkl ik tomb ol p rin t

Tr_ histo rika l_da ta_ siswa

65 . Me nce tak l apo ra n hi stori kal d ata si swa

{l ap ora n h istori kal d ata si swa } 6 6. Men yera hk an l ap ora n h istori kal

da ta sis wa ke Ke pa la Ke ua ng an

Gambar 4.12 Membuat Laporan Historikal Data Siswa

(29)

Kepala Keuangan

67. menerima laporan historikal dat a siswa

{laporan historikal data siswa}

68. memeriksa laporan historikal data siswa

{laporan hist orikal data siswa}

69. mengotorisasi laporan historikal data siswa

(signed)

Gambar 4.13 D AD Mengotorisasi Laporan Historikal Data Siswa

(30)

Gambar 4.14 D AD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran S PP

(31)

Gambar 4.15 D AD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran S PP

(32)

Gambar 4.16 D AD Membuat S urat Tunggakan Pembayaran S PP

(33)

82. membuat laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang

Tr_BPRU

83. mengklik tombol print

84. mencetak laporan t unggakan pembayaran registrasi ulang 2 rangkap

85. menyerahkan laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang

ke Kepala Keuangan

{laporan tunggakan pembayaran registrasi ulang}

Gambar 4.17 D AD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

(34)

Gambar 4.18 D AD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang

(35)

Gambar 4.19 D AD Membuat S urat Tunggakan Pemabayaran Registrasi Ulang

(36)

94. membuat laporan tunggakan

pembayaran uang masuk Tr_FPUM

95. mengklik tombol print

96. mencetak laporan tunggakan pembayaran uang masuk 2 rangkap

97. menyerahkan laporan tunggakan pembayaran uang masuk ke Kepala Keuangan

{laporan t unggakan pembayaran uang pendaftaran}

Gambar 4.20 D AD Membuat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

(37)

Gambar 4.21 D AD Mengotorisasi Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

(38)

Gambar 4.22 D AD Membuat S urat Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

(39)

4.3 UML Class Diagram

Gambar 4.23 Class Diagram

(40)

4.4 Use Case Diagram

Gambar 4.24 Use Case Diagram

Billing Information System pad a Ya yasan Islamic Village

Bagian Adminis trasi Keuangan

M em buat PSB

M enginput data-data s iswa baru

M enc etak BPUM

M enerim a pem bay ar an pendaftaran

M enerim a Pembayaran Uang M asuk

M enc etak Bukti Pembayaran Uang M asuk

Menerima Pem bay aran SPP

M enc etak Bukti Pem bay aran

Kas ir

M enerim a Pem bay aran R egis ulang

M encetak BPR U Staff Bank

Mem buat laporan pendapatan s pp bulanan

Bagian A kuntans i m embuat laporan

pendaptan s pp tahunan

m embuat laporan pendapatan uang mas uk

mem buat laporan pendapatan regis trasi ulang

m em buat laporan historikal data sis wa

mem buat laporan tunggak an pembayaran spp

m em buat laporan tunggak an pem bay aran uang

mas uk

m em buat laporan tunggak an pem bay aran regis trasi

ulang

m em buat s ur at tunggak an pem bay aran Bagian Administras i

Keuangan

(41)

4.5 Rancangan Database Nama File : M s_Siswa Primary Key : NIS

Nama Tipe Panjang Keterangan

NIS Varchar 10 NIS

Nama Varchar 25 Nama Siswa

Tingkatan Varchar 8 Tingkatan

Alamat Varchar 30 Alamat

JenisKelamin Char 1 Jenis Kelamin

Agama Char 1 Agama

Telepon Varchar 12 Telepon

StatusKeluarga Char 1 Status Keluarga

AnakKe Int 2 Anak Ke

TempatLahir DateTime - Tempat Lahir

SekolahAsal Varchar 20 Sekolah Asal

TanggalM asuk DateTime - Tanggal M asuk

TahunAjaran Varchar 10 Tahun Ajaran

NoPSB Varchar 10 No PSB

Kelas Varchar 3 Kelas

SaudaraKandung Int 2 Saudara Kandung

SaudaraTiri Int 2 Saudara Tiri

TahunLulus Int 5 Tahun Lulus

NoSTTB Varchar 10 No STTB

(42)

NamaAyah Varchar 25 Nama Ayah

NamaIbu Varchar 25 Nama Ibu

PekerjaaanAyah Varchar 20 Pekerjaan Ayah

PekerjaanIbu Varchar 20 PekerjaanIbu

AlamatAyah Varchar 30 Alamat Ayah

AlamatIbu Varchar 30 Alamat Ibu

NamaWali Varchar 25 Nama Wali

PekerjaanWali Varchar 20 Pekerjaan Wali

AlamatWali Varchar 30 Alamat Wali

KewarganegaraanAyah Varchar 10 Kewarganegaraan Ayah KewarganegaraanIbu Varchar 10 Kewarganegaraan Ibu PenghasilanAyah Varchar 10 Penghasilan Ayah Penghasilan Ibu Varchar 10 Penghasilan Ibu

Nama File : M s_Tingkatan Primary Key : NoTingkatan

NoTingkatan Varchar 10 No Tingkatan

Tingkatan Varchar 8 Nama Tingkatan

BiayaPendaftaran Int 12 Biaya Pendaftaran

BiayaSeragam Int 12 Biaya Seragam

BiayaBP3 Int 12 Biaya BP3

(43)

BiayaBuku Int 12 Biaya Buku

BiayaSPP Int 12 Biaya SPP

Nama File : M s_User Primary Key : UserName

UserName Varchar 10 User Name

Password Nchar 8 Password

Nama File : M s_Kelas Primary Key : UserName

KodeKelas Varchar 8 KodeKelas

(44)

Nama : M s_NoUrutKelas Primary Key : NoUrut

NoUrut Varchar 8 No Urut

UrutanKelas Varchar 5 Urutan Kelas

Nama File : Tr_FPUM_h Primary Key : NoFPUM Foreign Key : NIS

NoFPUM Varchar 10 No FPUM

Tanggal Date Time - Tanggal

NIS Varchar 10 NIS

Nama File : Tr_FPUM_d Primary Key : NoFPUM

NoFPUM Varchar 10 No FPUM

BiayaPendaftaran Int 12 Biaya Pendaftaran

(45)

BiayaSeragam Int 12 Biaya Seragam

BiayaBP3 Int 12 Biaya BP3

BiayaBuku Int 12 Biaya Buku

Total Int 12 Total

JumlahAngsuran Int 12 Jumlah Angsuran

AngsuranKe Int 2 Angsuran Ke

Nama File : Tr_SPP_h Primary Key : NoSPP Foreign Key : NIS

NoSPP Varchar 10 No SPP

NIS Varchar 10 NIS

Nama Varchar 25 Nama Siswa

Tanggal DateTime - Tanggal

(46)

Nama File : Tr_SPP_d Primary Key : NoSPP

NoSPP Varchar 10 No SPP

Bulan Varchar 10 Bulan

Tahun Varchar 10 Tahun

Total Int - Total

Potongan Int - Potongan

JumlahBayar Int - Jumlah Bayar

Nama File : Tr_BPRU_h Primary Key : NoBPRU Foreign Key : NIS

NoBPRU Varchar 10 No BPRU

Tanggal DateTime - Tanggal

NIS Varchar 10 NIS

NaikKeKelas Varchar 3 Naik Ke Kelas

Alamat Varchar 30 Alamat

Tabel 4.3 Rancangan Database

(47)

4.6 Rancangan Formulir

Isilah Formulir di Bawah Ini Dengan Data-data yang Lengkap dan Benar!

No. Form:

A. Data Pribadi

1. Nama Siswa :

2. Alamat :

3. Jenis Kelamin : 4. Tempat, Tanggal Lahir :

5. Agama :

6. Kewarganegaraan : 7. Anak ke Berapa : 8. Jumlah Saudara Kandung : 9. Jumlah Saudara Tiri : 10. Jumlah Saudara Angkat : 11. Nomor Telepon/HP :

B. Keterangan Pendidikan Sebelumnya

No. Nama Sekolah Tingkat Tahun Lulus No. STTB 1.

2.

3.

4.

Foto 2x3 S EKOLAH IS LAMIC VILLAGE MANDIRI

FORMULIR PENDAFTARAN TAHUN AJARAN 2009/2010

(48)

C. Keterangan Tentang Orangtua/Wali

No. Keterangan Ayah Ibu Wali

1.

2.

4.

5.

6.

7.

Nama Alamat

Kewarganegaraan Pendidikan Terakhir Pekerjaan

Penghasilan per tahun No. Telpon

Demikianlah fornulir ini diisi dengan baik, benar, dan sejujur-jujurnya.

Hormat Saya, M engetahui,

Calon Siswa Orangtua/Wali Kepala Sekolah

Nama Jelas Nama Jelas Nama Jelas

Gambar 4.25 Rancangan Formulir Pendaftaran S iswa Baru

(49)

Gambar 4.26 Rancangan Formulir Pembayaran Uang Masuk No. PSB :

Nama Siswa : Tingkatan : Angsuran :

Angsuran 1 :

Angsuran 2 : Angsuran 3 :

Terbilang :

Staff Admin & Keuangan Tangerang, ………..

Orangtua/Siswa

(……….) (………) S EKOLAH IS LAMIC VILLAGE

FORMULIR PEMBAYARAN UANG MAS UK TAHUN AJARAN 2009/2010

(50)

Gambar 4.27 Rancangan Formulir Pembayaran Registrasi Ulang Nomor:

NIS : Nama : Naik ke Kelas/Tingkatan :

Alamat : Nomor Telepon/HP :

Keterangan : Jumlah : Terbilang :

S taff Bank Tangerang, …………

Orangtua/Siswa

(………) (………...) S EKOLAH IS LAMIC VILLAGE

BUKTI PEMBAYARAN REGIS TRAS I ULANG TAHUN AJARAN 2009/2010

(51)

4.7 Rancangan Layar

Gambar 4.28 Rancangan Layar Login

Gambar 4.29 Tampilan Layar Menu Utama

(52)

Gambar 4.30 Rancangan Layar Ms_S iswa

Gambar 4.31 Rancangan Layar Pendaftaran S iswa

(53)

Gambar 4.32 Rancangan Layar Ms_Tingkatan

Gambar 4.33 Rancangan Layar Ms_Kelas

(54)

Gambar 4.34 Rancangan Layar S PP

Gambar 4.35 Rancangan Pembayaran S iswa Baru

(55)

Gambar 4.36 Rancangan Layar Registrasi Ulang

Gambar 4.37 Rancangan Layar Jurnal Penerimaan Kas

(56)

4.8 Rancangan Laporan

Laporan Pendapatan S PP harian

Print Date : ____

Print Time: ____

PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH YAYASAN ISLAMIC VILLAGE

Komplek Pendidikan Yayasan Islamic Village, Kelapa Dua, Tangerang Telp. (021) 546 4172, 547 0787

TAHUN AJARAN yyyy / yyyy

LAPORAN PENDAPATAN S PP BULANAN Tanggal : ddmmyyyy

No Formulir : xx/xxxx/xxxx Tingkatan : xxxx

Hal__dari__

Gambar 4.38 Rancangan Laporan Pendapatan S PP Bulanan

NIS Nama S iswa Kelas Jumlah S PP Potongan SubTotal Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx

Jumlah Pendapatan Per Bulan Rp.Xxxxxxxx

(57)

Laporan Pendapatan S PP Tahunan

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN PENDAPATAN S PP TAHUNAN Tanggal : ddmmyyyy

No Formulir : xx/xxx/xxxx Tingkatan : xxxx

Hal__dari__

Gambar 4.39 Rsncangan Laporan Pendapatan S PP Tahunan

No Bulan Kelas Jumlah S PP Potongan SubTotal

Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxx Xx Rp.Xxxxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx

Jumlah Pendapatan Per Tahunan Rp.Xxxxxxxx

(58)

Laporan Pendapatan Uang Masuk

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN PENDAPATAN UANG MAS UK

Tanggal : dd/mm/yyyy

Hal__dari__

Gambar 4.40 Rancangan Laporan Pendapatan Uang Masuk No

BPUM

Tanggal Pembayaran

Biaya

Masuk Potongan Jmlh Bayar

Sisa Pembayaran Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxx Rp.Xxxx Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxx Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxx Xx Xxxxxxxx Rp.Xxxxxx Rp.Xxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxx

Jumlah Pendapatan Rp.Xxxxx Rp.Xxxx

(59)

Laporan Pendapatan Regristrasi Ulang

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN PENDAPATAN REGIS TRAS I ULANG Periode : dd/mm/yyyy

No Formulir : xx/xxxx/xxxx

Tingkatan : xxxx

hal__dari__

Gambar 4.41 Rancangan Laporan Pendapatan Registrasi Ulang No

BPRU NIS

Naik ke kelas

S tatus

Bayar Pembayaran Jumlah Bayar Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xx xxxx Rp.xxx Rp.Xxxxxx

Jumlah Pendapatan Rp.Xxxxxx

(60)

Laporan Historical Data Siswa

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN HIS TORIKAL DATA S IS WA Tanggal : ddmmyyyy

Hal__

dari__

Total Keseluruhan Siswa : xxxx

Gambar 4.42 Rancangan Laporan Historikal Data Siswa

No NIS Nama

Siswa

Histori kelas

X X X X X X X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xx Xx Xx Xx Xx

(61)

Laporan Tunggakan Pembayaran S PP

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN S PP Tanggal : ddmmyyyy s/d ddmmyyyy

Hal__dari__

Gambar 4.43 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran S PP NIS Nama S iswa Kelas Jumlah

Tunggakan Potongan SubTotal Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Rp.Xxxxx Rp.Xxxxxxxx

Jumlah Tunggakan Pembayaran Rp.Xxxxxxxx

(62)

Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN UANG MAS UK Tanggal: ddmmyyyy

Tingkatan : xxxx Kelas : xx

Hal__dari__

Gambar 4.44 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran Uang Masuk No

BPUM NIS Nama S iswa Kelas Sisa Angsuran Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx

(63)

Laporan Tunggakan Pembayaran Regristrasi Uang

Print Date : ____

Print Time: ____

LAPORAN TUNGGAKAN PEMBAYARAN REGIS TRAS I ULANG Tanggal : ddmmyyyy

Hal__dari__

Gambar 4.45 Rancangan Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi Ulang NIS Nama S iswa Kelas Sisa

Pembayaran Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx X.x Rp.Xxxxxx

(64)

4.9 Navigation Diagram

Gambar 4.46 Navigation Diagram

(65)

4.10 Prosedur Aplikasi Billing S ystem

Gambar 4.47 Tampilan Layar Login

Ketika pertama kali menjalankan aplikasi, yang pertama tampil adalah layar “Login”.

user harus mengisi username dan password kemudian menekan tombol “OK”. Jika username atau password salah, maka akan muncul message box yang bertuliskan

“Username/Password salah”. Untuk keluar dari layar log in, user dapat menekan tombol

“Cancel” atau dengan menekan tanda “x” di pojok kanan atas layar.

(66)

Gambar 4.48 Tampilan Menu Utama

Jika user berhasil log in, maka layar selanjutnya yang akan tampil adalah layar menu utama seperti yang terdapat pada gambar di atas. Selanjutnya yang akan kita bahas adalah sebagai berikut:

(67)

1. Master Data – Tingkatan

Gambar 4.49 Tampilan Menu Master Tingkatan

Pertama-tama, kita harus mengisi data-data pada M aster Tingkatan dengan menekan tombol “Insert”, kemudian menginput data-data yang terdiri dari: Tingkatan, Biaya Pendaftaran, Biaya Seragam, Biaya BP3, Biaya Buku, dan Biaya SPP, lalu menekan tombol “Save” untuk menyimpan data ke database. Data-data yang sudah disimpan akan tampil di table yang berada di bawah field-field pengisian master. Data-data tersebut akan digunakan untuk transaksi-transaksi pembayaran seperti pembayaran SPP, uang masuk, dan BPRU.

(68)

Tingkatan yang dimaksud di master data ini adalah jenjang pendidikan sekolah yang ditempuh oleh siswa mulai dari Playgroup, TK, SD, SMP, SMA, dan SM K.

Untuk keluar dari layar “Formulir Pendaftaran Siswa Baru”, user dapat menekan tombol “x” pada pojok kanan atas layar. Kemudian untuk melakukan pembatalan pengisian, kita tinggal menekan tombol “Cancel”.dan seluruh field menjadi kosong.

2. Master Data - Kelas

Gambar 4.50 Tampilan Menu Master Kelas

Setelah melakukan pengisian tingkatan, kemudian kita melanjutkan mengisi M aster Kelas dengan kelas-kelas yang tersedia dan didahului dengan memilih tombol

“Insert”. Kemudian memilih tingkatan/jenjang pendidikan. Setelah mengisi semua

(69)

field, maka kita harus menekan tombol “Save”. Data-data yang sudah disimpan akan tampil di table yang berada di bawah field-field pengisian master.

Untuk tombol “Update” dan “Delete” pada layar M aster Tingkatan, memiliki fungs i yang sama dengan tombol “Update” dan “Delete” pada layar sebelumnya. Begitu juga dengan pembatalan pengisian master data, kita hanya perlu menekan tombol

“Cancel” dan kedua field menjadi kosong.

3. Master Data – Siswa

Gambar 4.51 Tampilan Tabel Master Data Siswa

Gambar di atas merupakan tabel-tabel yang berisi data-data pribadi seluruh siswa Sekolah Islamic Village. Untuk menampilkan layar tersebut, kita harus menekan tombol “M aster” kemudian menekan tombol “Siswa”. Apabila ada pendaftaran siswa baru, lalu kita menginput data-data pribadi calon siswa tersebut dengan menekan tombol “Insert”. Ketika tombol tersebut ditekan maka akan tampil layar seperti berikut ini:

(70)

Gambar 4.52 Tampilan Formulir Pendaftaran S iswa Baru (input)

Setelah layar tersebut tampil, kita kemudian menginput data-data pribadi siswa ke formulir satu per satu. Selesai menginput, selanjutnya kita menekan tombol “Save”

dan data-data siswa akan di tersimpan di database dan tampil di “Tabel M aster Siswa”. Jika kita ingin memperbaiki atau mengedit data-data siswa, kita harus menekan tombol “Update” pada layar “Tabel M aster Data Siswa”. Setelah tombol tersebut ditekan, maka akan tampil layar seperti berikut ini:

(71)

Gambar 4.53 Tampilan Formulir Pendaftaran S iswa Baru (update) Jika sudah selesai mengedit data, Selanjutnya kita menekan tombol “Save” untuk menyimpan data-data yang telah diinput tersebut.

Jika user ingin menghapus data siswa, user terlebih dahulu harus memilih data mana yang akan dihapus pada tampilan layar “Tabel M aster Data Siswa” kemudian menekan tombol “Delete”.

(72)

4. Transaksi – S PP

Gambar 4.54 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran S PP

Pada aplikasi pembayaran SPP di atas, nomor transaksi pada field No. SPP terisi secara otomatis agar dapat menghindari kesalahan dalam pengurutan nomor transaksli. Lalu field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Yang pertama kali kita input adalah NIS (Nomor Induk Siswa), setelahnya akan muncul secara otomatis isi-isi dari field Nama Siswa, Kelas, dan Tingkatan. Kemudian kita memilih bulan pembayaran di frame Bulan dan dalam sekali transaksi, siswa dapat melakukan pembayaran SPP lebih dari 1 (satu) bulan. Sebelum memilih bulan field Jumlah Bayar, Potongan, dan Total masih kosong, tapi jika bulan sudah dipilih maka field Jumlah Bayar akan terisi dengan nominal biaya SPP. Seandainya kita hanya memilih satu bulan maka field Jumlah Bayar akan terisi dengan biaya SPP per bulan. Tapi jika memilih lebih dari satu bulan, maka

(73)

field Jumlah Bayar akan terisi dengan jumlah pembayaran SPP per bulan dikali berapa banyak bulan yang dibayar. Field Total berisi seluruh jumlah pembayaran yang telah dikurangi potongan (jika ada). Potongan diberikan kepada siswa-siswa yang memiliki prestasi akademis maupun non akademis.

Apabila seluruh field telah diinput, kita kemudian menekan tombol “Save” untuk menyimpan data-data transaksi pembayaran SPP. Tombol “View” berfungsi untuk menampilkan tabel transaksi pembayaran SPP seperti berikut ini:

Gambar 4.55: Tampilan View Transaksi 5. Transaksi – Pembayaran Uang Masuk

Sama seperti M enu Transaksi Pembayaran SPP, pada M enu Transaksi Pembayaran Uang M asuk nomor transaksi di field No. FPUM akan terisi Otomatis. Begitu juga dengan tanggal pada field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini.

Yang pertama harus diinput adalah No. PSB, lalu field Nama Siswa, Tingkatan, Biaya Pendaftaran, Biaya Seragam, Biaya BP3, Biaya Buku, dan Total akan terisi secara otomatis. Dalam melakukan pembayaran uang masuk, siswa dapat

(74)

mengangsur biaya yang dikenakan sebanyak 3x (kali). Untuk menginput pembayaran yang diangsur tersebut, pertama-tama kita memilih jenis angsuran di frame biaya dan kemudian kita menginput jumlah pembayaran. Jika field angsuran diisi, maka field Sisa Angsuran akan terisi dengan jumlah yang merupakan sisa dari biaya masuk yang belum dibayar.

Gambar 4.56 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran Uang Masuk

Untuk menyimpan data-data tersebut, kita perlu menekan tombol “Save” dan jika ingin keluar dari tampilan layar, maka kita bisa menekan tobol “Cancel” atau menekan tombol

“X” yang berada di pojok kanan atas layar.

(75)

6. Transaksi - Pembayaran BPRU

Gambar 4.57 Tampilan Menu Transaksi Pembayaran BPRU

Sama seperti tampilan-tampilan sebelumnya, nomor transaksi akan terisi secara otomatis dan field Tanggal akan terisi dengan tanggal hari ini. Kemudian kita menginput NIS (Nomor Induk Siswa) dan field Nama dan Alamat akan terisi otomatis. Selanjutnya kita harus memilih tingkatan dan Naik Ke Kelas serta memilih cara pembayaran, apakah membayar secara cash atau dicicil 2x (kali). Barulah kemudian kita menginput semua biaya-biaya pada frame Biaya sesuai dengan jumlahnya masing-masing.

(76)

Apabila semua pembayaran diinput, maka field Total Pembayaran akan terisi sesuai dengan jumlah pembayaran keseluruhan yang telah dinput.

Untuk field Pembayaran, akan diisi dengan jumlah uang yang dibayarkan oleh siswa ke sekolah. Apabila siswa membayar dengan mencicil sebanyak 2x (kali), maka field Sisa Pembayaran akan terisi dengan jumlah yang merupakan sisa dari pembayaran registrasi ulang yang belum dilunasi. Akan tetapi, jika siswa membayar secara cash maka field Pembayaran akan diisi sesuai dengan field Total Pembayaran dan field Sisa Pembayaran otomatis akan bernilai nol.

7. Layar Cetak Laporan

Pada M enu Laporan terdapat Submenu Cetak Laporan yang apabila ditekan maka akan tampil layar seperti di bawah ini:

Gambar 4.58 Tampilan S ubmenu Cetak Laporan (1)

Apabila ingin mencetak Laporan Pendapatan SPP, pertama-tama kita memilih Pendapatan SPP pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol “Next”. Setelah tombol “Next” ditekan tampilan layar nantinya menjadi seperti di bawah ini:

(77)

berfungsi untuk keluar dari tampilan layar. Selanjutnya, setelah memilih jenis laporan dan periode laporan, kita kemudian menekan tombol “Next” dan akan muncul layar seperti berikut:

Gambar 4.59: Tampilan Layar Cetak Laporan (2)

Tombol “Back” yang tadinya tidak bisa berfungsi pada layar Submenu Cetak Laporan, kini bisa berfungsi. Akan tetapi tombol “Print” masih belum bisa berfungsi pada tampilan layar ini.

Pencetakan Laporan Pendapatan SPP dibagi menjadi 2 (tiga) periode yaitu bulanan, dan tahunan.. Jika ingin M encetak laporan Pendapatan SPP Harian pilihlah periode laporan Harian lalu tekan tombol “Next”. Tampilan layar akan berubah menjadi seperti berikut:

(78)

Gambar: 4.60 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Bulanan (1) Tampilan layar Submenu Cetak Laporan kemudian berubah seperti pada gambar di atas.

Selanjutnya kita memilih periode Bulan yang akan kita cetak dan menekan tombol

“Next” sehingga tampilan layar berubah menjadi seperti berikut:

Gambar 4.51 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Bulanan Gambar 4.61 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Bulanan (2)

(79)

Kemudian dilanjutkan dengan memilih bulan dan tahun untuk menentukan laporan pada bulan dan tahun berapa yang ingin dicetak dan menekan tombol “Print” untuk mencetak.

9. Layar Cetak Laporan – Pendapatan S PP Tahunan

Gambar 4.62 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan S PP Tahunan Pencetakan Laporan Pendapatan SPP Tahunan dimulai dengan langkah yang sama dengan pencetakan laporan harian dan bulanan, yaitu dengan memilih jenis laporan pada layar Submenu Cetak Laporan lalu menekan tombol “Next” dan tampilan layar akan berubah. Setelah itu kita memilih periode laporan Tahunan kemudian menekan tombol

“Next” lagi. Tampilan layar tersebut lalu berubah lagi seperti pada gambar di atas.

Langkah selanjutnya, menginput tahun untuk memilih laporan tahun berapa yang akan dicetak dan terakhir menekan tombol “Print”.

(80)

10. Layar Cetak Laporan – Pendapatan Uang Masuk

Gambar 4.63 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk (1) Pencetakan Laporan Pendapatan Uang M asuk hanya untuk periode tahunan saja.

Pertama-tama pilih jenis Laporan Pendapatan Uang M asuk pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol “Next” dan tampilan layar akan berubah menjadi:

(81)

Gambar 4.64 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan Uang Masuk (2) Lalu, input tahun ke field Tahun untuk memilih laporan tahun berapa yang akan dicetak, kemudian menekan tombol “Print”.

(82)

11. Layar Cetak Laporan – Pendapatan BPRU

Gambar 4.65 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU (1)

Pencetakan Laporan Pendapatan BPRU dapat dilakukan dengan memilih jenis laporan Pendapatan BPRU lalu menekan tombol “Next” sehingga tampilan layar akan berubah menjadi berikut ini:

(83)

Gambar 4.66 Tampilan Layar Cetak Laporan Pendapatan BPRU (2) Karena Laporan Pendapatan BPRU hanya dicetak untuk periode tahunan saja, maka kita hanya perlu menginput tahun dari laporan yang ingin kita cetak ke field Tahun lalu menekan tombol “Print” untuk mencetak laporan.

(84)

12. Layar Cetak Laporan – Historikal Data Siswa

Gambar 4.67 Tampilan Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa (1)

Gambar 4.68 Tampilan Layar Cetak Laporan Historikal Data Siswa (2)

(85)

Tidak jauh berbeda dengan prosedur pencetakan Laporan Pendapatan Uang M asuk dan BPRU, Laporan Historikal Data Siswa juga dicetak untuk periode tahunan. Selain itu prosedur aplikasi sistemnya juga tidak berbeda dengan kedua laporan sebelumnya. Yang membedakan kedua laporan sebelumnya dengan Laporan Historikal Data Siswa, hanya pada pemilihan jenis laporan di tampilan Submenu.

13. Layar Cetak Laporan – Tunggakan S PP

Gambar 4.69 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan S PP (1) Laporan Tunggakan SPP merupakan laporan yang memuat daftar-daftar tunggakan pembayaran SPP yang terjadi setiap tiga bulan sekali. Seperti biasanya jika ingin melakukan pencetakan laporan, kita memilih jenis laporan yang akan dicetak pada tampilan Submenu Cetak Laporan, yaitu Jenis Laporan Tunggakan SPP pada pilihan Jenis Laporan lalu menekan tombol “Next” dan tampilan layar akan berubah.

(86)

Gambar 4.70 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan S PP (2)

Pada tampilan selanjutnya, yang kita lakukan adalah memilih Bulan Transaksi dan Tahun lalu menekan tombol “Print”.

14. Laporan Tunggakan – Uang Masuk

Gambar 4.71 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Uang Masuk (1)

(87)

Gambar 4.72 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Uang Masuk (2) Selain menunggak SPP, siswa juga menunggak pembayaran biaya masuk yang dibayar pertama kali masuk sekolah. Untuk itu dibuatlah Laporan Tunggakan Uang M asuk yang merupakan laporan yang berisi daftar siswa-siswa yang belum melakukan pembayaran biaya masuk sekolah pertama kali melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan sekolah.

Laporan ini dibuat setiap tahun ajaran sekolah. Pencetakan laporan ini memiliki prosedur aplikasi yang sama dengan beberapa laporan sebelumnya, salah satunya seperti Laporan Historikal Data Siswa.

(88)

15. Laporan Tunggakan – Registrasi Ulang

Gambar 4.73 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Registrasi Ulang (1)

Gambar 4.74 Tampilan Layar Cetak Laporan Tunggakan Registrasi Ulang (2) Laporan yang terakhir adalah Laporan Tunggakan Registrasi Ulang yang merupakan laporan yang berisi daftar siswa-siswa yang belum membayar biaya registrasi ulang

(89)

melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan sekolah. Prosedur aplikasi pencetakan laporan ini juga sama dengan Laporan Tunggakan Uang M asuk.

16. Jurnal Penerimaan Kas

Gambar 4.75 Tampilan Layar S ubmenu Jurnal Penerimaan Kas

Dalam aplikasi ini kita bisa menginput jurnal penerimaan kas yang berisi Kas pada debet dan Pendapatan pada kredit. Jika ingin menampilkan tampilan layar jurnal penerimaan kas, klik menu Transaksi pilih jurnal penerimaan kas. Akan muncul tampilan seperti gambar yang diatas. Setelah itu, input tanggal, no referensi, nama perkiraan dan jumlah debet atau kredit sesuai dengan jumlah perkiraannya, lalu tekan tombol input jurnal.

Setelah tombol input jurnal ditekan, data-data yang telah diinput akan muncul di tabel Jurnal Penerimaan Kas. Untuk menghapus data, pilih yang akan dihapus lalu tekan tombol clear.

(90)

4.11 Matriks Rencanan Penerapan Sistem 4.11.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data

Waktu

Kegiatan

Harian Bulanan Tahunan

M aster Siswa √

Transaksi FPUM √

Transaksi SPP √

Transaksi BPRU √

Laporan Pendapatan SPP Harian √

Laporan Pendapatan SPP Bulanan √

Laporan Pendapatan SPP Tahunan √

Laporan Pendapatan Uang M asuk √

Laporan Pendapatan Registrasi Ulang √

Laporan Historikal Data Siswa √

Laporan Tunggakan Pembayaran SPP √

Laporan Tunggakan Pembayaran Uang

M asuk √

√

Tabel 4.4 Matriks Jadwal Pengolahan Data

(91)

4.11.2 Matriks Distribusi Laporan

Personal

Laporan Bagian Akuntansi Laporan Pendapatan SPP Harian √ Laporan Pendapatan SPP Bulanan √ Laporan Pendapatan SPP Tahunan √ Laporan Pendapatan Uang M asuk √ Laporan Pendapatan Registrasi Ulang √ Laporan Historikal Data Siswa √ Laporan Tunggakan Pembayaran SPP √ Laporan Tunggakan Pembayaran Uang

M asuk √

Laporan Tunggakan Pembayaran Registrasi

Ulang √

Tabel 4.5 Matriks Distribusi Laporan

(92)

4.11.3 Matriks Level Akses

S taff

Menu

Kasir Bagian Administrasi Keuangan Bagian Akuntansi Staff Bank

M enu Transaksi FPUM C, R,

U R

M enu Transaksi SPP C,R,U R

M enu Transaksi BPRU R C,R,U

M enu Laporan Pendapatan SPP Harian C,R,U M enu Laporan Pendapatan SPP Bulanan C,R,U M enu Laporan Pendapatan SPP Tahunan C,R,U M enu Laporan Pendapatan Uang M asuk C,R,U M enu Laporan Pendapatan Registrasi Ulang C,R,U M enu Laporan Historikal Data Siswa C,R,U M enu Laporan Tunggakan Pembayaran SPP C,R,U M enu Laporan Tunggakan Pembayaran

Uang M asuk C,R,U

M enu Laporan Tunggakan Pembayaran

Registrasi Ulang C,R,U

Tabel 4.5 Matriks Level Akses