BAB 4 RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

(1)

RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN

4.1 Sistem yang Diusulkan 4.1.1 Prosedur

4.1.1.1 Prosedur Pembelian

1. Apabila sisa persediaan mencapai minimum stock maka bagian gudang akan mengajukan permintaan pembelian bahan baku. Bagian gudang akan menginput Surat Permintaan Pembelian (SPP) untuk memenuhi persediaan yang kurang dan mengeprint SPP 2 rangkap. Rangkap 2 untuk bagian pembelian, rangkap 1 untuk di arsip bagian gudang sebagai bukti permintaan pembelian yang telah dikeluarkan.

2. Bagian pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian (SPP) dari bagian gudang, bagian pembelian akan mengecek harga bahan baku yang ingin dipesan ke supplier via telepon dan menginput Surat Permintaan Permintaan Penawaran Harga (SPPH) lalu mengirimkan SPPH tersebut kepada supplier yang dituju. Setelah mendapat konfirmasi kesepakatan harga bagian supplier maka bagian pembelian melakukan pemesanan dengan menginput Purchase Order (PO) dan memberikan keterangan ’selesai’ pada SPP.

Bagian pembelian akan mengeprint PO dan mengkonfirmasi kepada manager untuk diotorisasi. M anager akan mengotorisasi PO sebagai bentuk persetujuan pembelian.

Form PO yang telah diotorisasi dikirimkan ke supplier melalui fax. PO yang sudah terkirim kepada supplier maka akan diarsip oleh bagian pembelian dan mengcopy PO lalu diberikan ke bagian akuntansi.

(2)

3. Kurir dari supplier membawa barang pesanan serta Surat Jalan (SJ) 3 rangkap kepada bagian penerimaan barang.

Bagian penerimaan barang akan mengecek kondisi serta jumlah barang yang telah diterima harus sesuai dengan SJ yang dilampirkan dengan PO yang telah diotorisasi. Setelah dilakukan pengecekan, SJ 3 rangkap diotorisasi oleh bagian penerimaan barang. Bagian penerimaan barang akan menerima SJ rangkap ke-2 untuk diarsip, rangkap 1 dan rangkap 3 dibawa kembali oleh kurir sebagai arsip dipihak supplier. Bagian penerimaan barang akan menginput ke dalam Form Penerimaan Barang (FPB) sebagai acuan dalam membuat laporan penerimaan barang, lalu mencetak FPB dan mengkonfirmasikan kepada bagian gudang bahwa telah diterima bahan baku dari supplier.

4. Apabila terjadi retur karena kerusakan ataupun bahan baku yang diterima tidak sesuai dengan permintaan, maka bagian gudang akan mengkonfirmasi ketidakcocokan dengan membuat Form Pemberitahuan Retur (FPR) kepada bagian pembelian. Lalu bagian pembelian akan membuat Surat Retur yang ditujukan kepada supplier.

4.1.1.2 Prosedur Persediaan

1. Persediaan bahan baku di gudang bertambah ketika bagian penerimaan barang memberikan bahan baku ke bagian gudang lalu bagian gudang akan menginput ke dalam Bukti Barang M asuk (BBM ) berdasarkan FPB.

2. Persediaan di gudang berkurang pada saat proses produksi akan dilakukan, bagian produksi akan menghubungi bagian gudang untuk memberitahukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi dengan menginput Surat Permintaan Barang (SPB). Kemudian bagian gudang akan mengirimkan bahan baku ke bagian produksi. Lalu

(3)

Barang Keluar (BBK) yang nantinya otomatis akan mengurangi persediaan di M s. Bahan_Baku.

3. Bagian gudang melakukan pengecekan fisik persediaan bahan baku setiap akhir bulan sekali agar diketahui jumlah barnag yang masih tersisa di gudang berdasarkan Bukti Barang M asuk (BBM) dan Bukti Barang Keluar (BBK) lalu membuat laporan stock opname yang berfungsi juga sebagai laporan persediaan.

4.1.2 Identifikasi Event

4.1.2.1 Prosedur Pembelian

Event Internal Agent

S tart When Activities

M embuat SPP Bagian Gudang

Pada saat pengecekan

bahan baku mencapai titik minimum

stock untuk melakukan

permintaan pembelian atas bahan baku.

M enginput SPP, mengeprint SPP 2 rangkap, rangkap 2diberikan kepada bagian pembelian dan rangkap 2 di arsip.

M embuat SPPH

Bagian Pembelian

M enerima SPP dari bagian gudang

M enginput SPPH, mengeprint SPPH lalu diberikan kepada supplier yang dituju.

(4)

M embuat PO Bagian Pembelian

Pada saat tercapai

kesepakatan harga

M enginput PO, memberikan

keterangan

’selesai’ pada SPP, mengeprint PO lalu diberikan kepada manager untuk diotorisasi, mengirim PO ke supplier melalui fax, mengcopy PO lalu diberikan kepada bagian akuntansi.

M embuat FPB Bagian Penerimaan Barang

Pada saat kurir membawa barang pesanan

beserta SJ 3 rangkap.

M engecek kondisi serta jumlah bahan baku berdasarkan SJ 3 rangkap dan PO yang telah diotorisasi,

mengotorisasi SJ 3 rangkap, mengarsip SJ rangkap 2,

(5)

Tabel 4.1 Event Table Prosedur Pembelian

mengeprint FPB lalu

dikonfirmasikan kepada bagian gudang.

M embuat FPR Bagian Gudang

Pada saat terdapat

kerusakan

bahan baku yang tidak sesuai dengan permintaan.

M enginput FPR, mengeprint FPR lalu diberikan kepada bagian pembelian.

M embuat Surat Retur

Bagian Pembelian

Pada saat menerima

Form

Pemberitahuan Retur (FPR).

M neginput Surat Retur, mengeprint Surat Retur lalu mengirimkan

Surat Retur beserta bahan baku kepada supplier.

(6)

4.1.2.2 Prosedur Persediaan

Event Internal Agent

S tart When Activities

M embuat BBM

Bagian Gudang

Pada saat bahan baku di terima oleh bagian penerimaan barang.

M enginput BBM berdasarkan FPB.

M embuat BBK

Bagian Gudang

Pada saat bagian produksi

meminta bahan baku untuk dibutuhkan.

M enerima Surat Permintaan

Barang (SPB) dari bagian produksi,

mengirimkan bahan baku ke bagian produksi, menginput

pengeluaran

bahan baku tersebut ke dalam Bukti Barang Keluar (BBK).

M embuat Laporan Stock Opname

Bagian Gudang

Pada saat melakukan pengecekan fisik persediaan, pada akhir bulan.

M elakukan pengecekan fisik berdasarkan BBM dan BBK,, membuat

laporan stock opname yang

(7)

Tabel 4.2 Event Table Prosedur Persediaan

sebagai laporan persedian.

(8)

4.2 Activity Diagram

4.2.1 Overview Activity Diagram Prosedur Pembelian

Komputer Bagian pembelian

Bagian penerimaan barang Bagian gudang

Supplier

membuat SPP

SPP

membuat PO

Mengirim P O Bahan baku

Membuat FPB

SJ

Ms. B ahan Baku

T r. S PP

Ms. Karyawan

Tr. PO

Tr. FP B Ms. Supplier

T r. FP R PO

FPB

Membuat FPR FPR

Ms. Karyawan Membuat

Surat Retur

T r. S urat Ret ur Surat Retur

SPP

SJ

FPR

Membuat SPPH

SP PH

Tr. S PP H

Gambar 4.1 Overview Activity Diagram Prosedur Pembelian

(9)

4.2.2 Overview Activity Diagram Prosedur Persediaan

Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Prosedur Persediaan

(10)

4.2.3 Workflow Table

4.2.3.1 Workflow Pembelian

Actor Activities

Bagian Gudang Komputer

Bagian Gudang

M embuat Surat Permintaan Pembelian : 1. M enginput SPP.

2. M enyimpan SPP.

3. M encetak SPP 2 rangkap

4. M emberikan SPP rangkap 1 kepada bagian pembelian.

5. M engarsip SPP rangkap 2.

Bagian Pembelian

Komputer

Bagian Pembelian

M embuat SPPH :

6. M enerima SPP rangkap 1 dari bagian gudang.

7. M enginput SPPH.

8. M enyimpan SPPH.

9. M encetak SPPH.

10. M engirim SPPH melalui fax kepada supplier.

Bagian Pembelian

Komputer

Bagian Pembelian

M anager

Bagian Pembelian

M embuat Puchase Order :

11. M enerima kesepakatan harga dari supplier.

12. M enginput Purchase Order (PO) . 13. M enyimpan PO.

14. M encetak PO 2 rangkap.

15. M emberikan keterangan ‘selesai’ pada SPP rangkap 1.

16. M emberikan PO 2 rangkap kepada M anager untuk diotorisasi.

17. M engotorisasi PO 2 rangkap.

18. M engirim PO rangkap 1 ke supplier melalui fax .

(11)

akuntansi.

Bagian Penerimaan Barang

Komputer

M embuat Form Penerimaan Barang :

20. M engecek Purchase Order (PO) di database.

21. M enerima Bahan baku dan Surat jalan 3 rangkap.

22. M encocokan PO, Bahan baku dan Surat jalan 3 rangkap.

23. M engotorisasi SJ 3 rangkap.

24. M enerima SJ rangkap 2.

25. M enginput Form Penerimaan Barang (FPB).

26. M enyimpan FPB.

27. M encetak FPB.

28. M engirim FPB dan bahan baku ke Bagian gudang.

Bagian Gudang

Komputer

M embuat Form Pemberitahuan Retur :

29. M engkonfirmasi ketidakcocokan bahan baku kepada bagian pembelian.

30. M enginput Form Pemberitahuan Retur (FPR).

31. M enyimpan FPR.

32. M encetak FPR

Bagian Pembelian

Komputer

Bagian Pembelian

M embuat Surat Retur :

33. M enerima FPR dari bagian gudang.

34. M enginput Surat Retur . 35. M enyimpan Surat Retur.

36. M encetak Surat Retur.

37. M engembalikan bahan baku tersebut kepada supplier beserta Surat Retur.

Tabel 4.3 Workflow Pembelian

(12)

4.2.3.2 Workflow Persediaan

Bagian Gudang

Komputer

M encatat bahan baku masuk :

1. M enerima Bahan baku dan FPB dari Bagian penerimaan barang.

2. M enginput Bahan baku ke dalam Bukti Barang M asuk (BBM) berdasarkan FPB.

3. M enyimpan BBM .

Bagian Gudang

Komputer

Pengeluaran bahan baku :

4. M enerima Surat Permintaan Barang (SPB) dari bagian produksi.

5. M engirimkan bahan baku ke bagian produksi.

6. M enginput pengeluaran bahan baku ke dalam Bukti Barang Keluar (BBK).

7. M enyimpan BBK.

Bagian Gudang

Komputer

M embuat laporan stock opname :

8. M elakukan pengecekan fisik terhadapa bahan baku yang ada di gudang.

9. M embuat laporan stock opname.

10. M enyimpan laporan stock opname.

11. M encetak laporan stock opname.

Tabel 4.4 Workflow Persediaan

(13)

Detailed Activity Diagram

Membuat Surat Permintaan Pembelian (S PP)

Gambar 4.3 Detailed Activity Diagram M embuat SPP

(14)

Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (S PPH)

Gambar 4.4 Detailed Activity Diagram M embuat SPPH

(15)

Membuat Purchase Order (PO)

Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram M embuat PO

(16)

Membuat Form Penerimaan Barang (FPB)

Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram M embuat FPB

(17)

Membuat Form Pemberitahuan Retur (FPR)

Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram FPR

(18)

Detailed Activity Diagram Membuat Surat Retur

Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram M embuat Surat Retur

(19)

Membuat Bukti Barang Masuk

Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram M embuat Bukti Barang M asuk

(20)

Detailed Activity Diagram Membuat Bukti Barang Keluar

Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram M embuat Bukti Barang Keluar

(21)

Membuat Laporan Stock Opname

Gambar 4.11 Detailed Activity Diagram M embuat Laporan Stock Opname

(22)

4.3 UML Class Diagram

Gambar 4.12 UML Class Diagram

(23)

Gambar 4.13 Use Case Diagram

(24)

4.5 Rancangan Database Ms. Bahan_Baku

Primary Key : kode_bahan_baku

Atribut Tipe Panjang Keterangan

Kode_bahan_baku Varchar 7 3 digit pertama : M BK : menjelaskan jenis kode-nya yaitu M aster Bahan Baku.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan urutan bahan baku dalam database.

Nama_bahan_baku Varchar 30 Nama bahan baku

Oty Numeric 3 Jumlah barang

Harga_satuan Currency 7 Harga satuan

ROP Numeric 3 M inimum stock

Tabel 4.5 Rancangan Database Bahan Baku\

Ms. Supplier

Primary Key : kode_supplier

Kode_supplier Varchar 7 3 digit pertama : M SP : menjelaskan jenis kode-nya yaitu M aster Supplier.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan urutan supplier dalam database.

Nama_supplier Varchar 30 Nama supplier Alamat Varchar 50 Alamat supplier No_telepon Numeric 10 Telepon supplier

Fax Numeric 10 Fax supplier

Contact_person Varchar 15 Contact person Tabel 4.6 Rancangan Database Supplier Ms. Karyawan

Primary Key : kode_karyawan

Kode_karyawan Varchar 7 3 digit pertama : KKY : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Kode Karyawan.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan jabatan karyawan tersebut.

Nama_karyawan Varchar 30 Nama karyawan

Password Varchar 6 Password login

Jenis_kelamin Varchar 1 Jenis kelamin

Alamat Varchar 50 Alamat karyawan

No_telepon Numeric 10 Telepon karyawan

Jabatan Varchar 15 Jabatan karyawan

Tabel 4.7 Rancangan Database Karyawan

(25)

Primary Key : No.SPP

Foreign Key : kode_karyawan

No.SPP Varchar 7 3 digit pertama : SPP : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Surat Permintaan Pembeliaan.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari Transaksi Permintaan Pembelian.

Tanggal_SPP Date/time 8 Tanggal SPP

Nama_karyawan Varchar 30 Nama karyawan Tabel 4.8 Rancangan Database SPP Header

Tr. SPP Detail

Primary Key : No.SPP

Foreign Key : kode_bahan_baku

Qty Numeric 3 Jumlah barang

Tabel 4.9 Rancangan Database SPP Detail

(26)

Tr. SPPH Header (Surat Permintaan Penawaran Harga) Primary Key : No.SPPH

Foreign Key : kode_supplier, kode_karyawan

No.SPPH Varchar 7 4 digit pertama : SPPH : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Surat Permintaan Penawaran Harga.

3 digit terakhir : 001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi Penawaran Harga.

Tanggal_SPPH Date/Time 8 Tanggal FPR

Tabel 4.10 Rancangan Database SPPH Header.

Tr. SPPH Detail (Surat Permintaan Penawaran Harga) Primary Key : No.SPPH

No.SPPH Varchar 7 4 digit pertama : SPPH :

menjelaskan jenis kode-nya yaitu Surat Permintaan Penawaran Harga.

3 digit terakhir : 001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi Penawaran Harga.

Qty Numeric 3 Jumlah bahan baku

Harga Satuan Currency 7 Harga satuan bahan baku

Potongan Currency 3 Potongan harga

Jumlah Currency 14 Jumlah Harga satuan sesudah dikurangi potongan.

Tabel 4.11 Rancangan Database SPPH Detail.

(27)

Primary Key : No.PO

Foreign Key : No.SPP, kode_supplier

No.PO Varchar 7 3 digit pertama : NPO : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Purchase Order.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi Purchase Order.

Tanggal_PO Date/time 8 Tanggal PO

Tanggal_SPP Date/time 8 Tanggal SPP

Nama_supplier Varchar 30 Nama supplier Alamat Varchar 30 Alamat supplier Total Currency 14 Total jumlah bahan baku

Tabel 4.12 Rancangan Database PO Header Tr. PO Detail

Primary Key : No.PO

No.PO Text 7 3 digit pertama : NPO :

menjelaskan jenis kode-nya yaitu Purchase Order.

Kode_bahan_baku Text 7 3 digit pertama : M BK : menjelaskan jenis kode-nya yaitu M aster Bahan Baku.

Nama_bahan_baku Text 30 Nama bahan baku

Qty Number 3 Jumlah bahan baku

Harga_satuan Currency 7 Harga satuan bahan baku Jumlah Currency 8 Total harga satuan bahan baku

Tabel 4.13 Rancangan Database PO Detail

(28)

Tr. FPB Header (Form Penerimaan Barang) Primary Key : No.FPB

Foreign Key : No.PO, kode_supplier

No.FPB Varchar 7 3 digit pertama : FPB : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Form Penerimaan Barang.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi penerimaan bahan baku.

Tanggal_FPB Date/time 8 Tanggal FPB

No.PO Varchar 7 3 digit pertama : NPO : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Purchase Order.

Nama_supplier Varchar 30 Nama supplier Tabel 4.14 Rancangan Database FPB Header Tr. FPB Detail

Primary Key : No.FPB

Tabel 4.15 Rancangan Database FPB Detail

(29)

Primary Key : No. FPR

No.FPR Varchar 7 3 digit pertama : FPR : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Form Pemberitahuan Retur.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi pemberitahuan retur.

Tanggal_FPR Date/time 8 Tanggal FPR

Nama_karyawan Varchar 30 Nama karyawan Tabel 4.16 Rancangan Database FPR Header Tr. FPR Detail

Primary Key : No.FPR

Qty Numeric 3 Jumlah barang yang akan di retur Tabel 4.17 Rancangan Database FPR Detail

(30)

Tr. Nota Retur Header

Primary Key : No.Nota Retur

Foreign Key : No.FPR, kode_supplier

No.Nota Retur Varchar 7 3 digit pertama : NRB : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Nota Retur Barang.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi retur Pembelian.

Tanggal_Retur Date/time 8 Tanggal retur

Tanggal FPR Date/time 8 Tanggal FPR

Nama_supplier Varchar 30 Nama supplier Tabel 4.18 Rancangan Database Nota Retur Header Tr. Nota Retur Detail

Primary Key : No.Nota Retur Foreign Key : kode_bahan_baku

No.Nota Retur Varchar 7 3 digit pertama : NRB : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Nota Retur Barang.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi retur Pembelian.

Qty Numeric 3 Jumlah bahan baku yang di retur Harga_satuan Currency 7 Harga satuan bahan baku yang di

retur

Jumlah Currency 8 Total harga satuan bahan baku

(31)

4.19 Rancangan Database Nota Retur Detail Tr. BBM Header (Bukti Barang M asuk)

Primary Key : No.BBM Foreign Key : No.FPB

No.BBM Varchar 7 3 digit pertama : BBM : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Bukti Barang M asuk.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi bukti barang masuk.

Tanggal_BBM Date/time 8 Tanggal BBM

Tanggal_FPB Date/time 8 Tanggal FPB Tabel 4.20 Rancangan Database BBM Header Tr. BBM Detail

Primary Key : No.BBM

No.BBM Varchar 7 3 digit pertama : BBM :

menjelaskan jenis kode-nya yaitu Bukti Barang M asuk.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi bukti barang masuk.

Tabel 4.21 Rancangan Database BBM Detail

(32)

Tr. BBK Header (Bukti Barang Keluar) Primary Key : No.BBK

Foreign Key : No.SPB, kode_karyawan

No.BBK Varchar 7 3 digit pertama : BBK : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Bukti Barang Keluar.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi bukti barang keluar.

Tanggal_BBK Date/time 8 Tanggal BBK

No.SPB Varchar 7 3 digit pertama : SPB : menjelaskan jenis kode-nya yaitu Surat Permintaan Barang.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi Permintaan bahan baku.

Tanggal_SPB Date/time 8 Tanggal SPB

Nama_karyawan Varchar 30 Nama karyawan Tabel 4.22 Rancangan Database BBK Header Tr.BBK Detail

Primary Key : No.BBK

No.BBK Varchar 7 3 digit pertama : BBK :

menjelaskan jenis kode-nya yaitu Bukti Barang Keluar.

4 digit terakhir : 0001 : menjelaskan nomor urut tercetak dari transaksi bukti barang keluar.

Qty Numeric 3 Jumlah barang yg dikeluarkan Tabel 4.23 Rancangan Database BBK Detail

(33)

Primary Key : No.SPB

No.SPB Varchar 7 3 digit pertama : SPB :

menjelaskan jenis kode-nya yaitu Surat Permintaan Barang.

Tanggal_SPB Date/time 8 Tanggal SPB

Nama_karyawan Varchar 30 Nama karyawan Tabel 4.24 Rancangan Database SPB Header Tr. SPB Detail

Primary Key : No.SPB

No.SPB Varchar 7 3 digit pertama : SPB :

menjelaskan jenis kode-nya yaitu Surat Permintaan Barang.

Qty Numeric 3 Jumlah barang yang di minta Tabel 4.25 Rancangan Database SPB Detail

(34)

4.6 Rancangan Formulir

Gambar 4.14 Rancangan Formulir SPP

Gambar 4.15 Rancangan Formulir SPPH

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang Surat Permintaan Pembelian

No.SPP : (auto number) Kode karyawan : (auto number) Tanggal : dd/mm/yyyy Nama karyawan : auto

Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Qty

M BK9999 xxxxxxxxxxxx 999

Dibuat oleh Disetujui oleh

(...) (...)

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

SURAT PERMIN TAAN PENAWARAN HARGA

No.SPPH : (auto number) Kode Supplier : (auto number) Tanggal SPPH : dd/mm/yyyy Nama Supplier : auto

M ohon diberikan penawaran harga atas barang berikut :

M BK9999 xxxxxxxxxxxxxxx 999

Penawaran harga dapat dikirimkan ke PT. Surya Jaya Plating melalui email atau fax. Atas perhatian dan kerjasama nya kami ucapkan terima kasih.

Disetujui oleh

(………..)

(35)

Gambar 4.16 Rancangan Formulir PO

Gambar 4.17 Rancangan Formulir FPB

Purchase Order

No.PO : (auto number) Kode Karyawan : (auto number) Tanggal PO : dd/mm/yyyy Nama Karyawan : auto

No.SPP : (auto number) Kode Supplier : (auto number) Tanggal SPP : dd/mm/yyyy Nama Supplier : auto

Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Qty Harga Total

M BK9999 xxxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999 Disetujui oleh

(………..)

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

Form Penerimaan Barang

No.FPB : (auto number) No.PO : (auto number) Tanggal PO : dd/mm/yyyy Tanggal FPB : dd/mm/yyyy

Dibuat oleh

(………….….)

(36)

Gambar 4.18 Rancangan Formulir FPR

Gambar 4.19 Rancangan Formulir Surat Retur

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

Form Pemberitahuan Retur

No.FPR : (auto number) Kode Karyawan : (auto number) Tanggal FPR : dd/mm/yyyy Nama Karyawan : dd/mm/yyyy

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

Surat Retur

No. Surat Retur : (auto number) Kode Supplier :(auto number) Tanggal : dd/mm/yyyy Nama Supplier : auto

No.FPR : (auto number) Tanggal FPR : dd/mm/yyyy

Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Qty Harga Total

M BK9999 xxxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999

Dibuat oleh Diterima oleh

(…………...) (..………..)

(37)

Gambar 4.20 Rancangan Formulir BBK

Gambar 4.21 Rancangan Formulir BBM

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

Bukti Barang Keluar

No.BBK : (auto number) No.SPB : (auto number) Tanggal : dd/mm/yyyy Tanggal :dd/mm/yyyy

Dibuat oleh Disetujui oleh

(………) (………..)

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

Bukti Barang Masuk

No.BBM : (auto number) No.FPB : (auto number) Tanggal : dd/mm/yyyy Tanggal FPB : dd/mm/yyyy

Dibuat oleh Diterima oleh

(………..) (………)

(38)

Gambar 4.22 Rancangan Formulir SPB

CV. SURYA JAYA PLATING Lippo Karawaci, Tangerang

Surat Permintaan Barang

No.SPB : (auto number) Kode Karyawan : (auto number) Tanggal SPB : dd/mm/yyyy Nama Karyawan : auto

M BK9999 xxxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxxx 999

(39)

Gambar 4.23 Rancangan Layar M enu Login

Gambar 4.24 Rancangan Layar M enu Pilihan

(40)

Gambar 4.25 Rancangan Layar M enu File

Gambar 4.26 Rancangan Layar M enu Data

(41)

Gambar 4.27 Rancangan Layar M enu Transaksi

Gambar 4.28 Rancangan Layar M enu Laporan

(42)

Gambar 4.29 Rancangan Layar M enu Arsip

Gambar 4.30 Rancangan Layar M aster Supplier

(43)

Gambar 4.31 Rancangan Layar M aster Bahan Baku

Gambar 4.32 Rancangan Layar M aster Karyawan

(44)

Gambar 4.33 Rancangan Layar Tr_SPP

Gambar 4.34 Rancangan Layar Tr_SPP setelah ditekan save

(45)

Gambar 4.35 Rancangan Layar Tr_SPPH

Gambar 4.36 Rancangan Layar Tr_SPPH setelah ditekan save

(46)

Gambar 4.37 Rancangan Layar Tr_PO

Gambar 4.38 Rancangan Layar Tr_PO setelah ditekan save

(47)

Gambar 4.39 Rancangan Layar Tr_FPB

Gambar 4.40 Rancangan Layar TR_FPB setelah ditekan save

(48)

Gambar 4.41 Rancangan Layar Tr_FPR

Gambar 4.42 Rancangan Layar Tr_FPR setelah ditekan save

(49)

Gambar 4.43 Rancangan Layar Tr_Nota Retur

Gambar 4.44 Rancangan Layar Tr_Nota Retur setelah ditekan save

(50)

Gambar 4.45 Rancangan Layar Tr_BBM

Gambar 4.46 Rancangan Layar Tr_BBM setelah ditekan save

(51)

Gambar 4.47 Rancangan Layar Tr_BBK

Gambar 4.48 Rancangan Layar Tr_BBK setelah ditekan save

(52)

Gambar 4.49 Rancangan Layar Tr_SPB

Gambar 4.50 Rancangan Layar Tr_SPB setelah ditekan save

(53)

Gambar 4.51 Rancangan Layar Pemantauan Stok Bahan Baku

Gambar 4.52 Rancangan Layar M enu Laporan Per Periode

(54)

4.8 Rancangan Laporan

Gambar 4.53 Rancangan Laporan Permintaan Pembelian CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN PERM INTAAN PEM BELIAN Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.SPP : SPP9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

(55)

Gambar 4.54 Rancangan Laporan Pembelian (Purchase Order) CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN PEM BELIAN (PURCHASE ORDER) Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.PO : NPO9999 Kode Supplier : M SP9999 Date : dd/mm/yyyy Nama Supplier : xxxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty Harga Total M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999

(56)

Gambar 4.53 Rancangan Laporan Nota Retur

Gambar 4.55 Rancangan Laporan Penerimaan Barang CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN PENERIM AAN BARANG Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.FPB : FPB9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

(57)

Gambar 4.55 Rancangan Laporan Surat Permintaan Barang

Gambar 4.56 Rancangan Laporan Surat Permintaan Pembelian Gambar 4.57 Rancangan Laporan Pengeluaran Barang

Gambar 4.56 Rancangan Laporan Pemberitahuan Retur CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN PEM BERITAHUAN RETUR Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.FPR : FPR9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

(58)

Gambar 4.57 Rancangan Laporan Nota Retur CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN NOTA RETUR Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.NRB : NRB9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Supplier : M SP9999

Nama Supplier : xxxxxxxx

Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty Harga Total M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 99999 9999999

(59)

Gambar 4.58 Rancangan Laporan Bukti Barang M asuk CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN BUKTI BARANG MASUK Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.BBM :BBM 9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

No.BBM : BBM 9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

No.BBM :BBM 9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

(60)

Gambar 4.59 Rancangan Laporan Bukti Barang Keluar CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN BUKTI BARANG KELUAR Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No.BBK : BBK9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

No.BBK :BBK9999 Kode Karyawan : KKY9999 Date : dd/mm/yyyy Nama : xxxxxxxxx Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Oty M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999

(61)

Gambar 4.60 Rancangan Laporan Pengeluaran Barang LAPORAN PENGELUARAN BARANG

Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No. Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Stok Jumlah Nilai Gudang Pemakaian Pemakaian

1. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 99999999

(62)

Gambar 4.61 Rancangan Laporan Pembelian Barang CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN PEM BELIAN BARANG Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No. Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Stok Jumlah Nilai Gudang Pembelian Pembelian

(63)

Gambar 4.62 Rancangan Laporan Stock Opname CV.SURYA JAYA PLATING

LAPORAN STOCK OPNAM E Periode : dd/mm/yyyy s/d dd/mm/yyyy

No. Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku Stok Stok Sisa Tercatat Terkini

1. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 2. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 3. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 4. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 5. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 6. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 7. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 8. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 9. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 10. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 11. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 12. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 13. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 14. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 15. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 16. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 17. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 18. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 19. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999 20. M BK9999 xxxxxxxxxxxxxx 999 999 999

(64)

4.9 Navigation Diagram

Gambar 4.63 Navigation Diagram

(65)

Tahapan implementasi yang diusulkan adalah sebagai berikut:

a. Tahapan awal dilakukan perbaikan infrastruktur berupa pengadaan hardware dan software serta pembentukan jaringan.

b. Tahap kedua dilakukan pengembangan aplikasi.

c. Tahap ketiga dilakukan inplementasi dan pengawasan infrastruktur yang telah ada.

Pada tahap pertama dan kedua dapat dilakukan secara bersamaan. Hal ini dikarenakan pada tahap pengembangan hardware dan software tidak akan memberikan suatu nilai lebih jika tidak disertai dengan sistem aplikasi yang memanfaatkan infrastruktur hardware dan software tersebut.

Sama halnya dengan jaringan, tidak akan berarti tanpa adanya hardware yang saling berhubungan akibat adanya kebutuhan komunikasi data antara bagian yang memiliki tingkat kepentingan yang berbeda tetapi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Demikian pula dengan software atau aplikasi yang terintergrasi tidak akan mampu memberikan kepuasan bagi user jika tidak ada dukungan jaringan dan hardware yang memadai untuk menunjang keefektifan aplikasi yang digunakan.

Techinal Platform

Dalam proses untuk mendukung berjalannya sistem pembelian dan persedian pada CV. Surya Jaya Plating, diperlukan hardware, software dan jaringan yang sesuai prosedur-prosedur pembelian dan persediaan bahan baku dapat berjalan dengan baik.

Bagian-bagian yang terkait dalam penggunaan komputer dan aplikasi program didalam sistem pembelian dan persediaan yang diusulkan adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian produksi, bagian keuangan dan bagian akuntansi.

Adapun perangkat komputer yang diperlukan untuk sistem yang diusulkan dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Hardware : Server 1 unit PC

• Processor : Intel Pentium IV 2,4GHz

(66)

• DDRAM : 512M B

• Hard Disk : 80GB

• VGA : 128M B

• Monitor : 17”

• DVD ROM : 52x

• Keyboard dan Mouse

• Stabilizer

• Uninterrut Power Supply (UPS)

• Router

Berfungsi sebagai penghubung semua komputer user dengan komputer server.

PC yang akan digunakan untuk masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

• Processor : Intel Pentium IV 2,4GHz

• DDRAM : 256M B

• Hard Disk : 40GB

• VGA : 128M B

• Monitor : 17”

• DVD ROM : 52x

• Keyboard dan Mouse

• Stabilizer

• Printer 2. Software

• Sistem Operasi :Windows XP

• Basis Data : M icrosoft SQL Server

• Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

• Program Pendukung : Crystal Report 8.5

(67)

Waktu Data-Data

Ketika Dibutuhkan

Bulanan /

M ingguan Akhir Bulan M enginput Surat Permintaan Pembelian (SPP) X

Cetak Surat Permintaan Pembelian (SPP) X M enginput Surat Permintaan Penawaran

Harga (SPPH) X

Cetak Surat Permintaan Penawaran Harga

(SPPH) X M enginput Purchase Order (PO) X

Cetak Purchase Order (PO) X

Otorisasi Purchase Order (PO) X M enginput Form Penerimaan Barang (FPB) X

Cetak Form Penerimaan Barang (FPB) X M enginput Form Pemberitahuan Retur (FPR) X Cetak Form Pemberitahuan Retur (FPR) X

M enginput Surat Retur X

Cetak Surat Retur X

M enginput Bukti Barang M asuk (BBM ) X M enginput Bukti Barang Keluar (BBK) X

M enginput Stock Opname X

Cetak Laporan Permintaan Pembelian X X

Cetak Laporan Pembelian X X

Cetak Laporan Penerimaan Barang X X

Cetak Laporan Retur Pembelian X X

Cetak Laporan Pengeluaran Barang X Cetak Laporan Pembelian Barang X

Cetak Laporan Bukti Barang M asuk X X

Cetak Laporan Bukti Barang Keluar X X

Cetak Laporan Stock Opname X

Tabel 4.26 Tabel M atriks Jadwal Pengolahan Data

(68)

4.10.2 Matriks Distribusi Laporan

Laporan- Laporan

Dibuat oleh Didistribusikan ke Bagian

Gudang

Bagian Pembelian

Bagian Penerimaan Barang

Manager Direktur

Laporan Permintaan Pembelian

Bagian Gudang

Create, View, Print

View View

Laporan Pembelian

Bagian Pembelian

Create, View, Print

View View

Laporan Penerimaan Barang

Bagian Penerimaan Barang

Crete, View,

Print

View View

Laporan Retur Pembelian

Bagian Pembelian

Create, View, Print

View View

Laporan Pengeluaran Barang

Bagian Gudang

Create, View, Print

View View

Laporan Pembelian Barang

Bagian Gudang

Create, View, Print

View View

Laporan Bukti Barang M asuk

Bagian Gudang

Create, View, Print

View View

Laporan Bukti Barang Keluar

Bagian Gudang

Create, View, Print

View View

Laporan Stock Opname

Bagian Gudang

Create, View, Print

View View

Tabel 4.27 Tabel M atriks Distribusi Laporan

(69)

Bagian

Data

Bagian Gudang

Bagian Pembelian

Bagian Penerimaan

Barang

Manager

M aster_Bahan_Baku View View View,Create, Update M aster_Karyawan View View View M aster_Supplier View,Create,

Update TR_Surat Permintaan

Pembelian

View,Create, Update

View

TR_Surat_Permintaan _Penawaran_Harga

View,Create, Update TR_Purchase_Order View,Create,

Update

View,Update TR_Form_Penerimaan

_Barang

View,Update View View,Create, Update TR_Form_Pemberitah

uan_Retur

View

TR_Surat_Retur View,Create,

Update TR_Bukti_Barang_Ke

luar

View,Create, Update TR_Bukti_Barang_M a

suk

Tabel 4.28 Tabel M atriks Level Akses

(70)

4.10.4 Matriks Jadwal Implementasi Sistem

KETERANGAN M inggu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Presentasi Sistem Instalasi Sofware Instalasi jaringan Pengetesan

sistem

Training Implementasi Evaluasi

Tabel 4.29 Tabel M atriks Jadwal Implementasi Sistem