48
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan
Toko Mainan Hollanda merupakan badan usaha yang bergerak di bidang retail mainan anak-anak.. Didirikan oleh Ibu Hj. Mainah. Pada kesempatan ini penulis mencoba menganalisa permasalahan salah satu dari Inventory Control pada Toko Mainan Hollanda.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Toko Mainan Hollanda merupakan suatu jenis usaha retail yang bergerak dalam bidang penjualan barang atau mainan. Secara umum. Jenis barang yang umumnya dijual biasanya seperti mainan anak-anak (mainan mobil, boneka dan lain-lain). Sama halnya dengan toko atau retail yang telah ada, Toko Mainan Hollanda juga merupakan suatu jenis usaha dalam bidang penjualan barang mainan, terutama mainan anak-anak. Toko Mainan Hollanda berdiri pada tahun 2010 yang mulanya berlokasi di Pasar Gembrong Jakarta Timur. Toko Mainan Hollanda dibangun oleh seorang yang mempunyai semangat wirausaha yang tinggi yaitu Ibu Hj Mianah, untuk saat ini Toko Mainan Hollanda sudah berjalan selama tujuh tahun.
Visi dan Misi Retail atau toko 1. Visi
Menjadi Retail (Toko Mainan Hollanda) terbaik dan terdepan di Pasar Gembrong Jakarta Timur.
2. Misi
a. Memberikan pelayanan yang maksimal kepada konsumen b. Menyediakan harga yang terjangkau bagi konsumen
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi adalah tata urutan yang menunjukkan semua bagian dari sekumpulan orang – orang yang menyatukan diri untuk bekerjasama mencapai tujuan yang berbentuk bagan untuk memperlancar kegiatan suatu retail atau toko. Adapun struktur organisasi Toko Mainan Hollanda adalah sebagai berikut :
(Sumber : Toko Mainan Hollanda) Gambar III.1 Struktur Organisasi
3.1.3 Deskripsi Tugas
Adapun deskripsi tugas dari tiap bagian dalam struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut :
1. Kepala Toko/ Owner
Bertugas membuat keputusan dan mengarahkan instruktur kepada semua bagian dan terjun langsung untuk mengawasi setiap bagian.
2. Wakil Kepala Toko
Bertugas dalam mengontrol Keuangan dan melakukan pengawasan ke bagian penjualan, gudang dan pembelian Toko Mainan Hollanda. Bertugas dalam memilih pegawai, memberikan motivasi, serta mengontrol kerja pegawai.
3. Staff Penjualan / kasir
Bertugas dalam melakukan proses penjualan kepada konsumen atau pelanggan dari tahap pembayaran sampai tahap packing barang mainan. Selain itu, juga bertugas dalam perawatan barang.
4. Staff Pembelian
Bertugas mengontrol pembelian dan melakukan pembelian barang ke supplier sampai menerima faktur dari supplier.
5. Staff Gudang
Bertugas untuk mengontrol stok barang dan menerima barang dari supplier untuk di stok ke gudang dan melakukan perawatan dan pengawasan kualitas barang, dan melakukan retur bila terdapat barang rusak.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada Toko Mainan Hollanda dimulai dari proses penjualan. Pelanggan dapat datang langsung ke Toko Mainan Hollanda untuk melihat-lihat barang mainan yang akan dibeli kemudian melakukan pemesanan dan pembayaran kepada bagian penjualan. Kemudian prosedur pembelian barang di mulai dari bagian gudang membuat permintaan barang kemudian bagian pembelian melakukan pemesanan ke supplier dengan melakukan kontak telpon ke agen atau supplier yang ada, kemudian memesan barang yang akan di beli kemudian melakukan pebelian atau pembayaran dengan datang langsung mengambil barang mainan di agen atau supplier kemudian mendapatkan faktur dari agen atau supplier dan bagian gudang menerima barang dan melakukan stok barang kembali.
3.3. Activity Diagram Sistem Berjalan 3.3.1. Activity Diagram Inventory
Gambar III.2
Activity Diagram Inventory
Pada Gambar III.1 Activity Diagram Inventory menjelaskan pada bagian penjualan, pelanggan datang melihat barang lalu memesan barang kemudian pelanggan melakukan pembelian lalu bagian penjualan membuatkan struk dan pelanggan menerima struk. Pada bagian Gudang Melakukan stok barang kemudian melihat kebutuhan barang yang kurang dan membuat request permintaan barang ke bagian pembelian, kemudian bagian pembelian menerima request permintaan barang dari bagian gudang yang selanjutnya akan memesan barang ke supplier atau agen dan melakukan pembelian barang kemudian bagian gudang menerima faktur dan barang.
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input merupakan semua bentuk dokumen yang masuk ke sebuah sistem perusahaan yang berasal dari lingkungan perusahaan. Dokumen- dokumen input sistem berjalan pada toko mainan Hollanda adalah sebagai berikut :
1. Nama Masukan : Faktur Pembelian
Fungsi : Bukti transaksi pembelian barang ke supplier Sumber : Agen / Supplier
Tujuan : Bag. Gudang
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pembelian barang
Bentuk : Lampiran A1
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen output merupakan segala bentuk dokumen keluaran perusahaan yang di keluakan baik kepada bagian-bagian dalam perusahaan maupun keluar perusahaan. Dokumen-dokumen ouput sistem berjalan pada toko mainan Hollanda adalah sebagai berikut :
1. Nama Keluaran : Struk penjualan
Fungsi : Bukti transaksi penjualan barang ke pelanggan
Sumber : Kasir
Tujuan : Pelanggan / Konsumen
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada penjualam barang
Bentuk : Lampiran B1
2. Nama Keluaran : Laporan penjualan barang
Fungsi : Sebagai laporan penjualan barang
Sumber : Bag. Penjualan
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Bulan
Bentuk : Lampiran B2
3.5. Permasalahan
Masalah – masalah yang ada pada system berjalan penjualan dan pembelian barang pada toko mainan Hollanda adalah sebagai berikut :
1. Sistem penjualan, pembelian dan stok yang masih di lakukan secara manual dan tanpa ada pencatatan dalam setiap proses penjualan, pembelian dan stok.
2. Didalam proses manual saat ini pendataan masih menggunakan sistem yang belum saling terhubung ke bagian-bagian lainnya seperti pergudangan, pembelian dan juga manajemen penjualan.
3. Belum adanya data keluaran berupa laporan penjualan, pembelian dan stok barang dan masih menggunakan perkiraan
3.6. Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan-pemecahan masalah tersebut secara garis besar sebagai berikut:
1. Melakukan penambahan Tenaga kerja untuk meningkatkan kinerja untuk meningkatkan kualitas pelayanan toko.
2. Melakukan Perubahan Manajemen dimana sebelumnya manajemen perusahaan atau toko masih manual dan belum menggunakan manakemen yang baik.
3. Dibangun dan dipergunakan sistem yang berbasis komputer, yaitu sistem informasi inventori untuk mempermudah dan mempercepat proses penjualan, pembelian dan stok barang serta memudahkan dalam mengkontrol setiap proses dalam transaksi dan pencatatan data.
Berdasarkan alternatif pemecahan masalah diatas maka penulis menyimpulkan usulan yang di gunakan adalah dengan dibangun dan dipergunakan sistem sistem informasi inventori untuk mempermudah dan mempercepat proses penjualan, pembelian dan stok barang serta memudahkan dalam mengkontrol setiap proses dalam transaksi dan pencatatan data.
