29 3.1 Tujuan Analisis Sistem
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.
Tujuan utama dari analisis sistem yang sedang berjalan adalah :
1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bias menentukan kebutuhan dari sistem baru.
2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut ditinjau dari beberapa aspek.
3. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan sub proses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh instansi sebelum adanya sistem yang baru ini. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada CV. Bentan Utama Mandiri, yaitu :
1. Prosedur Berjalan Proses Pengolahan Data Alat tulis kantor Masuk Gudang
a. Bagian logistik CV. Bentan Utama Mandiri membuat surat pemesanan pembelian alat tulis kantor dari data daftar alat tulis kantor yang dibutuhkan pada CV. Bentan Utama Mandiri untuk diberikan ke manager untuk di ACC.
b. Manager menerima surat pemesanan alat tulis kantor untuk di ACC, jika manager tidak mengACC surat tersebut makan surat pemesanan alat tulis kantor tersebut di kembalikan ke bagian logistik, jika di ACC maka selanjutnya bagian logistik memberikan surat pemesanan alat tulis kantor yang ter ACC oleh manager ke supplier dan peggawai gudang ATK.
c. Supplier alat tulis kantor menerima surat pemesanan alat tulis kantor kemudian menyiapkan barang yang dipesan kemudian membuat surat jalan dan nota kemudian menghantarkannya ke pegawai gudang alat tulis kantor CV. Bentan Utama Mandiri.
d. Pegawai gudang alat tulis kantor (ATK) menerima barang dan melakukan pengecekan barang apakah sesuai dengan surat pemesanan alat tulis kantor yang sebelumnya diberikan oleh bagian logistik, jika tidak sesuai maka pegawai gudang ATK menginformasikan kepada supplier bahwa barang tidak sesuai, jika sesuai pegawai gudang alat tulis kantor kemudian mencatat semua data alat tulis kantor yang telah masuk beserta data suppliernya ke buku gudang ATK.
e. Pegawai gudang ATK membuat laporan alat tulis kantor masuk dan laporan stok alat tulis kantor untuk diberikan kepada manager
Gambar 3.1 Flowmap berjalan proses pengolahan data ATK masuk gudang
2. Prosedur Berjalan Proses Pengolahan Data Alat tulis kantor Keluar Gudang
a. Pegawai gudang alat tulis kantor (ATK) memberikan form pengeluaran alat tulis kantor kepada pegawai yang ingin mengambil atau menggunakan alat tulis kantor
b. Pegawai mengisi form pengeluaran alat tulis kantor kemudian menyerahkan kembali kepada pegawai gudang ATK.
c. Pegawai gudang alat tulis kantor mengecek stok, jika ada yang tidak ada maka pegawai gudang alat tulis kantor menginformasikan kepada pegawai bahwa barang tidak ada, jika ada maka pegawai gudang alat tulis kantor mencatat di buku gudang ATK data alat tulis kantor yang telah keluar kemudian menyerahkan barangnya ke pegawai.
d. Pegawai gudang ATK membuat laporan alat tulis kantor keluar dan laporan stok alat tulis kantor kemudian memberikannya kepada manager.
Gambar 3.2 Flowmap berjalan proses pengolahan data ATK keluar gudang
3.3 Analisis Dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan oleh sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen yang ada berdasarkan analisis prosedur menggunakan flowmap diatas, antara lain :
1. Surat Pemesanan Alat tulis kantor Sumber : Bagian Logistik Tujuan : Supplier
Fungsi : Untuk melakukan pesanan barang kepada supplier dan menginformasi kepada pegawai gudang ATK apa saja barang yang akan masuk ke gudang ATK.
Rangkap : 2 (Dua) 2. Surat Jalan dan Nota
Sumber : Supplier
Tujuan : Pegawai Gudang ATK
Fungsi : Untuk menginformasikan kepada pegawai gudang ATK barang-barang yang telah di pesan pada saat barang diserahkan kepada bagian gudang.
Rangkap : 1 (Dua) 3. Buku Gudang ATK
Sumber : Pegawai Gudang ATK Tujuan : Pegawai Gudang ATK
Fungsi : Untuk mencatat data ATK masuk, ATK keluar dan stok ATK.
4. Laporan Alat tulis kantor Masuk Sumber : Pegawai Gudang ATK Tujuan : Manager
Fungsi : Untuk melaporkan atau menginformasikan kepada manager, ATK yang telah masuk.
Rangkap : 1 (Dua)
5. Laporan Stok Alat tulis kantor Sumber : Pegawai Gudang ATK Tujuan : Manager
Fungsi : Untuk melaporkan atau menginformasikan kepada manager stok ATK yang ada di gudang.
Rangkap : 1 (Dua)
6. Form Pengeluaran Alat tulis kantor Sumber : Pegawai Gudang ATK Tujuan : Pegawai
Fungsi : Untuk mencatat alat tulis kantor yang akan dipakai atau dikeluarkan dari gudang.
Rangkap : 1 (Dua)
7. Laporan Alat tulis kantor Keluar
Sumber : Pegawai Gudang ALAT TULIS KANTOR Tujuan : Manager
Fungsi : Untuk melaporkan atau menginformasikan kepada manager alat tulis kantor yang telah keluar.
Rangkap : 1 (Dua)
3.4 Analisa Kelemahan Sistem
Ada beberapa tahap analisa kelemahan sistem pada CV. Bentan Utama Mandiri, dalam hal pengolahan data gudang alat tulis kantor secara manual yang dianalisa berdasarkan flowmap diatas, adalah sebagai berikut :
1. Proses pencatatan alat tulis kantor masuk dari supplier dan alat tulis kantor keluar ke pegawai serta perhitungan stok alat tulis kantor saat ini masih menggunakan cara manual sehingga menyebabkan pencatatan membutuhkan waktu yang lama dan terjadi kesalahan dalam pencatatan stok barang menyebabkan alat tulis kantor menjadi tidak terorganisir dengan baik.
2. Menyebabkan kehilangan data alat tulis kantor masuk dan alat tulis kantor keluar, karena tempat penyimpanan data masih menggunakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran kertas yang bisa hilang atau rusak
3. Proses pencarian data masih memakan waktu lama karena berupa buku yang terdiri dari lembaran-lembaran kertas sehingga menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan dan laporan yang dihasilkan sering tidak tepat dan akurat.
4. Sistem lama kurang ekonomis karena penggunaan kertas, tinta dan alat tulis yang berlipat ganda dalam pencatatan data dan pembuatan laporan mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya.
3.5 Analisa Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada CV. Bentan Utama Mandiri, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu serta mempermudah instansi tersebut dalam mengelola data input dan output.
Untuk menunjang adanya sistem yang akan dirancang maka diperluhan kebutuhan lainya antara lain :
1. Kebutuhan Perangkat Lunak
Aplikasi yang berupa software dalam pengolahan data alat tulis kantor masuk dan alat tulis kantor keluar gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri ini dikembangkan dan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman VB.NET 2008 dengan microsoft Acces 2003 sebagai database dan pembuatan laporan menggunakan quick report, dengan sistem operasi Microsoft Windows 7.
2. Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras yang minimal diperlukan untuk membangun aplikasi pengolahan data alat tulis kantor masuk dan alat tulis kantor keluar gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri ini sesuai dengan rekomendasi yang diberikan Microsoft Visual Studio 2008 (VB.NET 2008) sebagai berikut :
1. Processor Pentium 4, Recommended: 2.2 GHz atau yang lebih tinggi 2. Minimum 1 GB RAM atau yang lebih tinggi
3. Minimum display 1024 x 800
4. Hardisk minimal ukuran sebesar 20 GB (7200 RPM)
5. Mouse dan Keyboard 6. Layar Monitor 14 Inchi 7. Printer
3. Kebutuhan Informasi
Infomasi yang akan disajikan oleh aplikasi yang akan dibuat adalah informasi yang meliputi : data alat tulis kantor, data pegawai, data supplier, alat tulis kantor masuk gudang, alat tulis kantor keluar gudang dan laporan alat tulis kantor masuk, laporan alat tulis kantor keluar, laporan stok alat tulis kantor.
3.6 Analisa Kebutuhan Pengguna
Kebutuhan pengguna sistem ini meliputi bagian gudang, bagian gudang ini yang menjalankan aplikasi mulai dari input data alat tulis kantor, input data pegawai, input supplier, input alat tulis kantor masuk gudang dan input alat tulis kantor keluar gudang, serta mencetak laporan-laporan yang terdiri dari laporan alat tulis kantor masuk, laporan alat tulis kantor keluar dan laporan stok alat tulis kantor.
