BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

32

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Apotek merupakan badan usaha yang berjalan dibidang pelayanan

obat-obatan untuk masyarakat, baik obat khusus, obat bebas, maupun obat dari resep

yang diberikan dokter. Obat-obat khusus adalah obat yang tidak dijual secara

bebas, karena hanya dikonsumsi oleh kalangan tertentu saja, contohnya narkotika

dan physcotropika. Sedang obat bebas adalah obat-obatan yang dijual tanpa harus

menggunakan resep.

Pada saat ini sistem informasi penjualan pada Apotek Permata

Purwakartamasih menggunakan sistem konvensional, dimana setiap datanya

disimpan dalam arsip. Sehingga sering terjadi kerangkapan data, hal ini

menyebabkan kelalaian dalam pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan.

Apotek didirikan dengan tujuan untuk pelayanan masyarakat, adapun tinjauan

tersebut meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsinya.

3.1.1.Sejarah Perusahaan

Apotek Permata Purwakarta terletak di jalan Veteran No.35 Purwakarta,

berdiri pada bulan Oktober tahun 2003 dengan surat izin dari Dinas Kesehatan

Purwakarta bernomor 449/SIA/05551-BPMPTSP/XII/2016. Apotek Permata

(2)

Derajat. Apotek Permata Purwakarta saat ini memiliki 6 (Enam) orang karyawan,

yang terdiri dari 1 (Satu) orang Apoteker, 4 (Empat) orang Asisten Apoteker, dan

1 (Satu) orang Non Asisten Apoteker.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: Apotek Permata Purwakarta

Gambar III.1. Struktur Organisasi

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)

a. Bertanggung jawab atas kelancaran seluruh kegiatan apotek.

b. Mengawasi seluruh kegiatan karyawan, penjualan dan pembelian obat.

c. Memeriksa laporan-laporan harian, bulanan, dan tahunan dari bagian

laporan keuangan, laporan resep, detail faktur, dan pembelian obat.

2. Apoteker

a. Apoteker bertugas mengelola apotek.

(3)

c. Bertanggung jawab pada masalah teknis.

d. Mengontrol dan membuat laporan pengeluaran Obat Keras Terlarang (OKT).

3. Bagian Pembelian/Outlet.

a. Melakukan pengecekan obat yang kosong.

b. Membuat Surat Pesanan Obat (Purchase Order) kepada Pedagang Besar

Farmasi (PBF).

c. Memeriksa barang datang dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).

4. Bagian Laporan Resep.

a. Merekap data detail resep ke buku arsip resep.

b. Menyusun resep berdasarkan Nomor Kedatangan Resep untuk disimpan.

5. Bagian Laporan Keuangan.

a. Melaporkan hasil pembelian obat kepada Pemilik Sarana Apotek (PSA).

b. Mencatat nominal tagihan berdasarkan faktur pembelian.

6. Bagian Detail Faktur.

a. Merekap data dari faktur pembelian ke buku arsip pembelian obat.

b. Mengecek Harga Pokok Penjualan (HPP), berdasarkan faktur.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Agar dapat lebih mudah memahami sistem penjualan, pemesanan, dan

pengecekan stok obat yang berjalan di Apotek Permata Purwakarta berikut ini

adalah penjelasan secara garis besar yang digambarkan dalam 5 (lima) prosedur

(4)

1. Pengecekan Stok

Bagian pembelian atau outlet mengecek keseluruhan stok barang pada buku

defekta, apabila stok barang kurang dari standar maka akan dilakukan

pemesanan barang kepada supplier atau pedagang besar farmasi (PBF).

2. Pemesanan

Bagian pembelian atau outlet membuat pemesanan barang kepada supplier

atau pedagang besar farmasi (PBF), sesuai dengan stok jumlah minimum

barang pada buku defekta.

3. Pengecekan Barang Datang

Supplier mengantarkan pesanan beserta faktur pembelian kepada bagian pembelian/outlet, Barang dan faktur pembelian diterima, selanjutnya

dilakukan pengecekan barang satu-persatu sesuai dengan surat pemesanan dan

faktur pembelian oleh bagian pembelian atau outlet, setelah semua barang

sesuai dengan surat pemesanan dan faktur pembelian, barang akan di tulis ke

dalam kartu stok barang.

4. Penjualan

Setiap konsumen datang langsung ke apotek, dan bagian pembelian/outlet

akan memberikan obat atau barang yang dibeli dan mengurangi jumlah stok

pada kartu stok barang tersebut sesuai dengan barang yang dibeli.

5. Laporan

Bagian detail faktur akan memeriksa seluruh surat pemesanan dan faktur

pembelian dari supplier, serta merekap data dari faktur pembelian ke buku

(5)

laporan pembelian dan diberikan kepada pemilik apotek untuk diperiksa dan

disetujui

3.3. Use Case Diagram

Pengencekan stok barang Memebuat pesanan barang Mengecek barang datang Penjualan Membuat laporan Pemilik Apotek Konsumen supplier Bagian outlet/ pembelian Bagian detail aktur

Sistem Informasi Inventory Obat

Gambar III.2.

Use Case Diagram

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Pengecekan Stok Barang

Use Case Name Pengecekan stok barang

Requirements Mengecek keseluruhan stok

Goal Mengecek stok barang

Pre-conditions Melihat stok pada buku defekta

Post-conditions Melakukan pemesanan barang

Failed and conditions Tidak ada barang kosong

Actor Bagian Pembelian/outlet

Main flow/basic path 1. Bag.Pembelian/outlet mngecek keseluruhan stok

barang pada buku defekta

2. Bag.Pembelian/outlet melakukan pemesanan kepada supplier

Alternate flow/invariant A Alternate flow/invariant B

(6)

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Membuat Pesanan Barang

Use Case Name Membuat pesanan barang

Requirements Pengecekan stok berdasarkan buku defekta

Goal Membuat pesanan barang

Pre-conditions Pengecekan stok pada buku defekta

Post-conditions membuatan surat pesanan

Failed and conditions -

Actor Bagian Pembelian/outlet

Main flow/basic path 1. Bag.Pembelian/outlet mngecek keseluruhan stok

barang pada buku defekta

2. Bag.Pembelian/outlet melakukan pemesanan kepada supplier

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Mengecek Barang Datang

Use Case Name Mengecek barang datang

Requirements Melakukan pemesanan

Goal Mengecek barang datang sesuai surat pemesanan

Pre-conditions Supplier mengantarkan pesanan

Post-conditions Pengecekan data barang datang

Failed and conditions Data barang tidak sesuai dengan data surat pesanan

Actor Bagian Pembelian/outlet dan supplier

Main flow/basic path 1. Supplier mengantarkan pesanan serta faktur

pembelian

2. Bagian Pembelian/outlet mengecek barang 3. Bagian Pembelian/outlet menulis data barang

pada kartu stok barang

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Penjualan

Use Case Name Penjualan

Requirements -

Goal Pengurangan jumlah stok pada kartu stok barang

Pre-conditions Pesanan barang dari konsumen

Post-conditions Pemberian barang kepada konsumen

Failed and conditions Tidak ada transaksi penjualan

Actor Bagian Pembelian/outlet dan konsumen

Main flow/basic path 1. Konsumen datang ke apotek

2. Memberikan barang kepada konsumen

3. Bagian Pembelian/outlet mengurangi jumlah stok pada kartu stok

(7)

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Membuat Laporan

Use Case Name Membuat laporan

Requirements Memeriksa seluruh surat pemesanan dan faktur pembelian

Goal Laporan pembelian

Pre-conditions Melihat arsip buku pembelian

Post-conditions Pembuatan laporan pembelian sesuai arsip buku pembelian

Failed and conditions Data arsip pebelian berbeda dengan faktur pembelian

Actor Bagian detail faktur dan pemilik apotek

Main flow/basic path 1. Bag.detail faktur memeriksa surat pemesanan dan

faktur pembelian

2. Merekap data dari faktur pembelian ke buku arsip pembelian

3. Membuat laporan pembelian untuk pemilik apotek

3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen

masukan (input) dan dokumen (output) yang semuanya teratur dan dipakai dalam

sistem berjalan.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk (input) atau masukan yang

diperlukan dalam sistem pengelolaan apotek. Adapun bentuk dokumen masukan

yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Kartu stok

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah stok per merek

Sumber : Bagian Pembelian/outlet

Tujuan : Bagian Detail Faktur

Media : Kertas

(8)

Frekuensi : Setiap barang datang dan barang keluar

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Buku Defekta

Fungsi : mengetahui jumlah stok keseluruhan obat yang kosong

Sumber : Bagian Pembelian/outlet

Media : Dokumen

Jumlah : 1 buku

Frekuensi : Setiap barang kosong

3. Nama Dokumen : Faktur pembelian

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap barang datang

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen masukan adalah segala bentuk (output) atau keluaran yang

diperlukan dalam sistem pengelolaan apotek. Adapun bentuk dokumen keluaran

(9)

1. Nama Dokumen : Surat pemesanan

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Bagian pembelian/outlet

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pemesanan barang

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Bagian Detail Faktur

Tujuan : PSA

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang berdasarkan faktur pembelian

Bentuk : Lihat lampiran B.2

3.5. Permasalah Pokok

Permasalahan pokok yang dihadapi pada sistem inventory obat pada Apotek

Permata Purwakarta adalah :

1. Pencatatan data pemesanan hingga data stok obat dilakukan secara

konvensional sehingga sistem persediaan obat tidak terkontrol dan

membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pengecekan data dan barang

(10)

2. Pembuatan laporan surat pemesanan dan faktur pembelianpun masih dalam

bentuk catatan manual sehingga membutuhkan waktu yang lama dan beresiko

hilang atau rusak.

3.6. Pemecahan Masalah

Dengan melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk

mengatasai permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan

masalah yaitu:

1. Membuat sebuah aplikasi program berbasis desktop dengan bahasa

pemrograman Java yang dapat memudahkan pemesanan data barang, dan

pencatatan data barang sehingga data persediaan barang yang kurang atau

kosong dapat terlihat dengan cepat dan akurat. Penyimpanan data

menggunakan media database MYSQL untuk proses pemesanan, jumlah

ketersediaan stok, laporan faktur-faktur pembelian dan penjualan agar lebih

efektif dan efesien sehingga tidak ada data yang hilang dan rusak.

2. Membuat laporan menggunakan aplikasi iReport sehingga pembuatan laporan

dapat lebih cepat dan akurat karena telah terhubung dengan aplikasi program