63
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sistem yang sedang berjalan 3.1.1 Sejarah Koperasi
Koperasi Serba Usaha “DHANAMAS” dididirikan oleh para pengusaha kecil dan menengah pada dekade 2011 yang memberi solusi dalam mengatasi kesulitan untuk mendapatkan bantuan permodalan, karena pada umumnya mereka mengelola usahanya secara tradisional.
Untuk menanggulangi kesulitan tersebut pada tanggal 24 April 2011 di kediaman Bapak I Gusti Made Karmawan, S.Kom.,MM, seorang Dosen dan Pengusaha kecil, diadakan pertemuan yang dihadiri oleh tokoh masyarakat,dan krabat kerja. Mereka sepakat membentuk koperasi yang usahanya dalam bidang simpan pinjam dan perdagangan. Dan atas dasar kesepakatan, koperasi tersebut diberi nama "DHANAMAS" dengan harapan agar dapat memberikan jasa dan manfaat bagi anggota,gerakan koperasi, masyarakat, lingkungan dan pemerintah.
Sejak berdiri sampai sekarang mengikutsertakan secara aktif semua pihak dan golongan tanpa membedakan suku,ras,golongan dan agama semata-mata hanya untuk bersatu padu dalam hidup berdampingan untuk memecahkan masalah di bidang ekonomi secara bersama-sama dalam satu wadah koperasi. Untuk itulah Koperasi Serba Usaha “DHANAMAS” secara terus menerus dapat membina
masyarakat luas baik yang belum punya usaha maupun yang sudah mempunyai usaha.
Koperasi Serba Usaha Dhanamas berada di Kabupaten Tanggerang yang berlokasi di Serdang Asri I Blok B 4 No. 12 , RT/RW 31 / 05 Kelurahan Ciakar Kecamatan Panongan ,Kabupaten Tanggerang, Provinsi Banten. Koperasi Dhanamas memiliki Akta Pendirian Nomor : 06 pada tanggal 28 Oktober 2011 yang dibuat dihadapan Notaris INDRA ADITAMA, SH.M.Kn.
Dengan disahkan Akta Pendirian Koperasi sebagaimana dimaksud pada dictum maka koperasi ini memperoleh status Badan Hukum yang sah oleh Menteri Negara Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Bupati Tanggerang dengan nomor ijin Dinas Koperasi berupa 518 / 33 / BH / Dis – KUMKM dan Nomor Surat Koperasi 503 / 0065 BP2T / 30 – 03 / MIKRO / I / 2012.
Koperasi Serba Usaha Dhanamas memulai usaha dengan penjualan sembako, alat elektronik, alat – alat rumah tangga dan simpan pinjam kepada anggota. Koperasi mengikutsertakan secara aktif semua pihak yang berlokasi di Cikupa Tanggerang untuk memecahkan masalah di bidang ekonomi secara bersama-sama.
Terdapat beberapa jenis koperasi sesuai bidang pengelolaannya.
Koperasi yang menjalankan kegiatan penjualan produk disebut koperasi pemasaran. Berikut adalah produk – produk yang dijual di koperasi Dhanamas :
Tabel 3.1 Daftar Barang yang Dijual Koperasi No Nama Barang Jumlah Harga Jual
Satuan (Rp) 1.
Minyak Bimoli 4
13,320
2. Beras Rojo Lele
No.2 10
158,125
3. Beras Slip Cap
Kembang 15
178,250
4.
Indomi Goreng 40
1,311
5.
Indomi Kuah 40
1,228
6.
Minyak Sayur 14
19,879
7.
Rokok Jisamsu 5
13,110
8. Rokok Sampurna
Mil 5
14,490
9.
Rokok Grace Mil 5
13,743
10.
Rokok X Mil 5
13,628
11.
Roko N Vion 5
7,130
12. Rokok Marboro
Merah 5
15,870
13. Rokok Marboro
Mentol 5
15,870
14. Rokok Sampurna
Mentol 4
12,075
15.
Marlboro Putih 4
13,455
16.
Samsu Milk 4
11,213
17.
Sampurna Kretek 4
14,456
18.
Jarum Super 4
10,707
19. Gudang Garam
Filter 4
20,125
20. Indomi Ayam
Bawang 3
1,376
21.
Mie Sedap Goreng 2
1,483
22. Indomi Goreng
Plus 4
1,537
23. Minyak
Fortun(1Lt) 1
12,650
24. Minyak
Fortun(2Lt) 1
25,559
25. Beras Rojo Lele
No.2 (20 Kg) 10
178,250
26. Beras Rojo Lele
No.2 (20 Kg) 18
178,250
27. Beras Rojo Lele
No.2 (20 Kg) 30
178,250
28.
Minyak Bimoli 1 lt 2
11,596
29. Minyak
Fortun(1Lt) 1
12,650
30. Minyak
Fortun(2Lt) 1
25,559
31. Mie Sedap Ayam
Bawang 5
1,328
32. Indomi Soto 5
1,376 33. Gulaku Gula Kung
I Kg 2
13,320 34. Paper One Kertas
A4 2
29,785
35. Bimoli Special Rf
2 lt 3
27,198
36.
Saltchis Combo 1
6,900
37. Top Bersa Setra
R20K 2
209,300
38. Indomie Goreng
SPC 5
1,529
39. Indomie Ayam
Bwg 5
1,376
40. Indomie Kari
Ayam 5
1,554 41.
Indomie Soto 5
1,376
42. Super pell Red 800
ml 1
7,935
43.
Sunlight Jrk 200 1
3,278
44. Daia Det+Soft 2 12,420
Berikut grafik Penjualan di KSU Dhanamas pada tahun 2010 – 2012 :
Gambar 3.1 Grafik Penjualan Elektronik , Sembako dan Alat Rumah Tangga Periode 2010 – 2012
3.1.2 Visi dan Misi Koperasi Visi
“Terwujudnya Koperasi Serba Usaha yang mandiri dan tangguh dengan berlandaskan amanah dalam membangun ekonomi bersama dan berkeadilan sosial di Indonesia.”
Misi
Upaya untuk mewujudkan VISI, Koperasi Serba Usaha“DHANAMAS” melakukan aktifitas sebagai berikut :
a. Mengajak seluruh potensi yang ada dalam masyarakat dengan tanpa membedakan suku,ras,golongan dan agama, agar mereka dapat bersama -sama, bersatu padu dan beritikad baik dalam
membangun ekonomi kerakyatan secara bergotong royong dalam bentuk koperasi.
b. Membantu para pedagang kecil dan menengah didalam mobilisasi permodalan demi kelancaran usaha sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan mereka.
c. Turut membantu pembangunan ekonomi dan menunjang pelaksanaan kegiatan usaha secara aktif dengan mengajak mitra usaha lainnya baik BUMN,swasta, perbankan maupun gerakan koperasi lainnya.
d. Meminimalisasi keluarnya siklus keuangan dari wilayah kita dengan berusaha memaksimalkan daya pengelolaan keuangan sehingga kesejahtraan anggota dan masyarakat lebih meningkat.
e. Selalu berperan aktif dalam kehidupan sosial kemasyarakatan, lingkungan, budaya, agama, dan pendidikan dan kesehatan dari anggota dan masyarakat
Strategi
1. Berusaha menyediakan produk-produk yang menjadi keinginan dan kebutuhan oleh anggota dan masyarakat.
2. Secara kreatif menggali inovasi baru sehingga mampu meluncurkan produk-produk yang berkualitas dan menarik bagi anggota dan masyarakat, seperti fasilitas simpanan untukdana pendidikan, hari raya, upacara, kesehatan, hari tua,
kredit harian,bulanan, rekening koran dan bentuk produk lainnya.
3. Menciptakan program-program yang mampu menarik simpati anggota dan masyarakat agar mereka tetap menjadi nasabah di KSU “DHANAMAS” dan menarik mereka yang belum menjadi nasabah.
Komitmen
Memberikan pelayanan yang terbaik dengan usaha yang sungguh-sungguh dan dengan ketulusan hati serta meningkatkan profesionalitas kerja sehingga terbentuknya rasa simpati, percaya, aman dan nyaman bagi nasabah, anggota dan warga.
Pembinaan Anggota
Koperasi Serba Usaha“DHANAMAS” sejak berdiri telah menerapkan manajerial sistem. Rapat anggota sebagai kekuasaan tertinggi memilih pengurus dan pengawas dari anggota untuk masa jabatan 5 tahun dengan formasi ketiga etnis yang ada. Pengurus bertindak sebagai policy maker dan pengawas operasional serta hal- hal yang berhubungan dengan segi organisasi koperasi. Dalam aktifitasnya beberapa pengurus ditunjuk sebagai supervisi sesuai dengan sistem operasional yang ada.
Operasional sehari- hari dipegang / dikuasakan kepada Kepala Divisi, yang terdiri dari : Kepala Divisi Pengelolaan Dana, Kepala Divisi Operasional dan Pemasaran, Kepala Divisi Pinjaman dan
Kepala Divisi Pengawasan dengan dibantu oleh Kepala Bagian Kantor beserta staf-staf.
Manajemen setiap bulan mengadakan rapat pleno untuk mengevaluasi kerja bulan yang telah lalu dan menetapkan kebijakan - kebijakan yang akan ditempuh pada bulan mendatang. Sistem pengawasan intern dilakukan oleh divisi pengawasan yang dibantu oleh beberapa staf, dan dibentuk internal control unit (ICU).
3.1.3 Struktur Organisasi Koperasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Koperasi Serba Usaha Dhanamas
3.14 Tugas dan Wewenang
a. Ketua Koperasi mempunyai tugas dan wewenang :
1. Memimpin, mengkoordinasi, dan mengawasi pelaksanaan tugas karyawan dan pengurus lainnya.
2. Memberikan keputusan dalam kepengurusan koperasi dengan memperhatikan usul atau saran pertimbangan dari pengurus lainnya.
3. Mengesahkan surat masuk dan keluar bersama sekretaris untuk kegiatan koperasi tata usaha dan sebagainya.
b. Sekretaris mempunyai tugas :
1. Menyelenggarakan dan memelihara buku organisasi semua arsip.
2. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan khusus serta ketentuan lain.
3. Bersama ketua mengesahkan semua surat dan dokumen.
c. Bendahara mempunyai tugas :
1. Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja koperasi.
2. Mencari dana baik dari anggota yang berupa simpanan maupun bukan dari anggota dengan syarat yang ringan.
3. Memelihara harta kekayaan koperasi.
4. Mengatur pengeluaran uang (biaya) agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
5. Bersama dengan ketua menentukan kebijakan keuangan dan usaha koperasi.
6. Bersama dengan ketua dan sekretaris menandatangani surat dan dokumen keuangan.
7. Melakukan pemeriksaan secara langsung pemeriksaan uang kas yang ada.
d. Divisi Operasional dan Pemasaran bertugas :
1. Bertanggung jawab terhadap Pendaftaran anggota.
2. Bertanggung jawab terhadap kartu anggota.
3. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya anggota koperasi.
4. Bertanggung jawab terhadap pembelian dan pengeluaran asset management.
5. Bertanggung jawab terhadap pembuatan laporan operasional management
e. Divisi Peminjaman bertugas :
1. Menganalisis jumlah pinjaman sebagai anggota dan kemampuan pembayaran.
2. Menganalisis keaktifan anggota.
3. Melihat kemampuan bayar anggota berdasarkan jenis usaha anggota.
4. Membuat rangkap Laporan Data Peminjaman.
5. Menentukan tanggal jatuh tempo.
f. Divisi Pengolahan Dana bertugas :
1. Melihat anggaran dasar dan anggaran rumah tangga serta permodalan sesuai dengan presentasi.
2. Mencari investor maupun kredit yang ingin menyetorkan dana.
3. Membuat Laporan Keuangan.
g. Divisi Pengawasan dan Kepatuhan bertugas :
1. Menyesuaikan aturan perundang-undangan kementrian dan departemen koperasi .
2. Mengawasi pengeluaran dan permodalan dana.
3. Mengawasi pengeluaran dana sesuai dengan anggaran rumah tangga.
h. Divisi Bidang SDM bertugas :
1. Mempertanggung jawabkan setiap anggota koperasi.
i. Divisi Bidang IT bertugas :
1. Memelihara sistem komputerisasi serta operasional koperasi, dimulai dari aplikasi, proses, sampai dengan akuntansi.
3.2 Sistem yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan
Prosedur penjualan pada Koperasi Serba Usaha Dhanamas dapat dilakukan bila pelanggan adalah anggota koperasi. Anggota yang ingin melakukan pembelian barang akan dilayani oleh Bagian Operasional. Bagian Operasional akan menerima pesanan anggota dan membuat Nota Penjualan sebanyak dua rangkap.
Rangkap 1 untuk Anggota.
Rangkap 2 untuk di arsip.
Anggota yang memesan barang akan membayar dengan cara kredit dalam jangka waktu yang telah disepakati. Bagian Operasional lalu akan membuat Kartu Pembayaran yang berisi data kredit dan angsuran pembelian barang dan memberikannya beserta Nota Penjualan rangkap 1 ke Anggota.
Lalu Bagian Operasional akan membuat Formulir Permintaan Barang. Berdasarkan Formulir Permintaan Barang, Bagian Operasional akan mengecek persediaan barang di gudang apakah tersedia sesuai pesanan. Bila barang mencukupi, barang akan diberikan ke anggota.
Bila barang di gudang tidak mencukupi pesanan anggota maka Bagian Operasional akan memesan barang ke supplier lalu supplier akan melakukan pengiriman barang ke anggota. Setelah mengirim barang, supplier akan menghubungi koperasi untuk mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima anggota.
Setiap tanggal jatuh tempo pembayaran kredit, anggota harus melakukan pembayaran sesuai jumlah kredit yang diambil ke koperasi.
Anggota harus membawa Kartu Pembayaran dan memberikannya beserta uang pembayaran ke Bagian Accounting. Lalu Bagian Accounting akan menandatangani Kartu Pembayaran sebagai bukti pembayaran kredit anggota dan setelah itu dikembalikan lagi ke anggota untuk dibawa saat pembayaran kredit selanjutnya. Lalu uang penerimaan yang diterima Bagian Accounting akan diberikan kepada manajemen secara langsung di akhir setiap harinya.
Setiap akhir bulan, Bagian Accounting akan membuat Laporan Keuangan dan Jurnal, dan Bagian Operasional akan membuat Laporan Penjualan.
3.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan pada sistem yang berjalan pada Koperasi Serba Usaha Dhanamas antara lain :
1. Nota Penjualan
Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh anggota. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Operasional sebanyak 1 rangkap.
2. Formulir Permintaan Barang
Formulir permintaan barang merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat data anggota yang memesan, barang apa saja yang dipesan, serta jumlah pesanan. Dokumen ini nanti yang akan digunakan untuk pengadaan barang pesanan.
3. Kartu Pembayaran
Kartu pembayaran adalah sebuah tanda bukti yang dibuat untuk mencatat pembayaran kredit yang dibebankan kepada anggota. Kartu pembayaran diberikan kepada anggota dan hanya dibuat sebanyak 1 rangkap oleh Bagian Operasional dan berisikan no. anggota, tanggal jatuh tempo, tanggal bayar, total bayar, serta tanda tangan petugas yang menerima pembayaran.
3.2.3 Unit yang Terkait
Unit- unit yang terkait dalam prosedur penjualan pada sistem berjalan di operasi Serba Usaha Dhanamas antara lain :
1. Bagian Operasional
Bagian Operasional bertugas melayani pesanan anggota, membuat Nota Penjualan, melakukan pemesanan atas barang yang dibeli anggota ke supplier, membuat Formulir Permintaan Barang, membuat Kartu Pembayaran serta membuat Laporan Penjualan.
2. Bagian Accounting
Bagian Accounting bertugas menerima pembayaran anggota, menandatangani Kartu Pembayaran anggota serta membuat Laporan Keuangan dan Jurnal.
3.2.4 Event Table Sistem Berjalan
Tabel 3.2 Event Table Sistem yang Berjalan Event Internal Agent Start When Activity Melayani
Pemesanan Barang
Bagian Operasional
Ketika
Anggota ingin memesan barang
Menerima pesanan, Membuat Nota Penjualan, Membuat Kartu Pembayaran, Memberikan Nota
Penjualan(1) dan Kartu Pembayaran ke Anggota, Mengarsip Nota Penjualan(2), Membuat Formulir Permintaan Barang, Mengecek persediaan
Menerima Bagian Jatuh tempo Menerima uang
Pembayaran Accounting pembayaran kredit pembelian barang anggota
pembayaran dan Kartu Pembayaran, Menandatangani Kartu
Pembayaran, Mengembalikan Kartu
Pembayaran kepada anggota, Menyerahkan uang
penerimaan ke manajemen
Membuat Laporan Keuangan
Bagian Accounting
Setiap akhir bulan mencatat nama barang
Membuat Laporan Keuangan, Membuat Jurnal
Membuat Laporan Penjualan
Bagian Operasional
Setiap akhir bulan
Membuat Laporan Penjualan
3.2.5 Workflow Table Sistem Berjalan KSU Dhanamas Tabel 3.3 Workflow Table Sistem yang Berjalan
Actor Activities
Melayani Pemesanan Barang
Anggota 1. Melakukan pemesanan barang ke koperasi
Bagian Operasional 2. Menerima pesanan 3. Membuat Nota Penjualan 4. Membuat Kartu Pembayaran
5. Memberikan Nota Penjualan rangkap 1 dan Kartu Pembayaran ke anggota 6. Mengarsip Nota Penjualan rangkap 2 7. Membuat Formulir Permintaan
Barang
8. Mengecek persediaan
9. (Barang tersedia) Menyerahkan barang ke anggota
Anggota 10. Menerima barang
11. (Barang tidak tersedia) Meminta pengiriman barang ke anggota Supplier 12. Mengirim barang
Anggota 13. Menerima barang
Menerima Pembayaran
Anggota 14. Memberikan uang dan Kartu
Pembayaran ke Bagian Accounting Bagian Accounting 15. Menerima uang dan Kartu
Pembayaran dari anggota
16. Menandatangani Kartu Pembayaran 17. Mengembalikan Kartu Pembayaran ke
anggota
18. Menyerahkan uang penerimaan ke manajemen
Membuat Laporan Keuangan Bagian Accounting 19. Membuat Laporan Keuangan
20. Membuat Jurnal
Membuat Laporan Penjualan Bagian Operasional 21. Membuat Laporan Penjualan
3.2.6 Rich Picture Sistem Berjalan
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Berjalan
3.2.7 Use Case Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem yang Berjalan
3.2.8 Overview activity Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan
3.2.9 Laporan yang Dihasilkan
Laporan – laporan yang dihasilkan dalam prosedur penjualan Koperasi Serba Usaha Dhanamas antara lain :
1. Laporan Penjualan
Laporan ini digunakan untuk menyediakan informasi penjualan barang dan menghitung total penjualan yang terjadi setiap bulannya.
2. Laporan Keuangan
Laporan ini digunakan untuk menyediakan informasi keuangan berdasarkan transaksi keuangan yang terjadi setiap bulannya.
3.2.10 Temuan Analisis Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada proses penjualan dan penerimaan kas koperasi serba usaha Dhanamas, ditemukan permasalahan – permasalahan yang sering dihadapi seperti:
Tabel 3.4 Tabel Temuan Masalah pada Sistem Berjalan
Temuan 1 Sistem pencatatan dan pendokumentasian proses penjualan dan penerimaan yang digunakan saat ini pada koperasi serba usaha Dhanamas masih belum memadai, pengorganisasian data tidak teratur dan keamanan data kurang terjaga.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2008, p148) resiko pencatatan dapat diminimalisasi melalui pencatatan transaksi yang diterapkan pada sistem informasi terkomputerisasi.
Sebab Koperasi serba usaha Dhanamas masih menggunakan sistem manual , sehingga tidak tersedia elemen yang memudahkan pengorganisasian serta penyimpanan data secara aman.
Akibat Aktivitas transaksi penjualan serta penerimaan kas yang lambat, kesalahan pencatatan data transaksi dan besarnya resiko kehilangan data.
Rekomendasi Koperasi membutuhkan sistem informasi terkomputerisasi berbasis database yang akan membantu aktivitas transaksi penjualan dan penerimaan kas agar dapat menjadi lebih cepat dan akurat melalui organisasi data yang teratur serta data transaksi yang dilakukan tersimpan dengan baik.
Temuan 2 Piutang yang tak tertagih atas penjualan yang menyebabkan penerimaan kas terhambat.
Kriteria Gitman (2006) mengatakan bahwa tujuan dari pengelolaan piutang usaha adalah untuk mengumpulkan piutang secepat mungkin tanpa kehilangan penjualan akibat tekanan teknik penagihan.
Sebab Koperasi tidak mempunyai kriteria yang harus dipenuhi Anggota untuk membeli barang, seperti batasan / limit pembelian barang
untuk setiap Anggota.
Akibat Penerimaan kas yang seharusnya diterima menjadi berkurang / tertunggak dikarenakan Anggota tidak mampu membayar atas barang yang dibelinya.
Rekomendasi Dengan membuat suatu sistem perhitungan berdasarkan simpanan yang diberikan Anggota ke Koperasi untuk menentukan limit kredit pembelian barang di koperasi untuk setiap Anggota, serta dikenakan denda bila Anggota terlambat melunasi tagihan.
Temuan 3 Kurangnya laporan – laporan untuk mendukung proses bisnis, seperti laporan piutang dan penerimaan kas.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2008, p238), laporan adalah presentasi data yang telah tersusun dan terorganisasi dengan baik.
Sebab Hal ini disebabkan koperasi tidak membuat laporan – laporan lain untuk mendukung proses bisnisnya.
Akibat Hal ini mengakibatkan pihak manajemen tidak dapat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan.
Rekomendasi Sebaiknya koperasi perlu membuat laporan – laporan lainnya yang dibuthkan untuk mendukung pengambilan keputusan, laporan penerimaan kas untuk mengetahui jumlah uang masuk yang diterima setiap bulannya, dan laporan piutang untung mengetahui jumlah piutang dagang.
Temuan 4 Tidak adanya tembusan dokumen pengiriman / Surat Jalan dari Supplier ke Koperasi pada saat pengiriman hasil penjualan barang ke Anggota.
Kriteria Menurut Arthieraj (2007), jenis - jenis dokumen pengiriman
barang :
1. Airway Bill adalah surat
tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa penyedia jasa pengiriman.
2. Bill of Landing adalah
surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa penyedia jasa pengiriman menyangkut mitra bisnisnya.
3. House Bill of Landing
adalah surat tanda bukti pengiriman barang yang dibuat oleh pihak supplier ke pihak penerima.
Sebab Koperasi hanya mengandalkan konfirmasi sekilas dengan pihak supplier.
Akibat Tidak adanya kontrol terhadap pengiriman barang.
Rekomendasi Pihak supplier harus memberikan tanda bukti berupa dokumen Surat Jalan ke Koperasi sebagai bukti barang pesanan telah diterima Anggota.
Temuan 5 Koperasi Dhanamas saat ini tidak memiliki database inventori dan pengelolaan gudang penyimpanan untuk mendukung penjualan.
Kriteria Menurut Lewis, at all (2004:25), manajemen persediaan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha – usaha aktivitas dan koordinasi sumber daya secara efektif dan efisien melalui organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Sebab Tidak ada rencana yang ditentukan untuk menyediakan dan mengontrol stok persediaan.
Akibat Para pengurus koperasi akan dihadapkan pada resiko koperasi suatu saat tidak dapat memenuhi kebutuhan Anggota dan mengganggu proses penjualan.
Rekomendasi Dibuat database inventori serta pengelolaan stok barang – barang yang dijual koperasi.
Temuan 6 Metode pembayaran yang diterima hanya menggunakan metode pembayaran tunai.
Kriteria Alat pembayaran terus berkembang dari alat pembayaran tunai (cash based) ke alat pembayaran nontunai (non cash) seperti alat pembayaran berbasis kertas (paper based), misalnya, cek dan bilyet giro. Selain itu dikenal juga alat pembayaran paperless seperti transfer dana elektronik dan alat pembayaran memakai kartu (card-based) (ATM, Kartu Kredit, Kartu Debit dan Kartu Prabayar).
Sumber:
http://www.bi.go.id/web/id/Sistem+Pembayaran/Sistem+Pembay aran+di+Indonesia/Sekilas/
Sebab Koperasi belum menggunakan metode transfer ke rekening melalui bank sebagai alternatif pembayaran untuk anggota.
Akibat Anggota tidak memiliki alternatif pembayaran selain harus membayarkan uang secara tunai dengan datang langsung ke koperasi.
Rekomendasi Koperasi juga menggunakan metode pembayaran melalui transfer ke rekening koperasi selain menggunakan metode
pembayaran tunai langsung untuk anggota melakukan pembayaran sehingga anggota mempunyai alternatif pembayaran yang akan memudahkan anggota dalam melakukan pembayaran.
Temuan 7 Tidak adanya tanda terima penerimaan kas berupa dokumen yang menjadi bukti terjadi penerimaan kas.
Kriteria Penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otoritasi dari pejabat perusahaan yang berwenang.
Sumber :
http://id.shvoong.com/business-
management/accounting/2318439-akuntansi- keuangan/#ixzz2JRhHKt2W
Sebab Koperasi menggunakan sistem pengecapan pada Kartu Pembayaran yang menjadi bukti bayar untuk Anggota, namun tidak ada bukti penerimaan kas yang dibuat untuk koperasi sendiri.
Akibat Penerimaan kas menjadi tidak terkontrol.
Rekomendasi Membuat Bukti Pembayaran sebagai bukti yang menyimpan informasi penerimaan kas sehingga jelas diketahui kapan terjadi penerimaan, oleh siapa diterima, serta siapa yang menerima uang tersebut.
Temuan 8 Penerimaan kas hasil penjualan tidak langsung disetorkan ke Bank pada periode tertentu.
Kriteria Menurut Mulyadi (2008 : 456), salah satu dokumen yang harus ada dalam sistem akuntansi penerimaan kas adalah Bukti Setor Bank.
Sebab Bagian Accounting menyerahkan uang penerimaan secara langsung kepada manajemen koperasi tanpa adanya bukti penyerahan / penerimaan uang oleh pihak manajemen tersebut.
Akibat Distribusi uang yang diterima menjadi tidak jelas dan sangat beresiko akan kehilangan uang penerimaan tersebut.
Rekomendasi Bagian Keuangan yang bertanggung jawab atas penerimaan uang setiap hari nya harus menyetorkan uang penerimaan tersebut ke Bank dan harus ada Bukti Setor Bank atas uang tersebut sebagai pertanggung jawaban penyetoran uang.
3.3 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Dalam proses bisnis koperasi serba usaha Dhanamas , harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan dan penting sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat dan jelas. Identifikasi kebutuhan informasi tersebut antara lain :
1. Dokumen yang Dibutuhkan : a. Bon Tagihan
Formulir ini berisi informasi mengenai total biaya penagihan yang diberikan kepada anggota koperasi , termasuk didalamnya jenis pesanan, jumlah pesanan, bunga kredit, serta total uang yang harus dibayar oleh anggota.
b. Surat Kontrak Kredit
Dokumen ini digunakan sebagai persetujuan perjanjian kredit yang dilakukan koperasi dengan Anggota atas pembelian barangnya di koperasi.
c. Bukti Pembayaran
Dokumen ini digunakan sebagai bukti yang akan diterimaoleh Anggota bahwa ia telah melakukan pembayaran atas pesanannya ke koperasi.
d. Formulir Setoran Bank
Dokumen ini digunakan sebagai bukti ke manajemen koperasi atas setoran uang penerimaan pembayaran yang telah diterima oleh anggota.
e. Laporan Penerimaan Kas
Laporan ini menyampaikan rangkuman berapa banyak jumlah penerimaan kas dari penjualan dalam periode waktu tertentu.
f. Laporan Piutang
Laporan ini mencatat jumlah piutang usaha atas pembelian oleh Anggota untuk periode waktu tertentu.
g. Laporan Setoran Kas
Laporan ini menghasilkan informasi mengenai setoran kas hasil penjualan berdasarkan Bukti Pembayaran. Pada laporan ini dapat diketahui Bukti Pembayaran mana saja yang telah disetorkan dan mana saja yang belum.
h. Jurnal
Jurnal yang mencatat transaksi bisnis penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Jurnal yang akan digunakan pada
proses penjualan dan penerimaan kas yaitu : jurnal umum, jurnal khusus penjualan dan jurnal khusus penerimaan kas.
Tabel 3.5 Tabel Kebutuhan Informasi Sistem Berjalan
Informasi Kebutuhan Keterangan
Sudah Ada Belum ada Butuh Tidak Butuh Nota
Penjualan
Formulir Permintaan Barang
Kartu Pembayaran
Surat Kontrak Kredit
Bon Tagihan
Bukti Pembayaran
Formulir Setoran Kas
Laporan Penerimaan Kas
Laporan Penjualan
Laporan Piutang
Laporan Setoran Kas
Jurnal
2. Unit yang Terkait yang Dibutuhkan :
Tabel 3.6 Tabel Unit Terkait yang Diusulkan
No Unit Keterangan
1. Bagian Operasional Ditiadakan
2. Bagian Penjualan Diadakan
3. Bagian Keuangan Diadakan
4. Bagian Akuntansi Ada
