25
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1970 PT Multi Garmen Jaya (Cardinal) mengawali usaha konveksi dari sektor “home industry”. Dengan mengusung prinsip “Menjadi yang Terdepan di Industri Konveksi Pakaian”, PT Multi Garmen Jaya tumbuh menjadi perusahaan yang semakin besar dan maju dengan pesat.
Pihak manajemen selalu memberikan arahan yang melibatkan setiap departemen untuk mencapai visi dan misi PT Multi Garmen Jaya, antara lain mengatur perancangan pabrik, mengalokasikan segala sumber daya untuk diimplementasikan pada pabrik. Sejak awal berdirinya, manajemen perusahaan telah membentuk banyak fondasi usaha dan bisnis model agar perusahaan selalu menghasilkan keputusan-keputusan strategis ditengah-tengah lingkungan persaingan yang kompetitif dan beraneka ragam.
Pada tahun 1998, PT Multi Garmen Jaya mulai melakukan expor barang ke Amerika, Jepang, Timur Tengah, dan Rusia. Pada tahun-tahun berikutnya PT Multi Garmen Jaya mulai merambah pasar Eropa Barat.
Merk Cardinal terdaftar secara legal di kancah internasional, dan menjadi merk terkemuka di pasar nasional. PT Multi Garmen Jaya juga membuat beberapa merk lain seperti HARLEY, GIONINO, GIOSURF, dan CAMPARI yang terdaftar secara internasional namun diproduksi dan dipasarkan secara nasional melalui saluran distribusi ritel PT Multi Garmen Jaya di seluruh Indonesia.
Didukung dengan tim pengembangan produk yang terdiri dari penata dan perancang mode yang berpengalaan, PT Multi Garmen Jaya selalu memproduksi barang inovatif yang sesuai dengan permintaan pasar. PT Multi Garmen Jaya melakukan investasi jutaan dolar untuk memiliki mesin tercanggih dibidang konveksi pakaian.
Pada tahun 1997, PT Multi Garmen Jaya mendapatkan penghargaan dibidang komoditi non migas dari pemerintah Indonesia. PT Multi Garmen Jaya tidak pernah berhenti melakukan perbaikan dan perubahan agar dapat menghadapi tantangan ditengah kompetisi yang ketat.
Saat ini pabrik PT Multi Garmen Jaya berlokasi di daerah Bandung Selatan dan memiliki kapasitas 300.000 unit per bulan. Untuk menjamin mutu dan kualitas pasokan bahan baku PT Multi Garmen Jaya bekerjasama dengan banyak pihak, diantaranya penyuplai kain, washing dan dyeing, bordir, dan percetakan, dsb. Kerjasama inilah yang memenuhi seluruh rantai pasokan PT Multi Garmen Jaya untuk memenuhi permintaan pelanggan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Setiap instansi pada umumnya mempunyai struktur organisasi dalam menjalankan kegiatannya. Adapun bentuk struktur organisasi pada Cardinal adalah:
Direktur Utama Bapak Deddy Direktur Bapak Anto Direktur Personalia Bapak Yanto Manager Ladies Bapak Pipin Manager Casual Bapak Olih Manager Formal Bapak Rian Manager Jeans Bapak Philips Bagian Marketing Ibu Rahma Bagian Marketing Ibu Rani Sumber : SPG Cardinal (2018)
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Fungsi dari struktur organisasi diatas sebagai berikut: 1. Direktur Utama:
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan
c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan
d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan
e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan
f. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan
g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.
h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan 2. Direktur:
a. Menjalankan bisnis perusahaan
b. Memimpin seluruh karyawan dalam menjalankan bisnis perusahaan c. Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan
d. Menetapkan dan merumuskan strategi bisnis perusahaan
e. Memilih staf-staf yang membantu di bawahnya, biasanya level General Manager, senior manager bahkan manager.
f. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
g. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham h. Meningkatkan performance perusahaan
3. Direktur Personalia:
a. Pengendalian kebijakan pegawai dan pengembangan sistem perencanaan personalia.
b. Pelaksanaan kebutuhan kepegawaian dan administrasi. c. Pembinaan dan pengembangan staff administrasi.
d. Pengorganisasian serta perencanaan program dan pengendalian Unit Personalia.
f. Melakukan proses dan prosedur rekrutmen karyawan seperti searching, interview, test and selection.
g. Melakukan remuneration manajement, yaitu struktur dan skala gaji, basic salary, allowance, incentive, dan overtime.
h. Mengembangkan sistem penilaian kinerja karyawan.
i. Membuat dan mengurus seluruh perizinan ketenagakerjaan.
j. Melakukan promosi, mutasi, demosi, dan PHK terhadap karyawan. k. Mengendalikan karyawan tetap, kontrak, harian, maupun magang.
l. Mengurus perjalanan dinas karyawan baik di dalam atau luar negeri beserta fasilitasnya.
m. Melakukan training dan evaluasi.
n. Mempersiapkan medical, hospital, asuransi, dan dana pensiun bagi karyawan.
o. Mengatur benefit dan fasilitas karyawan.
p. Mengembangan sistem penyediaan data karyawan, surat-surat dan form administrasi kegiatan personalia.
q. Membuat dan mengembangkan sistem dokumentasi tenaga kerja yang efektif.
r. Membuat dan mengembangkan sistem pelaporan seluruh kegiatan personalia.
4. Manager:
a. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
b. Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya c. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
d. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan. 5. Marketing:
a. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.
b. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan tersebut.
c. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan eksternal.
d. Bertugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjualan produk.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan untuk manajemen rantai pasokan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Artikel
SPG mengecek stok barang yang ada di toko. SPG mencocokan stok barang di display dengan catatan stok barang di buku. Kemudian SPG menghitung stok barang tersebut. Setelah itu SPG mencatat stok barang yang ada. Apabila stok barang habis maka dilakukan permintaan ke supplier. SPG merekap permintaan barang tersebut
2. Prosedur pengadaan artikel
menerima permintaan tersebut. Setelah itu supplier mengecek permintaan dari SPG. Apabila telah sesuai maka supplier memproses pengiriman dan mengirimkan barang/ artikel ke SPG sesuai dengan permintaan. Kemudian supplier merekap data pengadaan artikel tersebut
3. Prosedur Pengecekan dan Penerimaan Artikel
SPG menerima artikel yang datang. Supplier membuat dan memberikan surat jalan kepada SPG. Kemudian SPG mengecek barang yang datang apakah sudah sesuai dengan permintaan. SPG mencatat data penerimaan tersebut dan merekap data penerimaan barang atau artikel tersebut.
4. Prosedur Pengelolaan Laporan
SPG merekap data stok barang yang ada, merekap data penerimaan barang dan merekap data penjualan barang. Setelah itu SPG membuat laporan dari rekapan tersebut. Laporan tersebut kemudian diberikan kepada kantor cabang.
3.3. Use Case Diagram Sistem Berjalan
Use Case Diagram untuk manajemen rantai pasokan dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar III.2 Use case Diagram Prosedur Permintaan Artikel Tabel III.1. Deskripsi Use Case Diagram Mencatat stok barang
Use Case Name Mencatat Stok barang
Requirements SPG Mencatat stok barang
Goal Data stok tersimpan
Pre-Conditions SPG menghitung stok barang Post-Conditions SPG melakukan permintaan artikel Failed end Condition SPG tidak dapat mecatat stok barang
Actors SPG
Main Flow/ Basic Path 1. SPG menghitung stok barang 2. SPG mencatat stok barang
3. SPG melakukan permintaan artikel Alternate Flow/ Invariant A A1. Stok barang tercatat
Invariant B B1. SPG menghitung stok barang
B2. SPG tidak dapat mencatat stok barang B3. SPG melakukank permintaan artikel
Gambar III.3 Use case Diagram Prosedur Pengadaan Artikel Tabel III.2. Deskripsi Use Case Diagram Mengirim artikel
Use Case Name Mengirim artikel
Requirements Supplier mengirim artikel
Goal Artikel terkirim
Pre-Conditions Supplier memproses permintaan artikel Post-Conditions Supplier merekap pengadaan artikel Failed end Condition Supplier tidak dapat mengirim artikel
Actors Supplier
Main Flow/ Basic Path 1. Supplier memproses permintaan 2. Supplier mengirim artikel 3. Supplier merekap pengadaan Alternate Flow/ Invariant A A1. Artikel terkirim
Invariant B B1. Supplier memproses permintaan B2. Supplier tidak mengirim artikel B3. Supplier merekap pengadaan
Gambar III.4 Use Case Diagram Prosedur Pengecekan dan penerimaan Artikel
Tabel III.3. Deskripsi Use Case Diagram Menerima artikel
Use Case Name Menerima artikel
Requirements SPG menerima artikel
Goal Artikel diterima
Pre-Conditions Supplier memproses permintaan artikel Post-Conditions SPG mengecek artikel
Failed end Condition SPG tidak dapat menerima artikel
Actors SPG
Main Flow/ Basic Path 1. Supplier memproses permintaan 2. SPG menerima artikel
3. SPG mengecek artikel Alternate Flow/ Invariant A A1. Artikel telah diterima
Invariant B B1. Supplier memproses permintaan B2. SPG tidak menerima artikel B3. SPG tidak mengecek artikel
Gambar III.5 Use Case Diagram Prosedur Laporan Tabel III.4. Deskripsi Use Case Diagram membuat laporan
Use Case Name Membuat laporan
Requirements SPG Membuat laporan
Goal Laporan telah dibuat
Pre-Conditions SPG merekap laporan Post-Conditions SPG Memberikan laporan
Failed end Condition SPG tidak dapat membuat laporan
Actors SPG
Main Flow/ Basic Path 1. SPG merekap laporan 2. SPG membuat laporan 3. SPG memberikan laporan Alternate Flow/ Invariant A A1. Laporan telah dibuat
Invariant B B1. SPG merekap laporan B2. SPG tidak membuat laporan B3. SPG tidak memberikan laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Spesifikasi Bentuk Masukan
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukkan yang digunakan pada sistem berjalan, dapat berupa:
1. Nama Dokumen : Faktur Penerimaan Artikel Fungsi : Sebagai bukti menerima artikel Sumber : Supplier
Tujuan : SPG Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap menerima artikel Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Buku Datang Artikel
Fungsi : Sebagai Catatan Datang Artikel Sumber : SPG
Media : Kertas Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap menerima datang artikel Bentuk : Lampiran A.2
3. Spesifikasi Bentuk Keluaran
Dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah: 1. Nama Dokumen : Stock Card
Fungsi : sebagai mengecek stok artikel Sumber : SPG
Tujuan : Supplier Media : Kertas Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap melakukan permintaan artikel Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan
Fungsi : sebagai Laporan barang Sumber : SPG
Tujuan : Kantor Cabang Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lampiran B.2
3.5. Permasalahan Pokok
Proses yang sedang berjalan sekarang memiliki beberapa permasalahan pokok. Permasalahan pokok dari penelitian ini diantaranya adalah:
1. Proses mengecek barang, mencatat data barang, dan penjualan barang masih dicatat dalam sebuah buku yang mengakibatkan sering terjadinya kehilangan data atau kerusakan data.
2. Belum optimalnya dalam pencarian stok artikel dikarenakan harus melihat dari catatan atau kertas, sehingga mengalami kesulitan dalam pencarian stok artikel. 3. Proses pembuatan Laporan yang memakan waktu lama karena harus melihat
dari catatan-catatan dan rentan untuk hilang ataupun rusak.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan pokok diatas maka pemecahan masalahnya adalah:
1. Membuat sistem informasi mengecek barang, mencatat data barang, dan penjualan barang secara terkomputerisasi untuk menghindari kehuilangan data atau kerusakan data.
2. Membuat sistem penggunaan data stok artikel lebih optimal dengan terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam pencarian data stok artikel dan menghindari terjadinya kehilangan data.
3. Dengan adanya Sistem informasi manajemen rantai pasokan agar SPG bisa langsung mencetak laporan tersebut karena laporan otomatis terbentuk oleh sistem.
