BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

30

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Semakin ketatnya persaingan bisnis membuat berbagai

perusahaan-perusahaan melakukan berbagai inovasi dalam segi kualitas dan kuantitas produk

dan pelayanan. Pelayanan yang masih manual tentunya menghambat kinerja

dalam pelayanan konsumen.

PT. Angka Wijaya Cikarang merupakan salah satu perusahaan jasa dalam

penangan pada air conditioner (ac) yang telah menangani berbagai consumen dari

berbagai kalangan, dari kalangan perumahan, perusahaan swasta, instansi

pemerintah baik yang secara kontrak ataupun tidak.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Angka Wijaya Cikarang adalah perusahaan yang bergerak di bidang

pelayanan jasa air conditioner. Perusahaan ini merupakan cabang dari PT. Angka

Wijaya Jakarta yang berada di daerah Jakarta, PT. Angka Wijaya Cikarang mulai

berdiri di Cikarang pada tahun 2013.

3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi

Setiap perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang baik agar

koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi

(2)

badan usaha ataupun organisasi untuk mencapai tujuannya. Struktur organisasi

yang baik merupakan susunan yang ideal yang menggambarkan fungsi kerja serta

personil yang ikut terlibat didalam penyusunan perusahaan termasuk tugas,

wewenang, serta tanggung jawab.

Struktur organisasi PT. Angka Wijaya Cikarang dapat dilihat dalam

gambar sebagai berikut :

DIREKTUR UTAMA H.M. SANTOSO DIREKTUR PELAKSANA ANOM JATI S. DIVISI OPERASIONAL

ABDUL HARIS ARIANDON S.

PGA & PURCHASING ABDUL HARIS ACCOUNTING INDRA EFENDI MARKETING ARIANDON S. TEKNIK WIJIANTO GUDANG RINTO CUSTOMER SERVICE WINARYANTI TEAM TEKNIK -DIVISI FRONT OFF

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

(3)

a. Memimpin seluruh dewan atau komisi eksekusi

b. Memimpin rapat umum,untuk memastikan pelaksanaan tata tertib, mengarah

diskusi ke arah consensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan

kebijaksanaan

c. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan

2. Direktur Pelaksana

a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan peraturan dan kebijakan

perusahaan

b.Memilih,menetapkan,mengawasi tugas dari karyawan dan kepala devisi

c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

3. Divisi Operasional

a. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional

perusahaan

b. Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi,

proyek dan kualitas hasil produksi

c. Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target

tersebut

(4)

e. Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses

operasional perusahaan

4. Divisi Front Off

a. Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer,

etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada

c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran

5. PGA Dan Purchasing

a. Mengurusi semua hal yang berhubungan dengan perawatan gedung,lahan

parkir, gudang dan semua aset gedung perusahaan.

b. Mengurusi tentang semua hal yang berhubungan dengan kebutuhan sehari-hari

atau kebutuhan operasional kantor

c. Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll

d. Melakukan proses dokumentasi, pengelolaan serta proses kepegawaian yang

terkait langsung dengan tahapan seleksi, pengangkatan dan kekaryaan dan

pemberhentian/pemutusan hubungan kerja karyawan di perusahaan.

6. Accounting

a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi

perusahaan

(5)

c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah

ditetapkan oleh perusahaan.

d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi

atau perusahaan terjaga.

e. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak

manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan

mengkontrol aktivitas.

7. Marketing

a. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada masyarakat,

melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.

b. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara

menjual produk perusahaan tersebut.

c. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat

serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan eksternal.

d. Bertugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan

tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan

penjualan produk.

8. Kepala Teknik

a. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan lapangan

b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa

(6)

9. Staff Gudang

a. Membuat perencanaan pengadaan barang dan distribusinya

b. Mengawasi dan mengontrol operasional gudang

c. Memastikan aktivitas keluar masuk barang berjalan lancar

d. Melaporkan semua transaksi keluar masuk barang dari dan ke gudang

10. Customer Service

a. Membina hubungan baik dengan semua pelanggan

b. Menghubung antara perusahaan dengan pelanggan atau pihak lain yang

berkepentingan terhadap perusahaan

c. Melayani berbagai macam aplikasi (permohonan) yang diajukan oleh

pelanggan atau calon pelanggan

11. Team Teknik

Bertanggung jawab dilapangan, memeriksa dan memperbaiki peralatan yang

rusak atau dalam gangguan

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Permintaan Pelayanan Jasa

Customer melakukan permintaan pelayanan jasa melalui telepon atau email

pada bagian customer service untuk di proses sebagai data permintaan

pelayanan.

(7)

Dari data permintaan,customer service membuat surat perintah tugas. Custumer

service menyerahkah surat perintah tugas rangkap 4 kepada teknisi untuk

selanjutnya di lakukan pemeriksaan kepada customer, teknisi mengisi surat

perintah tugas sesuai keadaan costumer dan di tanda tangani pihak

costumer,pihak teknisi memberikan surat perintah tugas warna kuning kepada

customer. Dan kembali ke perusahaan untuk di verifikasi dan memberikan

surat perintah tugas untuk diarsipkan.

3. Prosedur Pengajuan Penawaran Harga

Berdasarkan surat perintah tugas (pemeriksaan), customer service mengajukan

penawaran harga, lalu diserahkan kepada customer untuk disetujui, selanjutnya

customer service menerima purchase order dari customer dari penawaran harga

yang telah diajukan sebelumnya, kemudian purchase order tersebut diarsipkan.

4. Proses Pembuatan Surat Perintah Tugas (Service)

Berdasarkan purchase order, customer service membuat surat perintah tugas

rangkap 4 dan diserahkan kepada teknisi, setelah dilakukan service atau

perbaikan, teknisi menyerahkan surat perintah tugas yang telah di acc oleh

customer sebagai bukti bahwa service telah dilaksanakan, kemudian di

verifikasi oleh customer service dan di arsipkan.

5. Prosedur Pembuatan Invoice

Berdasarkan surat perintah kerja, Customer service membuat invoice kemudian

(8)

6. Prosedur Pembuatan Laporan Invoice

Customer Service membuat laporan invoice perperiode dan diserahkan kepada

direktur.

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Diagram alir data sistem berjalan pada PT. Angka Wijaya Cikarang adalah

sebagai berikut :

A. Diagram konteks sistem berjalan

Customer

Direktur

Teknisi

Sistem Pelayanan Jasa Pada PT. Angka Wijaya

Cikarang 0.0 Permintaan Pelayanan

Form Penawaran harga

Purchase Order invoice Tanda Terima Invoice

SPT (Pemeriksaan) SPT(pemeriksaan) Laporan SPT (Service) SPT (Service) Gambar III.2.

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

(9)

B. Diagram Nol Sistem Berjalan Permintaan Pelayanan jasa 1.0 Pembuatan SPT (Pemeriksaan) 2.0 Pembuatan Laporan 6.0 Pembuatan Invoice 5.0 Pembuatan SPT (Service) 4.0 Penawaran Harga 3.0 Customer Direktur Teknisi D1 D2 D3 D4 D5 D6 Permintaan Pelayanan Data Permintaan _Pelayanan

Arsip Data Permintaan Data Permintaan Data SPT (Pemeriksaan) Arsip Data SPT (Pemeriksan) Data SPT (Pemeriksaan) SPT (Pemeriksaan) SPT (Pemeriksaan (acc)) Arsip Data penawaran harga Data Penawaran Harga Form Penawaran Harga

Purchase Order

Invoice

Data purchase order Arsip data Purchase Order SPT (Service) SPT (Service (acc) Arsip Data SPT (Service) Data Purchase Order Data SPT (Service)

Data SPT (Service)

Tanda Terima Invoice

Data Invoice Data Invoice

Arsip Data Invoice

Laporan

Gambar III.3.

Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :

(10)

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen pada sistem yang berjalan di PT. Angka Wijaya Cikarang,

adalah sebagai berikut :

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem

berjalan dapat berupa :

1. Nama Dokumen : Data Permintaan Customer

Fungsi : Mengetahui Permintaan Pelayanan Yang Masuk

Sumber : Customer

Tujuan : Customer Service

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Kali Adanya Permintaan

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Mengetahui Permintaan Pelayanan Dari Customer

Setelah Menyetujui Penawaran Harga Sebelumnya

Sumber : Customer

Media : Kertas

(11)

3. Nama Dokumen : Tanda Terima Invoice

Fungsi : Sebagai Bukti Bahwa Invoice Sudah Diterima

Oleh Customer

Sumber : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Kali Adanya Invoice Yang Keluar

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen masukan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Form Penawaran Harga

Fungsi : Mengajukan Daftar Penawaran Harga Untuk

Pelayanan Jasa

Sumber : Customer Service

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Kali Adanya Permintaan Pelayanan Jasa

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Surat Perintah Tugas

(12)

Ditugaskan Untuk Melakukan Pemeriksaan Dan

Service Sesuai Permintaan Customer

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : Empat Lembar

Frekuensi : Setiap Kali Melakukan Pemeriksaan Dan Service

3. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai Tagihan Pembayaran Atas Pelayanan

Yang Dilakukan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : Dua Lembar

Frekuensi : Setiap kali ada purchase order yang masuk

4. Nama Dokumen : Laporan Invoice Perpriode

Fungsi : Mengetahui Jumlah Invoice Yang Keluar

Perperiode

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

(13)

Frekuensi : Setiap Kali Adanya Invoice Yang Keluar

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah mengkaji sistem pelayanan jasa air conditioner yang berjalan di PT.

Angka Wijaya Cikarang, penulis mengemukakan beberapa masalah pokok pada

sistem tersebut, antara lain sebagai berikut :

1. Dalam proses pelayanan jasa air conditioner pada PT. Angka Wijaya

Cikarang masih menggunakan manual, sehingga memerlukan waktu yang

lama. Sehingga kinerja kerja dirasa kurang efektif dan efisien.

2. Pada saat melakukan tindakan di lapangan di perlukan Surat Perintah

Kerja sebanyak dua kali yaitu pada saat pemeriksaan dan pada saat

service.

3. Keamanan data yang kurang terjamin dapat menyebabkan kehilangan atau

kerusakan pada data yang diarsipkan. Banyaknya berkas yang digunakan

dapat menghambat dalam pencarian data secara cepat dan tepat.

3.6. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan pokok yang sudah diuraikan diatas, penulis berusaha

mengemukakan pemecahan masalah yang tepat sehingga dapat mengurangi

permasalahan-permasalah pokok yang terjadi yaitu dengan bantuan software

aplikasi perancangan sistem pelayanan jasa, dimana pada aplikasi yang dibuat

dapat menujang pelayanan sehingga proses pembuatan data permintaan customer,

(14)

dilakukan dengan cepat dan tepat. Mengeluarkan surat perintah kerja sebanyak

satu kali untuk pengecekan dan service agar dapat menghemat anggaran