32
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Suatu perusahaan yang baru berdiri ataupun yang saat ini berkembang harus mampu bersaing di dalam dunia bisnis yang penuh dengan kompetisi.
Proses penjualan pada garis besarnya ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar, maka untuk mengatasi hal tersebut perusahaan perlu memiliki mekanisme kinerja yang baik dan sistem informasi yang dapat diandalkan sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat dalam kegiatan sistem penjualan.
Kegiatan produksi secara umum hanya dilakukan untuk menunjang peningkatan perusahaan. Untuk itu perlu adanya sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi agar mempermudah dan mempercepat suatu proses yang terjadi dalam sistem yang mengatur proses penjualan barang dapat berjalan dengan lancar.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Pada tinjauan perusahaan ini akan menjelaskan tentang, Sejarah singkat
“CV Asahi Family”, Visi dan Misi perusahaan, Struktur Organisasi, serta tugas dan fungsi dari masing-masing yang ada di perusahaan.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
CV Asahi Family berdiri pada tahun 2007, didirikan oleh 3 orang karyawan swasta yang masih aktif, salah satunya Bapak Abdul Halim Damanhuri.
Perusahaan tersebut pada awalnya bergerak hanya dalam bidang trading saja tetapi perkembangan nya semakin meluas sehingga CV Asahi Family mengadakan produksi, namun pada tahun 2009 kedua pengusaha mngundurkan diri dari perusahaan CV Asahi Family dan ada pembagian saham sebesai 30%
setiap masing-masing pendiri, setelah itu usaha tersebut di jalankan oleh 1 pendiri yaitu Bapak Abdul Halim Dmanhuri.
CV Asahi Family dari tahun ke tahun selalu mengalami peningkatan hingga saat ini, sehingga pada akhirnya pemilik perusahaan memutuskan untuk mengndurkan diri dari PT INDONESIA NIPPON STEEL PIPE di tahun 2014 untuk memfokuskan diri pada perusahaan yang di jalani nya sendiri. Hingga saat ini CV Asahi Family masih berkembang.
Adapun Visi dan Misi CV Asahi Family adalah sebagai berikut :
1. Visi
a. Memberikan solusi untuk kebutuhan konsumen
b. Memberikan kepuasan kepada konsumen dari level Regional, Nasional
ataupun Internasional.
2. Misi
a. Memberikan hubungan yang baik dengan konsumen
b. Konsumen yang harus di prioritaskan
c. Mementingkan kepuasan konsumen hal yang di utamakan
d. Memberikan layanan yang terbaik dan professional
3.2.2. Struktur Organisasi
Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar bisa lebih efisien.
Adapun struktur organisasi di CV Asahi Family sebagai berikut :
Sumber dari Company Profile CV. Asahi Family Gambar III.I .
Struktur Organisasi CV Asahi Family
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari organisasi CV Asahi Family (seperti terlihat pada Gambar III.I) secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Direktur
Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan perusahaan, mengatur penjualan (Sales) 2. Admin
Mengelola laporan perpajakan perusahaan, menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan dan pembayaran ke supplier, mencetak/membuat surat tagihan yang diberikan kepada konsumen, mencetak surat jalan, memeriksa invoice, mengatur penggajian karyawan
3. Produksi
Mengkoordinasi semua kegiatan produksi sehingga proses produksi dapat berjalan, mengambil segala keputusan yang berhubungan dengan apa yang di produksi atas persetujuan owner atau direktur melalui penanggung jawab.
4. Driver
Mengantar barang pesanan yang sudah finish good kepada konsumen, dengan membawa surat jalan sebagai dokumen acuan pengiriman barang.
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
1. Prosedur Pemesanan Barang
Konsumen datang atau mengirimkan email berupa Request order kepada pemilik perusahaan, kemudian pemilik perusahaan membuatkan surat penawaran harga kepada konsumen, setelah konsumen menerima surat penawaran harga, konsumen mengirimkan PO kepada pemilik perusahaan, setelah itu PO diberikan kepada admin, sebelum di arsipkan admin membuat surat perintah kerja yang ditujukan kepada produksi, kemudian PO dan Request Order diarsipkan kedalam Arsip Pesanan.
2. Prosedur Pengiriman Barang
Setelah menerima surat perintah kerja bagian produksi mempersiapkan data barang yang di pesan. Setelah data barang yang di persiapkan, data di berikan kepada admin setelah mendapatkan data barang pesanan admin membuatkan surat jalan 4 rangkap. Invoice 3 rangkap, dan faktur pajak 3 rangkap kemudian diberikan kepada pemilik perusahaan untuk di acc. Setelah di acc Surat Jalan 4 rangkap, invoice 3rangkap dan faktur pajak 3 rangkap diberikan kepada sopir/driver untuk diserahkan tangan kepada konsumen.
3. Prosedur Pembayaran
Pada saat pengiriman barang Surat Jalan rangkap 4 invoice dan faktur pajak dibawa dan diserahkan kepada konsumen, setelah itu Surat Jalan di tanda tangan untuk lembar 2, lembar 3, Invoice lembar ke 3, dan faktur pajak lembar ke 3 dikembalikan kepada sopir dan diberikan kepada admin untuk diarsipkan
dalam perusahaan. Kemudian setelah tanggal jatuh tempo konsumen akan membayar melalui transfer ke rekening perusahaan, dan bukti transfer diberikan kepada admin.
3.4.Diagram Unifield Modelling Language (UML)
3.4.1.Activity Diagram
1. Diagram Aktivitas Prosedur Pemesanan Barang Berjalan
Gambar III.2
Activity Diagram Prosedur Pemesanan Barang Pada CV. Asahi Family
Keterangan :
RO : Request Order
PO : Purchase Order
SPH : Surat Penawaran Harga
SPK : Surat Perintah Kerja
2. Diagram Aktivitas Prosedur Pengiriman Barang
Gambar III.3
Activity Diagram Prosedur Pengiriman Barang Pada CV. Asahi Family
Keterangan :
SJ 4R : Surat Jalan 4 Rangkap
INV 3R : Invoice 4 Rangkap
FP 3R : Faktur Pajak 4 Rangkap
SJ 4R ACC : Surat Jalan 4 Rangkap sudah di setujui oleh pemilik perusahaan
INV 3R ACC : Invoice 4 Rangkap sudah di setujui oleh pemilik perusahaan
FP 3R ACC : Faktur Pajak 4 Rangkap sudah di setujui oleh pemilik perusahaan
3. Diagram Aktivitas Pembayaran
Gambar III.4
Activity Diagram Pembayaran Pada CV. Asahi Family
Keterangan :
SJ R2 ACC : Surat Jalan Rangkap 2 yang sudah di setujui oleh konsumen
INV R2 ACC : Invoice Rangkap 2 yang sudah di setujui oleh konsumen
FP R2 ACC : Faktur Pajak Rangkap 2 yang sudah di setujui oleh konsumen
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem produksi pada CV Asahi Family seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem berjalan.
Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah :
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Dokumen Masukan a. Purcase Order
Nama dokumen : Purchase Order
Fungsi : Form untuk pengajuan pembelian barang
Sumber : Konsumen
Tujuan : Pemesanan barang
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : Satu lembar
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran a. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Form untuk Pengiriman Barang
Sumber : Admin
Tujuan : Konsumen
Periode : Setiap Pengiriman Barang
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 4 Lembar b. Invoce
Nama dokumen : Invoice
Fungsi : Form untuk Penagihan Pembayaran
Sumber : Admin
Tujuan : Konsumen
Periode : Setiap Penjualan barang
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 3 Lembar c. Faktur Pajak
Nama dokumen : Faktur Pajak
Fungsi : Form untuk Penagihan PPN
Sumber : Admin
Tujuan : Konsumen
Periode : Setiap Penagihan Pembayaran
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 3 Lembar
3.6. Permasalahan
Dari hasil analisa dan pengamatan pada CV Asahi Family maka penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem produksi, antara lain :
1. Belum terpakainya sistem komputerisasi pada CV Asahi Family yang mengakibatkan sering terjadinya kehilangan berkas maupun arsip.
2. Kurangnya sumber daya manusia mengakibatkan banyak pekerjaan yang terbengkalai.
3. Tidak adanya standar operasional prosedur senhingga mengakibatkan tidak efektifnya pada kinerja perusahaan.
4. Tidak adanya laporan penjualan, sehingga tidak mengetahui berapa laba/rugi yang terjadi di setiap bulannya.
5. Arsip atau data yang tidak tersusun rapih.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan bahwa sudah saatnya dibuat sistem produksi yang sudah terkomputerisasi pada CV Asahi Family dengan harapan permasalah tersebut dapat dikurangi dan diatasi dengan baik.
Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem produksi pada CV Asahi Family adalah sebagai berikut :
1. Sistem komputerisasi sangat diperlukan berdasarkan kebutuhan informasi dan pelayanan terhadap konsumen yang dapat memberikan informasi yang akurat dan efektif.
2. Dibutuhkan adanya personal yang dapat menjalankan sistem dan menguasai program secara keseluruhan demi kelancaran dan kemajuan perusahaan.
3. Perlu adanya backup data pada sistem yang baru untuk menghindari hilangnya data akibat kesalahan pemakai maupun pada alat dan sistem.
4. Dalam suatu periode tertentu hendaknya perusahaan melakukan pemeliharaan dan evaluasi terhadap sistem yang berjalan untuk mengetahui kemungkinan masalah yang terjadi sehingga masalah yang timbul dapat segera diatasi.
5. Pembuatan laporan penjualan harus di lakukan dalam periode 30 hari agar mengetahui laba yang di dapat pada setiap periode.
