23
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perkembangan teknologi komputer yang sangat pesat ini berpengaruh kepada semua aspek kehidupansalah satunya aspek kehidupan yang sangat membutuhkan teknologi informasi adalah perusahaan atau badan usaha instansi pemerintah.
Penguasaan informasi yang baik merupakan langkah yang sangat berpengaruh untuk mendukung operasi dalam pengolahan data karena cepat dan tepatnya informasi data yang digunakan maka kegiatan dan tujuan proses penjualan pada perusahaan akan mudah di lakukan.
PT. Surya Multi Sarana merupakan perusahaan yang bergerak pada penjualan elektronik. Di dalam perusahaan ini diperlukan adanya sistem komputerisasi pada proses penjualan nya karenya dapat mengolah data informasi agar proses penjualan bisa dilakukan secara tepat waktu dan efisien.
3.2. Tinjauan Perusahaan
PT. Surya Multi Sarana adalah perusahaan yang bergerak pada bidang penjualan barang elektronik ini belum menerapkan sistem administrasi yang berbasis komputer atau terkomputerisasi, yaitu setiap transaksi penjualan barangelektronik belum terdapat di dalam suatu database yang banyak sekali manfaat nya dalam pencatatan penjualan barang elektronik ini.
marketing dalam menghitung jumlah transaksi barang elektronik maupun dalam pembuatan laporan penjualan secara cepat, tepat waktu, akurat dan relevan.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT Surya Multi Sarana mulai berdiri dan beroperasi pada tahun 2003 yang merupakan perusahaan pada bidang penjualan barang elektronik yang berlokasi di JL. R.S Fatmawati, RT.6/RW.1 Pd. Labu, Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12450 yang di pimpin oleh Bapak Uhamri. Pada awalnya PT. Surya Multi Sarana hanya memilki manajemen terbatas, namun seiring berjalannya waktu perusahaan ini mencoba untuk meningkatkan kualitas dalam pelayanan dan juga barang yang di jual dengan cara memilih barang dengan kualitas terbaik dari supplier. Dan hingga saat ini PT. Surya Multi Sarana telah menjadi perusahaan dalam bidang penjualan barang-barang elektronik dengan pelayanan yang memuaskan.
3.2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan tempat semua kegiatan administrasi dan manajemen yang di jalankan dengan mengadakan pembagian pekerjaan, sehingga memungkinkan diantara pegawai untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama.
Untuk mempermudah lajur kerja serta mempertegas konsekuensi kerja dari setiap karyawan, maka dibentuklah suatu wadah yang dapat membantu
kepentingan-kepentingan, disamping itu pula dapat memberikan bantuan dalam hubungan kerja karyawan.
Sumber: Solite Showroom
Sumber: Solite Showroom
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Berikut fungsi dan tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Kepala pos meiliki tugas-tugas sebagai berikut:
a. Mengawasi kinerja para karyawan.
b. Mengecek data barang dan penjualan harian. c. Menyetujui dokumen pelanggan.
2. Supervisor memiliki tugas-tugas sebagai berikut: a. Mengatur kerjanya para karyawan.
b. Membuat job descriptions untuk karyawan. c. Bertanggung jawab atas hasil kerja karyawan. d. Memberi motivasi kerja kepada karyawan. e. Membuat jadwal kegiatan kerja untuk karyawan. f. Memberikan breafing bersama karyawan.
3. Bagian Marketing memiliki tugas-tugas sebagai berikut: a. Mencatat transaksi penjualan.
b. Membuat bukti angsuran. c. Membuat kwitansi.
d. Membuat laporan penjualan.
4. Pramuniaga memiliki tugas-tugas sebagai berikut:
a. Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap performance perusahaan (toko) dan kualitas barang yang dijual.
b. Menebak kebutuhan pelanggan dan membantu memilihkan barang yang sesuai dengan apa yang di inginkan konsumen.
c. Menjawab pertanyaan pelanggan dan melayani keluhan dari pelanggan dengan baik.
d. Menginformasikan kualitas barang sampai dengan cara perawatannya kepada pelanggan.
e. Melaksanakan standar layanan pramuniaga dengan baik. 5. Sales memiliki tugas-tugas sebagai berikut:
a. Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.
ditawarkan dan dijual.
c. Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. d. Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam
mengambil keputusan atau menentukan pilihan.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan 1. Proses Pemesanan
Pelanggan mendatangi toko solite dan mengisi formulir beli yang diajukan oleh pramuniaga untuk syarat kelengkapan data. Jika sudah mengisi data formulir maka pelanggan memberikan formulir tersebut kepada pramuniaga beserta fotokopi KTP untuk di berikan kepada bagian marketing agar di proses.
2. Proses Pengiriman
Setelah mensetujui data pelanggan dan persetujuan transaksi kredit maka bagian marketing akan menghubungi pelanggan via telefon untuk memberitahu perihal tersebut dan juga mengkonfirmasi alamat serta memberitahu bahwa barang akan segera di kirim ke alamat pelanggan dengan disertakan surat jalan.
3. Proses Pembayaran
Setelah barang datang maka pelanggan mendatangi toko solite untuk menyerahkan uang angsuran pertama pada bagian marketing dan begitupun untuk selanjutnya hingga pembayaran lunas sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Saat pembayaran telah lunas maka pelanggan menukarkan bukti angsuran tersebut dengan kwitansi sebagai tanda bukti bahwa pembayaran
telah lunas.
4. Proses Pembuatan Laporan
Bagian marketing membuat laporan penjualan berdasarkan data penjualan selama sebulan dan data tersebut akan diberikan kepada supervisor dan kepala pos untuk di tanda tangani.
3.4. Unified Modelling Languange (UML)
Diagram Unified Modelling Languange atau biasa disebut diagram UML adalah bahasa pemodelan untuk suatu sistem. Berikut adalah gambar diagram yang termasuk di dalam kategori diagram Unified Modelling Languange (UML).
3.4.1. Use Case Diagram
Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use-case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
3.4.2. Activity Diagram
Gambar III.2 Activity Diagram Berjalan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan terdapat dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses pencatatannya. Dokumen tersebut meliputi masukan (input) dan keluaran (output).
Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai dokumen persyaratanpemesanan barang Sumber : Pelanggan
Tujuan : Bagian Marketing Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada proses pemesanan Format : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai dokumen persyaratanpemesanan barang Sumber : Pelanggan
Tujuan : Bagian Marketing Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada proses pemesanan Format : Lamipran A.2
3. Nama Dokumen : Formulir Sewa Beli
Fungsi : Sebagai dokumen kelengkapan data diri Sumber : Pramuniaga
Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada proses penjualan Format : Lampiran A.3
Dokumen Keluaran
4. Nama Dokumen : Bukti Angsuran
Fungsi : Mencatat pemesanan barang Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Pelanggan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada proses transaksi penjualan Format : Lampiran B.1
5. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pelunasan transaski Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pelunasan transaksi Format : Lampiran B.2
6. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang Format : Lampiran B.3
7. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai laporan penjualan produk bulanan Sumber : Bagian Marketing
Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang Format : Lampiran B.4
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah melihat dan mempelajari sistem berjalan pada PT. Surya Multi Sarana kami mencoba memberikan suatu analisa tentang sistem tersebut. Kami menemukan kekurangan dan permasalahan dalam pelaksanaannya belum terkomputerisasi dan masih menggunakan sistem manual, sehingga mengakibatkan :
1. Pencarian data membutuhkan waktu yang lama di karenakan data tidak tersusun secara rapi dan tidak terkoordinasi dengan baik.
2. Pembuatan bukti angsuran dan kwitansi masih dalam bentuk tulisan tangan, sehingga membutuhkan waktu yang sedikit lama dalam proses tersebut. 3. Sering terjadi keterlambatan akurasi data dalam penyusunan laporan.
3.7. Pemecahan Masalah
Dalam meningkatkan mutu pelayanan serta efisiensi pada PT. Surya Multi Sarana, maka dibutuhkan sistem yang mendukung dan mampu mengatasi
masalah-masalah diatas. Maka kami mengusulkan dengan sistem komputerisasi. Keuntungan memakai sistem terkomputerisasi antara lain :
1. Membuat suatu sistem yang dapat menunjang kecepatan kerja serta dapat menyajikan laporan secara cepat, efisien dan akurat.
2. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi sehingga proses pembuatan bukti angsuran dapat di kerjakan dengan mudah dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
3. Dibuat suatu file yang saling terhubung sehingga tidak perlu waktu lama dalam pencarian data laporan agar dapat terkoordinasi dengan baik.
