20
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
Apotek Generik merupakan apotek yang bergerak dalam bidang farmasi yang menjual obat-obatan dan jasa secara tunai. Penulis hanya membahas masalah penjualan secara tunai dimana laporan penjualan yang dibuat masih manual, sehingga kemungkinan kesalahan pembuatan laporan sangat besar, dengan komputerisasi diharapkan dapat meminimalkan kesalahan yang ada.
3.1.1 SejarahInstitusi/Perusahaan
Apotek Generik didirikan pada tahun 2014 berdasarkan akte pendiria No.54 yang dibuat dihadapan notaries Ny.Rukmawati Hardjasatya .S.H, diprakarsai oleh Dr.BiantoroWanandi. Apotek Generik beralamatkan di Jl.Tanah Merdeka RT 010 RW 02 No.12 Kelurahan Rambutan Jakarta Timur.
Apotek Generik mempunyai 4 orang karyawan, yang terdiri dari : 1. Satu orang Apoteker penanggung jawab
2. Dua orang Store Manager 3. Satu orang Apoteker
3.1.2 StrukturOrganisasidanFungsi A. StrukturOrganisasi
Gambar III.1
Struktur Organisasi Apotek Generik
B. FungsiOrganisasi
1. PemimpinApotek
Pemimpin Apotek mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Sebagaiseorangpemimpin
b. Untuk mengawasi kegiatan yang berlangsung di apotek
c. Bertanggung jawab atas perkembangan apotek yaitu apakah apotek itu mengalami kemajuan atau sebaliknya.
2. Manager Apotek
Manager Apotek mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Sebagai pengambil keputusan dalam menentukan konsep – konsep serta sistem–sistem yang akan dijalankan.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kerja serta keberhasilan usaha yang telah di laksanakan sesuai dengan perjanjian kerja.
3.Store Manager Apotek mempunyai fungsi sebagai berikut :
Store Manager
a. Sebagai penanggung jawab atas kegiatan yang berlangsung di apotek. b. Sebagai pengawas karyawan di apotek.
4. Apoteker
Apoteker mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penanggung jawab keluar masuknya obat yang ada di apotek. b. Sebagai konsultan obat atas pertanyaan dari para customer
3.2 ProsedurSistemBerjalan
Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini adalah untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada organisasi tersebut, sehingga dapat mengurangi kesalahpahaman antara sistem analis dan user.
Adapun prosedur yang ada pada bagian penjualan obat secara tunai pada Apotek Generik adalah sebagai berikut :
a. ProsedurPenyerahanResep
Padaprosedurini, customermenyerahkanresepobatpadabagianpenerimaresepyaituStore Manager.Kemudian Store Manager akan memberikan resep obat tersebut kepada Apoteker.
b. Prosedur Pengecekan Obat
Pada prosedur ini, Apoteker akan memeriksa stock obat berdasarkan resep obat tersebut, yang diambil dari arsip data obat. Setelah obatnya sesuai dengan resep obat, maka Apoteker akan memberikan resep 0bat dan obatnya kepada Store Manager untuk diberikan kepada customer.
c. ProsedurPembayaranObat
Pada prosedur ini, Store Manager akan membuat jumlah harga obat sesuai resep obat dan obat yang diterima dari Apoteker pada nota pembayaran. Lalu customer akan membaya
obat tersebut sesuai jumlah nota pembayaran. Dalam arsip resep acc dan nota pembayaran disimpan dalam arsip nota pembayaran.
d. ProsedurPemberianObat
Pada prosedur ini, Store Manager akan memberikan obat, nota pembayaran asli kepada customer.
e. ProsedurPembuatanLaporanPenjualan
Padaproses ini, Store Manager akanmembuatlaporanpenjualanberdasarkan data penjualan yang diambil dari arsip nota pembayaran copy dan data obatdariarsip data obat. Laporan penjualan tersebut akan diserahkan kepada Manager Apotek setiap awal bulan. Laporan penjualan tersebut disimpan dalam arsip laporan penjualan.
3.3 Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan
Diagram alir data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing dapat menggambarkan tingkat proses-proses yang terdapat dalam sistem yang digambarkan. Adapun penggambaran DAD system berjalan pada Apotek Generik yaitu :
Resep obat pembayaran
Laporan Penjualan
Nota Pembayaran
Gambar III.2
Diagram Kontek Sistem Berjalan Apotek Generik
Costumer
0 Sistem Penjualan Obat secara Tunai pada Apotik Generik
Resep Obat
Resep Obat
Data Obat
Arsip Data Resep ObatArsip obat
Data Resep pembayaran
Data Pembayaran
Arsip Pembayaran
Nota Pembayaran Data Pembayaran
Data Resep obat
Arsip Pembayaran
Data pembayaran Data Resep Obat
Laporan Penjualan
Ga
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan Apotek Generik
Customer 1.0 Penyerahan resep 2.0 Pengecekan Obat 3.0 Pembayaran Obat 4.0 Pemberian Obat 5.0 Pembuatan Laporan Manager Apotek
Data Resep Data Resep Obat
Data Resep Obat
Pembayaran
Jumlah Pembayaran
Data Pembayaran
Arsip Pembayaran
Gambar III . 4
Diagram Detail Sistem Berjalan Proses 3.0
Customer 3.1 Pendataan Penjualan 3.2 Perhitungan Pembayaran 3.3 Pendapatan Pembayaran
Data Pembayaran
Arsip Pembayaran
Data Pembayaran
Data Resep Obat
Data pembayaran,
Nota Pembayaran
Gambar III.5
Diagram Detail Sistem Berjalan Proses 3.0
4.1 Pengecekan Pembayaran 4.2 Pengecekan Resep Obat 4.3 Pembuatan Nota Obat Customer
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada saja. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
1. Kamus Data Masukan
a. Namaarus data : ResepObat
Alias : -
Bentuk data : Cetakan
Arus data : Customer - Proses 1.0 Proses 1.0 – Proses 2.0 Proses 2.0 – Apoteker
Penjelasan : Sebagai data pembelian obat dari Dokter Periode : Setiap ada pembelian obat dari Dokter Volume : Rata-rata setiap hari adalah 20
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Rumah Sakit + Alamat + No_Telp + No_Fax + Nama_Dokter + Tempat dan tanggal
Keterangan :
Nama_Rumah Sakit * 29 karakter *
Alamat = Nama_Jalan + No_Jalan + Kota + Kode_Pos +Nama _Jalan * 22 karakter
No_Jalan * 5 digit * Kota * 7 karakter * Kode_Pos * 5 digit * No_Telp * 12 digit *
No_Fax * 12 digit *
Nama_Dokter* 20 karakter *
Tempat dan tanggal* 20 karakter *
Isi = Nama_obat + Jumlah + Aturan Pemakaian Nama_obat* 20 karakter *
Jumlah* 5 digit *
Aturan pemakaian* 10 karakter * Footer= Pro + Umur
Pro* 10 karakter * Umur* 5 digit *
b. Namaarus data : Data obat
Alias : Formulir Data Obat Bentuk data : Formulir
Arus data : Arsip data obat – Proses 2.0 Proses 2.0 – Apoteker Arsip data obat – Proses 6.0 Proses 6.0 – Store Manager Penjelasan : Sebagai data persediaanobat Periode : Setiap ada pengecekan obat Volume : Rata-rata setiap hari adalah 20 Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Apotek + Alamat + No.Telp/Fax + Judul Keterangan :
Nama_Apotek* 66 karakter *
Nama_Jalan* 14 karakter * No* 5 digit * Kota* 7 karakter * Kode_Pos* 5 digit * No.Telp/Fax* 12 digit * Judul* 25 karakter *
Isi = 1 { No + Nama_Obat + Qty + Harga_Jual } 20 No* 2 digit *
Nama_Obat* 20 karakter * Qty* 5 digit *
Harga_Jual* 6 digit * Footer = Pengesahan 2. Kamus Data Keluaran
c. Namaarus data : Nota Pembayaran
Alias : NP
Bentuk data : Formulir
Arus Data : Proses 3.0 – Proses 4.0
Proses 4.0 – Assistant Apoteker Proses 4.0 – Arsip Nota Pembayaran Proses 4.0 – Proses 5.0
Proses 5.0 – Customer
Penjelasan : Sebagaibuktipembayaranobat Periode : Setiap terjadi pembayaran Volume : Rata-rata setiap hari adalah 20 Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Tuan/Toko + Nota_No Keterangan :
Tuan/Toko* 20 karakter* Nota_No* 3 digit *
Isi = 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga + Jumlah} 10 + Jumlah Rp Banyaknya* 2 digit *
Nama_Barang* 20 karakter * Harga* 6 digit *
Jumlah* 10 digit * Jumlah Rp* 10 digit *
Footer = Tanda_Terima + Hormat_Kami
Bentuk data : CetakanKomputer
Arus data : Store Manager – Proses 6.0 Proses 6.0 – Manager Apotek
Penjelasan : Sebagai laporan penjualan tunai selama satu bulan Periode : Setiap satu bulan sekali
Volume : Rata-rata 4 lembar setiap bulan Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Apotek + Judul + Bulan Nama_Apotek * 41 karakter * Judul* 17 karakter *
Bulan* 10 karakter *
Isi = 1{No + Nama_obat + Jumlah_Penjualan + Harga + Jumlah} 20 + Total_Penjualan
No* 2 digit * Nama_obat* 20 karakter * Jumlah_Penjualan* 2 digit * Harga* 6 digit * Jumlah* 10 digit * Total* 10 digit * Footer = Pengesahan
3.4.1 Spesifikasi Bentuk Masukan
a. Namadokumen : ResepObat
Fungsi : Sebagai data pembelian obat dari Dokter Sumber : Customer
Tujuan : Store Manager
Frekuensi : Setiap ada pembelian obat dari Dokter Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lihat lampiran A-1 b. Nama dokumen : Data Obat
Fungsi : Sebagai data persediaan obat Sumber : Arsip data obat
Tujuan : Apoteker
Frekuensi : Setiap ada pengecekan obat Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
a. Namadokumen : Nota Pembayaran Fungsi : Sebagai bukti pembelian obat Sumber : Store Manager
Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap ada pembelian obat Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lihatlampiran B-1
b. Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui hasil penjualan tunai selama satu bulan Sumber : Store Manager Apotek
Tujuan : Manager Apotek
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Jumlah : Rata-rata 4 lembar setiap bulan Media : Kertas
Bentuk : Lihatlampiran B-2
3.5 Permasalahan Pokok
Dalam suatu kegiatan tidak menutup kemungkinan dapat menghadapi suatu permasalahan. Begitu pula dengan bagian penjualan obat tunai pada Apotek Generik yang memiliki beberapa permasalahan pokok, diantaranya:
a. Pembuatan bukti pembayaran masih secara manual yaitu dengan nota pembayaran b. Terjadi kerangkapan pekerjaan dalam manajemen apotek Generik.
c. Belumterjadinya program yang terkomputerisasi untuk mempercepat proses pembuatan laporan penjualan.
3.6PemecahanMasalah
Berdasarkan permasalahan pokok di atas, penulis mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah, yaitu :
a. Merubah bukti pembayaran yang masih manual menjadi terkomputerisasi. b. Perlu adanya kesadaran dan tanggungjawab pada bagian masing-masing.
Perlu membuat program yang terkomputerisasi untuk mempercepat proses pembuatan laporan penjualan dengan mendatangkan tenaga ahli.
