28
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Pada tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi, serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada pada perusahaan tersebut.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
CV.MAKTABAH AL-FATIH berdiri pada tahun 2009 oleh Bapak Mohammad Hadi dan Ibu Suhana yang beralamat di Jl. Ikan Hias No.36 Batu Ampar, Kramatjati, Jakarta Timur. Tenaga kerja yang diperkerjakan CV.MAKTABAH ALFATIH berjumlah 15 orang.
CV.MAKTABAH AL-FATIH yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan buku Islam. CV.MAKTABAH AL-FATIH membangun kepercayaan terhadap member-member yang dimiliki. Dengan menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. CV.MAKTABAH AL-FATIH mencoba untuk lebih fokus dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi member-member.
Adapun visi dan misi CV.MAKTABAH AL-FATIH adalah :
Visi :
1. Menjembatani umat agar lebih dekat dengan Allah SWT.
2. Memberikan kemudahan bagi kaum muslimin dalam upaya memahami dan memperdalam Al-Qur’an serta melaksanakan pesan-pesan yang terkandung di dalamnya.
3. Membantu program pemerintah terutama Departemen Agama dan Majelis Ulama Indonesia dalam memerangi buta aksara Al-Qur’an.
4. Menyebar Qur’an seluas-luasnya dengan program memasyarakatkan Al-Qur’an.
5. Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja yang kreatif, Insya Allah yang bermanfaat di dunia dan akhirat.
Misi :
1. Berperan serta dalam memberikan kontribusi dalam mengembangkan, menyediakan, menyebarkan informasi yang benar dan objektif berkenaan dengan syiar Islam.
2. Menerbitkan Al-Qur’an serta produk lainnya yang berkualitas sesuai dengan visi perusahaan.
3. Mempermudah penyaluran Al-Qur’an sehingga sampai pada masyarakat terpencil.
4. Memastikan bahwa kitab suci Al-Qur’an selalu berada dan dibaca, serta diamalkan disetiap rumah umat muslim.
5. Menjalin ukhuwah antara pewakaf dengan penerima melalui Al-Qur’an.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk mengolah perusahaan yang baik dan optimal, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam struktur organisasi yang merupakan sarana penting untuk menjalankan sesuai dengan fungsinya. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh CV.MAKTABAH AL-FATIH adalah sebagai berikut:
Gambar III.1. Struktur Organisasi CV.MAKTABAH AL-FATIH
Adapun fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Komisaris
a. Melakukan pengawasan jalannya perusahaan. b. Melakukan kontroling produk.
2. Direktur Utama
a. Bertanggung jawab pada perusahaan secara keseluruhan. b. Mengawasi dan mengevaluasi tugas dari karyawan. c. Menyampaikan laporan kepada Komisaris.
3. Keuangan
a. Bertanggung jawab terhadap pemasukan dan pengeluaran dana perusahaan. b. Mengatur administrasi keuangan perusahaan.
c. Mengadakan pencatatan keuangan dan transaksi-transaksi perusahaan yang berhubungan dengan perusahaan.
4. Produksi
a. Bertanggung jawab terhadap produksi buku.
b. Menentukan strategi pemasaran yang efektif dan efisien. c. Menghitung dan memeriksa hasil produksi.
5. Expedisi
a. Mengirimkan barang. 6. Marketing
a. Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.
b. Menyediakan barang yang dibutuhkan dalam penjualan produk perusahaan. c. Menawarkan dan menjual produk.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup penyusunan Tugas Akhir maka prosedur sistem berjalan yang diambil pada CV.MAKTABAH AL-FATIH yaitu sistem penggajian karyawan dari absen secara umum melalui proses sebagai berikut :
1. Prosedur Penyerahan Absen
Setiap harinya karyawan yang masuk dan pulang kerja harus melakukan absensi menggunakan kartu absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke Bagian Keuangan untuk direkap. Selanjutnya setelah direkap, absen karyawan dan rekap absen tersebut diarsipkan.
2. Prosedur Perhitungan Gaji
Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh Bagian Keuangan dengan membaca atau melihat arsip rekap absensi karyawan. Setelah gaji dihitung, Bagian Keuangan melihat arsip pinjaman dan arsip tunjangan karyawan. Kemudian gaji total dibuat rekapnya oleh Bagian Keuangan dan selanjutnya meminta persetujuan Direktur Utama. Dari persetujuan Direktur Utama, rekap tersebut dikembalikan ke Bagian Keuangan untuk diarsipkan.
3. Prosedur Pembayaran Gaji
Berdasarkan arsip rekap gaji yang telah disetujui oleh Direktur, Bagian Keuangan membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan dan tanda terima. Kemudian tanda terima yang sudah ditanda tangani diarsipkan.
4. Prosedur Laporan Gaji
Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka Bagian Keuangan membuat laporan gaji dengan melihat arsip rekap gaji dan ditujukan kepada Direktur Utama sedangkan copy-nya di arsipkan.
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Diagram Alir Data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh sistem keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan secara logic dengan diagram tersebut.
3.3.1. Diagram Konteks
Desain ini dimulai dari bentuk yang paling global kemudian diagram ini diturunkan sampai bentuk paling detail. Diagram Konteks ini menggambarkan input dan output sistem informasi penggajian dengan satu kesatuan seperti pada gambar dibawah ini:
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
3.3.2. Diagram Nol
Dari diagram konteks diatas, maka disusun Diagram Nol sistem berjalan. Diagram Nol terlihat proses-prosesnya yang terdapat pada sistem berjalan:
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
3.3.3. Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji
Proses pembayaran gaji digambarkan secara detail pada Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji. Proses ini meliputi beberapa proses yang lebih rinci yaitu proses pembuatan slip gaji dan proses penyerahan slip gaji.
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem akan didapatkan dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses perhitungan gaji, dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan (Input)
Dokumen masukkan atau input sistem penggajian, adalah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Kartu Absen
Sumber : Masing-masing karyawan Tujuan : Bagian Keuangan
Media : Cetakan komputer Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap hari Bentuk : Lampiran A.1
b. Nama Dokumen : Data Rekap Absensi Karyawan
Fungi : Sebagai media pencatat data rekap absen karyawan Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Bagian Keuangan Media : Cetakan komputer Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lampiran A.2 c. Nama Dokumen : Data Potongan
Fungsi : Sebagai media pencatat kasbon karyawan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Bagian Keuangan
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A.3
d. Nama Dokumen : Data Tunjangan
Fungsi : Sebagai media pencatat tunjangan dan insentif
karyawan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Bagian Keuangan
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Bulan
Bentuk : Lampiran A.4
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran (Output)
Dokumen keluaran atau output sistem penggajian, adalah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Laporan Gaji
Fungi : Untuk mengetahui jumlah gaji karyawan yang akan diterima
Sumber : Bagian Keuangan Tujuan : Direktur
Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lampiran B.1 b. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungi : Sebagai tanda bukti jumlah gaji tiap karyawan Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan Media : Kertas Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lampiran B.2
3.5. Permasalahan Pokok
1. Prosedur yang berjalan, kebanyakan menggunakan proses manual, dimulai dari rekap absen, perhitungan gaji, pembuatan slip gaji, dan pembuatan laporan, sehingga membutuhkan banyak waktu.
2. Data tidak terjaga sehingga rentan terjadi kesalahan.
3. Pembuatan laporan penggajian masih menggunakan arsip, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan data.
3.6. Pemecahan Masalah
1. Dirancang sebuah sistem penggajian terkomputerisasi, dimana pada proses rekap absen dan perhitungan gaji tidak perlu dicatat dalam buku/arsip, melainkan Bagian Keuangan dapat langsung menginput data dan menghitung gaji karyawan dan disimpan dalam database.
2. Membuat database seperti di Access, sehingga data bisa diakses dan di update di kemudian hari serta bisa dibackup untuk keamanan data.
3. Membuat sistem informasi penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan laporan-laporan.
