27
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Optik Dokter adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan yaitu yang menjual berbagai merek kacamata dan frame kacamata. Lokasi Optik Dokter yang strategis menjadi satu daya tarik bagi pelanggan untuk berkunjung yang berlokasi di Ruko Atrium Blok F No. 26 Jl. Senen Raya Jakarta Pusat 10410. Optik Dokter merupakan salah satu bentuk usaha yang bergerak di bidang perdagangan kacamata dan lensa. Untuk melakukan pengembangan usaha peranan komputer sangat berpengaruh besar bagi perusahaan ini, tanpa adanya komputer kegiatan transaksi penjualan belum dapat berjalan secara optimal.
Saat ini sistem yang ada pada Optik Dokter masih dilakukan secara manual. Setiap kegiatan yang terjadi, datanya masih disimpan di dalam arsip. Sistem yang digunakan saat ini mengakibatkan lambatnya pengelolaan informasi yang dibutuhkan. Untuk memberikan pelayanan yang tepat, cepat dan dapat dipercaya maka penulis berusaha untuk memberikan saran-saran yang di harapkan dapat berguna bagi Optik Dokter untuk ke depannya dan akan lebih memperluas usahanya.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Optik Dokter merupakan agen penjualan kacamata yang di dirikan oleh Bapak Leo Mouren pada 10 Desember tahun 2007 atau kurang lebih sudah 9
tahun yang berlokasi di Ruko Atrium. Pada awalnya Optik Dokter ini didirikan sebagai program pemerintah dalam pembangunan nasional dalam bidang ekonomi yang berasaskan kekeluargaan. Kemudian dengan semakin meningkatnya usaha serta bertambahnya barang dagangan dan mempunyai pelanggan tetap maka Optik dokter membuka cabang yang berlokasi di daerah Senen Jaya Blok IV Lt.1 No.B6. 12 – B6. 12A jl. Pasar Senen, Jakarta 10410.
Dibawah ini adalah visi dan misi dari Optik Dokter : A. Visi :
Menjadi salah agen kacamata yang berkualitas dari agen – agen kacamata lainnya.
B. Misi :
1. Memberikan kualitas yang maksimal bagi produk dan pelayanan. 2. Memahami kebutuhan dan keinginan konsumen.
3. Menyediakan berbagai macam model dan tipe kacamata yang terbaru
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Dalam suatu instansi, struktur organisasi merupakan hal yang penting. Karena dengan adanya struktur organisai yang baik, maka fungsi-fungsi manajemen akan dapat dijalankan dengan baik. Sehingga dalam hal ini diperlukan suatu hubungan kerjasama yang baik antara bagian yang terkait.
A. Struktur Organisasi
Sumber : Optik Dokter Jakarta (2017)
Gambar III.1 STRUKTUR ORGANISASI OPTIK DOKTER
B. Fungsi Organisasi 1. Kepala Toko
a. Menetapkan bentuk organisasi, tata tertib bagi karyawan di dalam perusahaan.
b. Mengatur jalannya perusahaan di bidang penjualan kacamata. c. Menentukan persetujuan dan penolakan yang berhubungan dengan
manajemen perusahaan.
d. Memeriksa laporan penjualan setiap bulan. 2. Karyawan
a. Menerima dan menulis pesanan di nota dari konsumen. b. Menerima uang penjualan dari konsumen.
Bagian Gudang Bagian Keuangan
Kepala Toko
c. Bertanggung jawab atas semua arsip nota dan kwitansi.
d. Mengarsipkan semua laporan dari luar dan dalam yang dibutuhkan. 4. Bagian Keuangan
a. Membayar kewajiban – kewajiban perusahaan kepada pihak luar yang terkait.
b. Membuat catatan atas pelunasan dari pihak luar perusahaan yang terperinci dalam uang tunai.
c. Membuat laporan penjualan perbulan dari seluruh arsip. d. Mempertanggung jawabkan seluruh kas perusahaan yang ada. 3. Bagian Gudang
a. Membuat kacamata sesuai dengan pesanan konsumen. b. Bertanggung jawab untuk menyimpan barang.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Langkah prosedur sistem berjalan di Optik Dokter adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Konsultasi Pemesanan
Konsumen datang dan melakukan konsultasi atau pengecekan mata di lab kemudian karyawan akan mencatat kondisi mata, frame dan lensa untuk pemesanan sesuai keinginan konsumen kedalam resep konsultasi dan nota rangkap 3 yaitu berwarna putih 1 lembar, kuning 1 lembar dan merah 1 lembar. Karyawan akan menyerahkan nota putih kepada konsumen.
2. Prosedur Pembuatan
Kemudian nota kuning dan merah diserahkan ke bagian gudang. Bagian gudang akan membuat kacamata sesuai dengan resep yang telah di terima
yaitu nota kuning dan nota merah. Setelah kacamata selesai nota merah diserahkan ke karyawan beserta kacamata, dan nota kuning di simpan atau di arsipkan.
3. Prosedur Pembayaran
Kemudian konsumen menyerahkan nota putih pada karyawan selanjutnya karyawan akan membuat kwitansi rangkap 2. Kwitansi asli, nota putih acc diserahkan langsung kepada konsumen. Selanjutnya karyawan akan mengarsipkan kwitansi copian ke dalam arsip kwitansi dan nota bewarna merah ke dalam arsip nota.
4. Prosedur Laporan
Pada akhir bulan semua arsip nota dan kwitansi akan dikumpulkan dan di serahkan ke bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan membuat laporan penjualan dan diberikan langsung kepada kepala toko.
3.3.Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Penggambaran sistem bertujuan agar memudahkan dalam memahami atau membaca sistem yang ada pada toko seperti Optik Dokter.
Pada sistem berjalan ini diagram alir data menggunakan diagram konteks dan diagram nol pada hal berikut :
a. Diagram Konteks sistem berjalan
Gambar III. 2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Konsumen Karyawan Kepala Toko Bagian Keuangan Bagian Gudang 0 Prosedur Penjualan Kacamata pada Optik Dokter Jakarta konsultasi nota putih nota putih (acc),
kwitansi
nota merah nota putih
konsultasi
resep konsultasi, nota kuning, nota merah, nota putih
nota putih (acc) & kwitansi nota putih
nota merah, nota kuning & copy
kwitansi nota kuning & nota merah Laporan penjualan nota merah Laporan penjualan
b. Diagram Nol sistem berjalan Konsumen Karyawan Bagian Gudang Kepala Toko Prosedur Konsultasi Pemesanan
Nota Putih Nota kuning Nota Merah Nota Merah Nota Kuning, Nota Merah Laporan Penjualan 1.0 Prosedur Pembuatan 2.0 Nota Kuning, Nota Merah Prosedur Pembayaran Nota Merah Nota Putih Nota Putih (acc),
Kwitansi Konsultasi Konsultasi 3.0 Nota putih Prosedur Laporan Nota Merah Copy Kwitansi Copy Kwitansi Bagian
Keungan Laporan Penjualan
Nota Kuning, Nota Merah, Copy Kwitansi
4.0
Nota Putih (acc), Kwitansi
A-1 Arsip Nota kuning
A-2 Arsip Nota merah A-3 Arsip copy
kwitansi Nota Merah Nota Kuning Nota Kuning Gambar III. 3
Diagram Nol Sistem Berjalan
Resep Konsultasi A-1 Arsip Resep
Konsultasi A-4 A-3 A-2
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan yaitu merupakan pembahasan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat di dalam perusahaan, yaitu meliputi nama dokumen, fungsi, sumber, tujuan, media, jumlah, frekuensi dan bentuk. Spesifikasi sistem berjalan pada Optik Dokter adalah berikut:
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Resep Konsultasi Kacamata Fungsi : Sebagai bukti pemeriksaan mata
Sumber : Konsumen
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi
Bentuk : Lampiran A1
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Nota Resep
Fungsi : Sebagai bukti resep pemesanan pembuatan kacamata
Sumber : Karyawan
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
Jumlah : Tiga Lembar
Frekuensi : Setiap ada pesanan
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran kacamata
Sumber : Karyawan
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi pembayaran kacamata
Bentuk : Lampiran B2
3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Bulanan
Fungsi : Sebagai laporan penjualan bulanan Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Kepala Toko
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran B3
3.5.Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil riset yang penulis lakukan dalam waktu beberapa hari pada Optik Dokter permasalahan yang terjadi lumayan serius, karena pada Optik Dokter belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sehingga ada beberapa hal yang kurang mendukung di dalam proses terjadinya transaksi, diantaranya:
1. Proses penyimpanan data masih menggunakan arsip, sehingga membutuhkan banyaknya kertas dan ruang yang besar untuk penyimpanan arsip data tersebut.
2. Kemungkinan hilangnya arsip dan data lainnya dikarenakan banyaknya kertas.
3. Kurang teliti dan lamanya saat perhitungan laporan penjualan dalam jumlah yang banyak.
4. Sistem manual kurang mendukung di era kemajuan teknologi informasi saat ini.
3.6. Pemecahan masalah
Dari permasalahan yang ada, maka penulis berusaha memberikan alternatif pemecahan masalah yaitu diantaranya:
1. Perlunya sebuah sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk penyimpanan data pada Optik Dokter.
2. Perlu dibuatkannya data salinan atau back-up data agar data-data tersebut dapat lebih terjaga keamanannya dari kerusakan atau kehilangan.
3. Diperlukannya pembaruan program yang lebih modern lagi sehingga dapat mempercepat proses terjadinya penjualan kacamata.
4. Sistem penjualan dalam Optik Dokter sebaiknya menggunakan program atau aplikasi, untuk memudahkan dalam mengolah dan mengakses data.
