BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

25

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Sebelum menguraikan hasil dari analisa sistem berjalan, terlebih dahulu penulis menjelaskan tentang sejarah, struktur organisasi dan fungsi dari objek penelitian yaitu CV. Kapuas Tirta Sari.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

CV. Kapuas Tirta Sari adalah perusahaan yang bergerak di bidang General Suplier dan Kontraktor yang melayani perusahaan menengah dan perusahaan

besar, baik swasta dan pemerintahan.

CV. Kapuas Tirta Sari Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang dan jasa yang di dirikan pada tahun 2012, menyediakan solusi bisnis yang inovatif kepada perusahaan yang menjadi mitra, dimana selalu mengutamakan mutu serta kepercayaan demi kelangsungan bisnis yang harmonis dan berkelanjutan

CV. Kapuas Tirta Sari dalam menjalankan bisnis juga mendukung dengan induk perusahaan PT Jaya Guna Berdikari, untuk menjamin kelancaran operasional dalam melayani mitra bisnis kami

CV. Kapuas Tirta Sari saat ini fokus terhadap supply pengadaan barang dan jasa di bidang teknisi alat berat baik yang bersifat mekanikal maupun electrical, mulai dari level helper (non skill) sampai dengan level supervisor, dan juga melayani kebutuhan sesuai permintaan mitra.

(2)

Tujuan CV. Kapuas Tirta Sari adalah untuk menjadi pilihan utama bagi mitra bisnis dengan memberikan kontribusi kepada setiap klien/konsumen, melebihi dari yang mereka harapkan, melalui pelayanan istimewa secara profesional dan integritas penuh.

CV. Kapuas Tirta Sari dalam menjalankan bisnis di dukung oleh sumber daya yang berkualitas dan berpengalaman dari sektor pertambangan batu bara, mineral, oil & gas, sipil, meteologi & geofisika karena yakin dengan sumber daya yang tinggi dapat menghasilkan kualitas pekerjaan dan pelayanan yang baik sesuai yang di harapkan mitra bisnis.

A. Visi

Visi yang dijadikan sebagai pedoman CV. Kapuas Tirta Sari adalah

“Menjadi Perusahaan Yang Berkembang dan Bermanfaat untuk Memenuhi Kebutuhan Masyarakat, Bangsa, dan Negara”.

B. Misi

Sedangkan misi yang ditetapkan oleh CV. Kapuas Tirta Sari yaitu

“Membangun Bisnis dan Aset Produktif secara terintegrasi guna memberikan Manfaat & Pelayanan yang Luas Kepada, Masyarakat, Bangsa dan Negara”

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemenisasi yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana penting untuk dalam pelaksanaan fungsinya. Adapun struktur organisasi yang dimiliki oleh CV.

Kapuas Tirta Sari dapat dilihat pada gambar berikut ini.

(3)

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.1. Struktur Organisasi CV. Kapuas Tirta Sari

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang melibatkan sumber daya manusia di dalamnya. Struktur organisasi yang telah disusun sedemikian rupa oleh perusahaan memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan jabatan yang telah ditentukan dalam struktur organisasi tersebut. Adapun fungsi dan tanggung jawab yang dimiliki berdasarkan struktur organisasi CV.

Kapuas Tirta Sari yaitu:

1. Direktur

a. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan, memimpin, dan menjalankan perusahaan.

b. Memberikan motivasi dan semangat kerja kepada karyawan lainnya.

c. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan perusahaan.

d. Merencanakan dan mengembangkan bidang-bidang pekerjaan khusus pengadaan barang.

(4)

e. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan, pembelanjaan kekayaan perusahaan.

f. Mengangkat dan memberhentikan karyawan.

2. Manajer

a. Bertanggung jawab dalam jasa pengadaan barang per konsumen.

b. Memberikan pelayanan yang baik terhadap konsumen yang telah menyetujui kontrak kerja jasa pengadaan barang.

c. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan karyawan atau bawahannya.

d. Memotivasi dan memantau kualitas kerja karyawan.

3. Logistik

a. Bertanggung jawab dalam pembuatan proposal penawaran kerja.

b. Melakukan pengadaan barang-barang yang telah disetujui atau diminta konsumen.

c. Menyusun rancangan proposal penawaran kerja sesuai dengan harga terbaru dan menarik minat konsumen.

4. Pemasaran

a. Memasarkan jasa pengadaan barang kepada calon-calon konsumen dan membuat relasi yang baik dengan konsumen yang sering meminta jasa pengadaan barang.

b. Memberikan informasi apa saja yang dibutuhkan seputar jasa pengadaan barang.

5. Admin

a. Bertanggung jawab atas segala administrasi yang terjadi di perusahaan.

b. Memberikan pelayanan yang baik terhadap konsumen.

(5)

c. Merangkap sebagai bagian keuangan yang mengurus transaksi jasa pengadaan barang.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan untuk sistem jasa pengadaan barang yang sedang berjalan di CV. Kapuas Tirta Sari diuraikan sebagai berikut:

1. Permintaan pengadaan barang

Konsumen melakukan kontak dengan pihak perusahaan dan menyerahkan daftar permintaan (DP) kepada Admin. Admin menyerahkan daftar permintaan (DP) tersebut kepada Logistik.

2. Penawaran

Logistik membuat proposal penawaran kerja (PPK) dan menyerahkan kepada Konsumen, daftar permintaan (DP) diarsipkan oleh Logistik. Konsumen yang menyetujui proposal tersebut dengan menyerahkan surat persetujuan penawaran (SPP) kepada Logistik, surat persetujuan penawaran (SPP) diarsipkan.

3. Kontrak kerja

Manajer menyerahkan surat perjanjian kerja (SPK) kepada Konsumen untuk ditandatangani, Kemudian Manajer menyimpan surat pertjanjian kerja yang telah disetujui (SPK Acc) ke arsip.

4. Pengadaan barang

Logistik melakukan pengadaan barang sesuai dengan barang yang diminta oleh konsumen dengan menghubungi pihak Supplier. Logistik menyerahkan daftar pengadaan barang (DPB) kepada Supplier. Setelah melunasi biaya

(6)

pengadaan barang, maka Supplier menyerahkan nota pembelian (NP) kepada Logistik dan diarsipkan.

5. Pembayaran

Setelah barang-barang yang diminta konsumen sudah tersedia, maka Admin menghubungi pihak Konsumen untuk melunasi biaya pengadaan barang dan menyerahkan kwitansi pembayaran (KP) kepada Konsumen. Konsumen yang melunasi biaya pengadaan barang kepada Admin yang tertera di kwitansi pembayaran (KP Acc). Admin menyimpan bukti pelunasan kwitansi pembayaran (KP Acc) tersebut dan diarsipkan.

6. Laporan

Admin mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan pembuatan laporan jasa pengadaan barang yang bersumber dari arsip masing-masing, yaitu arsip daftar permintaan (Arsip DP), arsip surat perjanjian kerja (Arsip SPK), arsip nota pembelian (arsip NP) dan arsip kwitansi pembayaran (Arsip NP).

Kemudian mengolah data-data tersebut menjadi laporan jasa pengadaan barang (LJPB) berdasarkan kemudian menyerahkannya kepada Direktur sekaligus diarsipkan.

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Berdasarkan tahapan-tahapan kegiatan yang ada pada prosedur sistem jasa pengadaan barang yang sedang berjalan di CV. Kapuas Tirta Sari, penulis mentransformasikan prosedur sistem tersebut menjadi bentuk logika menggunakan teknik pemodelan diagram alir data (DAD). Diagram alir data

(7)

(DAD) ini terdiri dari tiga tingkatan konstruksi, yaitu diagram konteks, diagram nol dan diagram detail yang dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Keterangan:

DP : Daftar Permintaan PPK : Proposal Penawaran Kerja SPP : Surat Persetujuan Penawaran SPK : Surat Perjanjian Kerja DPB : Daftar Pengadaan Barang NP : Nota Pembelian

KP : Kwitansi Pembayaran

LJPB : Laporan Jasa Pengadaan Barang

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

(8)

Keterangan:

DP : Daftar Permintaan PPK : Proposal Penawaran Kerja SPP : Surat Persetujuan Penawaran SPK : Surat Perjanjian Kerja DPB : Daftar Pengadaan Barang NP : Nota Pembelian

LJPB : Laporan Jasa Pengadaan Barang

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan:

(9)

Keterangan:

DP : Daftar Permintaan PPK : Proposal Penawaran Kerja SPP : Surat Persetujuan Penawaran

Gambar III.4. Diagram Detail Proses 2.0

Keterangan:

SPK : Surat Perjanjian Kerja

(10)

Keterangan:

DPB : Daftar Pengadaan Barang NP : Nota Pembelian

Keterangan:

(11)

3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan perincian dari bentuk dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem jasa pengadaan barang pada CV. Kapuas Tirta Sari. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua (2) bagian, dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen- dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem jasa pengadaan barang pada CV. Kapuas Tirta Sari.

1. Nama Dokumen : Daftar Permintaan

Fungsi : Rincian daftar permintaan jasa pengadaan barang

Sumber : Konsumen

Tujuan : Admin – Logistik – Arsip DP

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 2-3 DP per bulan

Lampiran : A-1

2. Nama Dokumen : Surat Persetujuan Penawaran

Fungsi : Persetujuan proposal penawaran kerja

Sumber : Konsumen

Tujuan : Logistik – Arsip SPP

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

(12)

Frekuensi : 1-2 SPP per bulan

Lampiran : -

3. Nama Dokumen : Nota Pembelian

Fungsi : Bukti pembelian/pengadaan barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Logistik – Arsip NP

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1 NP setiap pengadaan barang

Lampiran : -

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen- dokumen keluaran untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen keluaran yang ada dalam sistem jasa pengadaan barang pada CV.

Kapuas Tirta Sari.

1. Nama Dokumen : Proposal Penawaran Kerja

Fungsi : Pengajuan penawaran pengadaan barang

Sumber : Logistik

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 Lembar

Frekuensi : 2-3 PPK per bulan

Lampiran : B-1

(13)

2. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Kerja

Fungsi : Kontrak kerja dengan konsumen

Sumber : Manajer

Tujuan : Konsumen – Manajer – Arsip SPK

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1-2 SPK per bulan

Lampiran : -

3. Nama Dokumen : Daftar Pengadaan Barang

Fungsi : Rincian pembelian untuk pengadaan barang

Sumber : Logistik

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1-2 DPB per bulan

Lampiran : B-2

4. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Bukti pelunasan jasa pengadaan barang

Sumber : Admin

Tujuan : Konsumen – Arsip KP

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1-2 KP per bulan

Lampiran : -

(14)

5. Nama Dokumen : Laporan Jasa Pengadaan Barang Fungsi : Rekapitulasi jasa pengadaan barang

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur – Arsip LJPB

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 Lembar

Frekuensi : 1 LJPB per bulan

Lampiran : -

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melakukan penelitian dan menguraikan hasil analisis sistem jasa pengadaan barang pada CV. Kapuas Tirta Sari, penulis menemukan beberapa permasalahan pokok yang dapat menggangu aktifitas dan merugikan perusahaan.

Adapun permasalahan-permasalahan tersebut, yaitu:

1. Penyajian harga dan kecepatan dalam pembuatan proposal penawaran kerja merupakan kunci keberlangsungan jasa pengadaan. Sedangkan, waktu yang diperlukan oleh Logistik dalam membuat proposal kerja ini cukup lama, dikarenakan Logistik harus mengecek harga barang-barang yang diminta terlebih dahulu dan harga yang ditawarkan untuk Konsumen tidak memiliki patokan/standar harga (mengandalkan estimasi atau harga terakhir).

2. Rincian harga yang dilampirkan pada proposal penawaran kerja bisa saja berbeda dengan harga dari Supplier (harga Supplier lebih mahal) dan dapat merugikan perusahaan apabila surat perjanjian kontrak telah terjalin.

(15)

3. Proses penyajian laporan jasa pengadaan barang memerlukan waktu lama yang lama dikarenakan Admin harus merekap ulang data-data yang djadikan sebagai bahan laporan dan bisa saja laporan jasa pengadaan barang ini tidak akurat dikarenakan human error.

3.6. Pemecahan Masalah

Setelah menemukan permasalahan-permasalahan pokok yang terjadi pada CV. Kapuas Tirta Sari untuk sistem jasa pengadaan barang, penulis memberikan solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut. Adapun pemecahan-pemecahan masalah yang penulis ajukan diuraikan sebagai berikut:

1. Menggunakan sistem komputerisasi agar sistem jasa pengadaan barang ini dapat berjalan lebih lancar, sehingga pembuatan proposal penawaran kerja dapat dibuat dalam waktu yang cukup singkat dengan syarat yaitu rincian harga barang dari Supplier sudah tersimpan di dalam sistem.

2. Logistik harus senantiasa poll up atau mengikuti harga terbaru dari Supplier, maka dari itu diperlukan kerja sama yang baik dengan Supplier seperti meminta Supplier untuk mengirimkan rincian harga barang apabila terjadi perubahan atau penambahan, rincian harga terbaru ini harus dimasukkan ke dalam sistem.

3. Pembuatan laporan jasa pengadaan barang akan lebih cepat apabila sudah menggunakan sistem komputerisasi, karena Admin tidak perlu merekap ulang data-data yang berkaitan dengan laporan jasa pengadaan barang, cukup dengan mensortir pencarian laporan dengan menggunakan tanggal pencarian laporan atau nomor surat perjanjian kerja.