38
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaa kegiatan rutin yang dilakukan pada CV. DWI JAYA SUPLINDO Jakarta terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan menerima serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan stuktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Tugas Akhir (TA) ini sebagai berikut:
3.1.1. Sejarah Perusahaan
CV. DWI JAYA SUPLINDO didirikan di Jakarta pada tanggal 19 april 2015, perusahaan ini menjual mulai dari General Supplier, Stockiest, & Trading Company untuk memenuhi pesatnya perkembangan kebutuhan industri modern yang beragam (Minyak, Gas, Petrokimia, Lainnya) kebutuhan industri tanaman yang semakin meningkat.
CV. DWI JAYA SUPLINDO tidak hanya di supplier biasa & perusahaan dagang. Customer memuaskan dan pengiriman prompt adalah kebijakan pertama kami.
Perusahaan dapat mendukung kebutuhan industri dan menyediakan semua bidang industri dengan stok logam, perlengkapan, bahan & produk berkualitas tinggi dengan harga terjangkau.
Perusahaan menyambut baik kesempatan untuk menyelesaikan masalah pasokan yang sulit serta menyediakan materi yang dibutuhkan pada persyaratan Cepat atau Darurat. Kami sangat percaya bahwa kami akan dikualifikasikan sebagai mitra bisnis yang baik dari perusahaan Anda yang terhormat dan akan memiliki perubahan pada server customer dengan biaya / harga yang kompetitif dan produk dengan kualitas terbaik.
Tujuannya adalah kami mengupayakan efisiensi dalam keseluruhan sistem manajemen dan layanan untuk memastikan penurunan biaya dan pelayanan yang memuaskan bagi semua pelanggan kami. Dan kami berkomitmen untuk "Dengan menggandeng kualitas yang lebih baik untuk memenuhi tuntutan yang semakin beragam", kami mengabdikan diri untuk pengembangan pertumbuhan ekonomi dan peningkatan standar hidup nasional.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.1. Struktur Organisasi dan Fungsi Sumber : CV. DWI JAYA SUPLINDO (2018)
Fungsi dan tugas pokok dari masing – masing bagian yang ada pada struktur organisasi BBPOPT adalah :
1. Direktur Fungsi :
Merencanakan, mengendalikan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan direksi dalam pengelolaan perusaan serta memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
2. Wakil Direktur Fungsi :
a. Memimpin direktorat dibawahnya, pengembangan, pelaksanaan dan pengendalian untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
b. Berwenang untuk menetapkan kebijakn yang hendak diberikan pada langganan, menetapkan harga jual dan sistem penjualan, serta alat promosi.
c. Berwenang untuk memutuskan bagaimana membantu mitra bisnis dalam mengelola sistem informasi.
3. Accounting Fungsi :
a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan peusahaan b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan.
c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan.
d. Melakukan pembayaran gaji karyawan.
4. Admin Fungsi :
Merekap data, menjawab telepon yang masuk, pembuatan surat, dan front office.
5. Marketing Fungsi :
a. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.
b. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan tersebut.
c. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan eksternal.
d. Bertugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjualan produk.
6. Purchasing Fungsi :
a. Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang dibutuhkan.
b. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan tanggal pengiriman material.
c. Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan dokumen.
d. Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku.
e. Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor.
f. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang (inventory, material) g. Memastikan kesediaan barang/ material melalui mekanisme audit/ control stock.
7. Staff pengiriman Fungsi :
a. Bertanggung jawab dalam mengatur pengiriman barang agar dapat terkirim tepat jumlah barang, tepat tujuan dan tepat waktu.
b. Merencanakan dan mengatur jadwal pengiriman barang ke custumer.
c. Memastikan ketersediaan angkutan baik internal maupun eksternal (ekspedisi, transporter).
d. Memerintahkan proses muat barang ke kendaraan angkutan sesuai dengan prioritas.
e. Memastikan bukti serah terima barang (Delevery Note) asli dikembalikan oleh pengiriman barang.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Analisa sistem berjalan adalah suatu ilmu yang digunakan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan beberapa tindakan. Dalam ruang lingkup perkembangan sistem komputer. Analisa sistem berjalan adalah suatu ilmu yang mempelajari beberapa aplikasi, biasanya untuk mendapatkan sistem baru.
Analisa sistem bertujuan untuk menentukan kebutuhan informasi dari tiap bagian organisasi, serta untuk menentukan kelemahan dari prosedur dan metode yang digunakan saat ini.
Analisa sistem berjalan menjelaskan tentang analisa dokumen (document analysis), analisa prosedur (procedur analysis), dan evaluasi sistem yang sedang
berjalan pada CV. DWI JAYA SUPLINDO.
Analisa prosedur berjalan merupakan penganalisaan terhadap kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh CV. DWI JAYA SUPLINDO dalam proses Analisa Sistem Penjualan sekaligus untuk mempermudah penggambaran flowmap yang sedang berjalan. Adapun prosedur penjualan produk yang sedang berjalan pada CV. DWI JAYA SUPLINDO adalah :
1. Prosedur Pemesanan Barang
Customer melakukan pemesanan barang kebagian admin, lalu bagian admin
menghubungi marketing untuk mencarikan barang ke vendor. Setelah marketing mendapatkan informasi bahwa barang yang di butuhkan ada, lalu marketing menginformasikan ke bagian purchasing, kemudian admin membuat quotation (Penawaran harga) untuk memberikan kepada konsumen. Setelah menerima quotation lalu customer membuat purchase order customer kepada purchasing.
2. Prosedur Pembayaran
Setelah menerima PO dari customer, lalu admin membuat invoice berdasarkan PO yang diterima. Invoice tersebut diserahkan kepada bagian accounting untuk di tanda tangani, setelah di tanda tangani invoice diserahkan kepada customer sedangkan PO disimpan ke dalam arsip pemesanan. Setelah menerima invoice customer melakukan pembayaran secara tunai, lalu admin menyerahkan perbayaran tersebut kepada accounting.
3. Prosedur Pengiriman Barang
Bagian admin membuatkan PO kepada vendor berdasarkan PO dari customer kemudian vendor menyiapkan barang kepada bagian staff pengiriman, lalu admin menyerahkan PO dari konsumen kebagian staff pengiriman menyerahkan barang dan surat jalan kepada custumer, setelah menerima barang customer menandatangani surat jalan dan menyerahkan surat jalan kepada staff pengiriman, lalu surat jalan asli disimpan oleh customer. Kemudian staff pengiriman menyerahkan surat jalan kepada admin untuk disimpan atau di arsipkan.
3.3. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan efek fungsional yang telah diharapkan oleh
sistem sehingga antara konsumen dan pengguna sistem paham dan mengerti mengenai kegunaan sistem yang akan dibangun. Suatu model yang sangat fungsional dalam sebuah sistem yang menggunakan actor dan use case.
Use case diagram CV. DWI JAYA SUPLINDO adalah sebagai berikut:
1. Menu Prosedur Penjualan Barang
Gambar III.2. Prosedur Penjualan Barang Sumber : CV. DWI JAYA SUPLINDO (Tahun 2018)
3.4. Spesifikasi Dokumen Sitem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan rangkaian dari proses - proses yang mengenai dokumen yang digunakan dalam proses pencatatanya. Didalam sistem berjalan memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output).
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
Dokumen masukan Adalah suatu rangkaian data masukan kedalam sistem dan di proses sehingga menghasilkan suatu keluaran. Adapun spesifikasi dokumen masukan adalah sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Quotation
Fungsi : Untuk menagih pembayaran kepada custumer Sumber : Admin
Tujuan : Customer Media : Kertas Frekuensi : Setiap hari Jumlah : Satu lembar Bentuk : Lampiran A-1 b. Nama Dokumen : PO customer
Fungsi : untuk mengetahui customer setuju dengan penawaran harga Sumber : Customer
Tujuan : Purchasing Media : Kertas
Frekuensi : Setiap hari Jumlah : Satu lembar Bentuk : Lampiran A-2 c. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Untuk mengetahui barang yang di pesan custumer Sumber : Customer
Tujuan : Accounting Media : Kertas Frekuensi : Setiap hari Jumlah : Satu lembar Bentuk : Lampiran A-3
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen Keluaran Adalah dokumen yang dihasilkan dari proses yang terjadi pada sistem yang berjalan. Adapun spesifikasi dokumen keluaran adalah sebagai berikut :
d. Nama Dokumen : PO
Fungsi : Untuk mengetahui barang yang di pesan custumer Sumber : Customer
Tujuan : Accounting Media : Kertas Frekuensi : Setiap hari Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A-4 e. Nama Dokumen : Surat jalan
Fungsi : Untuk mengirim barang kepada custumer Sumber : Staff pengiriman
Tujuan : Customer Media : Kertas Frekuensi : Setiap hari Jumlah : Satu lembar Bentuk : Lampiran A-5
3.5. Permasalahan Pokok
Sistem penjualan pada CV. DWI JAYA SUPLINDO masih memiliki beberapa kekurangan dan permasalahan, antara lain :
1. Pendataan penjualan barang pada CV. DWI JAYA SUPLINDO masih menggunakan microsoft word dan microsoft excel dan dicatat pada buku pendataan sehingga data tersebut kurang akurat.
2. Sulitnya dalam pencarian data arsip penjualan barang pada CV. DWI JAYA SUPLINDO, karena penjualan barang belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
3. Belum adanya sistem informasi khusus untuk penyimpanan data dari CV. DWI JAYA SUPLINDO, sehingga sering terjadinya kehilangan data, sulit mencari informasi pada bagian penjualan karena datanya tidak diarsipkan dengan baik,
karena sering terjadinya kehilangan data ini mengakibatkan pembuatan laporan terlambat.
3.6. Pemecahan Masalah
Dalam memecahkan masalah yang ada, penulis memberikan suatu alternatif untuk memecahkan permasalahan di atas :
1. Dari permasalahan ini penulis harus membuat sistem terkomputerisasi yang baru dan mengembangkan sistem yang sudah ada dengan menggunakan program database yang ada di dalam VB.Net dengan menggunakan bahasa BASIC (Framework).
2. Membuat suatu sistem database yang baru agar dokumen bisa cepat dalam pencarian data .
3. Dalam sistem database yang baru dokumen dapat di arsipkan agar dokumen tersusun rapih dan cepat dalam proses pelaporan.
