35 3.1. Tinjauan Perusahaan
Pendirian TK Purnama di dasari oleh rasa tanggung jawab sosial terhadap keberadaan anak-anak usia dini di lingkungan cimandala, yang sebagian besar merupakan anak-anak karyawan swasta di Jabodetabek. Akses taman kanak-kanak yang jauh dari tempat tinggal cukup memberikan kekahawatiran orang tua terhadap anak-anaknya.
Sebelum mesuk sekolah dasar anak harus di beri pendidikan yang tepat, maksudnya pengaruh yang sesuai dengan perkembangan, bakat, hobi, kemauan, atau fisik anak. Kalau pada usia di bawah 7 tahun anak tidak diberi pendidikan apa-apa, anak ini akan terlambat dalam pertumbuhan dan perkembangannya. Dari segi fisik, mukin tidak begitu terlihat, tetapi pisikisnya akan kelihatan dengan jelas.
3.1.1. Sejarah Institusi / Perusahaan
Taman kanak-kanak Purnama berdiri sejak tanggal 28 Maret 2012, awal berdiri TK Purnama bertempat di kp. Babakan tarikolot terletak didalam gang, jauh dari keramaian dan memungkinkan banyak yang tidak mengetahui keberadaan TK Purnama dan didepan gang terdapat Pos Paud sehingga jarak antara Pos Paud dengan TK tidak kondusif menjadikan TK pada saat itu hanya mendapatkan murid 7 orang anak dan dari tahun ke tahun menambah menjadi 8 anak. Di tahun 2013 menjadi 7,
murid/i di tahun ke 3 pendirian TK. Setelah dirasa tidak dapat dilanjutkan untuk tetap didaerah Kp. Babakan tarikolot sehingga dipindahkan ke Perumahan Cimandala permai pada tahun 2015. Jarak antara kp. Babakan tarikolot dengan Cimandala Permai tidak terlalu jauh. Setelah pemindahan gedug TK, jumlah murid menjadi lebih meningkat sebanyak 31 anak. Murid TK 26 anak dan Play Group 5 anak.
Dengan berbasis kekeluargaan, TK Purnama berharap agar orang tua murid akan mendapatkan pencerahan tentang pentingnya pendidikan anak usia dini. Pendidikan anak usia dini merupanan pendidikan yang menentukan terbentukny kepribadian anak. Taman kanak-kanak termasuk bentuk pengasuk yang mampu mendorong murid untuk melejitkan potensi perkembangannya secara maksimal.
a. Letak Geografis Sekolah
TK Purnama terletak di sebuah komplek perumahan di kawasan Cimandala, Sukaraja, Kab-Bogor dengan kawasan perumahan yang cukup padat penghuninya. Meskipun berada di dalam komplek perumahan, namun akses ke lokasi cukup mudah karna letaknya yang berapa di pinggir jalan utama komplek perumahan Cimandala. Alamat lengkap TK Purnama Jl. Penegak 3 Perumahan Cimandala Permai Blok F No. 34 Rt 03 / Rw 09 Kelurahan Cimandala, Kecamatan Sukaraja Kabupaten Bogor.
Penduduk di kawasan TK Purnama terdiri dari beragam latar belakang dari suku, agama, ras maupun tingkat sosial. Banyaknya pabrik-pabrik yang berdiri di daerah Sukaraja berdampak pada pertumbuhan penduduk pendatang yang tinggi di sekitar daerah Cibinong yang secara tidak langsung berdampak pula pada banyaknya anak usia dini di kawasan tersebut.
Bangunan TK Purnama memanfaatkan bangunan dan tanah salah seorang warga yang di beli lalu di renovasi sehingga menjadi ideal untuk proses pendidikan anak usia dini. Di TK Purnama terus di lakukan pengembangan-pengembangan terhadap fasilitas penunjang seperi APE (Alat peraga edukasi) baik di luar maupun di dalam area TK Purnama.
b. Profil TK Purnama
Nama Sekolah : TK Purnama
SK Izin Operasional : 421.1/76-Disdik/2015 Tgl SK Izin Operasional : 2015-09-03
Alamat Sekolah : Jl. Penegak 3 Perumahan Cimandala Permai Blok F No. 34 Rt 03 / 09 Kelurahan Cimandala Kec. Sukaraja 16710
Status : Swasta
Nama Kepala TK : Agustina Malinda, M. Pd
c. Visi dan Misi TK Purnama
VISI
“ MEMBENTUK GENERASI YANG BERIMAN (SQ), BERAKHLAK DAN BERDISIPLIN (EQ)”
MISI
a. Memperkenalkan Pendidikan Agama secara dini
b. Meningkatkan rasa kemandirian dan tanggung jawab dan bersosialisasi dengan lingkungan.
c. Menumbuh kembangkan kreatifitas, imajinatif dan apresiasif.
d. Mengkondisikan sekolah sebagai wahana tempat belajar dan bermain.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem yang berhubungan dengan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut merupakan Struktur organisasi pada TK Purnama.
Gambar III.1
Keterangan gambar dan fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. Ketua Yayasan
a. Menyusun perencanaan. b. Mengarahkan kegiatan di TK.
c. Mengkoordinasikan kegiatan antar TK. d. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan di TK. e. Menentukan kebijakan yayasan.
f. Mengadakan rapat pengurus. g. Memimpin rapat.
h. Mengambil keputusan.
i. Menentukan kebijakan proses belajar mengajar.
j. Mengatur administrasi, ketatausahaan, ketenagaan, sarana prasarana, keuangan.
k. Menyediakan sarana dan prasarana yang di butuhkan oleh TK. l. Mengatur organisasi yayasan.
m. Mengatur hubungan sekolah dengan yayasan. n. Membina terhadap kepala TK.
2. Kepala TK
a. Mempersiapkan petunjuk pelaksanaan yang menyangkut pengelolaan pendidikan Taman Kanak-kanak yang meliputi kurikulum, kalender pendidikan, tenaga teknis, sarana pendidikan, tata usaha sekolah dan hubungan antar sekolah dengan masyarakat.
b. Mengendalikan pelaksanaan teknis edukatif Taman Kanak-kanak.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas, membina, mengendalikan, dan mengawasi penyelanggaraan dan pengelolaan TK oleh semua komponen TK. d. Menyiapkan pemberian izin peningkatan mutu guru/tenaga kependidikan
Taman Kanak-kanak Purnama.
e. Menyusun rancangan kegiatan pendidikan ke TK-an. f. Menyusun kurikulum muatan lokal (mulok).
g. Menyusun kurikulum dan mempersiapkan tenaga serta sarana pendidikan dan ketatausahaan Taman Kanak-kanak.
h. Menyusun petunjuk dan pelaksanaan penerimaan murid baru.
i. Melakukan pemantauan, penilaian dan bimbingan pelaksanaan tugas tenaga pendidik dan kependidikan dalam penggunaan sarana prasarana.
j. Menyusun rencana dan melaksanaan pengadaan, pendistribusian, pendayagunaan dan perawatan sarana prasarana termasuk infrastruktur TK Purnama.
k. Mempersiapkan bahan usulan pembangunan unit sekolah baru, rehabilitas dan penambahan ruang kelas baru dan sarana pendidikan lainnya.
m. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan teknis edukatif pada TK Purnama. n. Melaksanakan penilaian kerja guru dan tenaga kependidikan.
o. Mengkoordinasikan pengadaan blangko Sertifikat Anak Didik yang sudah lulus.
p. Melaksanakan pembinaan profesi guru dan tenaga fungsional.
q. Mengumpul, mengolah dan menganalisis data pelaksanaan pendidikan TK Purnama.
r. Mempersiapkan rencana kebutuhan guru. s. Melakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan.
t. Menghadiri pertemuan-pertemuan (Gugus, IGTK) dan lainnya khusus Kepala TK.
u. Menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan. 3. Wakil Kepala TK
a. Bersama ketua menyusun perencanaan. b. Melaksanakan pengawasan terhadap TK.
c. Bersama ketua melakukan evaluasi terhadap kegiatan di TK. d. Bersama ketua menentukan kebijakan TK.
e. Memimpin rapat apabila ketua berhalangan.
f. Bersama ketua menentukan kebijakan proses belajar mengajar.
g. Bersama ketua mengatur administrasi, ketatausahaan, ketenagaan, sarana dan prasarana, keuangan.
4. Bendahara
a. Mencatat semua transaksi keuangan dan kelengkapan administrasi lainnya. b. Membantu Kepala TK Purnama dalam pelaksanaan tugas administrasi TK. c. Mengelola segala jenis keuangan TK (kas kecil, uang ekstrakulikuler, uang
tabungan, dan lainnya).
d. Menyusun laporan keuangan kepada Kepala TK setiap akhir bulan. e. Bersama ketua menyusun perencanaan.
f. Mengeluarkan gaji, tunjangan, intensif, setelah mendapatkan persetujuan dari ketua yayasan.
5. Tata Usaha
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi Tata Usaha Taman Kanak-kanak. b. Mengurus administrasi TK.
c. Mengoprasikan dapodik.
d. Mengantarkan laporan bulanan dan surat-surat lainnya. e. Mengisi daftar hadir petugas/tenaga kependidikan. f. Membuat dan mengarsip surat-menyurat.
6. Guru / Pendidik
a. Menyusun program pengajaran sesuai kalender pendidikan TK. b. Menyusun pelaksanaan kurikulum TK.
c. Mengisi semua buku-buku isian kemuridan termasuk buku jam mandiri. d. Mengelola dan mengembangkan teknik metode dan evaluasi belajar pada TK
Purnama.
f. Menyusun petunjuk penyelenggaraan ujian tengah smester dan akhir semester serta mengkoordinasikan kepada kepala TK.
g. Menghadiri pertemuan-pertemuan peningkatan mutu guru.
h. Mengikuti pelatihan-pelatihan atau penataran-penataran dengan koordinasi kepala TK.
i. Melaksanaan pengajaran sesuai kurikulum yang telah ditetapkan.
j. Melakukan penilaian anak didik dan membukukannya kedalam buku penilaian.
k. Melaksanaan kegiatan ekstrakulikuler anak didik sesuai ketentuan.
l. Menyusun dan menginventarisasi dokumen dan laporan hasil evaluasi belajar. m. Mencatat semua kejadian-kejadian penting yang berkaitan dengan anak didik
dan orangtua/wali.
n. Mengisi absen guru dan form-form khusus guru. o. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala TK. p. Menyusun petunjuk penyusunan laporan bulanan sekolah. q. Menyampaikan laporan kegiatan.
7. Penjaga TK
a. Melakukan penjagaan TK, meliputi keamanan, kebersihan dan kerapihan sekolah dan sekitarnya.
b. Membuka dan menutup pintu sekolah termasuk pintu pagar sesuai jam yang telah ditentukan.
c. Melakukan pembersihan ruangan dan halaman setiap sebelum jam masuk sekolah.
d. Menjaga sarana prasarana TK Purnama dari kerusakan disengaja maupun kehilangan.
e. Melaporkan kepada Kepala TK dalam Hal terjadinya kerusakan atau kehilangan barang-barang milik TK Purnama.
f. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala TK Purnama.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai sesuatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Seuai dengan ruang lingkup yang dibahas dalam penyusunan Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil yaitu penerimaan murid baru di TK Purnama yang selama ini telah melewati beberapa proses sebagai berikut :
1. Pendaftaran
Pada prosedur pendaftaran, orang tua calon murid datang ke TK Purnama dengan membawa anaknya yang ingin didaftarkan. Lalu, pihak tata usaha akan memberikan formulir pendaftaran dan informasi pendaftaran yang berisi tentang syarat masuk TK, biaya masuk TK dan profile TK Purnama. Lalu, orang tua calon murid mengisi data diri calon murid dan setelah selesai formulir dikembalikan ke Tata Usaha.
2. Penerimaan Murid
Di proses penerimaan, orang tua calon murid membawa syarat pendaftaran berupa fotocopy kartu keluarga dan fotocopy akta kelahiran. Setelah semua syarat
pendaftaran sudah lengkap, orang tua calon murid melakukan registrasi pendaftaran uang masuk TK. Pihak tata usaha akan memberikan kwitansi sebagai tanda bukti pembyaran.
3. Laporan
Pihak tata usaha kemudian melakukan pengarsipan di buku penerimaan murid baru secara manual dan menyusun laporan tentang penerimaan murid baru yang kemudian laporan tersebut akan diteruskan ke kepala TK.
3.3 Diagram Alir Data
Diagram alir data adalah diagram yang menggunakan notasi atau simbol yang digunakan untuk menggambarkan arus data sistem untuk membantu didalam komunikasi dengan pemakai sistem. Secara logika dan seiring digunakan untuk menggambar sesuatu yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logic, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, dimana data tersebut disimpan dan pada penggambarannya melalui aliran data ini adalah pada tahap prosesnya.
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Penerimaan Murid Baru Pada TK Purnama
Keterangan :
Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Penerimaan Murid Baru Pada TK Purnama
Keterangan :
Gambar III.4
Diagram Detail Penerimaan Murid Baru Pada TK Purnama
Keterangan :
DAPODIK : Data Pokok Pendidikan
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan a. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
Bentuk spesifikasi masukkan yang digunakan pada sistem berjalan dapat berupa :
Nama Dokumen : Fotokopi kartu keluarga
Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran Sumber : Orang tua calon murid
Tujuan : Tata usaha TK Purnama Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada penerimaan murid baru Bentuk : Lampiran A.1
Nama Dokumen : Fotokopi akta kelahiran
Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran Sumber : Orang tua calon murid
Tujuan : Tata usaha TK Purnama Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada penerimaan murid baru Bentuk : Lampiran A.2
b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran yang di gunakan pada sistem berjalan adalah : Nama dokumen : Formulir pendaftaran
Fungi : Bukti pendaftaran Sumber : Tata usaha TK Purnama Tujuan : Orang tua calon murid Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran murid baru Bentuk : Lampiran B.2
Nama dokumen : Kwitansi
Fungi : Bukti pembayaran Sumber : Tata usaha TK Purnama Tujuan : Orang tua calon murid Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi Bentuk : Lampiran B.2
3.5 Permasalahan Pokok
Ada beberapa permasalahan yang timbul dalam sistem penerimaan murid baru di TK Purnama, yaitu :
1. Sering terjadi kesalahan pencatatan dalam pengarsipan data calon murid. 2. Data berupa formulir dan syarat pendaftaran yang diarsipkan sering hilang.
3.6 Pemecahan Masalah
Dari pokok permasalahan yang terjadi diatas, penulis dapat menemukan suatu alternatif pemecahan masalah. Dimana permasalahan tersebut diatas sangat berkaitan satu sama lain, yang harus dilakukan sebaiknya :
1. Menggunakan sistem terkomputerisasi dalam pengarsipan data calon murid, agar memudahkan tata usaha dalam penginputan data dan meminimalisir kesalahan pencatatan serta agar lebih efektif dan efisien.
2. Membuat satu tempat khusus untuk pengarsipan syarat pendaftaran berupa fotokopi kartu keluarga dan akta kelahiran, tujuan nya memudahkan pihak TK dalam menyimpan data murid. Dan dibuat per periode tahun ajaran agar tidak terjadi kehilangan data.
