37 3.1. Umum
Rumah bersalin adalah sebuah institusi kesehatan yang menyediakan pelayanan oleh ahli profesional dan peralatan spesialis untuk pemeriksaan kesehatan ibu hamil dan persalinan, rawat inap dalam jangka waktu yang dibutuhkan serta rawat jalan bagi ibu hamil dan bayi. Klinik bersalin mengakomodasikan kebutuhan kesehatan ibu hamil mulai dari awal kehamilan sampai proses persalinan dan pemulihan diri setelah persalinan serta pascal persalinan. Rumah bersalin memiliki berbagai program yang mendukung kegiatan medis diantaranya adanya sarana untuk informasi dan konsultasi serta pemeriksaan baik dari segi fisik, maupun sosial yang diperuntukkan terutama bagi kaum ibu hamil. Dengan masih adanya sistem penggajian karyawan pada Bidan Praktik Mandiri HJ. Iis Farida M,Kes yang menggunakan cara manual, mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak kesalahan yang terjadi, antara lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya keamanan data sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan.
3.2.Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Bidan Praktik Mandiri HJ. Iis Farida M,Kes terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan Praktek Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini, yaitu sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Bidan praktek mandiri (BPM) Hj. Iis Farida M.kes adalah Rumah bersalin yang didirikan sejak awal tahun 1993 tetapi saat itu BPM belum mempunyai tempat khusus praktek sendiri, seiring berjalannya tahun ketahun Bidan Hj. Iis Farida M.kes membuka klinik praktek sendiri tepatnya pada bulan Oktober 2010 di kampung Bakan serang Rt 01/01 desa Karang jaya kecamatan Tirtamulya Cikampek kab. Karawang.
BPM H. Iis farida M.kes adalah intansi yang bergerak pada bidang pelayanan kesehatan yang berperan sebagai rumah bersalin yang sangat berkembang untuk menolong masyarakat kalangan menengah kebawah. Penduduk yang datang ke rumah bersalin Hj. Iis Farida M.kes mayoritas kalangan menengah kebawah tetapi tidak menutup kemungkinan mereka yang datang dilayani dengan baik. Diharapkan BPM ini mampu memberikan konsultasi dan penanganan yang dapat memberikan hasil yang baik menuju produktivitas proses yang maksimal. Pada saat pertama berisi BPM didirikan untuk melayani kebutuhan warga sekitar terutama kesehatan. Struktur organisasi BPM terdiri dari pemilik BPM, bidan
pembantu, apoteker, admin. BPM juga mempunyai lima tempat terdiri dari kamar inap untuk pasien bersalin, ruang pemeriksaan, ruang apoteker atau administrasi dan ruang persalinan. Pada tahun berdirinya BPM menempatkan bidan pembantu dan apoteker bertujuan untuk memudahkan pelayanan, disini BPM juga membuka praktek pengobatan umum, pemeriksaan bayi, konsultasi KB, serta proses persalinan umum maupun BPJS. Jumlah rata-rata pasien yang datang ke BPM ini terhitung satu bulan mencapai 100-200 orang, jumlah pasien tersebut tidak hanya ibu melahirkan saja namun ada juga pasien umum, pasien konsultasi kehamilan dan KB.
3.2.2. Stuktur Organisasi Perusahaan dan fungsi
Organisasi merupakan suatu bentuk dari hubungan yang mempunyai file dinamis, dapat menyesuaikan diri pada perusahaan serta diciptakan oleh manusia untuk mencapai suatu yang diperhitungkan. Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi pengelompokan kerja masing-masing
bagian, peranan dari struktur organisasi menunjukan bentuk organisasi yang dipergunakan. Adapun struktur organisasi dan fungsi pada BPM bidan Hj. Iis farida M.kes dapat dijelaskan sebagai berikut :
Kepala BPM Hj. Iis Farida M.Kes
Apoteker Neni Nuraeni Administrasi Yunita Sarah Bidan Novi Melawati
Sumber: Bidan Iis Farida M.Kes
Gambar III.I
Struktur Organisasi BPM Hj. Iis Farida M,Kes
Berikut ini adalah fungsi dari setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi BPM antara lain :
1. Kepala BPM
Merupakan bidan serta pemilik BPM (bidan prakter mandiri) berfungsi dan bertanggung jawab sebagai pengawas serta pelaksanaan pelayanan kesehatan di BPM itu sendiri.
2. Bidan
Berfungsi dan bertanggung jawab sebagai pelaksana kesehatan ibu dan anak pelaksanaan pelayanan KB, pelaksanaan balai pengobatan umum, serta membantu jalannya persalinan.
3. Administrasi
Berfungsi dan bertanggung jawab mencatat daftar pasien, serta membantu jalannya arus kas masuk BPM.
4. Apoteker
Bertanggung jawab sebagai pelaksana layanan obat atau apotek.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam system kelancaran pengolahan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung dengan prosedur yang baik dan tepat, maka system berjalan tanpa teratur dan output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur system akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan pada Bidan Praktik Mandiri Hj. Iis Farida M,Kes adalah sebagai berikut :
a. Proses Rekap Absen dan Proses Data Partus
Proses rekap absen masih menggunakan form absen yang menggunakan kertas A4 dan setiap hari karyawan wajib mengisi form absen di bagian Administrasi.
Dan proses data partus masih menggunakan proses yang pencatatannya masih melalui buku expedisi, proses data partus itu sendiri adalah proses pencatatan pasien yang melahirkan.
b. Proses Rekap Absen
Hasil data absen akan masuk kebagian Administrasi, setelah itu Administrasi akan membuat rekap absen berdasarkan form absen dan membuat rekap partus berdasarkan data pasien yang melahirkan.
c. Proses Perhitungan Gaji
Setelah membuat rekap absen dan rekap partus bagian administrasi membuat data perhitungan gaji, lalu rekap absen dan partus diarsipkan di tempat penyimpanan arsip atau ordner. Kemudian bagian administrasi menyerahkan data gaji kepada pemilik untuk di acc.
d. Proses Pembayaran Gaji
Setelah menerima data gaji acc, bagian administrasi membuat slip gaji masing-masing 2 rangkap, slip gaji rangkap 1 diserahkan kepada karyawan dan slip gaji rangkap 2 diarsipkan di ordner arsip.
e. Proses Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji. Kemudian laporan gaji diarsipkan.
3.4. Unified Modelling Laguage (UML)
Menurut Adi Nugroho (2010:6), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
3.4.1 Activity Diagram
Form Absen & Partus
Menerima Form Absen & partus
Merekap Absen & partus
Membuat rekap absen & partus
Karyawan Admin
Gambar III.2
Activity Diagram Proses Rekap Absen
Admin Pemilik
Mer eka p absen & partus Melakukan perhitungan gaji Menyerahkan data gaji Menerima data gaji Acc Menerima data gaji Acc data gaji Diarsipkan Gambar III.3
Admin Karyawan
Membuat Slip Gaji 2R
Menyerahkan Slip Gaji 2R
Slip Gaji R2 Menerima Slip Gaji R1
Gambar III.4
Activity Diagram Proses Pembayaran Gaji
Admin Mem buat laporan gaji Menyim pan laporan gaji Gambar III.5
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen-dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Dokumen Masukan
A. Kartu Absen
Fungsi : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan Sumber : Owner
Tujuan : Kepala BPM Media : Kertas/Kartu Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Akhir bulan Lampiran : A.1
3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Dokumen Keluaran A. Acc. Laporan Rekap Gaji
Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan yang telah ditandatangai
Sumber : Owner Tujuan : Kepala BPM Media : Kertas Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap setalah laporan rekap gaji ditandatangani Laporan : B1
B. Slip Gaji
Fungsi : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawan Sumber : Kepala BPM
Tujuan : Karyawan Media : Kertas Jumlah : Dua Lembar
Frekuensi : Setiap penyerahan gaji Lampiran : B.2
3.6 Permasalahan Pokok Permasalahan di BPM :
1. Sistem yang dijalankan BPM masih menggunakan pencatatan saja dalam proses penggajiannya, perhitungan gaji dibuat berdasarkan pengumpulan form absensi.
2. Kurangnya tenaga pekerja yang mengerjakan proses penggajian sehingga proses penggajian karyawan masih dilakukan oleh administrasi. 3. Laporan gaji yang dibuat tidak disimpan dengan baik sehingga
terkadang gaji yang diberikan pada karyawan tidak sesuai dengan hitungan sebelumnya.
4. Tidak adanya penyimpanan absen karyawan, perhitungan lama bekerja dan pemberian slip gaji sehingga karyawan tidak mengetahui secara pasti berapa gaji yang mereka peroleh.
3.7 Pemecahan Masalah
Alternatif Pemecahan Masalah :
1. Penulis membuat suatu database yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan penggajian karyawan agar memudahkan pencarian data jika dibutuhkan.
2. Penulis menyarankan agar perusahaan menambah tenaga kerja yang khusus menangani absensi dan penggajian karyawan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.
3. Penulis merancang sebuah form seperti form data absen, form rekap absen, form gaji karyawan dan form slip gaji yang memudahkan membuat laporan.
4. Penulis menyusun laporan pengeluaran/laporan gaji karyawan dengan melakukan penjurnalan terhadap proses penggajian yang terjadi.
5. Penulis membuat laporan pengeluaran/gaji karyawan dengan menggunakan bahasa pemograman java neatbeans 8.1, sehingga
memudahkan bagian penggajian
menyajikan laporan kepada pemilik.