BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo merupakan sebuah perusahaan distributor yang bergerak dibidang pembelian, persediaan dan penjualan mainan anak-anak. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1985 dengan pemilik tunggal sekaligus direktur perusahaan yaitu Bapak Johanes yang beralamatkan pertama kali di Jalan Rawa Kepa 1 No. 607 Tomang, Jakarta Barat. NPWP perusahaan 02.485.042.2-036.000.
3.1.2 Visi dan Misi
PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo memiliki visi sebagai berikut: Menjadi distributor mainan anak yang dapat dipercaya, dapat diandalkan dalam hal ketepatan waktu, integritas, dan menyediakan produk yang selalu dalam kualitas terbaik. Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, maka PT Yoyo Toys Nusa Plasindo melaksanakan misi sebagai berikut :
1) Menjalankan usaha perdagangan besar mainan anak-anak.
2) Mendapatkan kepercayaan dengan kejujuran, integritas, dan tanggung jawab dari berbagai pihak, baik konsumen maupun produsen.
3) Menjalin kerja sama yang menekankan keberhasilan bersama dan kepuasan jangka panjang.
4) Memanfaatkan sumber daya, pengetahuan, dan pengalaman untuk menciptakan hubungan saling menguntungkan dengan para konsumen, produsen, karyawan, dan para pemegang saham dalam bentuk peningkatan kompensasi, jasa dan nilai.
5) Menyediakan layanan yang dibutuhkan oleh konsumen maupun semua mitra bisnis.
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Uraian tugas dan tanggung jawab
Direktur Utama :
1) Memimpin seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan, serta bertanggung jawab atas maju mundurnya kinerja perusahaan.
2) Mengawasi Manager Operasional dalam mengajukan tugas-tugas utama perusahaan.
3) Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan dalam mencapai sasaran perusahaan.
Manajemen Operasional :
1) Merusmuskan strategi serta kebijakan operasional perusahaan.
2) Melakukan arah kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.
3) Melakukan review terhadap manajemen perusahaan secara berkala.
4) Memastikan adanya komitmen untuk meningkatkan sistem manajemen secara terus menerus.
5) Memberikan seluruh laporan kondisi perusahaan kepada Direktur Utama.
Bagian Keuangan :
1) Mengisi cek dan menandatangani cek.
2) Mengeluarkan uang tunai untuk membayar gaji karyawan.
Bagian Akuntansi :
2) Mencatat jurnal pembayaran gaji karyawan.
3) Memeriksa laporan rekap gaji karyawan.
Bagian penggajian :
1) Menghitung gaji karyawan.
2) Membayarkan gaji karyawan.
3) Membuat laporan rekapitulasi gaji dan menyerahkan laporan rekapitulasi gaji ke bagian akuntansi dan keuangan.
Bagian Pembelian :
1) Membuat rencana pembelian barang.
2) Bertanggung jawab penuh pada pembelian barang dari produsen.
3) Menentukan banyaknya barang yang akan dipesan ke produsen.
Bagian Gudang :
1) Mengontrol persediaan barang.
2) Mengatur tata letak penyimpanan produk di dalam gudang.
Bagian Penjualan :
1) Menerima pesanan dari customer.
2) Bertanggung jawab penuh atas penjualan barang kepada customer.
Bagian Absensi :
Counter :
1) Menjual barang kepada customer yang langsung datang ke perusahaan.
Sales :
1) Menjual barang kepada customer langganan.
2) Melakukan negosiasi dengan calon customer.
1.1.4 Kebijakan Umum Karyawan dan Penggajian
1) Waktu Kerja
Jam Kerja yang berlaku dalam perusahaan untuk bagian staff adalah
Hari Senin sampai dengan Sabtu. 08.00 – 16.00 WIB
12.00 – 13.00 WIB ( istirahat )
2) Hari libur, Izin, dan Cuti
a. Hari Libur Resmi
Hari libur resmi adalah hari libur pada hari-hari libur sesuai kalender dan hari yang telah ditetapkan oleh perusahaan setiap tahun.
b. Cuti
Jumlah maksimal 7 hari dalam setahun.
Tidak ada batas maksimal dan setiap karyawan yang izin harus memberikan alasan yang benar dan jelas.
3) Gaji Pokok
Jumlah gaji pokok minimal tarif UMR diberikan setiap bulannya kepada karyawan. Besarnya gaji karyawan berbeda-beda tergantung pada posisi dan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Gaji dibayarkan oleh perusahaan dengan melalui transfer dan ada pula yang melakukan sistem cash ke masing–masing karyawan.
4) Bonus
Bonus diberikan jika 1(satu) bulan full hadir dengan presentase 5% dari gaji pokok. Diberikan setiap akhir bulan.
5) Tunjangan Hari Raya
Perusahaan memberikan THR kepada karyawan yang telah mempunyai masa kerja selama satu tahun secara terus menerus atau lebih sebesar satu bulan gaji pokok karyawan tersebut. Diberikan setiap akhir tahun.
6) Jamsostek
Iuran JPK dibayar oleh perusahaan dengan perhitungan sebagai berikut:
Tiga persen (3%) dari upah tenaga kerja (maks Rp 3.080.000 ) untuk tenaga kerja lajang
Enam persen (6%) dari upah tenaga kerja (maks Rp 3.080.000 ) untuk tenaga kerja berkeluarga
7) Pajak Penghasilan Pasal 21
Pajak Penghasilan pasal 21 dengan menggunakan metode yang telah ditetapkan oleh pemerintah (Direktorat Pajak PPH psl 21) ditanggung sepenuhnya oleh pekerja.
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Penggajian
Karyawan hadir kemudian mengisi absen, menjelang akhir bulan bagian absensi membuat Daftar Rekap Absen yang memuat jumlah kehadiran tiap karyawan. Lalu bagian penggajian membuat Daftar Rekap Gaji yang memuat jumlah gaji setiap karyawan yang sudah ditambah atau dikurangi dengan JAMSOSTEK, potongan cuti dan pph 21. Kemudian menyerahkan Daftar Rekap Gaji tersebut ke bagian keuangan untuk diotorisasi. Bagian keuangan mengeluarkan uang tunai untuk membayar gaji karyawan secara tunai. Untuk pembayaran via rekening dikeluarkan check bank. Daftar Rekap Gaji rangkap 2 dan rangkap 3 yang sudah diotorisasi diberikan kepada penggajian bersamaan dengan uang gaji karyawan dan cek. Daftar Rekap Gaji rangkap 1 diarsip bagian keuangan. Bagian penggajian membayarkan gaji kepada tiap-tiap karyawan bersamaan pernyerahan slip gaji. Bukti transfer asli diarsip bagian penggajian. Bagian akuntansi membuat jurnal dan membuat bukti kas keluar berdasarkan Daftar Rekap Gaji rangkap3 dan copy bukti transfer yang diberikan oleh bagian penggajian.
3.2.1.1 Event Table Prosedur Penggajian
No Event Internal Agent Start Activity
1. Mengisi absen Karyawan Sewaktu tiba di kantor
a. Tanda tangan pada kartu absen 2. Membuat daftar Rekap Gaji Bagian Penggajian Menerima Daftar Rekap Absen a. Menghitung gaji karyawan 3. Mengeluarkan uang Bagian keuangan Menerima daftar Rekap gaji dari Bagian
penggajian
1) Mengeluarkan uang secara tunai a. Mengotorisasi daftar
rekap gaji
b. Mengambil uang kas dan diberikan kepada bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan beserta daftar rekap gaji rangkap2 dan
rangkap3 yang sudah diotorisasi
c. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1
2) Mengeluarkan uang melalui cek
a. Mengotorisasi daftar rekap gaji
b. Mengeluarkan cek untuk bank mentransfer ke rekening karyawan c. Memberikan cek tersebut ke bagian penggajian beserta daftar rekap gaji rangkap2 dan rangkap3 yang sudah diotorisasi
d. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1
4. Membayar gaji Bagian Penggajian
Menerima uang dan cek bank dari Bagian keuangan
1) Membayar gaji secara tunai a. Membuat slip gaji b. Menandatangani slip
gaji
c. Memberikan uang berserta slip gaji rangkap2 ke karyawan
d. Mengarsip slip gaji rangkap1
2) Membayar gaji melalui transfer a. Membuat daftar rekening b. Mencairkan cek ke bank c. Menerima bukti transfer asli dari bank
d. Membuat slip gaji e. Menandatangani slip
gaji
f. Memberikan slip gaji ke karyawan sebagai bukti transfer
g. Mengarsip slip gaji rangkap1 dan bukti transfer asli
5. Menerima gaji Karyawan Akhir bulan 1) Penerimaan secara tunai
a. Menerima uang tunai beserta slip gaji yang telah
ditandatangani bagian penggajian
b. Menandatangani slip gaji
c. Menyimpan slip gaji rangkap2
2) Penerimaan via transfer
a. Gaji ditransfer melalui bank b. Menerima slip gaji
sebagai bukti pembayaran transfer dari bagian penggajian c. Menandatangani slip gaji
d. Menyimpan slip gaji rangkap 2 8. Memberikan arsip Bagian Penggajian Menerima daftar rekap gaji yang sudah diotorisasi dan mengcopy bukti transfer asli
a. Memberikan Daftar rekap gaji rangkap3 yang sudah
diotorisasi dan copy bukti transfer ke bagian akuntansi
Akuntansi rekap gaji rangkap3 dan copy bukti transfer pengeluaran kas b. Mengarsip bukti pengeluaran kas
Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penggajian
3.2.1.2 Workflow Table Prosedur Penggajian
Actor Activity
Karyawan Mengisi absen
1. Tanda tangan pada kartu absen
Bagian Penggajian
Membuat daftar rekap gaji 2. Merekap absen
3. Menghitung gaji karyawan Bagian
Keuangan
Mengeluarkan uang secara tunai 4. Mengotorisasi daftar rekap gaji
5. Mengambil uang kas dan diberikan kepada bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan beserta daftar rekap gaji rangkap2 yang sudah diotorisasi
6. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1
Mengeluarkan uang melalui cek 7. Mengotorisasi daftar rekap gaji
8. Mengeluarkan cek untuk bank mentransfer ke rekening karyawan
9. Memberikan cek tersebut ke bagian penggajian beserta daftar rekap gaji rangkap2 yang sudah diotorisasi
10. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1
Bagian Penggajian
Membayar gaji secara tunai 11. Membuat slip gaji 12. Menandatangani slip gaji
13. Memberikan uang berserta slip gaji rangkap2 ke karyawan
14. Mengarsip slip gaji rangkap1
Membayar gaji melalui transfer 15. Membuat daftar rekening 16. Mencairkan cek ke bank
17. Menerima bukti transfer asli dari bank 18. Membuat slip gaji
19. Menandatangani slip gaji
20. Memberikan slip gaji ke karyawan sebagai bukti transfer
21. Mengarsip slip gaji rangkap1 dan bukti transfer asli
Karyawan Penerimaan secara tunai
22. Menerima uang tunai beserta slip gaji yang telah ditandatangani bagian penggajian 23. Menandatangani slip gaji
24. Menyimpan slip gaji rangkap
Penerimaan via transfer
25. Gaji ditransfer melalui bank
26. Menerima slip gaji sebagai bukti pembayaran transfer dari bagian penggajian
27. Menandatangani slip gaji 28. Menyimpan slip gaji rangkap 2
Bagian Penggajian
Memberikan arsip
29. Memberikan Daftar rekap gaji rangkap3 yang sudah diotorisasi dan copy bukti transfer ke bagian akuntansi
Bagian Akuntansi
Mencatat jurnal
30. Mencatat jurnal pengeluaran kas 31. Mengarsip bukti pengeluaran kas Tabel 3.2 Workflow Table Prosedur Penggajian
3.2.2 Prosedur Cuti atau Izin
Karyawan mengisi surat permohonan cuti/izin untuk diberikan kepada manajer operasional. Jika karyawan mengajukan cuti maka manajer operasional mengecek jumlah cuti yang tersedia lalu mengotorisasinya. Surat permohonan cuti/izin rangkap 1 disimpan manajer operasional, rangkap 2 diberikan ke bagian absensi sebagai dasar rekap absensi.
3.2.2.1 Event Table Prosedur Cuti atau Izin No. Event Internal Agent Start Activity 1. Meminta permohonan cuti atau izin Karyawan Mengajukan cuti dimulai Seminggu sebelum tanggal cuti yang diajukan a. Meminta surat permohonan cuti/izin dari manajer operasional b. Mengisi surat permohonan cuti/izin c. Memberikan surat permohonan cuti/izin ke manajer operasional 2. Menyetujui permohonan cuti atau izin Manajer Operasional Menerima surat permohonan cuti/izin Menyetujui permohonan cuti a. Mengecek kelayakan cuti b. Menandatangai surat permohonan cuti/izin c. Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1 d. Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian
absensi Menyetujui permohonan izin e. Menandatangai surat permohonan cuti/izin f. Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1 g. Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian absensi 3. Menghitung potongan atas izin Bagian Penggajian Menerima laporan rekap absen dari bagian absensi
a. Menghitung jumlah gaji bersih per bulan
b. Menghitung jumlah gaji bersih per hari
Tabel 3.3 Event Table Prosedur Cuti atau Izin 3.2.2.2 Work Flow Table Prosedur Cuti atau Izin
Actor Activity
Karyawan Meminta permohonan cuti atau izin
1) Meminta surat permohonan cuti/izin dari manajer operasional
2) Mengisi surat permohonan cuti/izin
operasional
Manajer operasional
Menyetujui permohonan cuti 4) Mengecek kelayakan cuti
5) Menandatangai surat permohonan cuti/izin 6) Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1
7) Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian absensi
Menyetujui permohonan izin
8) Menandatangai surat permohonan cuti/izin 9) Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1
10)Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian absensi
Bagian Penggajian
Menghitung potongan atas izin
11)Menghitung jumlah gaji bersih per bulan 12)Menghitung jumlah gaji bersih per hari
3.3 Rich Picture
3.4 Permasalahan Sistem Informasi Penggajian yang Berjalan Temuan Survey : Temuan, Kriteria, Sebab, Akibat, Rekomendasi Keterangan
Temuan1 Kesulitan dalam pencarian informasi data absensi karyawan Kriteria Mengacu pada James A. O’brien,2006, pph221
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Sebab Karena data-data untuk proses tersebut masih manual
Akibat Memerlukan waktu yang lama untuk mencari data absensi yang diperlukan.
Rekomendasi Merancang database absensi dan membuat laporan absen yang terkomputerisasi
Temuan 2 Besarnya kemungkinan kesalahan perhitungan gaji karena masih manual.
Kriteria Mengacu pada James A. O’brien,2006, pph16
Sistem pemprosesan transaksi adalah contoh penting dari sistem pendukung operasi yang mencatat serta memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis.
Sebab Perusahaan belum menyadari manfaat-manfaat dari penerapan sistem yang terkomputerisasi.
Akibat Membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan gaji karyawan dan sering terjadi kesalahan dalam penghitungan gaji.
Rekomendasi Merancang sistem informasi akuntansi perhitungan gaji karyawan.
Temuan 3 Belum adanya laporan
Kriteria Mengacu pada John Rama, 2003
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan manajemen yang diperoleh dalam kegiatan rutin dari transaksi akuntansi.
Sebab Data-data yang terhubung dengan yang masih manual.
Akibat Tidak ada akibat karena belum adanya laporan Rekomendasi Membuat Sistem Informasi Akuntansi Penggajian,
Laporan Absensi, Laporan Rekap Gaji, Laporan Izin/Cuti, Daftar Transfer Gaji, Slip Gaji
3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi
1. Laporan Absensi
Laporan Absensi dibutuhkan untuk mengetahui informasi kehadiran dari tiap–tiap karyawan dalam periode tertentu dan juga untuk sebagai dasar penilaian kinerja karyawan.
2. Laporan Jurnal
Laporan Jurnal dibutuhkan untuk mengetahui jumlah uang tunai yang keluar yang terjadi dalam periode tertentu.
3. Daftar Transfer Gaji
Daftar Transfer dibutuhkan oleh bagian penggajian untuk melakukan transfer Gaji Karyawan. Daftar Transfer Gaji berisi data rekening karyawan dan jumlah gaji yang harus ditransfer. Daftar Transfer Gaji akan diserahkan ke Bank untuk diproses lebih lanjut oleh pihak bank.
4. Daftar Rekap Gaji
Daftar Rekap Gaji dibuat oleh Bagian Penggajian untuk diberikan kepada Bagian keuangan untuk diotorisasi.
5. Daftar Cuti Karyawan
Daftar Cuti Karyawan dibutuhkan oleh Manajer Operasional untuk melihat riwayat cuti setiap karyawan guna menerima atau menolak permohonan cuti
6. Slip Gaji
Slip Gaji berisi rincian penerimaan gaji yang buat oleh Bagian Penggajian yang kemudian akan diberikan ke karyawan.
