37
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Sebuah perusahaan memerlukan kerjasama yang terorganisir dengan baik agar visi dan misinya tercapai dan bisa bertahan menghadapi persaingan di dunia perdagangan. Dengan demikian perusahaan membutuhkan struktur organisasi agar karyawan dapat mengetahui tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan dengan baik.
Pada bagian ini penulis menerangkan sejarah perusahaan dan struktur organisasi beserta fungsinya pada CV. AJB MOTOR Karawang.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
CV.AJB MOTOR bergerak di bidang perbengkelan yang mencakup perawatan, pemeliharaan, perbaikan maupun untuk modifikasi alat dan mesin. CV.AJB MOTOR berdiri pada tanggal 03 Oktober 2012 dan memiliki Surat Izin Usaha berikut No Izin Usahanya 593.2/46/Kel, selaku pemilik perusahaan PAPANG GUNAWAN, dan beralamat di Jln. Syehquro No. 37 RT/RW 02/01 Johar Selatan Karawang Timur, Kab. Karawang.
CV. AJB MOTOR ialah bengkel yang bisa menangani semua jenis mesin motor seperti HONDA, YAMAHA, SUZUKI, KAWASAKI, dll. Maupun memiliki jenis – jenis accesoris dan spare part yang lengkap untuk semua type motor. Dan bengkel ini bergerak dalam 24 jam sehari, dengan sistem off untuk karyawan nya.
3.1.2. Visi dan Misi 1. Visi
Menjadi pusat reparasi motor yang menyediakan spare part dan jasa servis yang mengutamakan pada kepuasan pelanggan didukung dengan peralatan canggih dan tenaga ahli yang kompeten serta pelayanan yang optimal dan terpercaya.
2. Misi
a. Memberikan solusi terbaik pada penyediaan suku cadang terbaik dan reparasi yang terpercaya.
b. Memberikan pelayanan terbaik dan standar mutu pada pelanggan dengan menjalankan proses kerja terbaik sehingga tercapai kepuasan pelanggan. c. Selalu mendahulukan kepentingan pelanggan dan karyawan sebelum
keuntungan untuk perusahaan. 3.1.3. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : CV. AJB MOTOR, 2018
Gambar III.1
1. Tugas dari masing-masing bagian adalah: a. Pemilik
1) Bertanggung jawab terhadap maju mundurnya serta keuntungan maupun kerugian bengkel.
2) Mengawasi jalannya aktivitas bengkel secara keseluruhan b. Admin
1) Bertanggung jawab terhadap administrasi karyawan 2) Membuat laporan administrasi karyawan
c. Kasir
1) Bertanggung jawab terhadap setiap transaksi pembelian dan penjualan. 2) Membuat laporan transaksi penjualan .
d. Kepala Mekanik
1) Bertanggung jawab terhadap service yang dikerjakan oleh mekanik. 2) Menginstruksikan tugas-tugas kepada para mekanik.
3) Mengawasi kedisiplinan dan kinerja mekanik. e. Mekanik
1) Melakukan service setiap kendaraan yang masuk.
2) Bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang telah diinstruksikan. 3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Adapun bentuk sistem berjalan pada CV AJB Motor adalah sebagai berikut: 1. Absen Masuk dan Absen Keluar
Admin memberikan daftar absensi kepada masing-masing karyawan untuk di isi setiap harinya, kemudian karyawan mengisi absensi masuk pada waktu masuk dan absen keluar pada saat pulang kerja.
2. Prosedur Izin dan Sakit
Jika karyawan tidak masuk kerja, maka karyawan menulis keterangan sakit atau izin pada daftar absensi.
3. Laporan absensi
Admin melakukan rekapitulasi absensi kemudian admin membuat laporan absensi untuk diserahkan ke pemilik.
3.3. Use Case Diagram
Berikut adalah penjelasan atau deskripsi dari use case diagram Admin: Tabel III.1
Deskripsi Use Case Data karyawan Use Case Name Melihat Data karyawan
Requirements Bagian karyawan dan admin dapat melihat data karyawan
Goal Bagian karyawan dan admin melihat data
karyawan melalui daftar data karyawan Pre-Conditions Data karyawan sudah terdaftar pada daftar
data karyawan
Post-Conditions Daftar data karyawan yang belum di update
Failed End Condition Bagian karyawan dan admin tidak dapat
melihat data karyawan
Actor Bagian karyawan dan admin
Main Flow / Basic Path 1. Karyawan mencari nama atau nik karyawan
2. Sistem menampilkan data karyawan yang dicari
Alternate Flow/Invariant A A.1. Sistem menampilkan data karyawan yang belum di update
Invariant B B.1. Admin memilih kriteria pencarian B.2. Admin mencari nama atau nik
karyawan
B.3. Sistem menemukan data yang dicari
Tabel III.2
Deskripsi Use Case Absensi Masuk Use Case Name Absensi masuk karyawan
Requirements Karyawan dapat melakukan absensi masuk Goal Karyawan melakukan absensi masuk melalui
daftar absensi
Pre-Conditions Karyawan telah melakukan absensi masuk Post-Conditions melakukan absensi masuk karyawan
Failed End Condition Karyawan tidak dapat melakukan absensi masuk
Actor Bagian Karyawan.
Main Flow / Basic Path 1. Karyawan mengisi daftar absensi karyawan 2. Karyawan menulis jam masuk pada daftar
kehadiran
Alternate Flow/Invariant A A1. karyawan menulis jam masuk pada Daftar absensi
Invariant B B1. Karyawan memilih absensi masuk B2. Karyawan mengisi jam hadir B3. Karyawan menulis paraf
B4. Karyawan selesai melakukan absensi ,masuk
Tabel III.3
Deskripsi Use Case Absensi Pulang Use Case Name Absensi pulang
Requirements Karyawan dapat melakukan absensi pulang Goal Karyawan melakukan absensi pulang melalui
daftar absensi
Pre-Conditions Karyawan telah melakukan absensi pulang Post-Conditions melakukan absensi pulang karyawan
Failed End Condition Karyawan tidak dapat melakukan absensi pulang
Actor Bagian Karyawan.
Main Flow / Basic Path 3. Karyawan mengisi daftar absensi karyawan 4. Karyawan menulis jam pulang pada daftar
kehadiran
Alternate Flow/Invariant A A1. karyawan menulis jam pulang pada Daftar absensi
Invariant B B1. Karyawan memilih absensi pulang B2. Karyawan mengisi jam pulang B3. Karyawan menulis paraf
B4. Karyawan selesai melakukan absensi pulang
Tabel III.4
Deskripsi Use Case Data laporan Absensi Use Case Name Melihat data laporan absensi
Requirements Bagian Admin dapat melihat laporan absensi dan mencetak laporan
Goal Admin melihat dan mencetak data laporan melalui system
Pre-Conditions Admin mencetak data laporan absensi Post-Conditions Daftar laporan absensi karyawan bulan juli
Failed End Condition Bagian Admin tidak dapat melihat dan
mencetak laporan karyawan
Actor Bagian Admin
Main Flow / Basic Path 1. Admin memilih laporan absensi karyawan
2. Admin mencari nama bulan yang dicari 3. Sistem menampilkan laporan absensi
bulan yang dicari
Alternate Flow/Invariant A A.1. Sistem menampilkan data laporan absensi bulan Juli
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dalam proses absensi karyawan pada CV. AJB Motor memerlukan dokumen masukan untuk diproses menjadi dokumen keluaran. Berikut dokumen masukan dan keluarannya:
1. Nama Dokumen : Data absensi karyawan
Sumber : karyawan
Tujuan : Admin
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap hari kerja
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Data karyawan
Sumber : karyawan
Tujuan : Admin
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada karyawan baru dan perubahan data karyawan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Laporan Absensi
Fungsi : Sebagai bukti dari data absensi karyawan Untuk diserakan kepada pemilik
Tujuan : pemilik
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan dan setiap ada karyawan baru
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-1
3.5. Permasalahan Pokok
Proses pengabsensian yang ada di CV. AJB Motor dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif karena semua pengelolaan data karyawannya masih dalam bentuk manual dan belum terkomputerisasi, yaitu menggunakan kertas sebagai media pencatatan. Hal itu sering mengakibatkan terjadinya masalah dalam pengelolaan data, karena data berupa kertas memiliki kelemahan tersendiri seperti kerusakan data sehingga data yang tersimpan tidak akurat.
Selain itu tidak akuratnya antara waktu hadir karyawan dan kedatangan karyawan, kemudian jumlah ketidak hadiran karyawan selama satu tahun tidak diketahui dikarenakan dokumen yang hilang.
3.6. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan tersebut dirancang dan dibangun sistem informasi absensi karyawan yang lebih lengkap dan lebih akurat, dengan menambahkan data-data tentang karyawan seperti: data karyawan, data pelatihan dan data kenaikan jabatan. Dari sistem ini diharapkan dapat membantu dalam menyelesaikan masalah absensi karyawan. Sehingga membantu permasalahan terkait proses absensi yang sebelumnya banyak kendala, manfaat dengan adanya sistem absensi karyawan ini antara lain :
1. Mempermudah informasi data absensi karyawan secara cepat dan akurat. 2. Mempermudah admin dalam mengelola data karyawan.
