13
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan berisi tentang sejarah perusahaan, struktur rganisasi serta fungsi masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Sekolah Menengah Atas Pebayuran Di dirikan oleh Yayasan Pendidikan Islam Al-Wathoniyah dibawah Naungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 2006. Saat ini SMA Bina Negara Pebayuran terakreditasi B. Pada perkembangannya SMA Bina Negara Pebayuran lebih menekankan pendidikan dan pelatihan yaitu pemberian bekal keahlian Ilmu Pengetahuan Sosial (Jurusan IPS) kepada peserta didiknya. Hal ini dilakukan untuk mempersiapkan lulusnya agar lebih siap memasuki dunia pekerjaan nantinya.
VISI Sekolah :
Terwujudnya insan pembelajar yang berakhlakul karimah, sehat, cerdas, berprestasi dan memiliki daya saing tinggi menuju keberhasilan.
MISI Sekolah :
1. Meningkatkan pembinaan dan pengamalan nilai-nilai keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa
2. Mengembangkan lingkungan sekolah yang sehat, bersih, rapih, tertib, aman dan nyaman
3. Meningkatkan profesionalisme tenaga pendidik dan kependidikan, serta akuntabilitas sekolah sebagai pusat pengembangan pendidikan berdasarkan standar nasional.
4. Membangun watak dan kepribadian warga sekolah yang jujur, disiplin, bertanggung jawab dan berwawasan kebangsaan.
5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas lulusan yang diterima diperguruan tinggi terbaik.
6. Meningkatkan kualitas dan daya saing melalui penguasaan.
7. Memberdayakan peran serta stakeholders dalam penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas berdasarkan prinsip Manajemen Berbasis Sekolah.
3.1.2 Struktur Organisasi Dana Fungsi
Struktur organisasi adalah salah satu ciri bahwa suatu instansi pendidikan memiliki tugas dan wewenang di masing-masing bagian. Agar tugas dan wewenang itu dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu dibentuk suatu struktur organisasi.
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan berguna sebagai alat pengesahan dalam pemenuhan dokumen di setiap kegiatan operasionalnya. Oleh karena itu, setiap instansi pendidikan pasti memiliki struktur organisasi untuk melancarkan sistem kinerjanya.
SMA Bina Negara Pebayuran menggunakan tipe Struktur Organisasi lini dan fungsional. Organisasi Lini dan Fungsional adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala-kepala unit di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu
tanpa memandang eselon atau tingkatan. Berikut ini gambar struktur organisasi SMA Bina Negara Pebayuran dalam bentuk bagan pada :
Sumber : SMA Bina Negara Pebayuran
Gambar : III.1
Struktur Organisasi SMA Bina Negara Pebayuran
Fungsi dan tugas dari masing – masing bagian dalam struktur organisai yaitu sebagai berikut :
1. Yayasan Pendidiakn Islam Al – Wathoniyah 2. Kepala Sekolah
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Edukator yaitu melaksanakan program KBM dengan efektif sekaligus efisien.
b. Administrator yaitu memiliki tugas menjalankan setiap administrasi sekolah.
c. Supervisor yaitu ikut menjadi supervisi dalam setiap kegiatan sekolah.
d. Inovator yaitu melakukan sebuah perubahan agar tercipta lingkungan sekolah yang kondusif.
e. Motivator yaitu memberi pengarahan sekaligus pemberi semangat untuk bawahannya.
Wewenang :
a. Mengesahkan perubahan dokumen.
b. Mengendalikan sistem manajemen mutu.
c. Mengangkat dan memberhentikan jabatan dalam unit kerja (waka, Ka.Prog.Keahlian).
d. Memberi teguran bagi guru dan pegawai yang melanggar disiplin dan tata tertib e. Mendelegasikan tugas apabila berhalangan hadir.
f. Menandatangani surat-surat dinas dan surat berharga.
3. Kepala TU
Tugas dan tanggung jawab utama : a. Pelayanan informasi
b. Pelaksanaan urusan keuangan
c. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan
d. Penyusunan organisasi dan tata laksana e. Pengelolaan urusan kepegawaian f. Penyusunan peraturan
Wewenang :
a. Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi/instansi b. Membina dan pengembangan karier pegawai tata usaha
c. Memberi penilaian hasil kerja karyawan d. Menyusun program tata usaha
e. Membantu mengelola keuangan 4. Wks Kurikulum
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Memahami, mengkaji dan menguasai pelaksanaan dan pengembangan Kurikulum.
b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pembelajaran c. Mengkoordinasikan dan menggerakkan kegiatan
d.
Mengatur jadwal penerimaan buku laporan penilaian hasil belajar, leger, STL, dan Ijazahe.
Menganalisis hasil belajar, remedial dan ketuntasan belajar Wewenang :a. Mensosialisasikan pelaksanaan dan pengembangan kurikulum.
b. Mengambil tindakan kreatif pembagian tugas dan penyusunan jadwal pembelajaran
c. Mengambil inisiatif untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan dalam penyusunan, pengambangan dan pelaksanaan kurikulum.
d. Mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan modul mata
pelajaran / bahan ajar
e. Mengkoordinasikan penyusunan program pembelajaran ( tahunan dan semester), skenario pembelajaran (rencana pembelajaran)
f. Membina pembelaj aran MGMP sekolah g. Melaksanakan pemilihan guru breprestasi
h. Mengambil inisiatif pembinaan lomba-lomba bidang akademis
i. Melakukan koordinasi dalam kegiatan ulangan dan ujian ( harian, mid semester, semester, ujian akhir)
j. Melakukan tindakan koordinasi pelaksanaan studi banding
k. Melakukan tindakan prakasa secara proaktif lomba model pembelajaran efektif l. Mengambil tindakan penertiban administrasi ( dokumen ) kurikulum,
perangkat pembelajaran dan penilaian, dll.
5. Wks Kesiswaan
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Menyusun program pembinaan kesiswaan
b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa c. OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah / siswa serta
pemilihan pengurus OSIS
d. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi
e. Menyusun program dan jadwal pembinaan secara berkala dan insidental f. Membina dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan keamanan, kebersihan,
ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan, dan ketaqwaan
g. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima bea siswa
h. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar
sekolah
i. Mengatur mutasi siswa
j. Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler
k. Menyusun laporan pelaksanaan kesiswaan secara berkala l. Wewenang :
m. Menyusun program pembinaan siswa / OSIS
n. Melaksananakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa /OSIS
o. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi
p. Menyusun program dan jadwal pembinaan siswa / OSIS secara berkala dan insidental
q. Membina dan mengkoordinasikan pelaksanaan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan, dan ketaqwaan
r. Melaksanakan pemilihan calon siswa eladan dan calon siswa penerima beasiswa
s. Memilih siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah t. Terbinanya kegiatan sanggar MGMP/media
u. Tersusunnya laporan pendayagunaan sanggar MGMP/media v. Terlaksananya pemilihan guru teladan
6. Wks Saram prasarana
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Menyusun program kegiatan sarana prasarana.
b. Melaksanakan analisis dan kebutuhan sarana prasarana.
c. Membuat usulan dan pengadaan sarana prasarana.
d. Memantau pengadaan bahan praktek siswa.
e. Melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang ke dalam buku induk.
Wewenang :
a. Merencanakan dan melaksanakan program pengembangan dan pemeliharaan sarana prasarana.
b. Mengkoordinir pelaksanaan inventaris.
c. Memberikan instruksi dan memastikan dilaksanakannya instruksi tersebut 7. Wks Humas
Tugas dan tanggung jawab utama : a. Merencanakan program kerja
b. Mengadakan kerjasama dengan komite sekolah atau orang tua/wali siswa c. Membantu wilayah lingkungan sekolah dalam kegiatan social dan kegiatan-
kegiatan lainya.
d. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait dalam rangka pelaksanaan kegiatan intra dan ekstra kurikuler
e. Menginformasikan prestasi yang diraih keluarga besar sekolah melalui media masa
f. Menampilkan profil sekolah melalui media internet
g. Mengkoordinasikan kegiatan koperasi sekolah, dharma wanita serta kelompok usaha lain yang ada disekolah
Wewenang :
a. Memeriksa dan menyetujui rencana praktik kerja industri tiap program keahlian
b. Melakukan verifikasi kelayakan institusi pasangan
c. Memberikan pembekalan praktik kerja industri untuk siswa dan orang tua/wali
murid
d. Pengantaran ,Memonitoring dan Penjemputan peserta didik prakerin e. Menyelesaikan permasalahan (apabila ada) selama pelaksanaan prakerin f. Mengkoordinasikan kegiatan Bursa Kerja Khusus
g. Reorientasi peserta didik yang selesai prakerin 8. BK/BP
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Menyusun program kegiatan BP/BK.
b. Memeriksa kemajuan siswa.
c. Menindaklanjuti laporan guru dan wali kelas atas pelanggaran tata tertib siswa.
d. Melakukan bimbingan dan konseling terhadap siswa yang bermasalah.
e. Melaksanakan pembinaan siswa.
f. Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi BP/BK g. Melakukan home visit.
h. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Kepala Sekolah Wewenang :
a. Menyusun dan mengembangkan bimbingan dan konseling.
b. Melaksanakan pembinaan siswa.
9. Wali Kelas
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Menyusun program kerja Semester dan Tahunan
b. Mewakili Kepala Sekolah dan Orang Tua Di lingkungan Sekolah c. Membina keimanan dan ketakwaan anak didik
d. Membina kepribadian dan budi pekerti anak didik
e. Membantu pengembangan kecerdasan dan keterampilan anak didik
Wewenanng :
a. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pendampingan dan monitoring kelas
10. Dewan guru
Tugas dan tanggung jawab utama :
a. Guru harus menuntun murid-murid belajar b. Turut serta membina kurikulum sekolah.
c. Melakukan pembinaan terhadap diri anak (kepribadian, watak, dan jasmaniah) d. Memberikan bimbingan kepada murid.
e. Melakukan diagnose atas kesulitan-kesulitan belajar dan mengadakan penilaian atas kemajuan belajar.
f. Menyelenggarakan penelitian.
g. Mengenal masyarakat dan ikut aktif di dalamnya.
h. Menghayati, mengamalkan, dan mengamankan pancasila.
i. Turut serta membantu terciptanya kesatuan dan persatuan bangsa dan perdamaian dunia.
j. Turut mensukseskan pembangunan.
k. Tanggung jawab meningkatkan professional guru.
Wewenang :
a. Memberi penilaian hasil belajar
b. Memberi sanksi dan penghargaan kepada siswa 11. Siswa
3.2 Prosedur Sitem Berjalan
Prosedur sistem berjalan absensi pada SMA Bina Negara Pebayuran yaitu sebagai berikut :
1. Prosedur Penginputan Data Absen
Semua siswa masuk ke dalam kelas dan menunggu guru mata pelajaran pertama masuk, siswa yang sudah masuk ke dalam kelas harus menyiapkan buku absensi siswa, setelah guru mata pelajaran pertama masuk siswa satu persatu menyerahkan buku absensi kepada guru mata pelajaran pertama, dan guru mata pelajaran pertama mengabsen siswa pada lembar absen guru dan buku absen siswa.
2. Prosedur Rekapitulasi Data Absen
Guru mata pelajaran dan ketua dari masing - masing kelas membaerikan data absensi kepada masing – masing wali kelas guna mengetahui tingkat kehadiran siswa persatu bulan, stelah wali kelas menerima data absensi maka wali kelas membuat laporan data absensi siswa persemester yang nanri nya akan di serahkan kepada kepala sekolah untuk syarat kenaikan kelas dan kelulusan.
3.3 Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow ( aliran kerja ) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Jadi diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, melainkan aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem
1.Activity Diagram Proses Pengabsenan
Sumber : SMA Bina Negara Pebayuran
Gambar III.2 Activity Diagram Absensi
3.4 Spesifikasi Dokumen Masukan
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut:
Nama Dokumen : Buku absensi
Fungsi : Untuk mengisi data absen siswa
Sumber : Sekolah
Tujuan : Wali kelas dan Guru Media : buku tulis absen
Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap hari dalam kegiatan belajar mengajar Bentuk : Lampiran A-1
3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran
A. Spesifikasi Dokumen Keluaran Laporan Data Absensi Perbulan
Dokumen keluaran terdiri dari proses perekafan data absen. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
Nama Dokumen : Laporan Data Absensi Perbulan
Fungsi : Sebagai laporan absensi siswa perbulan
Sumber : Guru
Tujuan : Wali kelas
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : lampiran A-2
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Rekapitulasi Data Absensi Kelas Nama Dokumen : Rekapitulasi Data Absensi Kelas Fungsi : Sebagai laporan absen kehadiran siswa
Sumber : Wali kelas
Tujuan : Kepala sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap persemester dan kenaikan kelas
Bentuk : Lampiran A-3
3.6 Permasalahan Pokok
Permasalahan yang timbul sehubungan dengan sistem absensi siswa sebagai berikut :
1. Dalam penginputan data absensi siswa masih menggunakan metode konvensional.
Sehingga siswa harus menunggu lama untuk kegiatan KBM
2. Data yang ada pada buku absensi mudah hilang dan dapat dimanipulasi dengan mudah.
3. Penyimpanan data dalam jumlah banyak dapat beresiko besar terhadap kehilangan data yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti kelalalian dalam menyimpan data absen
4. Membutuhka waktu yang lama dalam perekapan data absensi 3.7 Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang telah di uraikan di atas, maka penulis memberikan alternative pemecahan masalah dari berbagai permasalahan yang ada, yaitu :
27
a. proses pengabsenan siswa yang masih menggunakan metode konvensioal beralih ke sistem komputerisasi, sehingga nanti nya data absensi siwa akan di simpan pada sebuah data base, sehingga meminimalisir penggunaan waktu KBM (kegiatan belajar mengajar).
b. penyimpanan data absensi siswa harus di simpan dengan sistem yang baik, untuk memudahkan guru atau wali kelas dalam melakukan rekapitulasi absen, maka hendaknya SMA Bina Negara Pebayuran menyimpan data absensi siswa menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi, karena penyimpanan dan pengelolaan arsip akan di simpan padaa tempat yang sama, sehingga arsip tidak tersebar kemana – mana.
c. Membuat sistem informasi absensi siswa pada SMA Bina Negara Pebayuran berbasis web intranet dengan menggunakan Bahasa script PHP, editor menggunakan sublime text dan dihubungkan dengan database mySql sebagai media penyimpanan data agar mencegah terjadinya data yang rusak atau hilang dan memudahkan para karyawan dalam pekerjaannya.
