BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Institusi/Perusahaan
Dalam bagian tinjauan pada institusi ini berisikan tentang sejarah, struktur organisasi serta dilengkapi dengan penjelasan fungsi dari masing-masing bagian yang terdapat dalam institusi tersebut.
3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
SMK Negeri Gegerbitung merupakan salah satu sekolah kejuruan yang terletak di kecamatan Gegerbitung, tepatnya di Jl. Pramuka No.180, Kecamatan Gegerbitung, Kabupaten Sukabumi, yang berdiri diatas luas tanah milik yaitu seluas 4.120+26.921 , dengan tanggal SK perizinan operasional sejak 08-12-2006. Saat ini SMK Negeri Gegerbitung sudah memiliki akreditasi B. SMK Negeri Gegerbitung memiliki dua gedung sekolah terpisah yaitu kampus 1 dan kampus 2. Dalam pembangunannya sekolah dilengkapi tentunya dengan ruang kelas, perpustakaan, laboratorium komputer, toilet.
Dalam pengembangannya sekolah mempunyai komitmen dengan perubahan dan peningkatan mutu perkembangan diri. Perkembangan diri memiliki tujuan untuk memberi kemungkinan kepada siswa untuk mengembangkan diri, sikap, serta dapat mencurahkan diri sesuai dengan minat, kebutuhan, bakat pada setiap siswa yang disesuaikan dengan kondisi SMK Negeri Gegerbitung. Kegiatan pengembangan diri dilakukan melalui kegiatan konseling, kegiatan berbagai macam ekstrakurikuler yang dapat dipilih siswa, kegiatan keagamaan, kegiatan berorganisasi seperti OSIS serta
latihan kepemimpinan siswa (LDKS), kesenian maupun pecinta alam, dan segala aktivitas peserta didik yang berkenaan dengan kegiatan ekstrakurikuler berada dibawah pembinaan juga pengawasan guru pembina yang telah ditugaskan oleh kepala sekolah sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan sekolah.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: Sekolah SMKN 1 Gegerbitung (2020) Gambar III. 1
Struktur Organisasi Smk Negeri 1 Gegerbitung
Pembagian tugas dan tanggung jawab atau fungsi dari bagan struktur organisasi sekolah SMK Negeri 1 Gegerbitung di atas adalah:
1. Kepala sekolah
b. Tugas kerja diatur dan ditetapkan oleh kepala sekolah
c. Memberikan serta membuat arahan kepada setiap bidang ataupun sub bidang d. Membuat lingkungan kerja yang aman dan nyaman pada setiap bidang dalam
melaksanakan tugasnya
e. Koordinasi dengan komite sekolah perihal pemantauan pelaksanaan seluruh kegiatan di sekolah
2. Komite Sekolah a. Fungsi
1) Mampu menumbuhkan perhatian serta komitmen masyarakat dalam hal penyelenggaraan serta memajukan pendidikan yang bermutu baik
2) Sebagai pihak yang melakukan kerjasama dengan masyarakat secara perorangan, organisasi, dunia industri, maupun dunia usaha
3) Sebagai wadah untuk menampung berbagai aspirasi, tuntutan, ide, serta kebutuhan pendidikan yang diajukan masyarakat
b. Tujuan
1) Menyalurkan dan mewadahi aspirasi terhadap berbagai prakarsa masyarakat dalam membangun program pendidikan serta kebijakan operasional di satuan pendidikan.
2) Meningkatkan peranan, tanggung jawab masyarakat dalam segala pelaksanaan pendidikan pada satuan pendidikan.
3. Kepala sub bagian Tata Usaha
Kepala sub bagian Tata Usaha mengemban tugas ketatausahaan dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
b. Pengembangan dan pembinaan karir terhadap semua karyawan TU sekolah c. Pengurusan terhadap administrasi guru, siswa, pegawai
d. Penyusunan program kerja tata usaha (TU) sekolah, administrasi perlengkapan kebutuhan di sekolah, menyusun serta menyajikan data atau statistik sekolah
e. Penyusunan laporan secara berkala mengenai pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan.
4. Wakil Kepala Sekolah Hubungan Kelompok Industri (HKI)
a. Sebagai seorang perwakilan Kepala Sekolah terhadap berbagai urusan tertentu yang disesuaikan dengan bidang tugas.
b. Menyusun program-program kerja untuk Wakil Kepala Sekolah bagian Urusan Hubungan Masyarakat atau Industri (tahunan, bulanan, semester), serta menyusun program hubungan kerja sama sekolah dengan dunia kerja dan industri atau masyarakat,
c. Mengkoordinir pelaksanaan dan mengevaluasi program pendidikan sistem ganda (PKL), pelaksanaan Praktik Kerja Industri baik luar negeri maupun dalam negeri, pelaksanaan untuk mempromosikan sekolah seperti kunjungan langsung, leaflet, pameran, serta peningkatan dan penilaian pelaksanaan
Business Centre.
d. Bersama dengan ketua-ketua kompetensi keahlian mengevaluasi hubungan kerjasama dengan DU/DI dalam penerapan pendidikan sistem ganda.
e. Membangun peta dunia usaha atau industri, dan institusi pasangan yang relevan.
f. Bersama koordinator BP/BK melangsungkan pemasaran dan pelacakan tamatan.
g. Bersama dengan ketua-ketua bagian kompetensi keahlian, mengkoordinir atau mengatur penyiapan siswa untuk ikut serta dalam Lomba Keterampilan Siswa (LKS).
h. Mengkoordinasi pelaksanaan rapat dinas.
i. Menginformasikan semua kebijakan yang dilakukan oleh manajemen sekolah kepada segenap pemilik kepentingan
j. Menyusun dan membuat laporan kinerja (tahunan, semester, bulanan, dan insidentil).
5. Wakil kepala sekolah Kurikulum
a. Mengelola penyelenggaraan program pada penilaian kriteria terhadap kenaikan kelas, kelulusan dan menyusun laporan perkembangan belajar pada peserta didik, serta pembagian raport siswa dan STTB.
b. Mengelola secara langsung bagaimana pelaksanaan program pengayaan serta perbaikan, pemanfaatan lingkungan sebagai sumber mengajar dan belajar, pengembangan MGMP dan pengatur dan menyusun mata pelajaran, menguruskan jika ada mutasi siswa,
c. Menyusun pembagian jadwal pelajaran dan tugas guru, menata kalender pendidikan, dan mengerjakan laporan.
d. Menyusun program pengajaran (penjabaran dan program semester, penyesuaian kurikulum program satuan bahan ajar, dan persiapan untuk mengajar)
e. Melaksanakan peninjauan terhadap administrasi dan akademis 6. Wakil kepala sekolah Kesiswaan
a. Mengatur terhadap pelaksanaan Bimbingan Konseling siswa, pelaksanaan Ekstrakurikuler, serta menyusun pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah
b. Mengatur, mengelola dan membina segala program kegiatan OSIS misalnya: (UKS) Usaha Kesehatan Sekolah, (PMR) Palang Merah Remaja, (PKS) Patroli Keamanan Sekolah, paskibra, kepramukaan, (KIR) Kelompok Ilmiah Remaja.
c. Mengkoordinasikan serta mengontrol terhadap pelaksanaan ketertiban, kekeluargaan, keamanan, kebersihan, keindahan, kesehatan dan kerindangan (7K)
d. Menyeleksi dalam pemilihan untuk calon yang akan diusulkan mendapat beasiswa.
e. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan olahraga prestasi serta cerdas cermat.
7. Wakil kepala sekolah Sarana Prasarana
a. Mengatur kebutuhan sarana prasarana sebagai penunjang proses belajar mengajar serta merencanakan program pengadaannya.
b. Mengatur serta pemanfaatan sarana prasarana, mengatur pembukuannya dan menyusun laporan.
c. Mengelola perawatan, perbaikan serta pengisian. 8. Kepala Kompetensi Teknik Kendaraan Ringan
a. Mereparasi kerusakan yang ringan pada rangkaian seperti pada sistem kelistrikan, pengaman, serta kelengkapan tambahan.
b. Mereparasi komponen-komponen sistem pengoperasian, unit kopling, poros penggerak roda, sistem kemudi, sistem suspensi, roda dan ban, sistem
pengapian, sistem rem, sistem starter dan pengisian, sistem injeksi bahan bakar pada diesel, dan kompresor udara sistem hidrolik
c. Melaksanakan prosedur pematrian, pengelasan, pemotongan dengan menggunakan panas dan pemanasan
d. Melakukan pemeriksaan pada sistem pendingin serta semua komponen– komponennya
e. Pemeliharaan atau servis engine beserta komponen-komponennya, baterai, unit final drive atau gardan, sistem pada Air Conditioner (AC), transmisi, dan sistem pada bahan bakar yaitu bensin
9. Kepala kompetensi Multimedia
a. Memahami keseluruhan tentang etimologi serta alir bagaimana proses pada produksi produk di multimedia
b. Merawat peralatan multimedia
c. Mengelola dan mengatur bagaimana isi pada halaman web
d. Mengimplementasikan teknik pemotretan gambar produksi dan dalam desain komunikasi visual untuk multimedia juga diperlukan penerapan prinsip-prinsip seni grafis
e. Menguasai dasar-dasar animasi bidang datar, bagaimana cara tentang menggambar kunci untuk animasi, clean-up serta sisip
f. Membuat dan mengerjakan story board aplikasi multimedia
g. Menggabungkan gambar 2D, text, fotografi digital, audio, kedalam sajian multimedia serta mengimplementasikan efek secara khusus pada objek produksi
h. Memahami bagaimana cara memakai peralatan tata cara mengerjakan dan menyusun proposal penawaran.
10. Kepala kompetensi Tata Busana
a. Membuat busana perempuan, busana laki laki, busana anak, busana bayi, lengkap dengan membuat pola busana serta hiasan pada busana
b. Mengawasi mutu busana
c. Memilih bahan baku untuk pembuatan busana d. Menggambar desain busana
11. Kepala kompetensi Teknik Pemesinan
a. Penanganan material yang dilakukan dengan manual b. Memakai peralatan pembandingan atau alat ukur dasar c. Mengukur menggunakan alat ukur mekanik presisi d. Memakai perkakas tangan dan perkakas yang bertenaga e. Menginterpretasikan sketsa dan membaca gambar teknik f. Memakai mesin yang berfungsi untuk operasi dasar
g. Pekerjaan dilaksanakan menggunakan mesin bubut, mesin frais, dan mesin gerinda
h. Memfrais
i. Menggerinda pahat dan alat potong
j. Mengeset mesin dan program mesin NC atau CNC k. Memprogram dan mengoperasikan mesin NC atau CNC
12. Kepala kompetensi agribisnis dan pengolahan hasil pertanian (APHP)
a. Mempraktikan prosedur teknik pemanenan pada bahan hasil dari pertanian dan perlakukan pendahuluan terhadap bahan hasil pertanian pasca panen. b. menggunakan mikroorganisme pada proses pengolahan atau fermentasi c. Mempraktikan teknik pengendalian kandungan air, konversi bahan,
atau enzimatis, pemanasan tidak langsung dan pengolahan dengan media yang menghantarkan panas.
d. Mengoperasikan peralatan pengolahan, dan proses pengolahan hasil pertanian.
e. Mengemas serta menyimpan bahan dari hasil pertanian dan produk olahan f. Mempraktikan sanitasi di lingkungan perusahaan pengolahan hasil pertanian. g. Mengatur limbah pengolahan dan usaha pengolahan hasil pertanian.
h. Menganalisis bahan dari hasil pertanian secara kimia. 13. Kepala UP
Bertanggung jawab kepada kepala sekolah atas terlaksananya kerjasama hubungan industri dalam dunia usaha dengan masyarakat, dan industri, baik didunia usaha dari dalam atau dari luar lingkungan sekolah.
14. Kepala Perpustakaan
a. Di awal tahun ajaran menyusun upaya pengembangan, perencanaan, serta pembinaan
b. Melakukan koordinasi dan pengawasan pada semua kegiatan perpustakaan c. Melakukan bimbingan pada anggota perpustakaan.
d. Membuat keputusan yang berhubungan dengan pengembangan perpustakaan untuk menjadi lebih baik lagi.
e. Bekerjasama untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan yang ada di perpustakaan.
f. Melakukan penilaian pada proses penyelenggaraan.
g. Dan pada akhir tahun ajaran membuat laporan kegiatan perpustakaan. 15. Kepala bursa kerja khusus (BBK)
b. Melakukan kerjasama dengan koordinator dalam proses mencari lowongan pekerjaan dan melayani jika ada permintaan tenaga kerja oleh DUDI.
c. Mengkoordinasi dalam proses pelaksanaan rekrutmen yang dilakukan oleh DUDI.
d. melaksanakan rapat koordinasi bersama pengurus yang lain. e. Menyerahkan laporan pada kepala sekolah.
16. Kepala Bengkel
a. Membantu kepala sekolah menyusun program kerja dan pengembangan kurikulum jurusan.
b. Membuat layout dan menata peralatan bengkel.
c. Membuat daftar inventaris peralatan serta bahan di jurusan.
d. Menjaga kebersihan, keamanan, kenyamanan, kondisi ruangan serta peralatan yang berada di bengkel.
e. Membantu dalam kegiatan KBM di bengkel dan melakukan kerjasama dengan guru bersangkutan.
f. Menjadi guru pengganti atau memberikan tugas pada siswa ketika guru yang bersangkutan tidak masuk atau izin.
g. Memelihara, memeriksa dan memperbaiki peralatan yang ada di bengkel secara berkala.
h. Setiap bulan membuat rekap daftar hadir harian guru di jurusan. 17. Laboratorium
Merupakan tempat atau ruangan yang dipergunakan untuk proses belajar mengajar dengan metode praktik dan menghasilkan pengalaman dalam belajar. 18. Guru BP atau BK
b. Melakukan koordinasi bersama wali kelas dalam upaya untuk mengatasi masalah siswa perihal kesulitan dalam belajar.
c. Menyediakan layanan yang membimbing siswa supaya lebih prestasi dalam belajar.
d. Memberikan saran serta pertimbangan dalam karir pada siswa untuk mendapatkan gambaran dari lanjutan pendidikan serta lapangan pekerjaan yang sesuai.
e. melakukan penilaian dalam pelaksanaan bimbingan konseling dan menyusun statistik dari hasilnya.
f. Menganalisis hasil evaluasi dari pelaksanaan bimbingan konseling.
g. Menyusun serta melaksanakan program tindak lanjut dari bimbingan konseling.
h. Membuat laporan 19. Wali kelas
a. Membantu pengurus kelas serta membimbing setiap masalah yang ada di kelas.
b. Melakukan pembinaan dengan rutin pada anggota kelas.
c. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, ketertiban keamanan dan kelancaran kegiatan intra maupun ekstrakurikuler pada tingkat kelas
d. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala sekolah. 20. Guru
a. Membuat program pengajar dan melaksanakan kegiatan pengajaran. b. Meningkatkan penguasaan pada materi pelajaran.
c. Memilih metode yang paling tepat untuk menyampaikan materi yang akan diajarkan.
d. Melaksanakan KBM.
3.2 Proses Bisnis Sistem
1. Prosedur Pencatatan Agenda Piket Guru
Proses bisnis yang berjalan saat ini yaitu diawali dengan guru petugas piket berkeliling ke setiap kelas pada jam pertama mengecek dan menuliskan nama siswa yang tidak dapat hadir atau terlambat, selanjutnya pada jam pelajaran terakhir petugas guru piket kembali berkeliling ke setiap kelas untuk menuliskan siswa-siswi yang tidak kembali ke kelas terakhir guru piket membuat laporan harian. Kemudian staf kesiswaan menerima dan merekap data dari buku agenda piket, yang berguna untuk melihat serta mengetahui peserta didik yang membutuhkan tindak lanjut jika jumlah ketidakhadiran siswa sudah melebihi batas yang ditentukan, kemudian mengeluarkan surat pemanggilan untuk orang tua peserta didik yang ditandatangani oleh guru BP. Selanjutnya bagian kesiswaan membuat laporan keseluruhan lalu menyerahkannya kepada Kepala Sekolah.
2. Prosedur Permohonan Surat Dispensasi Siswa
Proses pertama siswa mengajukan permintaan ingin melakukan dispensasi atau surat izin keluar kepada guru piket kemudian guru piket memberikan kertas formulir dispensasi kepada siswa untuk diisi nama peserta didik, nis, kelas, jurusan, keperluan, berapa lama dispensasi, yang ditandatangani oleh guru bidang studi dan guru piket selanjutnya menuliskannya di agenda piket dengan keterangan siswa izin.
Activity diagram Prosedur Pencatatan Agenda Piket Guru:
Gambar III. 2
Activity Diagram Prosedur Pencatatan Agenda Guru Piket act activ ity prosedur pencataan agendada piket
kepala sekolah kesisw aan sisw a guru piket mulai mencatat sisw a yang tidak hadir
membuat laporan menerima dan
merekap laporan
mencari data kehadiran sisw a yang butuh tindak
lanj ut membuat surat panggilan w ali murid membuat laporan menerima surat panggilan selesai menerima laporan selesai
Activity diagram Prosedur Permohonan Surat Dispensasi Siswa:
Gambar III. 3
Activity Diagram Prosedur Permohonan Surat Izin Keluar Siswa
act activ ity bab III
guru piket siswa
mulai
mengisi data pada surat dispen
menerima surat dispen
menandatangani surat dispen
surat dispen tidak ditandatangani siswa di izinkan dispen menuliskan data dispen ke agenda piket selesai
3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan dalam penelitian ini adalah rincian bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan agenda guru piket harian. Bentuk dokumen dibagi menjadi dua bagian, yaitu pertama dokumen masukan dan kedua yaitu dokumen keluaran.
3.3.1 Dokumen masukan
1. Nama dokumen : agenda piket harian
Fungsi : mencatat siswa dan guru yang tidak hadir Sumber : guru piket
Tujuan : kepala sekolah Media : buku agenda piket
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap hari Bentuk : lampiran A-1
2. Nama dokumen : surat dispensasi
Fungsi : surat izin keluar untuk siswa
Sumber : guru piket
Tujuan : siswa
Media : kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap ada seorang siswa yang mengajukan izin dispensasi
3.3.2 Dokumen keluaran
1. Nama dokumen : rekapitulasi agenda piket
Fungsi : memudahkan melihat data kehadiran siswa
Sumber : guru piket
Tujuan : bagian kesiswaan Media : kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : rekap per bulan Bentuk : lampiran A-3
2. Nama dokumen : laporan agenda piket Fungsi : memudahkan melihat data
Sumber : kesiswaan
Tujuan : kepala sekolah
Media : kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : setiap hari Bentuk : lampiran A-4
3. Nama dokumen : Surat panggilan wali murid Fungsi : memanggil wali murid
Sumber : kesiswaan
Tujuan : wali murid
Media : kertas
Jumlah : 1 lembar
