BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan salah satu pengurus, salah satu faktor yang menyebabkan masalah tersebut adalah sistem pencatatan dan penyimpanan data koperasi belum maksimal, yaitu dengan sistem yang masih manual sehingga data tersimpan di beberapa tempat, hal tersebut dapat memperlambat saat akan berkoordinas untuk proses simpan pinjam, begitupun dalam hal perekapan data maupun laporan.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Koperasi Mina Sejahtera disingkat Komara, berdiri pada tanggal 11-02-1987 yang berkedudukan di purwakatta dan telah disahkan oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Koperasi dan Pembianaan Pembinaan Kecil dengan Nomor: 43469B/BH/KWK-10/10 (selanjutnya disebut juga “Koperasi”).
Bahwa dalam rapat tersebut telah hadir sebanyak 47 anggota koperasi yang merupakan sebagian anggota Pengurus Koperasi, sehingga berdasarkan ketentuan undang-undang perkoperasian rapat tersebut adalah sah dan mengikat mengenai acara yang dibicarakan, bahwa dalam rapat tersebut pengurus diberi kuasa untuk menyatakan keputusan rapat tersebut terhadap Notaris dan Pejabat Dinas Koperasi Usaha Kecil Menengah, Perindustrian dan Perdagangan yang berwenang.
3.1.2. Struktur Organisasi
Sumber : Adminstrasi Koperasi
Gambar III.1
STRUKTUR ORGANISASI
1. Rapat Anggota Tahunan (RAT)
Rapat Anggota Tahunan (RAT) adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan dihadiri para anggota sebagai bentuk pertanggungjawaban pengurus kepada anggota setiap akhir periode Rapat Anggota Tahunan (RAT) mempunyai f ungsi, yaitu:
RAT
Rapat Anggota Tahunan
Badan Pemeriksa Sekretaris II Wakil Ketua KETUA Sekretaris I Bendahara
a. Memilih dan memberhentikan pengurus.
b. Menentukan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi, misalnya menetukan besarnya simpanan pokok atau wajib.
c. Membuat perancangan dan perencanaan mengenai koperasi kedepannya. d. Mengesahkan laporan pertanggung jawaban dari pengurus.
2. Badan Pemeriksa
Badan Pemeriksa merupakan pengurus dan anggota koperasi yang mempunyai tugas antara lain:
a. Mengawasi kebijakan operasional yang meliputi bidang koperasi dan bidang usaha.
b. Memeriksa tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, manajemen usaha, keuangan, permodalan, dan lain sebagainya.
c. Bertanggung jawab atas kegiatan pemeriksaan dan hasil pemeriksaan. 3. Ketua
Ketua memiliki fungsi utama jabatan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan seluruh aktifitas lembaga yang meliputi penghimpunan dana. Tugas Ketua adalah:
a. Menyusun sasaran, rencana jangka pendek dan jangka panjang serta proyeksi ( financial maupun non financial ) tahunan.
b. Mencapai target yang telah ditetapkan secara keseluruhan.
c. Mencapai lingkup kerja yang nyaman untuk semua pekerja yang berorientasi pada pencapaian target.
d. Menjaga keamanan dana-dana anggota yang dihimpun dan pembiayaan yang diberikan serta seluruh asset koperasi.
e. Menjaga koperasi agar dalam aktifitasnya senantiasa tidak lari dari visi dan misinya.
4. Wakil Ketua
Wakil Ketua memiliki wewenang untuk bertindak sebagai wakil penanggung jawab umum, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan tugas ketua apabila berhalangan.
b. Membina dan mengawasi bidang organisasi dan administrasi. c. Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan.
5. Bendahara
Pada dasarnya tugas pokok bendahara adalah mengurus kekayaan dan keuangan koperasi, antara lain:
a. Bertanggung jawab masalah keuangan koperasi. b. Mengatur jalannya pembukuan koperasi.
c. Menyusun anggaran setiap bulan. 6. Sekretaris
Tugas utama sekretaris adalah sebagai penanggung jawab administrasi koperasi, adapun uraian tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab kegiatan administrasi. b. Mengusahakan kelengkapan organisasi. c. Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.
d. Menghimpun dan menyusun laporan kegiatan bersama bendahara dan pengawas.
e. Menyusun rancangan program kerja organisasi.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dalam ruang lingkup yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini maka prosedur sistem berjalan yang diambil pada bagian simpan injam Koperasi Komara Dinas Perikanan dan Peternakan Kabupaten Purwakarta secara umum melalui proses sebagai berikut :
1. Prosedur Pendaftaran Anggota Koperasi Baru
Calon anggota diwajibkan mengisi formulir pendaftaran anggota yang diberikan oleh bendahara. Setelah formulir diisi dengan data lengkap lalu diserahkan pada bendahara. Bndahara mencatat data anggota tersebut pada buku daftar anggota lalu diarsipkan beserta formulir pendaftaran anggota pada arsip daftar anggota. Selanjutnya Bendahara memberikan buku simpan pinjam anggota kepada anggota yang bersangkutan.
2. Prosedur Simpanan Anggota
Anggota yang melakukan pembayaran simpanan diwajibkan datang ke koperasi dengan membawa buku simpanan anggota lalu diserahkan ke bendahara untuk dicatat dibuku simpanan, setelah itu buku simpanan anggota tersebut dikembalikan lagi kepada anggota yang bersangkutan yang telah di tandatangani oleh bendahara.
Anggota mengambil formulir permohonan pinjaman yang telah tersedia lalu mengisinya dengan data diri anggota. Setelah pengisian formulir, anggota memberikan formulir tersebut kepada bendahara. Selanjutnya bendahara mengambil data simpanan anggota dari file catatan data simpanan anggota untuk dibuatkan rekapancatatan simpanan anggota. Lalu bendahara menyerahkan formulir permohonan pinjaman dan rekapan catatan simpanan anggota ke ketua koperasi untuk dilakukan verifikasi, apabila formulir pinjaman di acc, maka bendahara akan mengarsipkan formulir pinjaman yang telah di acc. Dan bendahar menyerahkan uang pinjaman kepada anggota.
4. Prosedur Pembayaran
Angsuran dipotong setiap bulannya dari gajia nggota dengan cicilan selama 10 kali bayar. Setiap bulannya anggota hanya menyerahkan buku pinjaman anggota kepada bendahar untuk dicatat dibuku pembayaran pinjaman anggota dan simpanan, lalu bendahar membuat bukti setoran berupa kwitansi untuk diserahkan kepada anggota.
5. Pembuatan Laporan
Bendahara mengambil rekapan data simpanan anggota dibuku catatan simpanan pinjaman dan pembayaran anggota untuk di buatkan laporan simpan pinjam yang diserahkan kepada ketua koperasi untuk mendapatkan accepting. Setelah laporan simpan pinjam di acc oleh ketua koperasi di kembalikan lagi kepada bendahara untuk diarsipakan.
3.3. Diagram Alir Data Berjalan 1. Diagram Konteks Berjalan
Anggota BSP FP BSP acc FPP Isi BP
Sistem Informasi Simpan Pinjam Koperasi Komara Dinas Perikanan dan Peternakan Kab.Purwakarta 0 FP Isi KW Bemdahara Ketua Koperasii F .P .P I s i R .C S A F .P .P I s i a c c L S P L .S .P a c c FP FP Isi BSP BSP acc F.P.P Isi acc FPP Isi R.CSA B.P KWT R.BSA R.BPA L.S.P acc Gambar III.2. Diagram Konteks Berjalan
Keterangan:
FP: Formulir Pendaftaran
FPP: Formulir Permohonan Pinjaman BP: Buku Pinjaman
BSP: Buku Simpan Pinjam
RCSA: Rekapan Catatan Simpanan Anggota RBSA: Rekapan Buku Simpanan Anggota RBPA: Rekapan Buku Pinjaman Anggota LSP: Laporan Simpan Pinjam
2. Diagram Nol Berjalan Prosedur Pendaftaran Anggota Baru 1 Prosedur Simpanan 2 Prosedur Pinjaman 3 Prosedur Pembayaran 4 Prosedur Laporan Bulanan 5 Bendahara Anggota Ketua Koperasi FP FP Isi BSP FP FP Isi BSP FP Isi Buku SA D1 BSP BSP acc BSP D2 BSP BSP acc FPP Isi BP FPP Isi acc Buku DA
Arsip FPP Isi acc D3 FPP Isi R.SCA FPP Isi acc BP R.SCA FPP Isi FPP Isi acc BP KW BP KW BP D4 A.BPA R.BPA R.BSA LSP LSP acc LSP acc LSP acc D5 Arsip LSP acc Gambar III.3. Diagram Nol Berjalan
Keterangan:
FP: Formulir Pendaftaran
FPP: Formulir Permohonan Pinjaman BP: Buku Pinjaman
BSP: Buku Simpan Pinjam
RCSA: Rekapan Catatan Simpanan Anggota RBSA: Rekapan Buku Simpanan Anggota ABPA: Arsip Buku Pinjaman Anggota RBPA: Rekapan Buku Pinjaman Anggota LSP: Laporan Simpan Pinjam
3. Diagram Detail Berjalan Pembayaran Simpanan 2.1 Pecatatan 2.1 2.2 BSP BSP BSP acc BSP BSP acc D2 Buku SA Gambar III.4.
Penyerahan Formulir 3.1 Pencatatan Simpanan 3.2 F P P I si FPP Isi R.CSA D2 Buku SA FPP Isi R .C S A F P P I si Verifikasi Pinjaman 3.3 F P P I si a cc Penyerahan Pinjaman 3.4 BP
Arsip FPP Isi acc
R.CSA FPP Isi FPP Isi acc R .C S A Gambar III.5.
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spedifikasi sistem adalah rangkaian prooses yang terjadi dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen input untuk menghasilkan dokumen output.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Formulir Pendftaran Anggota Baru
Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Anggota
Fungsi : Untuk mengajukan pendaftaran sebagai anggota Sumber : Petugas Simpan Pinjam
Tujuan : Anggota Media : Kertas Jumlah : Satu Lembar
Prekuensi : Setiap melakukan pendaftaran anggota Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Formulir Permohonan Pinjaman
Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman
Fungsi : Untuk mengajukan permohonan pinjaman Sumber : Petugas Simpan Pinjam
Tujuan : Anggota Jumlah : Satu Lembar
Prekuensi : Setiap melalukan permohonan pinjaman Bentuk : Lampiran A.2
3. Buku Simpanan Anggota
Nama Dokumen : Buku Simpanan Anggota Fungsi : Buku simpanan angota koperasi Sumber : Anggota
Tujuan : Petugas simpan pinjam Media : Kertas
Jumlah : Satu Rangkap
Prekuensi : Setiap anggota menyimpan tabung di koperasi Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4. Bentuk Pinjaman Anggota Koperasi
Nama Dokumen : Buku Pinjaman Anggota Koperasi Fungsi : Catatan pembayaran pinjaman anggota Sumber : Petugas Simpan Pinjam
Tujuan : Anggota Media : Kertas Jumlah : Satu Rangkap
Prekuensi : Setiap terjadinya ciiclan pinjaman Bentuk : Lihat Lampiran A.4
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Kwitansi
Nama Dokumen : Bukti Setoran Anggota Fungsi : Untuk bukti setorang anggota
Sumber : Petugas Simpan Pinjam Tujuan : Anggota
Media : Kertas Jumlah : Satu Lembar
Prekuensi : Setiap melakukan pembayaran angsuran Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Laporan Simpan Pinjam
Nama Dokumen : Laporan Simpan Pinjam
Fungsi : Laporan kegiatan simpan pinjam koperasi Sumber : Petugas Simpan Pinjam
Tujuan : Ketua Koperasi Media : Kertas
Jumlah : Satu Rangkap
Prekuensi : Setiap terjadinya pelaporan kegiatan simpan pinjam Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3.5. Permasalahan Pokok
Dari hasil analisa dan pengamatan pada Koperasi Simpan Pinjam Komara Di Dinas Perikanan dan Peternakan Kab. Purwakarta bahwa Koperasi Komara pada Dinas Perikanan dan Peternakan Kab. Purwakarta dalam mengelola proses simpan pinjam belum terkomputerisasi. Beberapa masalah dalam pelaksanaan sistem tersebut antara lain.
1. Sistem berjalan masih menggunakan sistem manual yaitu masih menggunakan tulisan tangan, buku dan komputer dengan aplikasi woed, dan banyak memakan waktu dan tenaga.
2. Jika pada saat pelaporan bulanan data akan sangat banyak dan sulit dihasilkan informasi yang tepat waktu.
3. Dalam memeriksa data-data yang ada dibutuhkan waktu yang lama dan tidak menutu kemungkinan akan terjadi kesalahan.
3.6. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan,maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem pinjaman dari proses permohonan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya.
Alternatif yang diajukan penulis dalam proses pengolahan data simpan pinjam yaitu dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 antara lain: 1. Dengan sistem yang terkomputerisasi data akan tersimpan dalam file, sehingga
dalam pencarian tidak membutuhkan waktu yang lama. 2. Perlu adanya database sebagai wadah penyimpanan data.
