BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Analisa sistem berjalan merupakan gambaran tentang sistem penggajian karyawan harian yang saat ini sedang berjalan di PT. Asietex Sinar Indopratama yang masih dilakukan dengan cara manual yaitu karyawan melakukan absensi menggunakan kartu locking, kemudian rekap absen dilakukan setiap hari dicatat di excel dan perhitungan gaji dihitung secara manual menggunakan kalkulator.
Memungkinkan terjadinya kesalahan pada proses pencatatan, atau perhitungan gaji sehingga membuat proses penggajian menjadi lambat serta keamanan data kurang terjamin.
Analisa sistem ini bertujuan untuk membuat sistem yang baru yang terkomputerisasi untuk meringankan tugas staff bagian personalia dalam menyelesaikan masalah penggajian karyawan dan diharapkan dapat lebih efektif dan efisien.
3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Asietex Sinar Indopratama adalah perusahaan yang bergerak dibidang textile yaitu proses spinning, knitting, dyeing, printing dan finishing.
Beralamat di Jl. Akses Interchange No.2 Kecamatan Dawuan, Kabupaten Karawang, Propinsi Jawa Barat. Perusahaan ini didirikan oleh seorang pengusaha
36
asal Kalimantan yaitu Bapak Bambang Sihono, dengan ijin usaha Industri nomor:
123/T/INDUSTRI/2004. Produk utamanya adalah bahan atau kain jadi.
Pemilik perusahaan merintis usaha ini dari membuka toko di Jakarta pada tahun 1984, lalu mendirikan perusahaan knitting di Bandung, Serang dan Karawaci. Berjalannya waktu perusahaan berkembang dan pada tahun 2002 tiga perusahaan knitting tersebut disatukan dan berdiri perusahaan yang baru dengan nama PT Asietex Sinar Indopratama sampai dengan sekarang.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi, menunjukan pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan berbeda yang dikoordinasikan, juga menujukkan spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan.
Berikut ini adalah struktur organisasi PT ASietex Sinar Indopratama:
Sumber: PT Asietex Sinar Indopratama
Gambar III.1.
Struktur Organisasi PT Asietex Sinar Indopratama
Direktur
Kusmanto
Manajer Accounting
Dudi
Keuangan
Mekar
HRD
Ria
Manajer Factory
Evy S
Manajer prod. Knitt
Achmad
Manajer prod. Dyeing
Leli
Manajer prod. Yarn
Linna
Manajer prod. Utility
Suharjo
Wakil Direktur
Antoni
Berikut ini adalah fungsi dari setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi antara lain:
1. Manajer Factory
a. Bertanggung jawab dalam memimpin dan mengatur perusahaan.
b. Menandatangani laporan rekap gaji karyawan.
2. Accounting
a. Bertanggung jawab dalam pencatatan keuangan maupun non keuangan didalam perusahaan.
b. Memeriksa rekap gaji karyawan.
3. Manajer Produksi (Knitting, Dyeing, Utility)
a. Bertanggung jawab dalam semua kegiatan produksi yang dipimpin perbagiannya.
b. Memeriksa rekap gaji karyawan.
c. Menandatangani rekap gaji karyawan harian.
4. Supervisor HRD
a. Mencatat dan merekap absensi karyawan harian.
b. Menghitung gaji karyawan harian.
c. Membuat rekap gaji karyawan harian.
d. Membuat slip gaji karyawan harian.
e. Membuat data karyawan baru.
5. Kasir
a. Staff keuangan yang mengelola arus kas pada perusahaan.
b. Membagkan gaji karyawan harian
c. Mencetak slip gaji
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan 1. Prosedur Rekap Gaji Karyawan
Karyawan melakukan absen dengan menggunakan kartu locking kemudian kartu locking diserahkan kepada supervisor HRD untuk dicatat pada arsip data absen karyawan. Setelah di rekap supervisor HRD menyimpan kartu locking kedalam arsip kartu locking. Kemudian Supervisor HRD
melakukan perhitungan gaji karyawan dengan melihat arsip data karyawan dan arsip absen karyawan, lalu mencetak rekap gaji karyawan yang dibuat dua rangkap untuk diserahkan kepada manajer produksi dan ditandatangani. Kemudian rekap gaji rangkap 2 diserahkan ke bagian kasir beserta mengirimkan email data slip gaji karyawan. Sedangkan rekap gaji karyawan acc rangkap 1 diarsipkan ke dalam arsip gaji karyawan.
2. Prosedur Pembayaran Gaji
Setelah menerima rekap gaji karyawan acc2, bagian kasir mencetak email data slip karyawan sebanyak dua rangkap. Slip gaji rangkap 1 diserahkan kepada karyawan sedangkan slip gaji rangkap 2 yang telah di tandatangan karyawan dan rekap gaji karyawan acc rangkap 2 diarsipkan pada arsip gaji.
3. Proses Pembuatan Laporan
Supervisor HRD membuat laporan rekap gaji karyawan kemudian
diperiksa manajer accounting kemudian disetujui oleh senior manajer dan
wakil direktur lalu di arsipkan.
3.4. Unified Modelling Language (UML) 3.4.1. Activity Diagram Sistem Berjalan 1. Activity Diagram Rekap Gaji karyawan
Gambar III.2.
Activity Diagram Rekap Gaji Karyawan
act Rekap Gaj i
Karyawan Spv HRD Manajer Produksi
Start
Melakukan Absen
Kartu Locking Menerima Kartu
Locking
Menginput Data Absen
Membuat Rekap Absen
Menghitung Gaj i
Membuat Rekap Gaj i 2Rangkap
Menerima Rekap Gaj i
Acc Rekap Gaj i Menerima Rekap Gaj i Acc
Finish
2. Activity Diagram Pembayaran Gaji Karyawan
Gambar III.3.
Activity Diagram Pembayaran Gaji Karyawan
act Pembayaran Gaj i
Spv HRD Kasir Karyawan
Start
Membuat Data Slip Gaj i
Mengirim Email Data Slip Gaj i & Rekap Gaj i
Acc Rangkap 2
Menerima Email Slip Gaj i & Rekap Gaj i Acc
Mencetak Slip Gaj i
Memberikan Gaj i beserta Slip Gaj i 2R
Menerima Gaj i dan Slip Gaj i 2R
Tandatangan Slip Gaj i
Memberikan Slip Gaj i Rangkap2 yang telah di
tandatangan Menerima Slip Gaj i
Rangkap2 yang telah di tandatangan
Finish
3. Activity Diagram Pelaporan Gaji
Gambar III.4.
Activity Diagram Pelaporan Gaji
3.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan dan dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan, berikut adalah spesifikasi sistem akuntantasi berjalan di PT. Asietex Sinar Indopratama.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan a. Kartu Locking
Nama Dokumen : Kartu Locking
act Pelaporan Gaj i
Spv HRD Manajer Accounting Manajer Factory Wakil Direktur
Start
Membuat Laporan Rekap Gaj i
Memberikan Laporan Rekap Gaj i
Menerima Laporan Rekap Gaj i
Memeriksa dan acc laporan rekap gaj i
Menerima Laporan Rekap Gaj i
Acc Laporan Rekap Gaj i Menerima Laporan Rekap Gaj i
Laporan Rekap Gaj i di acc Menerima Laporan Rekap
Gaj i acc
Finish
