36
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Walaupun koperasi sudah cukup luas dikenal oleh masyarakat Indonesia, namun masih terdapat banyak salah pemahaman dikalangan masyarakat. Ada sebagian orang menyebut koperasi sebagai badan ekonomi yang berbeda dengan perusahaan-perusahaan lain yang harus dikelola seefisien dan seprofesional mungkin untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Adapula sebagian menyebut koperasi sama halnya dengan badan sosial yang membantu mensejahterakan anggotanya. Pada kenyataannya, koperasi dikelola secara demokratis untuk memenuhi kebutuhan anggota untuk meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Selain itu, koperasi juga sebagai salah satu sarana atau fasilitas pelayanan yang dibutuhkan oleh masyarakat kota maupun perdesapan. Masyarakat membutuhkan sistem pelayanan keuangan yang sangat cepat dan mudah. Namun sistem pelayanan yang ada pada koperasi banyak ditemukan permasalahan.
Pada permasalahan tersebut diharapkan adanya jalan keluar untuk memperoleh kemudahan sehingga dapat memberikan sistem pelayanan keuangan yang maksimal bagi masyarakat.
3.1.1. Sejarah Koperasi
Koperasi Milenia yang terletak di daerah Cikampek ini telah berdiri sejak
tahun 2008 sebagai Koperasi Simpan Pinjam yang dimana koperasi simpan pinjam
37
merupakan lembaga keuangan bukan bank yang bertugas memberikan pelayanan masyarakat berupa pinjaman dan tempat penyimpanan bagi masyarakat.
Koperasi Simpan Pinjam Milenia memiliki keuangan yang sehat, kuat dan mandiri serta dapat dipercaya karena mampu memberikan kesejahteraan bagi anggotanya. Koperasi ini menggali dan menghimpun dana dari anggota serta menyalurkan dana dalam bentuk pinjaman kepada anggotanya.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan terawasi dan hasil-hasilnya dapat terkendali.
Dewan Pembina
BADAN PENGURUS
BADAN PENGAWAS
BENDAHARA KETUA
SEKRETARIS
ADMINISTRASI
KASIR
Sumber : Koperasi Simpan Pinjam Milenia Gambar III.1
Struktur Organisasi Koperasi Simpan Pinjam Milenia
38
Berikut ini penjelasan mengani tugas/fungsi dari struktur organisasi Koperasi Simpan pinjam Milenia:
1. Dewan Pembina
Dewan Pembina memiliki fungsi, yaitu:
a. Melakukan pengawasan terhadap pelaksana kebijakan dan pengolahan koperasi.
b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasn 2. Tugas Badan Pengurus, yaitu:
a. Mengelola koperasi dan usahanya
b. Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan
c. Melakukan pengelolaan usaha sesuai dengan kuasa dan wewenang yang diberikan oleh pengurus
3. Tugas badan Pengawas, yaitu:
Mengembangkan amanat untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi
a. Mengamankan keputusan rapat anggota, ketentuan anggaran dasar atau atau anggaran rumah tangga koperasi
b. Melindungi kepentingan anggota dan koperasi dari kesewenangan dan penyimpangan yanga dilakukan oleh pengurus atau pengelola
4. Tugas ketua, yaitu:
a. Memutuskan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi, misalnya dengan
menentukan besarnya simpanan pokok atau wajib.
39
b. Menjalin kerjasama dengan pihak lain dalam rangka memenuhi kebutuhan lembaga
c. Menyusun sasaran, rencana jangka pendek dan jangka panjang serta proyeksi keuangan tahunan
5. Tugas Sekretaris, yaitu:
a. Membantu ketua dalam pelaksanaan kerja
b. Mencatat kemajuan atau kelemahan tentang koperasi c. Menyampaikan hal-hal penting kepada ketua
d. Membuat pendataan koperasi
e. Membuat agenda mengenai hasil rapat koperasi 6. Tugas Bendahara, yaitu:
a. Menyelesaikan laporan kas harian b. Menjaga keamanan kas
c. Menyediakan laporan cash flow pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi d. Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang
e. Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi 7. Tugas Administrasi, yaitu:
a. Mencari atau menambah anggota baru
b. Menyiapkan dan memeriksa seluruh dokumen pengajuan yang diajukan oleh
calon anggota, dari awal pengajuan, pencairan, sampai dengan pelunasan
pinjaman
40
c. Menjaga keamanan dana-dana masyarakat yang dihimpun pembiayaan yang diberikan serta seluruh aset koperasi
8. Tugas kasir, yaitu:
a. Menerima dan mengeluarkan uang dari tiap transaksi yang terjadi setiap hari b. Melaporkan dan menyerahkan bukti transaksi
c. Membuat laporan keungan harian yang akan diserahkan kepada ketua koperasi
3.2. PROSEDUR SISTEM BERJALAN
Berikut adalah prosedur sistem pengajuan kredit yang berjalan pada Koperasi Simpan Pinjam Milenia adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengajuan Kredit
Calon debitur menyerahkan syarat pengajuan kredit, yaitu berupa: KTP Asli, buku menikah, ijazah tamatan terakhir, kartu keluarga, BPJS ketenagakerjaan, slip gaji tiga bulan terakhir, poto kopi saldo buku tabungan tiga bulan terakhir, ATM calon debitur, dan paklaring kepada bagian administrasi untuk dicek kelengkapan data.
Setelah lengkap, bagian administrasi lalu melaporkan kepada ketua koperasi untuk
disetujui. Setelah disetujui oleh ketua, syarat pengajuan disimpan sebagai arsip
syarat pengajuan kredit. Kemudian administrasi membuat lembar perjanjian kredit
yang ditandangi oleh ketua koperasi.
41
2. Prosedur Pencairan
Setelah calon debitur menandatangani lembar perjanjian kredit, bagian administrasi memberikan lembar perjanjian kredit tersebut kepada kasir agar kasir mencairkan uang sesuai dengan jumlah yang tertulis di lembar perjanjian kredit.
Selain itu, kasir juga memberikan bukti pencairan kredit kepada debitur, kemudian kasir menuliskan transaksi tersebut kedalam buku pencairan.
3. Prosedur Pembayaran
Prosedur pembayaran angsuran terjadi sebelum jatuh tempo angsuran, yaitu pada saat debitur menerima upah bulanan dari perusahaan dimana debitur bekerja. Pada tanggal jatuh tempo gaji debitur, kasir melakukan tarik tunai dari ATM debitur untuk dipotong sesuai dengan besar jumlah angsuran debitur. Lalu, kasir memberikan sisa gaji, struk penarikan ATM, dan bukti pemotongan angsuran kepada debitur. Setelah itu, kasir mencatat angsuran yang masuk kedalam buku pinjaman debitur.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Pada prosedur ini bagian kasir dan administrasi melaporan transaksi bulanan
berdasarkan arsip buku debitur, arsip pencairan dan arsip pinjaman debitur untuk
disetujui ketua koperasi, yang kemudian laporan bulanan tersebut diarsipkan.
42
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan 1. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Calon Debitur
Perancangan Sistem Informasi pengajuan Kredit Koperasi Milenia
Ketua
SPK LPK Acc
BPK
SPA BPA
LB Acc SPK Acc LPK Acc
Keterangan:
BPA : Bukti Pembayaran Angsuran SPA : Struk Penarikan Atm LPK : Lembar Perjanjian Kredit SPK : Syarat Pengajuan Kredit BPK : Bukti Pencairan Kredit LB : Laporan Bulanan
Gambar III.2.
Diagram Konteks Sistem Berjalan
43
2. Diagram Nol Sistem Berjalan
2
Proses Pencairan
3
Proses Pembayaran
4
Laporan Bulanan 1
Proses Pengajuan Kredit
Debitur Ketua
D1 Arsip SPK
D3 Arsip angsuran Data Angsuran
D4 Arsip Laporan Bulanan Data LB
SPK SPK Acc
LPK Acc
LPK acc
LPK
BPK
Data Pencairan
D2 Arsip Pencairan
SP ATM BPA
Data Angsuran
Data Pencairan
Data Laporan Bulanan Data Rek
Debitur
Data Pengajuan
Kredit
Keterangan:
BPA : Bukti Pembayaran Angsuran SP ATM : Struk Penarikan Atm LPK : Lembar Perjanjian Kredit SPK : Syarat Pengajuan Kredit BPK : Bukti Pencairan Kredit LB : Laporan Bulanan
Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Berjalan
44
3. Diagram Detail Berjalan
D2 Arsip Pencairan Debitur
1.1
Proses Verifikasi Dokumen
Arsip Debitur D1
LPK Acc
SPK Acc
Ketua 1
Proses Pengajuan Kredit SPK
SPK
LPK Acc
