49 4.1. Analisa Kebutuhan Software
4.1.1. Tahapan Analisis
Analisa kebutuhan software untuk penggajian karyawan pada CV. Gaya Trendy Jaya diusulkan dengan beberapa prosedur diantaranya:
A. Admin
A.1. Admin dapat login dengan akun yang telah dibuat. A.2. Admin dapat mengelola Data Master
A.3. Admin dapat mengelola Data Gaji A.4. Admin dapat mengelola Data Jurnal
A.5. Admin dapat mengelola Data laporan penggajian. A.6. Admin dapat mengganti password akunnya. B. Direktur
B.1. Direktur dapat login dengan akun yang telah dibuat. B.3. Direktur dapat mengakses Data Master.
B.4. Direktur dapat mengakses Data Gaji B.4. Direktur dapat mengakses Data Jurnal B.4. Direktur dapat mengakses Data Laporan B.5. Direktur dapat mengganti password akunnya.
4.1.2. Use Case Diagram
1. Use Case Diagram Administrasi
Gambar IV.1.
Use Case Diagram Administrasi
A.Use Case Diagram Pengelolaan Data Master
Gambar IV.2.
Deskripsi Use Case Diagram Data Master Tabel IV.1.
Deskripsi Use Case Diagram Data Master
Use Case Name Data Master
Requirements A2
Goal Admin dapat mengelolah data
master, baik mencari, mengedit, menambah, menyimpan dan menghapus
Pre-condition Bagian Admin telah melakukan login sebagai administrasi dan mengkases form data master. Post condition Data master berhasil
mencari,tersimpan,
menambahkan, terhapus dan di cetak
Failed end Conditions Gagal menyimpan, menambah, menghapus.
Primary Actors Admin.
Main Flow / Basic Path 1. Admin mengakses tampilan data master.
2. Admin memilih data Karyawan dan data Absen. 3. Admin memilih tombol
“Tambah”
4. Admin menambahkan Data karyawan dan Data Absen. 5. System menyimpan data
karyawan dan data absen kedalam Database. 6. Sistem menampilkan
keterangan berhasil menyimpan data. Alternate flow / Invariant 1 A1. Admin mencari data
karyawan.
A2. Sistem menampilkan data data karyawan.
A3. Admin memilih tombol “Edit”.
A4. Admin merubah data karyawan.
A5. Admin memilih tombol “simpan”
A6. Sistem memperbarui data karyawan kedalam Database.
karyawan.
B2. Sistem menampilkan data karyawan yang dicari. B3. Admin memilih tombol
hapus.
B4. Sistem menampilkan pesan konfirmasi penghapusan. B5. Bagian Admin memilih
tombol yes.
B6. Sistem menghapus data karyawan.
B.Use Case Diagram Pengelolaan Data Jurnal
Gambar IV.3.
Use Case Diagram Data Jurnal
Deskripsi Use Case Diagram Data Jurnal Tabel IV.2.
Deskripsi Use Case Diagram Data Jurnal
Use Case Name Data Jurnal
Requirements A3
Goal Admin dapat mengelolah data
jurnal, baik mencari, menambah, dan menyimpan.
Pre-condition Admin telah melakukan login sebagai administrasi dan mengkases form data jurnal.
Post condition Data jurnal berhasil di cari, ditambah, dan disimpan. Failed end Conditions Gagal mencari, menambah,
menyimpan dan membatalkan data jurnal.
Primary Actors Admin.
Main Flow / Basic Path 1. Admin mengakses tampilan menu jurnal.
2. Admin memilih”perkiraan dan Jurnal”
3. Admin memilih tombol “ tambah”
4. Admin memilih tombol “simpan”
5. System menyimpan data jurnal kedalam Database. 6. Sistem menampilkan
keterangan berhasil menyimpan data.
Alternate flow / Invariant 1 A1. Admin mencari data jurnal perkiraan.
A2. Sistem menampilkan data permintaan data jurnal perkiraan yang dicari. A3. Admin memilih tombol
simpan.
A4. Sistem memperbarui data jurnal perkiraan kedalam Database.
Invariant 2 B1. Admin mencari data jurnal. B2. Sistem menampilkan data
jurnal yang dicari. B3. Admin memilih tombol
“simpan”.
B4. Sistem memperbarui data jurnal kedalam database.
Gambar IV.4.
Use Case Diagram Data Gaji
Deskripsi Use Case Diagram Data Gaji
Tabel IV.3.
Deskripsi Use Case Diagram Data Gaji
Use Case Name Data Gaji
Requirements A4
Goal Admin dapat mengelolah data gaji
karyawan, baik menambah, mengedit dan menghapus,
menyimpan serta melihat list data gaji karyawan.
Pre-condition Admin telah melakukan login sebagai administrasi dan mengkases form data gaji karyawan.
Post condition Data gaji karyawan berhasil tersimpan, terhapus dan melihat list data gaji karyawan.
mengedit, mencari, dan
membatalkan data gaji karyawan.
Primary Actors Admin
Main Flow / Basic Path 1. Admin mengakses tampilan menu penggajian.
2. Admin memilih data gaji. 3. Admin menginput data gaji
karyawan.
4. Admin memilih tombol save. 5. System menyimpan data gaji
karyawan kedalam Database. 6. Sistem menampilkan
keterangan berhasil menyimpan data.
Alternate flow / Invariant 1 A1. Admin mencari data gaji karyawan.
A2. Sistem menampilkan data permintaan data gaji karyawan.
A3. Admin memilih tombol Edit.
A4. Admin merubah data gaji karyawan.
A5. Admin memilih tombol simpan.
A6. Sistem memperbarui data gaji karyawan kedalam Database.
Invariant 2 B1. Admin mencari data gaji
karyawan.
B2. Sistem menampilkan data permintaan data gaji karyawan yang dicari. B3. Admin memilih tombol
hapus.
B4. Sistem menampilkan pesan konfirmasi penghapusan. B5. Admin memilih tombol yes. B6. Sistem menghapus data gaji
karyawan.
Gambar IV.5.
Use Case Diagram Laporan Penggajian
Deskripsi use case diagram laporan Penggajian Tabel IV.4.
Deskripsi Use Case Diagram Laporan Penggajian
Use Case Name Laporan Penggajian
Requirements A5
Goal Admin dapat mengolah data laporan, baik
mencari,menyimpan,mencetak,menghapus dan membatalkan.
Pre-condition Admin telah melakukan login sebagai administrasi dan mengakses form data Laporan
Post condition Data Laporan berhasil mencari,
menyimpan,menghapus dan mencetak. Failed end Conditions Admin membatalkan penambahan data
laporan karena kesalahan dalam memasukan beberapa data.
Primary Actors Admin.
Main Flow / Basic Path 1. Admin mengakses form laporan . 2. Admin memilih “laporan jurnal” 3. Admin memilih tombol “tambah”. 4. Admin menambah laporan jurnal 5. Sistem menampilkan laporan jurnal
6. Admin mengakses form laporan 7. Admin memilih “laporan gaji” 8. Admin memilih tombol “tambah”. 9. Admin menambah laporan jurnal
10. Sistem menampilkan laporan jurnal kedalam database
Alternate flow / Invariant 1 -.
Invariant 2 -
E. Use Case Diagram Utility
Gambar IV.6.
Use Case Diagram Ganti Password Admin
Deskripsi Use Case Diagram ganti password Admin Tabel IV.5.
Deskripsi Use Case Diagram ganti password Admin
Use Case Name Ganti password Admin
Requirements A6
Pre-condition Admin menjawab pertanyaan keamanan, memasukan password lama dan password baru..
Post condition Admin berhasil mengganti password
Failed end Conditions Password lama salah dan
password baru dengan konfirmasi password baru tidak sama.
Primary Actors Admin.
Main Flow / Basic Path 1. Admin mengakses data master ganti password. 2. Admin menjawab pertanyaan
keamanan.
3. Admin memasukkan password lama. 4. Admin memasukkan
password baru.
5. Admin memilih tombol oke. 6. Sistem menampilkan pesan
berhasil mengganti password. Alternate flow / Invariant 1 -
4.1.3. Actvity Diagram
Gambar IV.7.
Activity Diagram Rekap Absen Karyawan
Gambar IV.8.
Activity Diagram Penggajian Karyawan
Gambar IV.9.
Activity Diagram Laporan Gaji Karyawan
Menggambarkan hubungan antar tabel yang dibuat beserta relasi antar tabel. Dalam penggambarannya disini menggunakan Entity Relationship Diagram untuk pembuatan Sistem penggajian karyawan pada CV. Gaya Trendy Jaya sebagai berikut:
4.2.1. ERD (Entity Relationship Diagram)
User
Data Absen
Data Karyawan
DATA GAJI DETAIL GAJI Berisi Jml_msk Bagian Nm_karyawan Kd_Akun Id_user nik Nm_karyawan Ttl alamat Tgl_msk Jabatan Mengelola Id_user nik Nik Nm_user Ttl Alamat Password Hak_akses Berisi MEMBUAT Nik Id_user Nik Bagian Nik Nm_krywn jabatan Gj_pokok Lembur Uang_mkn Hr_krj Ttl_pot Gj_bersih Bagian Nik Nm_krywn Jabatan Gj_pkk Lembur Uang_mkn Lembur periode Status Hr_krj Alpha izin Sakit Ttl _pot Gj_bersih Sakit Alpha Izin Nik Membuat Nik Id_user Jurnal Tgl Nm_akun Kd_akun Berisi DETAIL JURNAL Kredit Debet Kd_akun Nm_akun Perkiraan periode Kd_Akun Gambar IV.10.
Entity Relationship Diagram
User User_id
NIK** Nm_krywn**
Password Rekap Absen Periode* Nik** Nm_krywn* Bagian Jml_msk Izin Sakit Alpha Jurnal Kd_akun* Nm_akun** Tgl User_id Detail Jurnal Kd_akun** Nm_Akun** Periode** Debit Kredit Data Karyawan Nik* Nm_krywn** Alamat TTL Tgl_msk Jabatan Detail Gaji Nik** Nm_krywn** Periode* Jabatan Gj_pokok Lembur Status TTl_pot Hr_krj Alpha Izin Sakit Gj_brsih Data Gaji Nik* Nama** Jabatan** Jml_msk Bagian Gj_pokok Lembur Uang_mkn Ttl_pot Hr_krj TTl_pot Hr_krj Gj_brsh 1 M 1 1 1 1 1 1 1 1 M M *PK **FK Gambar IV.11. LRS 4.2.3. Spesifikasi File
Dalam program ini menggunakan satu buah database dengan nama accounting_ci.sql dan didalamnya terdapat tabel sebagai entitas . table-tabel tersebut sebagai berikut:
1. Spesifikasi File Tabel User Nama Database : Sipp_Sql Nama File : User Akronim : User Tipe File : File Master Akses File : Random Panjang : 180 Byte Kunci Field : Nik
Tabel IV.6
Spesifikasi File Tabel User
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 No.Induk Karyawan Nik Char 10 Primary
2 Hak Akses Hak_akses Char 10
3 Password Password Char 10
4 Alamat Alamat VarChar 80
5 Tempat,Tanggal,Lahir Ttl Varchar 50
6 Nama User Nm_user Char 20
2. Spesifikasi File Data Karyawan
Akronim : File Data Karyawan Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Saquental Akses File : Random
Panjang Record : 100 byte Kunci Field : Nik
Software : MySQL
Tabel IV.7.
Spesifikasi File Tabel Data Karyawan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 NIK Nik Char 10 Primary
Key
2 Nama Karyawan nm_krywn Varchar 20 Foreign Key
3 Jabatan Jabatan varchar 20 -
4 Tmpt Tanggal Lahir Ttl Varchar 30 _
5 Alamat Alamat Varchar 20 _
3. Spesifikasi File Data Absen Karyawan
Akronim : File Data Absen Karyawan Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Saquental Akses File : Random
Panjang Record : 70 byte Kunci Field : nm_krywn
Software : MySQL
Tabel IV.8.
Spesifikasi File Tabel Data Absen Karyawan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nama Karyawan nm_krywn Varchar 20 Primary
Key
Key
3 Jumlah Masuk jml_msk Char 5 _
4 Izin Izin Char 10 _
5 Sakit Sakit Char 10 -
6 Alpha Alpha Char 10 -
4. Spesifikasi File Data Gaji Karyawan
Akronim : File Data Gaji Karyawan Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Saquental Akses File : Random
Panjang Record : 83 byte Kunci Field : bagian
Software : MySQL
Tabel IV.9.
Spesifikasi File Tabel Data Gaji Karyawan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Bagian bagian varchar 20 Primary
Key
2 Nik Nik Char 10 Foreign
Key
3 Nama Karyawan nm_krywn varchar 20
4 Jabatan Jabatan varchar 15
5 Gaji pokok gj_pkk Double _
6 Lembur Lembur Double _
7 Uang makan uang_mkn double -
8 Gaji Kotor gj_ktr Double -
9 Periode Penggajian prd_gj Date -
10 Status Status varchar 15
11 Hari Kerja hr_krj Char 3
12 Total Potongan ttl_pot Double
5. Spesifikasi File Detail Data Gaji Karyawan
Akronim : File Detail Data Gaji Karyawan Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Saquental Akses File : Random
Panjang Record : 92 byte Kunci Field : bagian
Software : MySQL
Tabel IV.10.
Spesifikasi File Tabel Detail Data Gaji Karyawan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Bagian bagian varchar 20 Primary
2 Nik Nik Char 10 Foreign
3 Nama Karyawan nm_krywn varchar 20
4 Jabatan Jabatan varchar 15
5 Gaji pokok gj_pkk Double _
6 Lembur Lembur Double _
7 Uang makan uang_mkn double -
8 Gaji Kotor gj_ktr Double -
9 Periode Penggajian prd_gj Date -
10 Status Status varchar 15
11 Hari Kerja hr_krj Char 3
12 Alpha Alpha Char 3
13 Izin Izin Char 3
14 Sakit Sakit Char 3
15 Total Potongan ttl_pot Double
16 Gaji Bersih gj_brsh Double
6. Spesifikasi File Data Jurnal
Akronim : File Data jurnal Tipe File : File Master Organisasi File : Index Saquental
Akses File : Random Panjang Record : 40 byte Kunci Field : nm_akun
Software : MySQL
Tabel IV.11.
Spesifikasi File Tabel Data Jurnal
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nama Akun nm_akun Varchar 20 Primary
2 Kode Akun kd_akun Char 20 Foreign
3 Tanggal Tgl date _
7. Spesifikasi File Detail Data Jurnal Akronim : File Data jurnal Tipe File : File Master Organisasi File : Index Saquental Akses File : Random
Panjang Record : 60 byte Kunci Field : nm_akun
Software : MySQL
Tabel IV.12.
Spesifikasi File Tabel Detail Data Jurnal
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Nama Akun nm_akun Varchar 20 Primary
key
2 Kode Akun kd_akun Char 20 Foreign
key
3 Periode periode Char 10
4 Perkiraan Perkiraan char 10
6 Kredit Kredit double _
4.2.4. Spesifikasi Bentuk dokumen Masukan dan Keluaran
Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah :
1. Rekap absen
Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama satu bulan Sumber : Karyawan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap akhir bulan Bentuk : Lampiran C-1 2. Rekap Lembur
Fungsi : Untuk mengetahui data lembur karyawan Sumber : Karyawan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap ada lembur Bentuk : Lampiran C-2
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari hasil proses pengolahandokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah:
1. Rekap Gaji Karyawan
Nama Dokumen : Rekap Gaji Karyawan
Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap setelah merekap absen Bentuk : Lampiran D-1
2. Laporan Jurnal
Nama Dokumen : Laporan Jurnal
Fungsi : Sebagai laporan penjurnalan
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap akhir bulan Bentuk : Lampiran D-2 3. Laporan Gaji Karyawan
Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan
Fungsi : Sebagai Laporan gaji karyawan
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setelah gaji karyawan dibagikan Bentuk : Lampiran D-3
4.2.5. Software Architecture
Gambar IV.12.
Deployment Diagram penggajian
2. Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Penggajian
Gambar IV.13.
4.2.6. User Interface
1. Login
Sebelum masuk dalam menu utama pegawai harus login dahulu untuk keamanan privasi.
Gambar IV.14. Form Login
2. Menu Utama
Setelah login pegawai akan masuk pada menu utama yang berisi tentang data master, penggajian, jurnal, laporan penggajian, utility.
Gambar IV.15. Menu Utama
3. Data Karyawan
Administrasi juga dapat mengolah data karyawan tujuannya untuk mengetahui profil setiap karyawan.
Gambar IV.16. Data Karyawan
4. Rekap Absen
Administrasi juga dapat mengolah data rekap absen tujuannya untuk mengetahui absensi setiap karyawan.
Gambar IV.17. Rekap Absen
5. Data Gaji
Administrasi juga dapat mengolah data gaji tujuannya untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak karyawan.
Gambar IV.18. Data Gaji Karyawan
6. Gaji Karyawan
Administrasi juga dapat mengolah data gaji tujuannya untuk mengetahui data gaji setiap karyawan.
Gambar IV.19. Gaji Karyawan
7. Data Perkiraan
Fungsi data perkiraan adalah untuk mengetahui perkiraan penggajian di perusahaan tersebut.
Gambar IV.20. Data Perkiraan
8. Data Jurnal
Fungsi jurnal umum adalah untuk mencatat pengajian secara terperinci sesuai dengan urutan tanggal kedalam jumlah yang harus di debet dan di kredit
Gambar IV.21. Data Jurnal
9. Laporan penggajian
Fungsi laporan penggajian untuk melaporkan penggajian pada setiap periode.
Gambar IV.22. Laporan Penggajian
10. Ganti Password
Fungsi ganti password adalah untuk membuat pengamanan pada data-data database jika sewaktu-waktu administrasi merasa ingin mengganti password.
Gambar IV.22. Ganti Password
4.2.7. Spesifikasi Hardware dan Software
Untuk memperoleh kemampuan yang optimal dalam pengolahan data diperlukan aspek dasar yaitu perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak
(Software) yang saling berkaitan satu dengan lainnya sehingga tidak dapat
dipisahkan, karena suatu sistem komputerisasi tidak akan berjalan tanpa ada salah satu aspek tersebut. Perangkat lunak dan perangkat keras harus dapat menunjukan kerja yang baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
1. Hardware Perangkat keras (hardware) adalah serangkaian unsur-unsur yang terdiri dari beberapa perangkat keras yang membentuk suatu sistem komputer yang digunakan untuk mengoperasikan proses kerja pemakai. Penulis mengusulkan untuk menggunakan perangkat keras sesuai dengan kemampuan, tanpa harus menggunakan tipe tertentu dengan harga yang lebih mahal. Namun disesuaikan dengan kebutuhan program aplikasi dan peket program yang dirancang. Spesifikasi perangkat keras yang diusulkan sebagai berikut: a. Monitor : 14”
b. Proccessor : Core2
c. Memory : 1 GB (Minimum)
d. Harddisk : 80 GB
e. Keyboard : 102 Keys
f. Printer :Ink Jet
g. Mouse : USB
2. Software Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak (software) yang digunakan dalam mengeksekusi program aplikasi serta sistem operasi yang akan digunakan untuk menjalankan program tersebut. Sistem operasi ini berfungsi untuk mengidentifikasi dan menyiapkan aplikasi program sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer dapat terkontrol. Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi sistem pengeluaran kas ini adalah :
Sistem Operasi : Database PhpMyAdmin Bahasa Pemrograman : Neatbeans.8.1
