16
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Instansi
Dalam suatu instansi atau perusahaan, Skenario atau program kerja dan bidang-bidang perusahaan dan organisasi tersebut harus dengan jelas diketahui dan diterapkan agar dalam instansi atau perusahaan tersebut berjalan dengan lancar guna mencapai tujuan yang diterapkan.
3.1.1 Sejarah Instansi
Posyandu Cempaka III berdiri pada tahun 1990 yaitu sesuai dengan keluarnya Instruksi Menteri Dalam Negeri (Inmandagri) Nomor 9 Tahun 1990 tentang Peningkatan Pembinaan Mutu Posyandu dengan surat keputusan kepala Desa Margamulya NOMOR : K10/10-SK/DS/1990 tentang Pembentukan Kelompok Kerja (POKJA) Pembinaan Pos Pelayanan Terpadu (POSYANDU) Tingkat Desa Margamulya Kecamatan Kawali. Awalnya di Desa Margamulya hanya terdapat 1 Posyandu saja, karena semakin banyaknya pertumbuhan perkembangan Balita di desa tersebut maka didirikanlah Posyandu pada setiap Dusun khususnya Posyandu Cempaka III ini yang beralamat di Jln. Kawali-Lumbung No. 48 Dusun Tanjungsari Rt/Rw 20/06 Desa Margamulya 46253 Kecamatan Kawali Kabupaten Ciamis. Hingga sekarang Posyandu Cempaka III memiliki jumlah Balita sebanyak 37 orang.
Visi : menjadikan masyarakat sehat, kuat, sejahtera dan mandiri. Misi :
1. Lebih mendekatkan pelayanan kesehatan masyarakat bagi warga sekitar. 2. Meningkatkan kehadiran balita datang dan menimbang di Posyandu. 3. Meningkatkan Posyandu sentra pelayanan terpadu bagi keluarga. 4. Pemberian PMT dan penyuluhan.
5. Meningkatkan kesadaran masyarakat agar hidup sehat dan bersih.
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Struktur Organisasi yang ada pada Posyandu Cempaka III adalah sebagai berikut :
Sumber : (Posyandu Cempaka III, 2018)
Gambar III.1.Struktur Organisasi
Masing-masing tugas dan fungsi serta tanggung jawab bagian tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pelindung
a. Pelindung dan Penasehat bertindak untuk dan atas nama Pelindung dan Penasehat.
b. Memberikan arah kebijakan, masukan, nasehat dan pertimbangan - pertimbangan dalam suatu ide dan program dalam pengembangan posyandu sesuai dengan AD/ ART dan Visi Misi posyandu.
c. Sebagai penampung aspirasi didalam usaha – usaha pengembangan posyandu sesuai dengan AD /ART dan Visi Misi posyandu.
2. Pembina
a. Mengelola secara optimal penyelengaraan Posyandu b. Menyiapkan dan membina Kader Posyandu
c. Menyediakan sarana dan prasarana Posyandu
d. Mengusahakan dana untuk pengelolaan posyandu melalui pemanfaatan potensi dan penggerakan swadaya gotong royong masyarakat
e. Memberikan pembinaan/arahan kepada Pokjanal Posyandu, Pokjanal posyandu kecamatan dan pokja posyanu kelurahan sesuai dengan kebijakan pembangunan peningkatan kualitas keluarga.
3. Ketua
a. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan Pokjanal Posyandu. b. Memimpin kegiatan Pokjanal Posyandu.
c. Mengkoordinasikan instansi terkait dalam kegiatan Pokjanal Posyandu. d. Mengadakan kerjasama dengan institusi yang mendukung kegiatan
e. Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan Posyandu kepada pelindung dan pembina selaku Penanggung Jawab Pokjanal Posyandu.
4. Sekretaris
a. Melakukan tugas kesekretariatan dan pelayanan kegiatan operasional Pokjanal Posyandu
b. Menjalankan, mengontrol, menciptakan inovasi dan kreasi
c. Menerima dan membuat surat-surat yang masuk dan keluar dalam kegiatan posyandu.
d. Membuat dan mengarsipkan laporan. 5. Bendahara
a. Melakukan tugas di Petugas Kesehatang keuangan untuk kegiatan operasional Pokjanal Posyandu.
b. Melaporkan hasil pengeluaran dan pemasukan uang. 6. Sie KIA
a. Mengikuti kegiatan melayani KIA b. Menyusun rencana kegiatan KIA c. Kunjungan rumah
d. Kunjungan Posyandu
e. Mengevaluasi hasil kegiatan yaitu KIA secara keseluruhan 7. Sie KB
a. Mengikuti kegiatan melayani KB b. Menyusun rencana kegiatan KB c. Kunjungan rumah
e. Mengevaluasi hasil kegiatan yaitu KB secara keseluruhan 8. Sie Imunisasi
a. Menghitung jumlah sasaran imunisasi b. Menentukan target imunisasi
c. Menghitung kebutuhan vaksin
d. Membantu bagian pelayanan kesehatan dalam imunisasi Balita. 9. Sie Penanggulangan Diare
a. Memberikan oralit kepada Balita yang terserang diare b. Memberikan rujukan ke puskesmas apabila harus dirawat.
c. Memberikan penyuluhan kepada orangtua untuk waspada terhadap diare. 10. Sie Kesehatan Lingkungan
a. Membuat rencana kegiatan pelaksanaan program penyehatan lingkungan. b. Mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan mengevaluasi data pendukung sebagai penunjang perencnaan dan pelaksanaan program penyehatan lingkungan.
c. Memberikan petunjuk tentang tata cara pembuatan sarana kesehatan masyarakat pada tempat-tempat pemukiman
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah yang menjadi tema tugas akhir. Prosedur sistem berjalan dalam bentuk narasi dan diagram Use Case (Use Case Diagram).
1. Prosedur pemberitahuan jadwal posyandu
Kader memberi pengumuman pada pagi hari kepada orangtua yang mempunyai Balita untuk datang ke posyandu pada hari itu melalui speaker masjid setiap satu bulan sekali. Kader memberikan undangan pemberian vitamin setiap 6 bulan sekali dan undangan imunisasi sesuai sasaran imunisasi.
2. Prosedur daftar hadir
Orangtua membawa Balita ke posyandu lalu melakukan pendaftaran kepada kader bagian pendaftaran dengan mengisi daftar hadir dan ditandatangani, kader mengisi daftar hadir kader , dan Petugas Kesehatan mengisi buku tamu. 3. Prosedur penimbangan
Balita di timbang oleh kader bagian penimbangan. Setelah itu hasil penimbangan dicatat oleh kader pada secarik kertas kemudian diberikan kepada orangtua Balita.
4. Prosedur pencatatan
Orangtua Balita menyerahkan kertas hasil penimbangan dan Kartu Menuju Sehat (KMS) kepada kader bagian pencatatan. Kader bagian pencatatan mencatat hasil penimbangan Balita kedalam KMS dan buku pembantu. 5. Prosedur penyuluhan
Apabila Balita mengalami kejadian luar biasa (KLB) seperti penurunan berat badan dan tidak nafsu makan, maka bagian pencatatan menyerahkan KMS ke bagian penyuluhan dan bagian penyuluhan memberikan peyuluhan kepada orangtua Balita mengenai informasi Gizi anak. Tetapi jika tidak terjadi KLB maka KMS di berikan ke bagian pelayanan kesehatan.
6. Prosedur pelayanan kesehatan
Petugas kesehatan melihat KMS yang diberikan oleh kader bagian pencatatan kemudian memberikan obat kepada Balita yang sakit, pemberian Vitamin setiap 6 bulan sekali, melakukan imunisasi sesuai waktu, usia dan imunisasi yang telah ditentukan. Kemudian data pemberian vitamin dan imunisasi dicatat ke dalam buku besar oleh bagian pelayanan kesehatan.
7. Prosedur Pembuatan Laporan
Sekretaris membuat laporan register Balita, jumlah bayi, balita yang lahir dan meninggal dunia, laporan sasaran Balita yang hadir dan ditimbang naik/turun, dengan melihat dari buku pembantu dan daftar hadir. Laporan diberikan kepada ketua Pokja IV kemudian diberikan kepada bagian pelayanan kesehatan/pihak dari puskesmas.
3.3. Use Case Diagram
1. Use Case Pengumuman Jadwal Posyandu
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pengumuman Jadwal Posyandu
Use Case Name Pengumuman jadwal
Requirement Jadwal Posyandu
Undangan Vitamin dan Imunisasi
Goal/ Orangtua mengetahui jadwal posyandu
Orangtua mendapat undangan Vitamin dan Imunisasi
Pre-Conditions Kader memberi pengumuman
Kader memberi Undangan
Post-Conditions Pengumuman dan undangan diterima Orangtua
Failed end Conditions Orangtua tidak mendapat
pengumuman dan undangan.
Actors Kader dan Orangtua
Main Flow/Basic Path Kader membuat jadwal posyandu Kader mengumumkan jadwal posyandu
Kader memberikan undangan
Orangtua mendapatkan pengumuman dan undangan.
2. Use Case Daftar Hadir dan Pendaftaran
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.3. Use case daftar hadir dan pendaftaran
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Pengisian Daftar Hadir dan Pendaftaran Use Case Name Daftar Hadir dan Pendaftaran
Requirement Orangtua melakukan absensi dan
pendaftaran posyandu dengan mengisi buku daftar hadir.
Kader mengisi daftar hadir sebagai absensi.
Goal Balita terdaftar sebagai peserta
posyandu
Pre-Conditions Orangtua menuliskan nama Balita
serta menandatangani buku daftar hadir.
Petugas Kesehatan mengisi buku tamu Kader menuliskan nama dan menandatangani buku daftar hadir.
Post-Conditions Bagian pendaftaran menerima
pendaftaran
Failed end Conditions Orangtua tidak mengisi daftar hadir bagian pendaftaran tidak menerima pendaftaran.
Kader tidak mengisi daftar hadir, Petugas Kesehatan tidak menerima absensi kader
Actors Kader, bagian pendaftaran, orangtua,
Petugas Kesehatan, Balita.
Main Flow/Basic Path Bagian pendaftaran menerima pendaftaran.
3. Use Case Penimbangan
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.4. Use case Penimbangan
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Penimbangan
Use Case Name Penimbangan
Requirement Balita dapat melakukan penimbangan.
Goal Data penimbangan Balita tercatat..
Pre-Conditions Bagian penimbangan menimbang
Balita.
Post-Conditions Bagian penimbangan mencatat data timbangan.
Failed end Conditions Balita tidak melakukan penimbangan.
Actors Bagian penimbangan, orangtua, Balita.
penimbangan
Kader penimbangan mencatat data penimbangan ke dalam secarik kertas Orangtua menerima data penimbangan
4. Use Case Pencatatan
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.5. Use Case Pencatatan
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Pencatatan
Use Case Name Pencatatan
Requirement Bagian pencatatn dapat mencatat data penimbangan
Goal/ Orangtua mendapatkan data
timbangan pada KMS
Kader pencatatan mendapatkan data penimbangan pada buku besar
Pre-Conditions Kader penimbangan mencatat penimbangan.
Post-Conditions Kader pencatatan mendapatkan data penimbangan.
Failed end Conditions Orangtua tidak menyerahkan data timbang dan KMS.
Actors Orangtua dan kader pencatatan
Main Flow/Basic Path Orangtua menyerahkan data
penimbangan
Kader pencatatan mencatat data pada KMS dan Buku besar
5. Use Case Penyuluhan
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Penyuluhan
Use Case Name Penyuluhan
Requirement Bagian Penyuluhan memberikan
penyuluhan
Orangtua mendapatkan penyuluhan tentang Gizi anak.
Pre-Conditions Anak mengalami kejadian luar biasa (Turunnya Penimbangan)
Bagian penyuluhan melihat KMS Post-Conditions Bagian Penyuluhan mendapatkan data
anak yang mengalami penurunan timbangan.
Failed end Conditions -
Actors Bagian Pencatatan, Orangtua dan
bagian penyuluhan.
Main Flow/Basic Path Bagian Pencatatan menyerahkan KMS Bagian Penyuluhan melihat KMS Orangtua mendapatkan penyuluhan.
6. Use Case Pelayanan Kesehatan
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.7. Use Case Pelayanan Kesehatan Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Pelayanan Kesehatan
Use Case Name Pelayanan Kesehatan
Requirement Petugas Kesehatan melayani Balita
dengan memberikan Vitamin A, imunisasi dan obat.
Goal/ Balita mendapatkan pelayanan
kesehatan berupa pemeriksaan, Vitamin A, imunisasi dan obat.
Pre-Conditions Bagian penyuluhan / bagian
pencatatan menyerahkan KMS
Petugas Kesehatan melihat KMS, sasaran imunisasi dan melakukan
pemeriksaan.
Post-Conditions Balita mendapatkan pelayanan
kesehatan.
Failed end Conditions Bagian penyuluhan / bagian pencatatan tidak menyerahkan KMS
Actors Bagian Pencatatan/bagian penyuluhan,
bayi balita, dan Petugas Kesehatan Main Flow/Basic Path Bagian Pencatatan/bagian penyuluhan
menyerahkan KMS
Petugas Kesehatan melakukan pemeriksaan.
Balita mendapatkan pelayanan kesehatan
7. Use Case Pembuatan Laporan
Sumber : Hasil Penelitian (2018)
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Pembuatan laporan
Use Case Name Pembuatan laporan
Requirement Dibuatnya Laporan register Balita.
Goal Laporan ditandatangani oleh ketua
POKJA
Pre-Conditions Sekertaris membuat laporan
Post-Conditions Laporan di terima oleh ketua POKJA Failed end Conditions Laporan tidak diterima dan tidak
ditandatangani
Actors Sekertaris, ketua POKJA dan Petugas
Kesehatan
Main Flow/Basic Path Sekertaris membuat laporan register Balita.
Sekertaris menyerahkan laporan kepada ketua POKJA.
Ketua POKJA menandatangani laporan.
Ketua POKJA menyerahkan laporan kepada Petugas Kesehatan
Petugas Kesehatan menerima laporan.
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen masukkan dan dokumen keluaran yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan pada sistem pelayanan Posyandu pada Posyandu Cempaka III.
Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen-dokumen masukan dan keluaran yang dilakukan dalam proses pelayanan Posyandu .
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data. Bentuk dokumen masukan yang digunakan pada sistem Pelayanan Posyandu adalah sebagai berikut:
1. Kartu Menuju Sehat (KMS)
Nama Dokumen : Kartu Menuju Sehat (KMS)
Fungsi : Untuk mencatat perkembangan Balita Sumber : Orangtua
Tujuan : Kader Media : Kertas Jumlah : 1 Buku
Frekuensi : Setiap jadwal posyandu Bentuk : Lihat Lampiran A.1 2. Data hasil penimbangan
Nama Dokumen : Data hasil penimbangan
Fungsi : Untuk mencatat data hasil penimbangan Balita Sumber : Kader bagian penimbangan
Tujuan : Kader bagian pencatatan Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Balita telah ditimbang Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Buku daftar hadir Balita
Nama Dokumen : Daftar hadir
Fungsi : sebagai pendaftaran orangtua Balita ketika hadir di posyandu
Sumber : Kader bagian pendaftaran Tujuan : Orangtua Balita
Media : Kertas Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap orangtua, Balita mengahadiri posyandu Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4. Buku daftar hadir Kader
Nama Dokumen : Daftar hadir
Fungsi : sebagai rekap daftar hadir kader yang datang ke posyandu Sumber : Bagian pelayanan kesehatan/pihak puskesmas
Tujuan : Kader Posyandu Media : Kertas
Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap kader yang mengahadiri posyandu Bentuk : Lihat Lampiran A.4
5. Buku rekap Imunisasi dan Vitamin
Nama Dokumen : Buku rekap imunisasi dan vitamin
Fungsi : untuk mencatat Balita yang diimunisasi dan diberi vitamin
Sumber : Bagian pelayanan kesehatan Tujuan : Puskesmas
Media : Kertas Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap Balita diimunisasi dan diberi vitamin Bentuk : Lihat Lampiran A.6
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data. Bentuk dokumen keluaran data yang digunakan dalam sistem pelayanan Posyandu adalah sebagai berikut:
1. Buku Register Balita
Nama Dokumen : Data hasil penimbangan
Fungsi : Untuk mencatat data hasil penimbangan Balita Sumber : Kader bagian penimbangan
Tujuan : Kader bagian pencatatan Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Balita telah ditimbang Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Laporan Imunisasi
Nama Dokumen : Rekap Data Imunisasi
Fungsi : Untuk mencatat data imunisasi Balita Sumber : Petugas Kesehatan
Tujuan : Kader Media : Kertas Jumlah : 1 lembar Frekuensi : Setiap Tahun Bentuk : Lihat Lampiran B.2 3. Laporan Pemberian Vitamin A
Nama Dokumen : Laporan Data Vitamin Fungsi : Untuk mencatat Vitamin Sumber : Petugas Kesehatan Tujuan : Kader
Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap Balita telah dberi Vitamin Bentuk : Lihat Lampiran B.3
4. Laporan Data Balita
Nama Dokumen : laporan data balita
Fungsi : Untuk mencatat data Balita Sumber : Kader
Tujuan : Ketua dan petugas Kesehatan Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar Frekuensi : Setiap Tahun Bentuk : Lihat Lampiran B.4
3.5. Permasalahan Pokok
Dari analisa sistem yang berjalan pada proses pelayanan posyandu pada posyandu Cempaka III terdapat beberapa pernasalahan pokok yaitu :
1. Proses pencatatan masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi form kertas dan buku-buku sehingga diakibatkan terjadinya penumpukan data, redudansi data, bahkan kehilangan dokumen.
2. Tidak ada data yang mengolah sasaran imunisasi dan permberian vitamin bagi Balita sehingga bagian pelayanan kesehatan harus melihat data usia Balita secara satu persatu sehingga menyebabkan proses pelayanan yang tidak efektif.
3. Orangtua Balita seringkali datang dengan tidak membawa buku KMS sehingga data perkembangan Balita tidak dapat dicatat sebagai pegangan dan pemantauan bagi orangtua di rumah.
4. Pembuatan laporan masih menggunakan program Microsoft Excel, yang dilihat dari buku-buku karena tidak adanya rekapan data secara khusus,pengelolaan data seperti ini sangat kurang efisien sehingga memakan waktu yang lama dalam pembuatan laporan.
5. Penyerahan laporan dari ketua posyandu kepada ketua Pokja kemudian kepada bagian pelayanan kesehatan masih dilakukan dengan cara diberikan langsung dari tangan ke tangan.
3.6. Pemecahan Masalah
Penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah dari identifikasi masalah yang terdapat pada sistem pelayanan Posyandu Cempaka III yaitu : 1. Untuk pengolahan data pelayanan posyandu ini dibuatkan suatu sistem
perancangan aplikasi berbasis web yang berguna agar data-data dapat dikelola dengan baik dan cepat, dengan sistem yang terkomputerisasi. Selain mudah diakses aplikasi web tersebut diharapkan dapat membantu memberikan informasi serta memudahkan kader dalam mencatat kegiatan posyandu yang dapat meminimalisir kesalahan.
2. Perancangan sistem ini dibuat dengan menggunakan metode Dynamic System Development Method (DSDM), metode ini sangat efektif digunakan karena tahapannya jelas, lengkap dan mudah dipahami. Aplikasi yang dikembangkan masih termasuk ke dalam aplikasi sederhana dan tidak membutuhkan waktu lama dalam pengerjaannya. DSDM bersifat fleksibel sehingga bila terdapat perubahan dapat diatasi dengan baik, dapat menyiasati waktu pengerjaan yang singkat dengan biaya yang minim.
3. Perancangan sistem terdiri dari form absensi kader, form absensi Balita, form pencatatan, form penyuluhan, form pelayanan kesehatan, dan form laporan.
