BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

(1)

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Organisasi 3.1.1 Profil Organisasi

STKIP Panca Sakti merupakan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan yang didirikan pada tanggal 19 September 2008 dan telah memiliki akreditasi yang disahkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi atau BAN-PT dengan nomor 091/SK/BAN-PT/AK-XV/S/II/2013 dan telah didaftarkan ke Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor AHU-4312.AH.01.04.Tahun 2011 pada tanggal 18 Juli 2011 lalu. STKIP Panca Sakti memiliki gedung perkuliahan yang berpusat di Jalan Raya Hankam No. 54, kecamatan Jatirahayu, kelurahan Pondok Gede, Kota Bekasi, Jawa Barat.

Sehubungan dengan persyaratan guru yang wajib memiliki klasifikasi akademik berupa Sarjana S1 atau DIV (Strata 1 atau Diploma IV), Kompetensi Pedagogik, Kepribadian, Sosial, dan Profesional Pendidikan, Sehat Jasmani dan Rohani yang merupakan perwujudan dari Undang-undang Republik Indonesia nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen yang tertera di dalam pasal 8 sampai dengan pasal 12. Oleh karena itu, STKIP Panca Sakti dapat membantu para guru yang belum memiliki status jenjang pendidikan S1 atau DIV dan bertugas di wilayah Kabupaten Pandeglang untuk dapat bergabung untuk dapat melanjutkan program studinya. STKIP Panca Sakti memiliki tiga program studi untuk jenjang pendidikan Strata 1 (S1) yang antara lain sebagai berikut :

1. Pendidikan Guru Anak Usia Dini (S.Pd) 2. Pendidikan Bahasa Inggris (S.Pd) 3. Pendidikan Ekonomi (S.Pd)

STKIP Panca Sakti menyadari akan pentingnya tanggung jawab dan pengabdian yang tulus terhadap masyarakat terutama civitas akademiknya. Satu dari sekian banyak bentuk tanggungjawab dan kepedulian dari STKIP

(2)

pengembangan karir mahasiswa/alumi untuk menjadi tenaga guru yang bersifat profesional dan memiliki budipekerti yang luhur.

STKIP Panca Sakti merupakan perwujudan dari hasrat yang besar dari seluruh anggota untuk turut serta dalam membina dan mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM) Indonesia yang unggul, baik dari kualitas intelektual maupun kualitas moralnya, sehingga memiliki kemampuan untuk dapat bersaing pada era globalisasi dan bermuara pada tujuan akhir untuk mencapai kesejahteraan bangsa dan negara.

STKIP Panca Sakti begitu optimis dalam melaksanakan kewajiban moral dan sosialnya mengingat sumber-sumber kekuatan yang dimiliki adalah memiliki SDM yang prima, profesional, berdedikasi tinggi dan berkomitmen untuk menghasilkan yang terbaik bagi bangsa dan negara.

3.1.2 Visi dan Misi Organisasi

Visi

Menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki kompetensi mengajar yang handal dan profesional serta agamis.

Misi

1. Menjadi guru sebagai tenaga pengajar yang profesional dan bermutu. 2. Menghasilkan sumber daya manusia yang mampu mengembangkan ilmu

pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan sebagai tenaga pengajar yang professional.

3. Menciptakan budaya akademik dalam kelas dengan memberdayakan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dimiliki.

4. Menciptakan SDM yang mampu memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada peserta didik.

3.1.3 Struktur Organisasi, Tanggung Jawab, dan Wewenang 3.1.3.1 Struktur Organisasi

(3)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber: STKIP Panca Sakti)

(4)

3.1.3.2 Tanggung Jawab dan Wewenang

a. Yayasan Panca Sakti

Memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :

1. Menjamin dana pelaksanaan pendidikan di dalam STKIP Panca Sakti 2. Menyediakan prasarana dan sarana pendidikan

3. Menjamin terselenggaranya pendidikan STKIP Panca Sakti dengan fungsi pengawasan dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian terhadap Masyarakat. b. Ketua STKIP

1. Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan dan pelaksanaan jaminan mutu di dalam STKIP

2. Menyusun dan menetapkan kebijakan-kebijakan yang berlaku dilingkungan STKIP, baik yang bersifat strategis, teknis, sampai dengan administratif

3. Menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam lingkungan STKIP dengan menggunakan langkah-langkah strategis

4. Melakukan koordinasi dengan pihak yayasan dan senat akademik. c. Puket (Pembantu Ketua) I

1. Menyusun perencanaan untuk bidang pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kegiatan kemahasiswaan

2. Merumuskan kebijakan untuk lingkup bidang pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kegiatan kemahasiswaan

3. Memberikan tugas dan arahan di dalam bidang pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kegiatan kemahasiswaan

4. Mengkoordinasikan serta memantau pelaksanaan program kerja dan kegiatan di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kegiatan kemahasiswaan.

d. Puket (Pembantu Ketua) II

1. Menyusun perencanaan di bidang administrasi umum, keuangan dan kepegawaian

(5)

2. Merumuskan kebijakan dan melakukan koordinasi untuk bidang administrasi umum, keuangan dan kepegawaian

3. Memberikan tugas dan arahan di bidang administrasi umum, keuangan dan kepegawaian

4. Memantau pelaksanaan program kerja dan kegiatan dibidang administrasi umum, keuangan dan kepegawaian.

e. Puket (Pembantu Ketua) III

1. Menetapkan kebijakan pengelolaan di dalam bidang bidang kemahasiswaan dan alumni, serta rencana kerja dan anggaran unit kegiatan mahasiswa

2. Mengkoordinasi, membina, dan mengawasi kegiatan mahasiswa di dalam STKIP

3. Melakukan dokumentasi data alumni dan pengelolaan alumni

4. Membuat program peningkatan minat, bakat, dan kesejahteraan mahasiswa di lingkungan STKIP

f. Penelusuran Alumni

Memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1. Memproses biodata mahasiswa dan alumni

2. Memproses legalisir ijazah dan akta belajar

3. Mendokumentasikan data dan informasi yang berkaitan dengan alumni.

g. Unit Kegiatan Mahasiswa

1. Melakukan pengurusan terhadap perizinan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa.

2. Memproses usulan kegiatan minat, penalaran, dan kesejahteraan mahasiswa.

3. Membantu dalam proses pemilihan pengurus organisasi-organisasi kemahasiswaan.

h. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :

(6)

1. Menerima/menginput data mahasiswa baru dari bagian penerimaan mahasiswa baru/melakukan koordinasi dengan bagian keuangan, melakukan pembuatan NIM

2. Membuat kartu rencana studi

3. Membuat dan mengurus absensi mahasiswa

4. Menyiapkan data untuk keperluan EPSBED setiap semester

5. Membuat keterangan lulus untu mahasiswa dan mencetak ijasah, akta empat dan transkrip nilai.

i. Sub Pendidikan/Pengajaran

1. Menyiapkan bahan ajar dan kurikulum pada setiap semesternya sesuai dengan bidang program studi yang diajarkan.

2. Memilih dosen-dosen yang tepat sesuai dengan mata kuliah tertentu. j. Sub Laboratorium

1. Mengembangkan teori dan metedologi penelitian sesuai dengan disiplin ilmu yang sejenis

2. Melakukan penelitian yang dilakukan di dalam lingkup ilmu sejenis 3. Mengelola laboratorium, mulai kelengkapan peralatan yang tersedia

sampai dengan kegiatan-kegiatan yang berlangsung di dalamnya. k. Sub Perpustakaan

1. Melakukan pengawasan terhadap kelengkapan dan kerapian buku-buku dan atribut lain yang terdapat di dalam perpustakaan.

2. Menyeleksi buku-buku yang sudah tidak sesuai dengan kegiatan belajar mengajar.

3. Menyediakan dan membuat katalog buku. 4. Melayani peminjaman dan pengembalian buku. l. Bagian Administrasi Umum

1. Menyusun rencana dan fungsi organisasi untuk masa mendatang 2. Melaksanakan administrasi dan manajemen dosen dan karyawan 3. Melaksanakan administrasi dan sumberdaya fisik.

(7)

Memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1. Melaksanakan administrasi dosen dan karyawan 2. Melakukan transfer gaji karyawan dan dosen

3. Melakukan pengelolaan tunjangan tambahan terhadap dosen dan karyawan

4. Membuat laporan keuangan bulanan 5. Mengurus absensi dosen dan karyawan. n. Sub Bag. TU & RT

Memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1. Melakukan administrasi terhadap surat dan arsip.

2. Membantu menyampaikan berita atau informasi kepada pihak atau jurusan tertentu.

3. Melakukan pemeliharaan terhadap kebersihan dan keamanan lingkungan organisasi.

o. Bagian Puslitbang dan PM

1. Merumuskan dan menetapkan kebijakan dan anggaran yang dibutuhkan pada bagian puslitbang dan PPM

2. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja staf di dalam bagian Puslitbang dan PPM

3. Menyusun dan menyelenggarakan program dan laporan penelitian 4. Mendistribusikan informasi yang berasal dari kegiatan seminar,

penelitian, pelatihan, dan lokakarya dari luar yang relevan dengan kompetensi

p. Sub Pengabdian Masyarakat

Memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : 1. Merumuskan kebijakan di bidang pengabdian masyarakat.

2. Memberikan bantuan keahlian kepada masyarakat sesuai dengan yang dibutuhkan.

3. Meningkatkan relevansi program pengabdian sesuai dengan kebutuhan masyarakat

q. Sub Penelitian

(8)

1. Melaksanakan penelitian terhadap ilmu pengetahuan untuk pengembangan sistem pendidikan

2. Melakukan pembinaan ilmu pengetahuan

3. Melaksanakan tugas administrasi lembaga penelitian r. Ketua Prodi Pendidikan Anak Usia Dini

1. Menyusun Rencana Induk Pengembangan Program Studi PAUD 2. Mengarahkan para mahasiswa dalam pemilihan pembimbing untuk

PKL dan skripsinya.

3. Melayani pemberian informasi mengenai program studi Pendidikan Anak Usia Dini kepada mahasiswa.

4. Mengatur kelancaran skripsi, baik proposal, laporan hasil, dan ujian. s. Ketua Prodi Pendidikan Bahasa Inggris

Memiliki tanggung jawab dan wewenang berikut :

1. Menyusun Rencana Induk Pengembangan Program Studi Bahasa Inggris

2. Mengarahkan para mahasiswa dalam pemilihan pembimbing untuk PKL dan skripsinya.

3. Melayani pemberian informasi mengenai program studi Bahasa Inggris kepada mahasiswa.

4. Mengatur kelancaran skripsi, baik proposal, laporan hasil, dan ujian. t. Ketua Prodi Pendidikan Ekonomi

1. Menyusun Rencana Induk Pengembangan Program Studi Ekonomi 2. Mengarahkan para mahasiswa dalam pemilihan pembimbing untuk

PKL dan skripsinya.

3. Melayani pemberian informasi mengenai program studi Ekonomi kepada mahasiswa.

4. Mengatur kelancaran skripsi, baik proposal, laporan hasil, dan ujian. u. Kelompok Dosen

1. Melakukan kegiatan pengajaran sesuai dengan bidang ilmunya masing-masing

(9)

2. Membuat soal ujian yang akan diujikan pada ujian tengah semester atau pun akhir semester

3. Melakukan pemeriksaan terhadap kertas ujian para mahasiswa yang telah dilaksanakan.

3.2 Gambaran Sistem yang Berjalan

3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian STKIP Panca Sakti

1.Status Dosen dan Karyawan a. Dosen Biasa

Dosen biasa merupakan dosen yang bekerja secara tetap dan terikat hubungan kerja dengan organisasi dalam jangka waktu yang tidak terbatas. Dosen biasa memperoleh gaji pokok, tunjangan dosen tetap, dan honor-honor lain yang diberlakukan oleh organisasi. Jumlah dosen biasa sekolah tinggi sebanyak 82 orang.

b. Dosen Luar Biasa

Dosen luar biasa merupakan dosen yang statusnya tidak tetap dan tidak terikat hubungan kerja secara penuh dengan organisasi, biasanya dosen jenis ini memiliki pekerjaan lain di luar organisasi. Jumlah dosen luar biasa sekolah tinggi saat ini sebanyak 72 orang.

c. Karyawan Percobaan

Karyawan percobaan merupakan calon karyawan yang harus melalui masa percobaan selama 3 bulan untuk diketahui kemampuan dan kinerjanya yang nantinya akan diangkat menjadi karyawan tetap jika sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan oleh organisasi. Karyawan percobaan mendapatkan gaji pokok yang sama dengan karyawan tetap lainnya, namun belum mendapatkan kebijakan organisasi, seperti cuti, tunjangan tambahan, dan kebijakan lainnya.

d. Karyawan Tetap

Karyawan tetap merupakan karyawan yang terikat hubungan kerja dengan organisasi dalam waktu yang tidak terbatas dan jenis karyawan ini telah berhasil melalui masa percobaan selama 3 bulan. Karyawan tetap mendapatkan gaji pokok, tunjangan kemahalan, tunjangan jabatan, transport, uang makan, cuti, izin, dan kebijakan lainnya yang diberlakukan oleh

(10)

organisasi. Jumlah karyawan tetap di kantor pusat sekolah tinggi sebanyak 21 orang.

2.Absensi Dosen dan Karyawan

Prosedur absensi yang dilakukan oleh para dosen yang mengajar, baik yang berstatus dosen biasa maupun dosen luar biasa, dan karyawan pada STKIP Panca Sakti adalah masih bersifat manual, yaitu dengan menggunakan tanda tangan. Untuk dosen, tanda tangan dilakukan setiap saat mereka telah melakukan kegiatan mengajar. Sedangkan untuk karyawan, tanda tangan dilakukan setiap hari saat hadir untuk bekerja.

3.Waktu Kerja

a. Dosen disesuaikan dengan jadwal mengajar yang telah ditentukan oleh organisasi, sehingga dosen hanya diwajibkan ada di dalam organisasi pada jam-jam tertentu.

b. Karyawan mulai hari senin sampai sabtu pukul 08.00 – 17.00

3.2.2 Kebijakan Absensi dan Penggajian yang Diterapkan STKIP Panca Sakti 3.2.2.1 Perhitungan Gaji Dosen

1. Honor Mengajar

Honor mengajar diberikan kepada setiap dosen tetap yang melakukan kegiatan mengajar di dalam organisasi yang diakumulasi berdasarkan jumlah mengajar dari masing-masing dosen, dan diberikan pada setiap bulannya. Besaran honor mengajar yang diberikan oleh organisasi bervariasi, disesuaikan dengan jenjang pendidikan terakhir yang telah ditempuh oleh setiap dosen yang bersangkutan, mulai dari jenjang S1, S2, sampai dengan S3 dan dihitung setiap kali bediri untuk melakukan kegiatan pengajaran.

2. Tunjangan Dosen Tetap

Tunjangan dosen tetap hanya diberikan kepada para dosen tetap yang mengajar di STKIP Panca Sakti, sehingga dosen tidak tetap tidak mendapatkannya. Tunjangan ini jumlahnya sama untuk setiap dosen tetap, dan diberikan pada setiap bulannya bersamaan dengan penerimaan honor mengajar.

3. Honor

a) Honor Pembuatan Soal

Honor pembuatan soal diberikan kepada para dosen yang membuatkan soal untuk ujian, baik Ujian Tengah Semester (UTS) atau pun Ujian Akhir

(11)

Semester (UAS). Besaran honor pembuatan soal dikalikan dengan jumlah soal yang dibuat oleh dosen yang bersangkutan. Honor ini diberikan bersamaan dengan honor koreksi ujian dan pengawasan ujian.

b) Honor Koreksi Ujian

Honor koreksi ujian diberikan kepada para dosen yang melakukan koreksi terhadap ujian yang telah diselenggarakan sebelumnya, baik Ujian Tengah Semester (UTS) atau pun Ujian Akhir Semester (UAS). Perhitungan besaran honor koreksi ujian sama dengan honor pembuatan soal, yaitu dikalikan dengan jumlah koreksi yang dilakukan oleh dosen yang bersangkutan Honor ini diberikan bersamaan dengan honor pembuatan soal dan pengawasan ujian.

c) Honor Pengawasan Ujian

Honor pengawasan ujian diberikan kepada para dosen yang melakukan pengawasan pada saat ujian berlangsung, baik Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS), atau pun ujian skripsi. Perhitungan besarnya honor pengawasan ujian dikalikan dengan jumlah pengawasan yang dilakukan oleh dosen yang bersangkutan Honor ini diberikan bersamaan dengan honor pembuatan soal dan koreksi ujian.

3.2.2.2 Perhitungan Gaji Karyawan

1.Gaji Pokok

Gaji pokok diberikan kepada setiap karyawan yang bekerja di organisasi pada setiap bulannya. Besaran gaji pokok bervariasi dan disesuaikan dengan jabatan yang dimiliki oleh setiap karyawan yang bersangkutan.

2.Tunjangan

a) Tunjangan Kemahalan

Tunjangan kemahalan merupakan tambahan gaji yang diberikan oleh organisasi kepada para karyawannya di setiap bulannya dengan tujuan untuk membantu kesejahteraan para karyawan dalam melakukan pemenuhan atas kebutuhan sehari-harinya dan hanya diberikan oleh karyawan tetap. Besarannya pun bervariasi, disesuaikan dengan jabatan dari masing-masing karyawan.

(12)

b) Tunjangan Jabatan

Tunjangan jabatan diberikan kepada karyawan sesuai dengan jabatan yang dimilikinya dan diberikan pada setiap bulannya bersamaan dengan gaji pokok. Tunjangan jabatan hanya diberikan kepada karyawan tetap saja, sehingga karyawan tidak tetap atau pun dosen tidak mendapatkan tunjangan ini.

c) Honor Transportasi

Honor transportasi merupakan tambahan uang yang diberikan organisasi kepada para karyawannya untuk membantu dalam mobilitas karyawan dalam melaksanakan tugasnya di dalam organisasi. Besaran uang transport sama untuk setiap karyawan dan disesuaikan dengan jumlah kehadiran dari masing-masing karyawan. Khusus untuk pimpinan sekolah tinggi, besaran nominalnya hampir dua kali lipat dari pengemban jabatan lainnya.

d) Honor Makan

Besaran nominal, cara perhitungan, dan pemberian honor ini sama dengan honor transportasi.

e) Tunjangan Dinas Luar

Tunjangan ini diberikan kepada setiap karyawan yang telah bertugas untuk dinas luar pada lokasi dan waktu tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Besaran jumlah yang diterima bervariasi, tergantung lamanya karyawan melakukan dinas luar.

f) Tunjangan Hari Raya (THR)

Tunjangan Hari Raya diberikan kepada masing-masing karyawan pada setiap tahunnya dengan besaran yang disesuaikan dengan gaji pokok yang diterima setiap bulannya. Tunjangan ini hanya diberikan kepada para karyawan tetap.

3.Hari Libur Nasional, Cuti, dan Ijin

a. Hari libur nasional adalah hari libur resmi yang diberlakukan oleh pemerintah secara nasional pada setiap tahunnya. Hari libur nasional selalu ditandai dengan warna merah di dalam kalender nasional.

b. Cuti bersama, merupakan hari libur umum yang digagas oleh pemerintah dengan tujuan untuk meningkatkan efesiensi para pegawai dalam melakukan tugas pekerjaannya setelah diberikan hari libur tersebut.

(13)

c. Cuti tahunan, karyawan dapat mengajukan cuti tahunan dengan berbagai macam alasan. Adapun hak/jatah cuti yang ditetapkan oleh organisasi untuk setiap karyawannya adalah sebanyak 12 kali setiap tahunnya.

d. Izin meninggalkan pekerjaan untuk waktu tertentu dengan gaji penuh tetap diberikan saat karyawan mendapatkan izin resmi dari organisasi dengan beberapa keadaan, seperti : sakit dengan surat resmi dokter, ada keluarga yang meninggal, mengalami musibah (baik musibah alam ataupun non-alam, seperti kebakaran, kebajiran, dan sebagainya), dan lain-lain dengan bukti penunjang yang dapat menjadi bahan pertimbangan oleh organisasi.

3.2.3 Prosedur Absensi dan Penggajian yang Berjalan pada STKIP Panca Sakti

1.Prosedur Cuti

Karyawan STKIP Panca Sakti dapat melakukan pengajuan cuti dengan cara mengajukan surat permohonan cuti yang harus diserahkan kepada Puket II. Selanjutnya, Puket II akan mempertimbangkan pengajuan cuti karyawan tersebut, apakah permohonan tersebut dapat diterima atau pun ditolak. Jika Puket II menerima permohonan cuti karyawan, maka karyawan tersebut mendapatkan cuti sesuai jumlah hari yang telah disepakati. Jika tidak, maka karyawan tidak dapat melakukan cuti dan harus bekerja seperti biasa. Cuti hanya diberikan kepada karyawan tetap, sehingga karyawan percobaan atau pun kalangan dosen tidak mendapatkannya.

(14)

Gambar 3.2 Activity Diagram Permohonan Cuti Karyawan

2.Prosedur Dinas Luar

Prosedur dinas luar karyawan dimulai dengan perintah dari Puket II untuk melakukan pembuatan surat dinas terhadap karyawan tertentu yang ditujukan untuk bagian kepegawaian. Surat dinas merupakan perintah resmi untuk melakukan perjalanan dinas dalam rangka mendukung upaya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan, yaitu karyawan. Tujuan dan lamanya dinas berbeda-beda, tergantung dengan acara (event) yang diselenggarakan atau pun kebijakan yang diterapkan oleh organisasi.

(15)

Gambar 3.3 Activity Diagram Dinas Luar Karyawan

3.Prosedur Absensi

Prosedur absensi para dosen dan karyawan sama prosesnya. Proses absensi masih bersifat manual, yaitu dengan menggunakan tanda tangan dari setiap dosen dan karyawan pada form absensi harian yang telah disediakan. Tanda tangan tersebut merupakan suatu pernyataan atau bukti atas kehadiran dari masing-masing dosen dan karyawan pada setiap mereka masuk kerja.

Baik dosen maupun karyawan yang berhalangan hadir karena suatu alasan tertentu dapat menghubungi pihak kepegawaian untuk memberitahukan alasan dari ketidak hadirannya pada hari tersebut, setelah itu bagian kepegawaian akan mencatat ketidak hadiran dosen atau pun karyawan pada form absensi. Bedanya, untuk dosen yang berhalangan hadir diwajibkan menggantikan jadwal kuliah pengganti pada hari lain atau menggantikannya dengan dosen lain yang memiliki mata ajar yang sama atau serupa sesuai dengan kesepakatan dosen dan pihak akademis.

(16)

Bagian Kepegawaian Dosen/Karyawan

Menandatangani Form Absensi

Membuat Rekap Absensi Mengumpulkan Form Absensi

Gambar 3.4 Activity Diagram Pencatatan Absensi

4.Prosedur Perhitungan Gaji

Perhitungan gaji dosen dilakukan pada minggu terakhir pada setiap bulannya oleh bagian keuangan organisasi. Perhitungan gaji dibedakan oleh beberapa faktor, yaitu berdasarkan tingkat pendidikan dosen, status mengajar dosen, dan tambahan honor lain jika dosen tersebut melakukan pembuatan soal, pengoreksian ujian, atau pun pengawasan pada saat ujian berlangsung.

Sedangkan untuk perhitungan gaji karyawan, gaji yang diberikan berupa gaji pokok yang telah ditambahkan dengan tunjangan-tunjangan lain yang diberikan sebagai kebijakan organisasi kepada para karyawannya. Tunjangan-tunjangan tersebut terbagi menjadi dua macam, yaitu Tunjangan-tunjangan yang diberikan pada setiap bulannya, seperti tunjangan kemahalan dan tunjangan jabatan, serta tunjangan yang dihitung sesuai dengan jumlah kehadiran/absensi karyawan tersebut, seperti uang makan dan transpot.

(17)

Setelah dilakukan perhitungan, bagian keuangan akan mentransfer sejumlah uang ke dalam rekening dosen dan karyawan yang bersangkutan sesuai dengan perhitungan yang telah dilakukan sebelumnya.

Setelah menerima sejumlah uang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, para dosen dan karyawan selanjutnya akan menandatangani kertas yang berisi nama dan jumlah gaji yang diberikan pada setiap bulannya sebagai tanda bukti penerimaan dan disahkan oleh bagian keuangan.

(18)

62

Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Perhitungan Gaji Dosen

6

(19)

(20)

3.3 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahannya

Tabel 3.1 Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan

Permasalahan Akibat Permasalahan Penyebab Usulan Rekomendasi Proses perhitungan gaji masih dilakukan secara manual Proses penggajian berjalan lambat dan sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji untuk para dosen dan

karyawan.

Perhitungan honor dan tunjangan yang

berkaitan dengan absensi sering terjadi salah hitung, sehingga baik dosen, karyawan, atau pun organisasi dapat menderita kerugian. Organisasi hanya menggunakan microsoft excel untuk membantu perhitungan penggajian dan pembuatan laporan penggajian. Data-data pendukung perhitungan gaji (komponen-komponen gaji) disimpan di tempat yang berbeda, sehingga tidak terintegrasi Melakukan perancangan terhadap sistem penggajian yang dapat terintegrasi dengan seluruh data yang berhubungan dengan proses penggajian, seperti absensi, sehingga perhitungan terhadap honor dan tunjangan yang merupakan komponen gaji dapat dilakukan dengan lebih tepat. Perhitungan gaji secara menyeluruh pun dapat lebih cepat dan tepat. Kode dosen dan karyawan tidak diterapkan Terjadi kesalahan dalam hal pencatatan hal-hal yang berkaitan untuk para dosen dan karyawan yang memiliki nama yang sama. Baik antar masing-masing dosen atau karyawan dan juga keduanya.

Pemberian kode untuk dosen dan karyawan dirasa belum penting karena jumlahnya yang dirasa masih sedikit.

Melakukan pembuatan kode untuk setiap dosen dan karyawan yang sebaiknya dibedakan antara dosen dan karyawan.

(21)

Permasalahan Akibat Permasalahan Penyebab Usulan Rekomendasi Lemahnya pengawasan internal terhadap absensi harian. Terjadi manipulasi data kehadiran. Contohnya : karyawan tidak bekerja sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan karena jam masuk dan jam keluar tidak tercatat.

Absensi masih menggunakan sistem manual, yaitu tanda tangan pada setiap

kehadiran pada form absensi harian.

Menggunakan sistem absensi yang dapat secara otomatis mencatat jam masuk dan jam keluar kerja pada absensi harian.

Sering terjadi kecurangan dalam hal cuti karyawan. Karyawan dapat melakukan cuti kapan pun dan melebihi jatah yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Kurangnya informasi

mengenai jumlah sisa hak cuti dan informasi

pendukung untuk persetujuan permohonan cuti.

Menggunakan sistem yang dapat secara otomatis mengurangi sisa hak cuti setelah cuti diambil. Karyawan diharuskan mengisi pekerjaan yang sedang dilakukan sebagai bahan pertimbangan persetujuan permohonan. Kesulitan dalam pengubahan data. Jika terdapat perubahan terhadap suatu data, data di bagian lain sering belum berubah atau terjadi keterlambatan dalam perubahan data.

Data-data serupa banyak digunakan oleh bidang yang berbeda, dan disimpan di tempat yang berbeda. Menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga jika terdapat perubahan pada suatu data, maka data yang berhubungan akan otomatis mengikuti perubahan tersebut (ter-update) .

(22)

Permasalahan Akibat Permasalahan Penyebab Usulan Rekomendasi Pembuatan laporan berlangsung lama, sehingga sering terjadi terlambat Kebutuhan akan laporan sering tersendat dan harus menunggu beberapa saat sampai laporan selesai dibuat. Laporan harus diotorisasi/dicek terlebih dahulu oleh pimpinan, sehingga jika pimpinan sedang tidak ada di tempat, maka laporan tidak dapat disahkan. Data-data yang dibutuhkan untuk penyusunan laporan disimpan di bagian atau tempat yang berbeda-beda. Menggunakan sistem terintegrasi, sehingga data-data penunjang laporan dapat terhubung dan laporan pun dapat secara otomatis terbuat.

Tidak ada slip gaji untuk dosen

Dosen tidak memiliki rincian gaji/honor yang diterima setiap bulannya Dosen hanya melakukan tanda tangan penerimaan gaji/honor bulanan

Slip gaji untuk dosen dibuat sebagai tanda bukti rincian

gaji/honor yang didapatkan untuk dosen tersebut dan dapat sebagai pengajuan kredit.