27
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Pembelian adalah suatu sistem kegiatan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. PT.Pokta Terbit Industri Karawang merupakan salah satu perusahan yang bergerak di bidang manufacturing. Untuk melakukan pengembangan usaha peranan sistem informasi sangat berpengaruh besar bagi perusahaan ini, tanpa adanya sistem informasi kegiatan transaksi pembelian belum dapat berjalan secara optimal. Saat ini sistem yang berjalan pada PT.Pokta Terbit Industri Karawang masih dilakukan secara manual. Sistem yang ada saat ini mengakibatkan lambatnya pengolahan informasi yang dibutuhkan. Untuk dapat memberikan pelayanan yang tepat dan cepat maka penulis berusaha untuk membuat suatu rancangan sistem dari yang belum terkomputerisasi untuk dikembangkan agar sistem yang ada menjadi lebih maksimal dalam segi penggunaannya.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan penulis akan menjelaskan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi dari setiap bagian pada PT. Pokta Terbit Industri Karawang.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
dibidang Shoes Machinery & Component Industri serta Engeenering Construction
Services yang beralamat di Dusun Dukuh, Ds. Anggadita, Kecamatan Klari,
Karawang, Jawa Barat dan kantor pusat yang beralamat di Perum Griya Metropolitan Kelurahan Pekayon Jaya RT.005/RW.03 Jalan Laskar No.1A Bekasi. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 11 Maret 1991 dan mulai beroperasi pada tahun 1999, PT. Pokta Terbit Industri Karawang termasuk kedalam kategori Perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA) dengan nomor Surat Izin Usaha Perdagangan No. 90/II/PMA/2001 pada tanggal 29 Maret 2001. Target pasar dalam perusahaan ini adalah pasar domestik. Pemegang saham PT. Pokta Terbit Industri Karawang ini terdiri dari satu orang warga negara Indonesia yaitu Bapak. Bungai Johan dan dua orang warga negara Korea Selatan yaitu Mr. Sang Wook Seo dan Mrs. Jung Sook Sur. Perusahaan ini mempunyai 200 karyawan, sebagian karyawan tetap, karyawan kontrak dan karyawan lepas dengan sistem PKWT (Pekerja Kontrak Waktu Terbatas).
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : Hasil Olahan Penulis
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Pokta Terbit Industri Karawang
Adapun Fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi sesuai dengan uraian tugasnya adalah sebagai berikut :
1. Presiden Direktur
a. Menyusun strategi dan visi.
b. Mengatur investasi, alokasi dan disvestasi. c. Memimpin redaksi.
d. Memastikan bahwa prinsip tatakelola perusahaan benar-benar diterapkan dengan baik.
jangka pendek dan jangka panjang.
f. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
2. Direktur
a. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer).
b. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan. c. Menerima laporan aktivitas dari semua bagian.
d. Membuat laporan aktivitas perencanaan produk terhadap presiden direktur. 3. Manajer
a. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.
b. Membuat peraturan entern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan.
c. Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan effisien.
d. Menjadi perantara dalam komunikasi ide, gagasan dan strategi antara pimpinan dan staff.
e. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas.
f. Posisi manajer harus bisa mengatur suatu pekerjaan dan harus bisa mengevaluasi pekerjaan yang sudah selesai.
4. Personalia
b. Melakukan Reqruitment tenaga kerja. c. Melakukan Seleksi tenaga kerja.
d. Mengembangkan dan mengevaluasi karyawan. 5. Penjualan
a. Menerima semua PO dari pelanggan. b. Menginput data pelanggan.
c. Menginput data barang yang dipesan pelanggan. d. Membuat sales order.
6. Pengiriman
a. Mengirimkan barang kepada pelanggan.
b. Mengirimkan berkas-berkas sebagai penghantar barang. 7. Pembelian
a. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang. b. Menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang. c. Mengeluarkan purchase oder (PO) kepada supplier yang dipilih. d. Melakukan transaksi pembelian.
8. Gudang
a. Memeriksa stok barang.
b. Menyiapkan barang yang siap diproduksi. c. Mencatat penerimaan material dari supplier. d. Menyimpan material di gudang.
e. Mencatat distribusi material untuk produksi. 9. Produksi
b. Melaksanakan proses produksi dan prosedur kualitas sesuai dengan ketentuan perusahaan.
c. Memahami kerja dengan standar keamanan, kesehatan dan keselamatan dalam bekerja.
10. Accounting
a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan.
b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan. c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan.
d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan).
e. Menyusun dan membuat anggaran dana pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan).
f. Melakukan pembayaran gaji karyawan.
g. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankkan dan kemampuan keuangan perusahaan.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Untuk menganalisa sistem yang berjalan, penulis melakukan wawancara dengan ibu Tessa selaku staff pembelian PT. Pokta Terbit Industri Karawang. Adapun proses bisnis sistem pembelian yang sedang berjalan pada PT. Pokta Terbit Industri Karawang adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pemesanan Bahan Baku
Prosedur pemesanan diawali dari permintaan bahan baku barang yang akan diproduksi oleh bagian produksi, bagian produksi akan meminta barang yang
diperlukan ataupun yang kosong kepada bagian gudang, bagian gudang memeriksa persediaan barang yang diperlukan oleh bagian produksi. Apabila persediaan di gudang tidak mencukupi permintaan barang yang diperlukan ataupun barang yang diperlukan kosong, bagian gudang akan mengajukan permintaan proses pembelian barang kepada bagian pembelian sesuai dengan barang apa saja yang dibutuhkan beserta jumlahnya secara lisan. Bagian pembelian menerima permintaan proses pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian mengecek permintaan proses pembelian tersebut, jika disetujui maka akan dilanjutkan pada proses pembelian. Jika tidak disetujui permintaan proses pembelian tersebut akan dikembalikan ke bagian gudang untuk direvisi.
2. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Sebelum melakukan transaksi pembelian, bagian pembelian akan menghubungi para suplier terlrbih dahulu untuk menanyakan harga barang yang akan dibeli dan menerima penawaran harga dari suplier yang selanjutnya diproses menjadi
Purchase Order (PO) yang dikirimkan kepada suplier.
3. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Suplier menerima Purchase Order (PO) selanjutnya suplier menyiapkan
barang yang dibeli dan langsung mengirimkannya beserta dokumen pelengkapnya berupa surat jalan, faktur pembelian dan faktur pajak ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan mengecek bahan baku yang datang apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika sudah sesuai maka bagian
pembelian akan meneruskan bahan baku tersebut ke bagian gudang, tapi jika tidak sesuai maka akan dilakukan retur pembelian.
4. Prosedur Pembayaran
Bagian accounting menerima faktur pembelian dan faktur pajak dari bagian pembelian. Setelah barang yang dibeli datang, bagian accounting akan membayar berdasarkan faktur pembelian yang diterima.
5. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap bulannya bagian accounting akan membuat laporan pembelian dan laporan keuangan yang akan diberikan kepada manajer. Manajer akan mengecek laporan tersebut, jika disetujui maka laporan tersebut akan diterima jika tidak disetujui maka laporan tersebut akan dikembalikan ke bagian
3.4. Activity Diagram
1. Activity Diagram Prosedur Pemesanan Bahan Baku
Sumber : Hasil Olahan Penulis
2. Activity Diagram Prosedur Pembelian Bahan Baku
Sumber : Hasil Olahan Penulis
3. Activity Diagram Prosedur Penerimaan Bahan Baku
Sumber : Hasil Olahan Penulis
4. Activity Diagram Prosedur Pembayaran
Sumber : Hasil Olahan Penulis
5. Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan
Sumber : Hasil Olahan Penulis
Gambar III.6. Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan
5.1. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran.
5.1.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan 1. Nama Dokumen : Data Barang
Fungsi : Sebagai arsip perusahaan Sumber : Bagian Pembelian Tujuan : Bagian Pembelian Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembuatan PO
Format : Lampiran A.1 (Dok. Sistem Berjalan) 2. Nama Dokumen : Data Supplier
Fungsi : Sebagai arsip perusahaan Sumber : Bagian Pembelian Tujuan : Bagian Pembelian Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembuatan PO
Format : Lampiran A.2 (Dok. Sistem Berjalan) 3. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengantar penerimaan barang Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Pembelian Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Format : Lampiran A.3 (Dok. Sistem Berjalan) 4. Nama Dokumen : Faktur Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti penagihan pembelian Sumber : Suplier
Tujuan : Accounting Media : Kertas Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi proses pembelian
Format : Lampiran A.4 (Dok. Sistem Berjalan) 5. Nama Dokumen : Faktur Pajak
Fungsi : Sebagai bukti penagihan pajak pembelian Sumber : Suplier
Tujuan : Accounting Media : Kertas Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi proses pembelian Format : Lampiran A.5 (Dok. Sistem Berjalan)
5.1.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Purchase Order (PO)
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang Sumber : Bagian Pembelian
Tujuan : Suplier Media : Kertas
Jumlah : 2 Rangkap
Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian Format : Lampiran B.1 (Dok. Sistem Berjalan) 2. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Sumber : Bagian Accounting Tujuan : Suplier
Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran
Format : Lampiran B.2 (Dok. Sistem Berjalan) 3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Sebagai laporan pembelian Sumber : Bagian Pembelian
Tujuan : Manajer Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akhir periode
Format : Lampiran B.3 (Dok. Sistem Berjalan)
5.2. Permasalahan Pokok
Adapun pokok permasalahan yang terjadi pada PT.Pokta Terbit Industri Karawang adalah:
pembelian yang masih dikelola secara manual.
2. belum adanya sistem yang terkomputerisasi yang mengakibatkan kurang falidnya data keuangan dan data pembelian serta mngakibatkan sering terjadinya kesalahan dalam pencatatan laporan pembelian.
5.3. Pemecahan Masalah
Adapun solusi pemecahan masalah yang penulis sarankan untuk perm asalahan yang terjadi pada PT.Pokta Terbit Industri Karawang adalah mengubah sistem pencatatan manual menjadi sistem yang terkomputerisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada bidang pembelian agar pencatatan dapat dilakukan dengan baik dan meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan.
