50 3.1. Umum
Perusahaan yang baru berdiri maupun yang telah berkembang harus mampu bersaing di dalam dunia bisnis yang penuh dengan kompetensi. Proses bisnis pendapatan atas pembayaran sewa kamar hotel merupakan salah satu jenis usaha yang memerlukan informasi cepat, untuk mengatasi hal tersebut maka perusahaan perlu memiliki mekanisme kerja yang baik dan sistem informasi yang dapat diandalkan sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat.
Proses bisnis pendapatan atas pembayaran sewa kamar hotel pada Hotel Indah Cikampek diantaranya, proses pemesanan kamar, proses pencatatan check-in dan pembayaran, proses pencatatan check-out sampai dengan pembuatan laporan keuangan pendapatan, dari proses bisnis ini masih memiliki kendala diantaranya untuk pencarian kamar siap huni masih dilakukan manual dengan mengecek langsung ke lapangan, pencatatan transaksi pembayaran dan laporan keuangan masih dicatat dalam buku besar, terlebih lagi pada saat proses pembayaran perhitungan total biaya tamu terkadang terdapat kesalahan karna tidak akuratnya rincian pembiayaan apa saja yang telah dilakukan saat tamu menginap, pembuatan laporan yang sering tidak tepat waktu dan laporan pendapatan sering terjadi selisih karna terjadi double saat pencatatan keuangan harian, maka sering sekali data-data yang dilaporkan terjadi kesalahan.
Pendapatan sewa secara umum dilakukan untuk menunjang peningkatan perusahaan. Dengan adanya sistem informasi pendapatan atas pembayaran sewa
kamar hotel yang terkomputerisasi untuk mempercepat dan mempermudah suatu proses yang terjadi dalam sistem yang mengatur agar proses pendapatan atas pembayaran sewa kamar hotel dapat berjalan dengan lancar serta pengunjung pun merasa puas dengan pelayanan hotel tersebut.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, serta tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada di dalam perusahaan.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Hotel Indah telah berdiri dan berkembang sejak tahun 1988 dengan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) nomor: 503/6669/1662/PK/VII/BPMPT/2016.P1 dengan melalui beberapa manajemen dan pergantian nama. Hotel Indah didirikan oleh Ibu Hj. Lelah Nurlaelah tujuan didirikannya hotel Indah adalah untuk membangun usaha keluarga yang dimiliki secara pribadi, selain itu melihat peluang bisnis penginapan di daerah JL. Jend. A. Yani No. 94 Sentul Cikampek Selatan, Karawang-Jawa Barat cukup menjanjikan maka dibuatlah usaha penginapan yang diberi nama hotel Indah. Sejauh ini hotel Indah memiliki 50 kamar yang terbagi atas kelas ekonomi 11 kamar, VIP III 8 kamar, VIP II 17 kamar, dan VIP I 14 kamar, pada akhir tahun 2017 terus akan menambah jumlah kamar untuk kenyamanan dan mengutamakan kepuasan pelanggan. Hotel Indah menawarkan jasa penginapan dengan tarif hotel yang terjangkau, tersusun atas 3 lantai, dengan jumlah 50 ruang kamar yang tersedia dalam beberapa tipe kamar.
1. VIP I
Fasilitas : AC – TV – 3 tempat tidur 3 (tiga) orang : Kamar atas & bawah 2. VIP II
Fasilitas : AC – TV – 2 tempat tidur 2 (dua) orang : Kamar atas & bawah 3. VIP III
Fasilitas : AC – 2 tempat tidur 2 (dua) orang : Kamar atas & bawah 4. EKONOMI
Fasilitas : EXHAUSTFAN – 2 tempat tidur 2 (dua) orang : Kamar atas & bawah
Hotel Indah mengutamakan konsep family yang nyaman, bersih dan enak untuk ditinggali setiap orang yang membawa keluarganya. Beberapa fasilitas yang ada diantaranya, kamar tidur berupa AC, TV, hot water dan fasilitas lainnya seperti karaoke, spa dan message, laundry service dan hotspot. Dengan fasilitas yang ada dan ditunjang dengan manajemen standar hotel yang professional maka Hotel Indah mendapat predikat hotel terekomendasi di wilayah cikampek sejak tahun 1997. Hotel yang terus berkembang dan selalu berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan Teknologi Informasi.
3.2.2. Visi dan Misi Perusahaan
Setiap perusahaan akan menjadi lebih baik apabila mempunyai visi dan misi yang jelas, karena hal itu merupakan salah satu syarat mutlak untuk merealisasikan harapan-harapan menjadi sebuah kenyataan yang berujung pada kesuksesan perusahaan tersebut. Hotel Indah mempunyai Visi dan Misi Sebagai berikut :
Visi Hotel Indah yaitu “Melayani kepuasan setiap orang adalah
kebanggan kami dan selalu menghadirkan hunian yang nyaman untuk ditinggali bersama orang tercinta”.
Misi Hotel Indah yaitu “Semua yang terlibat dalam manajemen
pengelolaan, siap untuk memberikan pelayanan terhadap tamu dengan tulus, sigap, segera, tepat, yang semata untuk kepuasan tamu”.
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsi
Organisasi adalah alat perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, perusahaan akan memungkinkan terlaksananya pembagian tugas dan wewenang yang jelas antara satu bagian dengan bagian lainnya. Penyusunan struktur yang baik merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen.
Pembentukan struktur organisasi dalam kegiatan operasional suatu perusahaan termasuk salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Organisasi adalah alat dalam mencapai tujuan perusahaan, sruktur organisasi tercantum pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas, sehingga dapat mempermudah adanya pengarahan dan pengawasan setiap individu
yang terlibat dalam aktivitas perusahaan. Penulis melampirkan bagan struktur organisasi perusahaan.
Sumber : Pemilik Hotel Indah
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Hotel Indah
Untuk melengkapi struktur organisasi suatu perusahaan, diperlukan uraian tugas yang akan menjelaskan tentang wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi dalam perusahaan. Uraian jabatan pada Hotel Indah adalah sebagai berikut : Owner Manager Recepcionis Chief Engineer Office Boy Laundry Laundry Front Office House Keeping Room Boy Room Boy
1. Owner :
a. Memimpin kegiatan usaha secara keseluruhan. b. Menerima laporan keuangan hotel.
c. Memeriksa pembukuan dan kegiatan pembayaran lalu menetapkan pembuatan anggaran.
d. Mengatur gaji karyawan. 2. Manager :
a. Melaksanakan tugas dari atasan sesuai perintah.
b. Mengelola operasional sehari-hari dalam manajemen hotel.
c. Bertanggung jawab atas operasi yang efisien dan menguntungkan bagi hotel.
d. Membuat laporan keuangan untuk pemilik hotel. 3. Recepcionis :
a. Mencatat data tamu yang melakukan pemesanan kamar.
b. Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel.
c. Bertugas mengurusi registrasi tamu yang menginap di hotel tersebut. d. Mengecek data tamu.
e. Membuat rekap laporan keuangan. 4. Front Office :
a. Mengatur jadwal tamu yang akan melakukan reservasi. b. Melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. 5. Chief Engineer :
b. Mengawasi operasional hotel dengan meminimalkan biaya energi dan biaya fasilitas.
6. Room Boy :
a. Melakukan perbaikan-perbaikan jika terdapat suatu kerusakan serta perawatan baik itu interior maupun eksterior.
b. Melakukan perawatan terhadap kamar begitupun ruangan-ruangan yang lain.
7. House Keeping :
a. Mengecek kamar yang kosong.
b. Menyambut tamu dan mengantar tamu ke kamar sekaligus memastikan kamar siap huni.
c. Menjaga kebersihan dan kelancaran pelayanan operasional hotel. 8. Laundry :
a. Bertanggung jawab atas semua cucian yang dikirimkan.
b. Bertanggung jawab terhadap pencucian, baik itu pencucian pakaian tamu, seragam karyawan maupun linen-linen hotel.
9. Office Boy :
a. Membersihkan sekitar halaman hotel. b. Bertanggung jawab mempersiapkan kamar.
c. Membersihkan dan merawat ruangan selama tamu menginap di hotel.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Pembahasan kali ini penulis akan menjelaskan tentang proses bisnis sistem berjalan yang dilakukan Hotel Indah dalam mengelola sistem Pendapatan Atas
Pembayaran Sewa Kamar Hotel dimulai dari proses pemesanan kamar, proses pencatatan check-in dan pembayaran, proses pencatatan check-out sampai dengan pembuatan laporan keuangan pendapatan. Adapun proses bisnis yang dilakukan Hotel Indah adalah sebagai berikut :
1. Proses Pemesanan Kamar
Tamu datang melakukan pemesanan kebagian resepsionis, lalu bagian resepsionis menyerahkan daftar kamar kepada tamu. Setelah memiliki tipe kamar yang diinginkan tamu bisa langsung check-in dengan menyerahkan KTP/SIM kepada bagian resepsionis.
2. Proses Pencatatan Check-in dan Pembayaran
Setelah menerima KTP/SIM bagian resepsionis mencatat data tamu dalam buku tamu, setelah dicatat tamu melakukan pembayaran kepada bagian resepsionis kemudian bagian resepsionis menyerahkan kunci kamar kepada tamu.
3. Proses Pencatatan Check-out
Tamu melakukan check-out dengan menyerahkan kunci kamar kepada resepsionis lalu resepsionis menerima kunci kamar dan langsung mengecek data buku tamu dan mengembalikan KTP/SIM kepada tamu, resepsionis lalu membuat kwitansi pembayaran atas penggunaan kamar.
4. Proses Pembuatan Laporan Keuangan Pendapatan
Pada saat pembuatan laporan keuangan perusahaan, resepsionis menyerahkan buku harian yang didapatkan dari pendapatan harian sewa kamar hotel kepada manajer, kemudian manajer membuat laporan hasil pendapatan penyewaan kamar kedalam buku saldo untuk periode bulanan dan periodik lalu diberikan kepada pemilik hotel.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
Menurut Nugroho (2009:4) mendefinisikan bahwa:
UML (Unified Modeling Language) adalah metodologi kolaborasi antara metoda-metoda Booch, OMT (Object Modeling Technique), serta OOSE (Object Oriented Software Enggineering) dan beberapa metoda lainnya, merupakan metodologi yang paling sering digunakan saat ini untuk mengadaptasi maraknya penggunaan bahasa “pemrograman berorientasi objek” (OOP)”.
3.4.1. Activity Diagram
Activity Diagram atau diagram aktivitas adalah sebuah representasi grafis
dari serangkaian kegiatan sistem untuk menggambarkan aspek dinamis dari sistem.
Activity Diagram pada dasarnya adalah suatu diagram alir seperti, untuk mewakili
aliran bentuk satu aktivitas ke aktivitas kegiatan lain. Kegiatan dapat digambarkan sebagai operasi dari sistem secara paralel dan kondisional, serta kasus penggunaan dan fungsi sistem pada tingkat rinci.
Untuk memudahkan penjelasan dari sistem pendapatan atas pembayaran sewa yang telah berjalan di Hotel Indah Cikampek maka akan dijelaskan dengan menggunakan diagram UML yaitu Activity Diagram, setelah melihat deskripsi dari alur sistem berjalan yang terbagi atas proses pemesanan kamar, proses pencatatan
check-in dan pembayaran, proses pencatatan check-out sampai dengan pembuatan
laporan keuangan pendapatan. Selanjutnya akan digambarkan melalui Activity
Gambar III.2.
Activity Diagram Sistem Berjalan
act Activ ity Diagram Sistem Berj alan
Pemilik Manager
Resepsionis Tamu
Start
melakukan reserv asi menerima reserv asi
daftar kamar
menyerahkan KTP/SIM
mencatat data tamu dan memberikan kunci kamar melakukan pembayaran
memperoleh kunci kamar
pengembalian kunci kamar
mengecek data buku tamu menerima KTP/SIM membuat kw itansi menerima kw itansi membuat rekapan pendapatan sew a menerima rekapan pendapatan sew a membuat laporan keuangan bulanan dan
periodik
menerima laporan keuangan bulanan dan
periodik
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada
sistem berjalan.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pemesanan kamar, pencatatan check-in dan pembayaran, proses pencatatan check-out sampai dengan pembuatan laporan keuangan pendapatan hotel pada Hotel Indah Cikampek. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Fungsi : Sebagai bukti tanda pengenal tamu
Sumber : Tamu
Tujuan : Resepsionis
Frekuensi : Setiap ada yang melakukan sewa kamar
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Tarif Hotel
Fungsi : Untuk memilih jenis kamar yang di inap Sumber : Resepsionis
Frekuensi : Setelah melakukan pemesanan kamar lalu memilih kamar beserta tarifnya
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Buku Tamu
Fungsi : Tamu melakukan pendaftaran untuk sewa kamar Sumber : Resepsionis
Tujuan : Tamu
Frekuensi : Setiap ada yang melakukan proses check-in
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Buku Harian
Fungsi : Sebagai bukti keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan aktifitas hotel dan tamu hotel Sumber : Resepsionis
Tujuan : Manajer
Frekuensi : Setiap hari saat terjadinya transaksi
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
5. Nama Dokumen : Buku Saldo
Fungsi : Sebagai bukti pencatatan laporan keuangan akhir bulan Sumber : Manajer
Tujuan : Pemilik Hotel
Frekuensi : Saat membuat laporan hasil pendapatan penyewaan kamar
pada akhir bulan
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A-5
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran terdiri dari proses pemesanan kamar, proses pencatatan
check-in dan pembayaran, proses pencatatan check-out sampai dengan pembuatan
laporan keuangan pendapatan hotel pada Hotel Indah Cikampek. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pelunasan atas pembayaran sewa kamar Sumber : Resepsionis
Tujuan : Tamu
Frekuensi : Setiap melakukan check-out
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah mengamati sistem pendapatan atas sewa kamar hotel yang telah berjalan pada Hotel Indah umumnya telah berjalan dengan baik, hanya saja belum terkomputerisasi sehingga banyak terjadi kesalahan dan keterlambatan pada prosesnya. Permasalahan pokoknya yaitu :
1. Masalah penanganan data dalam proses pengolahan datanya masih menggunakan sistem manual sehingga sering menyebabkan kesulitan dalam mencari data-data penting.
2. Penyimpanan berkas data tamu dan buku laporan tidak tersusun rapih sehingga saat berkas di butuhkan sulit untuk mencarinya dan bahkan terjadi berkas hilang. 3. Bukti transaksi hanya berupa kwitansi hanya diberikan kepada tamu dan tidak
ada simpanan untuk arsip perusahaan.
4. Buku tamu yang dicatat didalam buku besar mengakibatkan kurangnya tingkat keamanan data-data pelanggan yang sudah berkunjung ke Hotel Indah.
5. Buku laporan pendapatan perusahaan harian dan bulanan dicatat dalam buku catatan dan format pencatatannya belum memenuhi standar laporan jurnal akuntansi.
6. Pencarian ruangan kamar yang masih kosong masih menggunakan sistem manual yang mana petugas house keeping mengecek satu per satu kamar mana saja yang masih kosong.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada permasalahan sistem berjalan, guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem maka penulis mengajukan sistem pemecahan masalah yaitu berupa pembangunan sistem yang terkomputerisasi.
Dengan dibangunnya sistem yang terkomputerisasi, maka akan memperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi kelangsungan perusahaan. Adapun alternatif untuk masalah-masalah diatas, yaitu :
1. Adanya penanganan data menggunakan sistem basis data yang baik. Maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat sehingga informasi dan kebutuhan data yang digunakan lebih cepat pula.
2. Penyimpanan berkas data tamu dan buku laporan penting disimpan lebih rapi dan membedakan berkas-berkasnya.
3. Seharusnya bukti transaksi dibuatkan 2 rangkap, satu rangkap ditujukan ke tamu dan yang rangkap satunya lagi untuk arsip hotel sebagai bukti telah melakukan transaksi pembayaran.
4. Perlu dibuatkan data file tamu agar mudah mengetahui data tamu yang berkunjung sampai dengan tamu melakukan check out, memudahkan dalam pencarian data tamu saat tamu melakukan check out dan pembayaran.
5. Perlunya dibuat pencatatan data jurnal untuk mencatat keuangan dalam setiap transaksi.
6. Perlu dibuatkan file data kamar untuk memudahkan dalam pencarian ruangan kamar yang masih kosong.
7. Perhitungan biaya check-out menggunakan aplikasi, ini jelas akan mempermudah, cepat, cermat dan akurat dalam proses perhitungan.
8. Perlunya dibuat program berbasis dekstop akuntansi untuk memudahkan mengelola data, sehingga saat melakukan pendaftaran tamu, melakukan proses
check-in, mencari kamar yang kosong, melakukan check out, pembayaran dan
