29
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perusahaan dagang adalah perusahaan yang kegiatan utamanya membeli, menyimpan dan menjual kembali barang dagang tanpa memberikan nilai tambah terhadapnya. Nilai tambah berupa mengolah atau mengubah bentuk atau sifat barang sedemikian rupa sehingga mempunyai nilai jual yang tinggi.
Perusahaan dagang, dalam kegiatan operasionalnya memperoleh pendapat, namun pendapatan yang diperoleh berasal dari transaksi jual beli barang. Perusahaan dagang memiliki kegiatan utama dengan memperjualbelikan barang dagangannya berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi. Selain itu, barang yang diperdagangkan berupa hasil pertanian, perkebunan, hasil hutan, dan barang hasil industri pengolahan (manufacture).
Persediaan barang dagang adalah barang dagangan yang masih ada dan belum terjual. Untuk mencatat pencatatan persediaan barang dagang dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu metode fisik physical method) dan metode mutasi persediaan/terus menerus (perpectual method).
Metode fisik mencatat nilai persediaan barang dagang secara periodik yaitu pada akhir periode dengan cara melakukan pemeriksaan fisik terhadap jenis dan jumlah barang yang tersedia pada tanggal tersebut (stock opname). Nilai persediaan yang diperoleh dengan cara pemeriksaan fisik tersebut dicatat sebagai persediaan akhir pada akun persediaan barang. Sedangkan metode perpektual menilai persediaan barang dagang dari akun persediaan barang.
Tinjauan terhadap sistem di UD. Muncul Agung Karawang ini dibagi menjadi sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, beserta fungsinya yang berlaku di UD. Muncul Agung Karawang.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
UD. Muncul Agung Karawang adalah jenis usaha penjualan barang dagang yang bergerak dibidang perlengkapan bahan material bangunan. UD. Muncul Agung Karawang didirikan sejak tanggal 2 Agustus 2005 ysng berlokasi di Jl. Teluk Jambe Timur No. 01 Karawang Barat 41361. Pada 2017, tercatat UD. Muncul Agung Karawang kini memiliki 18 cabang di daerah Karawang.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi, pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.
Sebagaimana penjelasan diatas, UD. Muncul Agung Karawang juga berusaha menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar struktur organisasi serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada :
Sumber : UD. Muncul Agung Karawang
Gambar III.1. Struktur Organisasi UD. Muncul Agung Karawang
Setiap organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing. Tugas adalah keseluruhan dari pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Fungsi adalah sekelompok aktifitas yang sama jenis berdasarkan sifat atau pelaksanaannya.
Adapun tugas dan fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi UD. Muncul Agung Karawang adalah sebagai berikut :
1. Pemilik toko (owner)
Merupakan pemilik tunngal dari UD. Muncul Agung Karawang. Pemilik toko juga bertugas memimpin kegiatan usaha secara keseluruhan. Mengatur keuangan, dan memanage seluruh karayawan.
2. Kepala toko OWNER KEPALA TOKO ASISTEN KEPALA TOKO KASIR
PIC GUDANG MANDOR
PELAYAN TOKO
dengan perintah owner. Membuat laporan semua urusan toko pembelian ataupun penjualan.
3. Asisten kepala toko
Merupakam bagian yang berfungsi untuk membuat laporan harian penjualan dan membuat data barang masuk ataupun keluar.
4. PIC Gudang (Personal In Charge)
PIC Gudang bertugas untuk membuat laporan persediaan barang harian, mengatur keluar masuknya barang sesuai dengan kedatangan. PIC Gudang juga bertugas untuk menata barang pesanan yang datang.
5. Mandor
Merupakan orang yang bertugas untuk mengawasi kerja karyawan sekaligus mengatur barang yang diangkut dari mobil pengirim barang.
6. Kasir
Kasir bertugas untuk melayani pelanggan, mengelola transaksi penjulan atau pembelian barang, dan membantu kepala toko dalam pembuatan laporan keuangan.
7. Pelayan toko
Pelayan toko bertanggung jawab atas melayani kebutuhan pelanggan dan menata barang dagang agar terlihat rapi.
8. Supir
Bertanggung jawab mengantar barang yang sudah dibeli ke tempat tujuan oleh konsumen dan mengambil barang dagang dari supplier yang akan dijual.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Adapun prosedur dari sistem persediaan barang yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Proses Permintaan Barang
Personal In Charge (PIC) gudang mengecek dan membuat laporan persediaan barang berdasarkan jumlah stok tersisa yang ada di stock card gudang. Laporan diserahkan ke kepala toko, kepala toko kemudian membuat sales order (SO) yang di ketahui oleh Owner. Jika SO disetujui selanjutnya di kirim ke supplier via email atau telepon.
2. Proses Penerimaan Barang
Supplier datang mengirim pesanan dengan membawa barang pesanan, Surat Jalan (SJ) dan Faktur Pembelian (FP). Selanjutnya PIC gudang mengecek barang dan dokumen sesuai dengan permintaan. PIC gudang mengecek kelengkapan dokumen dan aktual barang. Kemudian di berikan ke kepala toko untuk ditandatangani surat jalan yang berisi dua rangkap. Rangkap pertama untuk diarsipkan dan yang rangkap kedua di bawa kembali supplier. Jika kedatangan barang tidak sesuai dengan SO, maka barang akan ditolak oleh PIC gudang.
3. Proses Penataan Barang
Setelah barang diterima, kemudian ditata atau diatur di dalam gudang dan ditulis di stock card sebagai stok barang masuk.
diserahkan ke kepala toko sebagai arsip dan kepala toko membuat laporan persediaan bulanan yang diserahkan ke owner.
3.4. Activity Diagram act Activ ity Diagram
GUDANG OWNER KEPALA TOKO SUPPLIER PIC GUDANG START membuat laporan persediaan harian menerima laporan persediaan harian
membuat SO yang belum disetuj ui
menerima SO yang belum disetuj ui
SO sudah disetuj ui menerima SO yang sudah
disetuj ui mengirimkan SO v ia email menerima SO v ia email mengirim barang + FP + SJ menerima barang + FP + SJ pengecekan barang + FP + SJ barang + FP + SJ dikembalikan barang + FP + SJ diterima memberikan FP + SJ menerima FP + SJ menandatangani SJ menerima SJ yang ditandatangani
memberikan barang menerima barang
menata + mendata barang masuk membuat laporan persediaan barang perbulan menerima laporan persediaan barang perbulan FINISH membuat laporan barang
masuk dan keluar
menerima laporan barang masuk dan keluar FINISH
[SESUAI]
[TIDAK SESUAI]
3.5. Spesifikai Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen (input), dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah bentuk input atau masukan yang diperlukan dalam sistem persediaan barang dagang di UD. Muncul Agung Karawang dan selanjutnya diolah sesuai dengan kebutuhan. Adapun bentuk dokumen masukan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Faktur pembelian
Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang
Sumber : Supplier
Tujuan : PIC gudang
Frekuensi : Setiap pembelian barang dari supplier
Jumlah : 1 lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A. 1
2. Nama dokumen : Surat jalan
Fungsi :Sebagai surat pengantar atas barang yang dikirim
Sumber : supplier
Tujuan : PIC gudang
Frekuensi : setiap pengiriman barang
Bentuk : Lampiran A. 2
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran adalah segala macam bentuk laporan atau hasil proses input pada sistem persediaan barang dagang di UD. Muncul Agung Karawang. Adapun bentuk dokumen keluaran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen : Laporan stok persediaan
Fungsi : Sebagai data laporan persediaan barang
Sumber : PIC gudang
Tujuan : Kepala toko dan owner Frekuensi : setiap keluar masuk barang
Jumlah : 1 lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A. 3
b. Nama dokumen : Sales order (SO)
Fungsi : Berfungsi sebagai tanda pemesanan barang
Sumber : Kepala toko
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap pemesanan barang
Jumlah : 2 lembar
Media : kertas
3.6. Permasalahan Pokok
Adapun permasalahan pokok pada persediaan yang ada di UD. Muncul Agung Karawang antara lain :
1. Pada saat perhitungan stok opname sering terjadi ketidaksamaan data antara aktual barang dengan data di database.
2. Sering ditemukan barang di gudang dalam keadaan rusak atau not good. 3. Kadang terjadi kehabisan stok barang yang dijual.
4. Ketidak rapihan tata letak barang di gudang membuat lama pencarian barang yang dibutuhkan atau diperlukan.
5. Tidak bisa mencetak data list barang persediaan yang dibutuhkan guna pengechekan.
6. Kurangnya kedisiplinan karyawan sehingga membuat tata letak barang tidak sesuai tempatnya.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari permasalah pokok diatas dapat diambil solusi/pemecahan masalahnya antara lain :
1. Harus ada stok opname harian pada akhir toko tutup dan stok opname bulanan guna mengetahui aktual barang dengan data di database.
2. Penggunaan sistem FIFO (first in first out) dapat meminimalisir barang yang rusak/kadaluarsa. Karena sistem ini akan mengatur keluarnya barang yg lebih lama untuk dijual/digunakan terlebih dahulu.
membuat batas minimal persediaan di sistem supaya dapat terkontrol stok barang di gudang.
4. Pada pembuatan rak/tempat stok barang harus sesuai dengan kuantitinya karena setiap barang besar kecilnya berbeda-beda. Setiap item barang harus ada batas maksimal yg ada di gudang supaya tidak membuat tata letak barang jadi tidak berantakan/tidak rapi.
5. Membuat aplikasi yang dapat mencetak list data barang yg dibutuhkan supaya dapat mempermudah dalam pengecekannya.
6. Perlunya kesadaran setiap karyawan dan menerapkan peraturan yang ada di sistem persediaan supaya barang yang keluar dan masuk selalu terkontrol dan rapi dalam peletakannya.
