31
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan,struktur organisasi, serta tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT Indospray Perkasa didirikan pada tahun 2002 bertempat di Desa Pancawati kec. Klari, Kab. Karawang 41371 Jawa Barat-Indonesia. PT Indospray Perkasa bergerak di bidang jasa (Painting) atau biasa dikenal dengan pengecatan. Pt Indospray perkasa merupakan perusahaan yang kepemilikannya oleh orang Taiwan, yang di pimpin langsung oleh Mr Erik Lee (Presiden Direktur). awal pertama berdiri PT Indospray Perkasa memiliki karyawan kurang lebih 320 orang, pada tahun 2002-2004 PT. Indospray Perkasa memulai produksi nya yaitu dengan mengecat body motor Kharisma,Supra Fit. PT Indospray Perkasa Siap untuk bersaing di dunia Jasa Painting demi mencapai tujuan, oleh karna itu PT Indospray Perkasa selalu mengutamakan kualitas yang tinggi dengan mengandalkan kompeten dari karyawan yang teruji, hal ini di dukung oleh kebersihan terhadap lingkungan perusahaan, pemeliharaan mesin,dan peralatan lainnya demi menghasilkan produk yang berkulaitas dan merupakan target utama PT indospray Perkasa untuk mendapatkan kepuasan dari Supplier. Seiring dengan persaingan pasar global yaitu khususnya dalam bidang otomotif Pt Indospray Perkasa merombak kembali sistem yang ada yaitu dengan menambahkah
berbagai macam varian atau merk khususnya di pengecatan body motor, pada tahun 2005 sampai dengan tahun 2017 PT Indospray Perkasa beralih produksi yaitu dengan mengecat body motor matic seperti Honda beat dan Honda Vario.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Departemen PPIC
Manager PPIC
Supervisor PPIC
KA Gudang Leader
Sumber: PT Indospray Perkasa (2017)
Gambar III.1
Struktur Department PPIC PT Indospray Perkasa
1. Manager PPIC
a. Membuat ABC Analys, production planner.
b. Memeriksa MRP (material requirement plan) yang di buat oleh material
planner.
c. Memimpin supply meeting dengan dept Produksi, QC, Technical
service, factory manager.
d. Mengontrol persediaan agar berada pada level normal. e. Membuat SOP di dept PPIC.
2. Supervisor PPIC
b. Mengawasi setiap kondisi dilapangan khususnya di devisi PPIC c. Melakukan supervise total atas seluruh fungsi organisasi. d. Membuat laporan rutin dan insidentil.
e. Mengatur jadwal dan penugasan pelaksana 3. Kepala Gudang
a. Membuat standart operasi pengawasan barang b. Mengatur jadwal dan penugasan pelaksana
c. Menjaga dan merawat dengan baik peralatan dan fasilitas kerja di dept PPIC
d. Membuat laporan list stok barang e. Membuat laporan persedian barang
4. Leader
a. Bertanggung jawab terhadap kebersihan mesin dan area mesin (lingkungan kerjanya)
b. Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.
c. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja anak buahnya.
d. Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sehingga bisa dicapai efisiensi manpower yang maksimal.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Tahapan atau suatu prosedur yang dilakukan dalam suatu aktifitas atau kegiatan secara sistematis disebut dengan prosedur sistem. Berdasarkan ruang
lingkup yang penulis bahas, maka prosedur persedian barang pada PT Indospray Perkasa adalah sebagai berikut:
1. Proses Pemesanan Barang
Kepala gudang membuat PR (Processing Request) dan diberikan ke bagian staf admin lalu staf admin membuat PO (Purchase Order) dan dikirim ke
Vendor. Kemudian Vendor akan mengirim barang beserta SJ (Surat Jalan) ke
Kepala gudang
2. Proses Penerimaan Barang
Barang sampai digudang dan Kepala gudang akan mengecek quantity dan kualitas barang. Jika sesuai surat jalan di tanda tangani dan barang di terima. surat jalan di berikan ke bagian staf admin untuk di input ke sistem stok barang. Lalu bagian staff admin akan mengembalikan SJ (surat jalan) dan mengeluarkan LPB (Laporan Penerimaan Barang) ke kepala gudang untuk ditanda tangani. Yang rangkap pertama di berikan ke bagian staf admin dan rangkap ke dua di arsipkan oleh Kepala gudang.
3. Proses Pemakaian Barang
Leader memberikan SOK (Surat Order Kerja) 2 rangkap ke Kepala gudang kemudian Kepala gudang memberikan barang dan SOK rangkap ke-2 ke leader. SOK rangkap ke-1 diarsipkan oleh Kepala gudang.
4. Proses Laporan Stok Barang
Kepala gudang mencatat semua barang yang masih ada di gudang kemudian kepala gudang memberikan LPSB (laporan persedian barang) kepada staff admin setelah itu staff admin melakukan penginputan persedian barang.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan 3.3.1. Diagram Konteks Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada PT Indospray Perkasa Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada PT Indospray Perkasa Staf Admin Kepala Gudang Leader Vendor PR PR PO PO SJ SJ SJ LPB LPB SOK BRG BRG SOK LPSB LPSB 0 SJ Keterangan :
LPSB : Laporan Persediaan Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang
BRG : Barang
PR : Processing Request
SOK : Surat Order Kerja
SJ : Surat Jalan
3.3.2. Diagram Nol Proses Pemesanan Barang Proses Pemesanan Barang Staf Admin Leader Kepala Gudang Vendor Proses Penerimaan Barang Proses Penerimaan Barang Proses Pemakaian Barang Proses Pemakaian Barang
Proses Laporan Stok Barang
Proses Laporan Stok Barang PR PR PO PO SJ SJ SJ SJ LPB LPB SOK BRG SOK BRG LPSB LPSB D1 Arsip SJ D2 Arsip LPB D3 Arsip SOK D4 Arsip LPSB SOK LPSB LPB SJ 1.0 2.0 3.0 4.0 Keterangan :
LPSB : Laporan Persediaan Barang LPB : Laporan Penerimaan Barang
BRG : Barang
PR : Processing Request
SOK : Surat Order Kerja
SJ : Surat Jalan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segalan bentuk dokumen berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegitan serta menerapkan hasil pencatatan dan pelaporan. Adapun dokumen masukan adalah:
1. Nama Dokumen : Processing Request
Fungsi : Sebagai pengantar terhadap barang yang telah di cantumkan di dalamnya.
Sumber : Kepala Gudang Tujuan : Staff admin Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada permintaan barang Jumlah : 1 Rangkap
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Surat Order Kerja
Fungsi : Untuk Pemakaian Barang Sumber : Leader Produksi
Tujuan : Kepala Gudang Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada proses produksi Jumlah : 2 Rangkap
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Purchase Order
Sumber : Staff Admin Tujuan : Vendor Media : Kertas
Frekuensi : Setiap pembelian barang Jumlah : Sesuai Permintaan Bentuk : Lampiran A.3
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegitan serta menerapkan hasil pencatatan dan pelaporan. Adapun dokumen keluaran adalah:
1. Nama Dokumen : Laporan penerimaan Barang Fungsi : List Stok Barang
Sumber : Admin
Tujuan : Kepala gudang Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada barang yang masuk Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Barang
Fungsi : Penginputan Data Barang Oleh Admin Sumber : Kepala Gudang
Tujuan : Admin Media : Kertas Frekuensi : 1-2 Hari Bentuk : Lampiran B.2 3. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Pengantar terhadap barang yang di pesan Sumber : Vendor
Tujuan : Kepala Gudang Media : Kertas
Frekuensi : Setiap pengiriman barang Jumlah : 2 Rangkap
Bentuk : Lampiran B.3 3.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang ada di PT. Indospray Perkasa, Sebagai berikut:
1. Sistem persedian barang di PT Indospray Perkasa masih memakai sistem Perpetual (Metode buku) sehingga keakuratan terhadap persedian barang sendiri belum cukup terjaga.
2 Sering terjadi ketidakcocokan antara data aktual dan data yang ada di buku.
3. Terlalu banyak sistem sehingga mempersulit masalah persediaan barang itu sendiri
3.6. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu dengan mengkompoterisasikan sistem persedian barang dengan menggunakan detail serta apikasi programnya. Adapun pemecahan masalahnya seperti berikut:
1. Proses Persediaan barang dilakukan dengan cara otomatis dan dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses secara manual. 2. Sebaiknya untuk pengarsipan data sudah menggunakan database sehingga
mempercepat di dalam mencari data.