BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan SDIT AL – Hikmah yang bergerak dibidang pendidikan , berisi tentang sejarah sekolah, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi dari masing-masing bagian yang ada didalam lembaga sekolah tersebut.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Sekolah Dasar Islam Terpadu Al-Hikmah yang berada di bawah naungan Yayasan Al-Hikmah berdiri mulai tahun ajaran 1995/1996. Sekolah Dasar Islam Terpadu (SDIT) sebagai lembaga pen-didikan yang mengintegrasikan pendidikan umum (DEPDIKNAS) dengan pendidikan agama (DEPAG) dengan pola pembinaan sekolah satu hari (full day school) .
Dalam proses pembelajaran siswa diarahkan dan ditanamkan untuk memiliki aqidah yang benar, akhlak yang mulia, akal yang cerdas, fisik yang sehat dan kuat serta dekat dan cinta kepada Al-Qur'an.
Visi
Menjadi Sekolah yang Unggulan dalam IMTAQ DAN IPTAK Misi
1. Berperan aktif membentuk dan membina sumberdaya manusia yang lebih mencintai Alloh SWT Mencerminkan keteladanan amaliyah dan islami. 2. Membentuk Generasi yang terbebas dari buta Huruf Al-Quran dan tidak
tertinggal dengan Teknologi Moderen
3. Menjadi Lembaga terpadu yang profesional dan independent dalam bermuamalah dengan ciri ke islaman yang asasi yang dan bisa dijangkau oleh lapisan masyarakat
3.2.1. Struktur Organisasi dan Fungsi
Kepala Sekolah
Petugas Admin
Kepala Bagian
Sumber : Dari SDIT AL – Hikmah Bekasi
Gambar III.1 Struktur Organisasi Pengolahan Aset di SDIT AL – Hikmah Bekasi
Fungsi dari setiap bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kepala sekolah
2. Kepala bagian sarana dan prasarana
sebagai Manajerial yang mengatur dan menyusun perancangan sekolah untuk berbagi tingkatan perancangan Sarana dan prasarana.
3. Staf bagian administrasi sarana dan prasarana a. Memberikan informasi kepada pemimpin
b. Melaksanakan analisis dan kebutuhan sarana dan prasarana c. Membuat usulan dan pengadaan sarana dan prasarana
d. Melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang ke dalam buku induk
e. Melaporkan laporan tentang aset sekolah saat di butuhkan kepala staf bagian
4. Petugas bagian sarana prasarana
a. Melaporkan setiap aset yang kurang atau aset dalam perbaikan b. Mengontrol dan menjaga setiap aset
c. melakukan pengecekan berkala
3.2 Prosedur sistem berjalan
Sekolah ini merupakan salah satu Sekolah dasar islam yang bertempatan di kabupaten bekasi. Dalam hal pengolahan aset sekolah ini masih menggunakan cara manual yaitu dengan pencatatan di buku (pembukuan) yang kemudian di inputkan ke piranti lunak. Dalam sistem pengolahan aset ada beberapa prosedur yang harus di jalankan. Adapun prosedurnya sebagai berikut :
1. Prosedur pendataan barang masuk
dalam hal ini Staf memiliki tanggung jawab untuk mencatat data mengenai barang yang baru di beli, seperti nama barang, jumlah barang, tanggal pembelian, keterangan barang,semua data tersebut pada awal nya akan dicatat oleh bagian sarana dan prasarana pada sebuah buku inventaris barang setelah itu barulah di input ke piranti lunak lembar tersebut.
2. Prosedur peminjaman barang
Dalam hal ini Staf bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan mengenai proses peminjaman barang, data-data yang dicatatat pada buku peminjaman yaitu nama peminjam, kondisi barang, tanggal peminjaman, paraf Staf dan peminjam, lama peminjaman, tanggal pengembalian, paraf Staf dan peminjam saat barang dikembalikan dan keterangan peminjam.
3. Prosedur pemeliharan dan perawatan aset sekolah
Dalam hal ini Petugas harus melakukan perawatan dan pemeliharaan aset agar aset-aset yang ada dapat terjaga kualitasnya. Salah satu perawatan rutin yang biasa dilakukan oleh Petugas yaitu melakukan service pada bangku sekolah dan AC(air conditioner).
4. Prosedur pembuatan laporan
Dalam hal ini Staf hanya membuatkan laporan kepada kepala sekolah jika terdapat aset yang rusak dan terdapatnya pengadaan barang yang dibutuhkan sekolah.
3.3 Use Case Diagram (sea level)
Sistem Berjalan Pengolahan Aset
Melakukan Pengecekan
Memberikan hasil Pengecekan
Petugas membuat pembukuan
Membuat laporan Membuat usulan Melakukan Analis Memberikan hasil Pengecekan Memberikan hasil Pengecekan Memberikan hasil Pengecekan admin Kepala staf Kepala sekolah
Gambar III.2 Use case diagram (sea level)
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Melakukan Pengecekan Use Case Name Melakukan Pengecekan
Requirements Melakukan pengecekan
Goal Mendapat kan data barang
Pre-Conditions Melihat data barang
Post-Conditions Mendapatkan informasi data barang Failed end Condition Kehilangan data barang
Actor Petugas
Main Flow / Basic Path Mengecek satu persatu data barang
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Memberikan hasil Pengecekan Use Case Name Memberikan hasil pengecekan
Requirements Sebuah laporan
Goal Melaporkan semua informasi laporan
Pre-Conditions Menerima perintah dari admin Post-Conditions Memberikan hasil pengecekan Failed end Condition Kehilangan data barang
Actor Petugas
Main Flow / Basic Path Mencatat semua data barang
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Melakukan analis Use Case Name Melakukan analis
Requirements Mengecek data kebutuhan
Goal Memenuhi kebutuhan
Pre-Conditions Melihat data
Post-Conditions Membuat permintaan Failed end Condition Data yang tidak lengkap
Actor Admin
Main Flow / Basic Path Melihat data
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Membuat Pembukuan
Use Case Name Membuat pembukuan
Requirements Laporan
Goal Mengarsipkan data
Pre-Conditions Melihat data
Post-Conditions Pembukuan
Actor Admin
Main Flow / Basic Path Mengecek satu persatu data
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Membuat Usulan
Use Case Name Membuat Usulan
Requirements Mengajukan barang kebutuhan
Goal Mendapat persetujuan
Pre-Conditions Melihat laporan Post-Conditions Melakukan analis Failed end Condition Tidak dapat persetujuan
Actor Admin
Main Flow / Basic Path Membuat usulan
Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan
Use Case Name Pembuatan Laporan
Requirements Memberikan informasi
Goal Memberikan data yang di butuhkan
Pre-Conditions Membuat data untuk di laporkan Post-Conditions Memberikan laporan
Failed end Condition Data yang tidak tersedia
Actor Admin
Main Flow / Basic Path Mengecek data
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Menenrima Laporan
Use Case Name Menerima Laporan
Requirements Meminta di buatkan laporan
Goal Mendapatkan laporan yang benar
Pre-Conditions Menghubungi admin Post-Conditions Mendafatkan laporan Failed end Condition Terlambat nya laporan
Actor Kepala bagian aset Main Flow / Basic Path Meminta laporan
Tabel III.8.
Deskripsi Use Case Menyetujui Laporan usulan Use Case Name Menyetujui Laporan
Requirements Mendafat informasi kebutuhan
Goal Terpenuhinya kebutuhan
Pre-Conditions Melihat laporan
Post-Conditions Memastikan permintaan benar benar di butuhkan
Failed end Condition Laporan tidak sesuai
Actor Kepala Bagian Aset
Main Flow / Basic Path Meminta laporan
Tabel III.9.
Deskripsi Use Case Melihat Laporan
Use Case Name Melihat Laporan
Requirements Laporan yang benar
Goal Data yang benar
Pre-Conditions Meminta laporan Post-Conditions Mendafatkan laporan Failed end Condition Kekurangan data
Actor Kepala Sekolah
Main Flow / Basic Path Meminta laporan
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen – dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan aset sekolah.
Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian , yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
A. Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen–dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem pengolahan aset sekolah SDIT AL – Hikmah Bekasi.
1. Nama Dokumen : Struk pembelian Fungsi : bukti pembelian
Sumber : Petugas
Tujuan : Admin
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian barang
Jumlah : 1 lembar
B. Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang keluar dari sebuah proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen keluaran yang ada didalam system pengeolahan asset pada SDIT AL – Hikmah Bekasi sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Catatan Aset Sekolah
Sumber : Admin
Tujuan : Kepala bagian
Frekuensi : setiap Permintaan laporan
Jumlah : 1 Lembar
2. Nama Dokumen : Invoice
Bentuk Data : Cetakan Komputer Fungsi : Catatan Aset Sekolah Sumber : Kepala Bagian Tujuan : Kepala Sekolah
Frekuensi : setiap Permintaan laporan
Jumlah : 1 Lembar
3.5 Permasalahan Pokok
Proses sistem pengolahan aset pada SDIT AL – Hikmah Bekasi masih belum optimal, aset barang di sekolah tidak terdata dengan baik dan terkadang aset sekolah sering terjadi kehilangan.
3.6 Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibuatnya seseorang yang bertindak sebagai admin dan dibuat kan database dan item-item yang dibutuhkan yaitu dengan system komputerisasi. Laporan yang dibutuhkan nantinya akan lebih cepat dan akurat.
