BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

10 

Teks penuh

(1)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan SDIT AL – Hikmah yang bergerak dibidang pendidikan , berisi tentang sejarah sekolah, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi dari masing-masing bagian yang ada didalam lembaga sekolah tersebut.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Sekolah Dasar Islam Terpadu Al-Hikmah yang berada di bawah naungan Yayasan Al-Hikmah berdiri mulai tahun ajaran 1995/1996. Sekolah Dasar Islam Terpadu (SDIT) sebagai lembaga pen-didikan yang mengintegrasikan pendidikan umum (DEPDIKNAS) dengan pendidikan agama (DEPAG) dengan pola pembinaan sekolah satu hari (full day school) .

Dalam proses pembelajaran siswa diarahkan dan ditanamkan untuk memiliki aqidah yang benar, akhlak yang mulia, akal yang cerdas, fisik yang sehat dan kuat serta dekat dan cinta kepada Al-Qur'an.

Visi

Menjadi Sekolah yang Unggulan dalam IMTAQ DAN IPTAK Misi

1. Berperan aktif membentuk dan membina sumberdaya manusia yang lebih mencintai Alloh SWT Mencerminkan keteladanan amaliyah dan islami. 2. Membentuk Generasi yang terbebas dari buta Huruf Al-Quran dan tidak

tertinggal dengan Teknologi Moderen

(2)

3. Menjadi Lembaga terpadu yang profesional dan independent dalam bermuamalah dengan ciri ke islaman yang asasi yang dan bisa dijangkau oleh lapisan masyarakat

3.2.1. Struktur Organisasi dan Fungsi

Kepala Sekolah

Petugas Admin

Kepala Bagian

Sumber : Dari SDIT AL – Hikmah Bekasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi Pengolahan Aset di SDIT AL – Hikmah Bekasi

Fungsi dari setiap bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kepala sekolah

(3)

2. Kepala bagian sarana dan prasarana

sebagai Manajerial yang mengatur dan menyusun perancangan sekolah untuk berbagi tingkatan perancangan Sarana dan prasarana.

3. Staf bagian administrasi sarana dan prasarana a. Memberikan informasi kepada pemimpin

b. Melaksanakan analisis dan kebutuhan sarana dan prasarana c. Membuat usulan dan pengadaan sarana dan prasarana

d. Melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang ke dalam buku induk

e. Melaporkan laporan tentang aset sekolah saat di butuhkan kepala staf bagian

4. Petugas bagian sarana prasarana

a. Melaporkan setiap aset yang kurang atau aset dalam perbaikan b. Mengontrol dan menjaga setiap aset

c. melakukan pengecekan berkala

3.2 Prosedur sistem berjalan

Sekolah ini merupakan salah satu Sekolah dasar islam yang bertempatan di kabupaten bekasi. Dalam hal pengolahan aset sekolah ini masih menggunakan cara manual yaitu dengan pencatatan di buku (pembukuan) yang kemudian di inputkan ke piranti lunak. Dalam sistem pengolahan aset ada beberapa prosedur yang harus di jalankan. Adapun prosedurnya sebagai berikut :

(4)

1. Prosedur pendataan barang masuk

dalam hal ini Staf memiliki tanggung jawab untuk mencatat data mengenai barang yang baru di beli, seperti nama barang, jumlah barang, tanggal pembelian, keterangan barang,semua data tersebut pada awal nya akan dicatat oleh bagian sarana dan prasarana pada sebuah buku inventaris barang setelah itu barulah di input ke piranti lunak lembar tersebut.

2. Prosedur peminjaman barang

Dalam hal ini Staf bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan mengenai proses peminjaman barang, data-data yang dicatatat pada buku peminjaman yaitu nama peminjam, kondisi barang, tanggal peminjaman, paraf Staf dan peminjam, lama peminjaman, tanggal pengembalian, paraf Staf dan peminjam saat barang dikembalikan dan keterangan peminjam.

3. Prosedur pemeliharan dan perawatan aset sekolah

Dalam hal ini Petugas harus melakukan perawatan dan pemeliharaan aset agar aset-aset yang ada dapat terjaga kualitasnya. Salah satu perawatan rutin yang biasa dilakukan oleh Petugas yaitu melakukan service pada bangku sekolah dan AC(air conditioner).

4. Prosedur pembuatan laporan

Dalam hal ini Staf hanya membuatkan laporan kepada kepala sekolah jika terdapat aset yang rusak dan terdapatnya pengadaan barang yang dibutuhkan sekolah.

(5)

3.3 Use Case Diagram (sea level)

Sistem Berjalan Pengolahan Aset

Melakukan Pengecekan

Memberikan hasil Pengecekan

Petugas membuat pembukuan

Membuat laporan Membuat usulan Melakukan Analis Memberikan hasil Pengecekan Memberikan hasil Pengecekan Memberikan hasil Pengecekan admin Kepala staf Kepala sekolah

Gambar III.2 Use case diagram (sea level)

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Melakukan Pengecekan Use Case Name Melakukan Pengecekan

Requirements Melakukan pengecekan

Goal Mendapat kan data barang

Pre-Conditions Melihat data barang

Post-Conditions Mendapatkan informasi data barang Failed end Condition Kehilangan data barang

(6)

Actor Petugas

Main Flow / Basic Path Mengecek satu persatu data barang

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Memberikan hasil Pengecekan Use Case Name Memberikan hasil pengecekan

Requirements Sebuah laporan

Goal Melaporkan semua informasi laporan

Pre-Conditions Menerima perintah dari admin Post-Conditions Memberikan hasil pengecekan Failed end Condition Kehilangan data barang

Actor Petugas

Main Flow / Basic Path Mencatat semua data barang

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Melakukan analis Use Case Name Melakukan analis

Requirements Mengecek data kebutuhan

Goal Memenuhi kebutuhan

Pre-Conditions Melihat data

Post-Conditions Membuat permintaan Failed end Condition Data yang tidak lengkap

Actor Admin

Main Flow / Basic Path Melihat data

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Membuat Pembukuan

Use Case Name Membuat pembukuan

Requirements Laporan

Goal Mengarsipkan data

Pre-Conditions Melihat data

Post-Conditions Pembukuan

(7)

Actor Admin

Main Flow / Basic Path Mengecek satu persatu data

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Membuat Usulan

Use Case Name Membuat Usulan

Requirements Mengajukan barang kebutuhan

Goal Mendapat persetujuan

Pre-Conditions Melihat laporan Post-Conditions Melakukan analis Failed end Condition Tidak dapat persetujuan

Actor Admin

Main Flow / Basic Path Membuat usulan

Tabel III.6.

Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan

Use Case Name Pembuatan Laporan

Requirements Memberikan informasi

Goal Memberikan data yang di butuhkan

Pre-Conditions Membuat data untuk di laporkan Post-Conditions Memberikan laporan

Failed end Condition Data yang tidak tersedia

Actor Admin

Main Flow / Basic Path Mengecek data

Tabel III.7.

Deskripsi Use Case Menenrima Laporan

Use Case Name Menerima Laporan

Requirements Meminta di buatkan laporan

Goal Mendapatkan laporan yang benar

Pre-Conditions Menghubungi admin Post-Conditions Mendafatkan laporan Failed end Condition Terlambat nya laporan

(8)

Actor Kepala bagian aset Main Flow / Basic Path Meminta laporan

Tabel III.8.

Deskripsi Use Case Menyetujui Laporan usulan Use Case Name Menyetujui Laporan

Requirements Mendafat informasi kebutuhan

Goal Terpenuhinya kebutuhan

Pre-Conditions Melihat laporan

Post-Conditions Memastikan permintaan benar benar di butuhkan

Failed end Condition Laporan tidak sesuai

Actor Kepala Bagian Aset

Main Flow / Basic Path Meminta laporan

Tabel III.9.

Deskripsi Use Case Melihat Laporan

Use Case Name Melihat Laporan

Requirements Laporan yang benar

Goal Data yang benar

Pre-Conditions Meminta laporan Post-Conditions Mendafatkan laporan Failed end Condition Kekurangan data

Actor Kepala Sekolah

Main Flow / Basic Path Meminta laporan

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen – dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan aset sekolah.

(9)

Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian , yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

A. Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen–dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem pengolahan aset sekolah SDIT AL – Hikmah Bekasi.

1. Nama Dokumen : Struk pembelian Fungsi : bukti pembelian

Sumber : Petugas

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian barang

Jumlah : 1 lembar

B. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang keluar dari sebuah proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen keluaran yang ada didalam system pengeolahan asset pada SDIT AL – Hikmah Bekasi sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Invoice

(10)

Fungsi : Catatan Aset Sekolah

Sumber : Admin

Tujuan : Kepala bagian

Frekuensi : setiap Permintaan laporan

Jumlah : 1 Lembar

2. Nama Dokumen : Invoice

Bentuk Data : Cetakan Komputer Fungsi : Catatan Aset Sekolah Sumber : Kepala Bagian Tujuan : Kepala Sekolah

Frekuensi : setiap Permintaan laporan

Jumlah : 1 Lembar

3.5 Permasalahan Pokok

Proses sistem pengolahan aset pada SDIT AL – Hikmah Bekasi masih belum optimal, aset barang di sekolah tidak terdata dengan baik dan terkadang aset sekolah sering terjadi kehilangan.

3.6 Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibuatnya seseorang yang bertindak sebagai admin dan dibuat kan database dan item-item yang dibutuhkan yaitu dengan system komputerisasi. Laporan yang dibutuhkan nantinya akan lebih cepat dan akurat.

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :