23 3.1. Umum
Kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan informasi tersebut berhenti atau terlampat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Contohnya adalah sistem penjualan karena erat kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya. Untuk perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti komputer.
Dengan masih adanya sistem pembelian dan penjualan Toko Grosir Zidan Jaya dengan pencatatan transaksi pembelian dan penjualan yang masih manual menggunakan tulisan dan kalkulator sehingga menyita waktu pengecekan dan pembayaran penjualan.
3.2. Tinjauan perusahaan
Penuliasan tugas akhir ini penulis menambahkan tinjauan perusahaan sebagai
media untuk lebih mengenal penjualan sembako pada Toko Zidan Jaya Karawang.
Tinjauan Toko Grosir Sembako Zidan Jaya ini berisikan sejarah perusahaan, Struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing jabatan yang ditempati.
Toko Zidan Jaya Karawang ini bergerak pada penjualan grosir sembako
yang beralamat di Perum Bumi Cikampek Baru Blok 2 No 10, Cikampek. Toko Zidan Jaya ini berdiri pada tanggal 04 mei 2010 yang dipimpin oleh Bpk Gun- Gun Gunawan. Toko Grosir sembako ini sudah berbadan hukum pada tanggal 05 mei 2011, dengan badan hukum no 502-158/SIUP-MB-VII/BP2TPM/2011 dari Dinas Surat Ijin Perdagangan Menengah Kabupaten Karawang.
Saat ini Toko Zidan Jaya karawang memiliki 10 Karyawan dan akan membuka cabang di berbagai tempat. Dimasa mendatang diharapkan melalui Toko Jidan Jaya karawang akan semakin berperan dan turut membantu membuka lapangan pekerjaan.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan, Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara satu dengan yang lainnya dan bagai mana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Berikut ini merupakan Struktur Organisasi pada Toko Grosir Sembako Jidan Jaya Karawang.
Sumber : Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawang
GAMBAR III.1 Struktur Organisasi
Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawang
Berikut ini adalah fungsi uraian tugas dan tanggung jawab dari masing- masing bagian pada Toko Grosir Sembako Jidan Jaya Karawang.
1) Pimpinan
a. Sebagai Pemilik Toko
b. Merumuskan tujuan dan menentukan kebijaksanaan stok secara menyeluruh
c. Memimpin dan mengawasi perkembangan toko melalui laporan-laporan yang diterima dan mengambil keputusan yang diperlukan.
d. Mengkoordinasikan semua bagian yang ada didalam toko sehingga tercipta kerja sama yang harmonis dan tercapai nya tujuan.
Pimpinan
Kasir Administrasi Karyawan
Bertanggung jawab atas transaksi penjualan terhadap pembeli dan keakursian data barang yang dijual kepada konsumen.
3) Administrasi
a. Mencatat Barang yang di inginkan konsumen.
b. Mencatat stok yang ada digudang c. Mencatat Laporan keuangan.
4) Karyawan
a. Mencari barang yang di pesan konsumen.
b. Mengirim barang yang dipesan konsumen.
c. Membereskan barang dan merapihkan barang.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan 1. Proses penjualan langsung
Pada proses ini, Karyawan mendisplay barang, pembeli datang ke toko untuk memilih produk yang telah didisplay karyawan , setelah pembeli memutuskan untuk membeli, pembeli membawa barang yang telah dipilih nya kepada bagian kasir untuk menghitung nya. Dan kasir mulai menulis barang dan menghitung lalu memberikan nota (rangkap 2) kepada pembeli, pembeli melakukan pembayaran tunai kepada kasir sesuai dengan yang ada di nota.
Nota penjualan berwarna putih diberikan kepada pembeli sedangkan yang merah sebagai bukti pembayaran untuk diarsipkan sebagai laporan penjualan.
Setelah proses pembayaran diselesaikan maka pelanggan bisa membawa pulang produk yang dibeli. Berdasarkan nota penjualan, pada akhir kerja dan akhir bulan kasir membuat laporan penjualan harian dan bulanan yang nantinya laporan penjualan akan diberikan kepada pemilik toko.
2. Proses penjualan melalui pengiriman
Pada proses ini, pembeli melakukan pemesanan barang melalui telpon kepada pihak admin toko. Admin toko mencatat pesanan barang yang dibeli lalu memberikan kepada karyawan untuk mencari barang yang dipesan jika barang tidak ada maka dicatatan trsebut dicontreng jika ada karyawan memberikan catatan tersebut ke bagian kasir untuk ditulis kedalam nota (rangkap 2) berwana putih untuk pembeli dan merah untuk diarsipkan sebagai laporan penjualan.
Kasir memberikan nota berwarna putih kepada karyawan sebagai tagihan pembelian, lalu karyawan mengantarkan barang kepada pembeli dan melakukan transaksi penjualan, karyawan pun membawa pulang uang dan memberikan uang dan nota berwarna merah kepada kasir. Berdasarkan nota penjualan, pada akhir kerja dan akhir bulan kasir membuat laporan penjualan harian dan bulanan yang nantinya laporan penjualan akan diberikan kepada pemilik toko.
1. Proses penjualan langsung
Sumber : Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawang
GAMBAR III.2 Penjualan Langsung
act Activ ity
Pemilik Toko
Pembeli Karyawan Kasir
Mendisplay barang Memilih Produk
Membawa Barang Menerima Barang
Membuat Nota
Menghitung Harga Barang Melakukan
pembayaran
Menerima Pembayaran
Memberikan nota warna putih
Menerima nota berwarna putih
Menyimpan Arsip Nota
Merekap nota
Membuat laporan penjualan
Memberikan Laporan Menerima dan melihat laporan penjualan Membawa Barang
Ya
Tidak
Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawan
2. Proses penjualan barang melalui pengiriman
Sumber : Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawang
GAMBAR III.3 Penjualan Pengiriman
Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawang
act Package1
Pemilik toko Karyawan
Kasir Admin
Pembeli
Menelpon Toko
Memesan Barang Menerima Pesanan
Mencatat pesanan Mencari barang yang
dipesan pembeli
Membuat Nota pembayaran
Menghitang Nota penjualan
memberikan nota penjualan yang
berwarna putih
Menerima nota
Mengirim barang Menerima Barang
Melakukan transaksi penjualan
menerima pembayaran
Membawa uang
Memberikan Uang menerima uang
Mengasrsipkan nota penjualan
Membuat Laporan penjualan
Menerima Barang
memberikan laporan penjualan
Menerima dan melihat laporan
penjualan Ya
T idak
Penyusunan Tugas Akhir ini penulis menjelaskan tentang spesifikasi sistem berjalan. Spesifikasi sistem berjalan yaitu serangkaian dari bentuk dokumen untuk mendukung terbentuknya file-file yang dibutuhkan serta informasi yang disajikan, maka dibutuhkan masukan-masukan untuk sistem.
1. Proses Penjualan Langsung
a. Nama Dokumen : Nota Penjualan
Fungsi : Sebagai sumber bukti pembayaran lunas dan asrip nota
Sumber : Bagian Kasir
Tujuan : Pembeli
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan
Format : lampiran A.1
b. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai laporan penjualan perhari atau perbulan
Sumber : Kasir
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap pembuatan laporan diakhir kerja maupun diakhir bulan
Format : lampiran A.4
1. Proses Penjualan Pengiriman
a. Nama Dokumen : Nota Penjualan
Fungsi : Sebagai sumber bukti pembayaran lunas dan asrip nota
Sumber : Bagian Kasir
Tujuan : Pembeli
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan
Format : lampiran A.1
b. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai laporan penjualan perhari atau perbulan
Sumber : Kasir
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap pembuatan laporan diakhir kerja
Format : lampiran A.4
c. Nama Dokumen : Catatan pemesanan
Fungsi : Sebagai catatan pemesanan pembeli
Sumber : Admin
Tujuan : kasir
Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang melalui pengiriman
Format : Lampiran A.4
Perkembangan Usaha perdagangan sembako saat ini sangat meningkat karena
kebutuhan pokok sehari-hari yang sangat dibutuhkan pelanggan, Namun dengan meningkatnya perkembangan tersebut, belum disertai dengan sistem yang canggih, banyak sekali penjualan yang belum terkomputersasi dan masih menggunakan sistem yang sederhana, Termasuk Toko Grosir Sembako Zidan Jaya Karawang. Dari penelitian dan uraian diatas masih lambat nya pelayanan serta masih besar kemungkinan kesalahan melakukan transaksi lainnya, untuk mencegah hal yang demikian maka Toko Zidan Jaya Karawang perlu dibantu menggunakan alat-alat yang canggihhseperti komputer agar semua kegiatan pengolahan data dan transaksi dilakukan secara efisien.
