BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

46

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Perumahan merupakan salah satu kebutuhan bagi masyarakat, dan merupakan faktor penting dalam meningkatkan harkat dan martabat manusia, maka perlu diciptakan kondisi yang dapat mendorong pembangunan perumahan untuk dapat menjaga penyediaan perumahan yang layak.

PT. Idea Hota sejahtera merupakan usaha milik swasta yang bergerak dibidang properti yaitu perumahan dalam berbagai tipe bangunan, dengan penataan tanah dan ruang, sarana dan prasarana lingkungan yang terstruktur.

PT. Idea Hota Sejahtera adalah salah satu program atau bidang usaha penyediaan rumah dalam bentuk kerjasama dengan Bank, dalam waktu yang disepakati atau dengan bunga yang telah ditentukan oleh Bank.

PT. Idea Hota Sejahtera menjual rumah dengan cara kredit karena tingginya harga jual rumah saat ini menjadi salah satu faktor masyarakat, sulit untuk membeli rumah secara tunai, karena rumah adalah salah satu tempat untuk melepaskan lelah dan membina kekeluargaan di antara anggota keluarga.

(2)

3.2. Tinjauan Perusahaan

PT. Idea Hota Sejahtera pada saat ini sedang membangun sebuah proyek properti perumahan dengan nama Mustika Nagasari Residence, apabila masyarakat ingin memiliki rumah tersebut PT. Idea Hota Sejahtera menawarkan

beberapa proses pembayaran. Pertama, proses pembayaran secara tunai yaitu customer membayarkan semuanya. Kedua proses pembayaran dengan Bank yang bekerja sama dengan PT Idea Hota Sejahtera, disebut dengan Kredit Pemilikan Rumah. Setelah costumer sepakat untuk membeli rumah lalu membayar booking fee dan menerima SPR (Surat Pemesanan Rumah ) dari marketing.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Rumah adalah tempat tinggal dan tempat berlindung bagi manusia. Lebih dari itu rumah juga sarana pembinaan keluarga lahir bathin tempat mengembangkan watak dan kepribadian. Bahkan rumah sebagai ruang kehidupan yang terkecil merupakan wadah yang sangat penting bagi pembinaan hidup bermasyarakat maupun hidup berbangsa. Menyadari pentingnya rumah bagi kehidupan maka PT Idea Hota Sejahtera saat ini sedang membuat proyek pembangunan dengan nama perumahan Mustika Nagasari Residence yang terletak di Karawang.

PT. Idea Hota Sejahtera merupakan suatu badan usaha milik swasta

yang bergerak dalam bidang perumahan didirikan berdasarkan pengesahan akta oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI dengan akta nomor: 7 tanggal 15 Juli 2014 dan telah terjadi perubahan akta pada tanggal 2 September 2016 dengan akta nomor: 1 yang disahkan oleh Menteri Kehakiman dan Hak

(3)

Asasi Manusia RI No. AHU-3549270.01.11 dengan nomor TDP 102616805421 serta dengan No SIUP : 50/PK/1596/BPPT.4 .

PT. Idea Hota Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perumahan dengan surat keterangan Domisili : No.503/64/KI.P Kelurahan Pejuang Kecamatan Medan Satria Kota Bekasi, berlaku pada tanggal 21 Juli 2016 s/d 21 Juli 2017 dan alamat PT. Idea Hota Sejahtera sekarang ini di Taman Harapan Baru F4 No.9 RT 008 RW 022 Kelurahan Pejuang Kecamatan Medan Satria Kota Bekasi.

PT Idea Hota Sejahtera mempunyai cabang kantor pemasaran di Jalan Banten No. 1 Karang Pawitan Kecamatan Karawang Barat, dan lokasi proyek pembangunan PT Idea Hota Sejahtera adalah di Kepuh Lubangjaya Rt/Rw 02/03, Kelurahan Nagasari Kecamatan Karawang Barat, dan proyek pembangunan PT Idea Hota Sejahtera adalah Perumahan Mustika Nagasari Residance.

Perusahaan mempunyai visi, misi, tujuan dan motto yang jelas untuk kepentingan berbagai pihak, Penjelasan dari empat hal tersebut sebagai berikut : 1. Visi

Memberikan manfaat pada masyarakat berkaitan dengan pembangunan sehingga dapat memberikan kontribusi maupun kemudahan pada masyarakat dengan adanya sarana dan prasarana yang memadai.

2. Misi

a. Mengembangkan lahan dan bangunan dengan memperhatikan aspek lingkungan dan aspek pelayanan kepada konsumen.

b. Memberikan pelayanan, mutu dan kepuasan yang terbaik kepada konsumen

(4)

c. Menyediakan perumahan yang berkualitas dan nyaman bagi masyarakat 3. Tujuan

Memberikan layanan dalam mewujudkan impian atau keinginan konsumen dalam bidang jasa kontruksi perumahan, baik perencanaan maupun pelaksanaannya serta mengembangkan proyek-proyek infrastruktur perumahan bebas banjir, ramah lingkungan di wilayah Karawang dan sekitarnya.

4. Motto

“Kenyamanan Hidup dan Investasi Anda”

Mustika Nagasari Residence sebagai produk PT. Idea Hota Sejahtera memiliki banyak daya tarik masyarakat sebagai wujud perhatian perusahaan untuk memberi kenyamanan bagi konsumen daya tarik tersebut antara lain strategis di pusat kota Karawang (1.5km dari kantor pemda), ramah lingkungan dan asri, keamanan Single Gateway, Jaringan Kabel dan saluran air tertutup, Jalan komplek yang lebar, dekat dengan sarana pendidikan (sekolah dan kampus favorit), dekat dengan sarana ibadah.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

PT. Idea Hota Sejahtera memiliki struktur organisasi yang setiap bagiannya mempunyai tugas dan kewajiban masing-masing. Berikut struktur organisasi yang ada pada PT. Idea Hota Sejahtera.

(5)

Struktur Organisasi PT. Idea Hota Sejahtera

Sumber Data : PT. Idea Hota Sejahtera

Gambar : III.1

Struktur Organisasi PT. Idea Hota Sejahtera

Bagian Administrasi Bagian umum &

personalia Direktur

Wakil Direktur

Manajer Operasional

Manajer Marketing Manajer Keuangan

Pengawas Proyek Bagian Logistik

Bagian

(6)

Keterangan :

1. Direktu : Aditya Rahadhyan

2. Wakil Direktur : Bernandus

3. Manajer Keuangan : Ag. Edhi Sulistiyanto 4. Manajer Marketing : R. Nanang Triatmojo 5. Manajer Operasional : Lukman Nurhakim 6. Bagian Logistik : Ahmad. S

7. Bagian Umum & Personalia : Gunawan Rojak 8. Bagian Perencanaan : Saiful Bahri 9. Bagian Administrasi : Ratih Anggraeni 10. Bagian Perijinan & Humas : Anwar

11. Pengawas Proyek : Saifudin

Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Direktur

Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perseroan serta mengawasi segala tugas dan kewajiban karyawannya

2. Wakil Direktur

Membantu Direktur dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perseroan serta mengawasi segala tugas dan kewajiban karyawannya

3. Manajer Keuangan

Bertugas membantu keluar masuknya keuangan perusahaan dan membuat laporan keuangan perusahaan secara rutin setiap bulan

(7)

4. Bagian Marketing

Bertugas mengelola dan mengawasi proses pemasaran serta melayani pembelian dari masyarakat (konsumen)

5. Manajer Operasional

Bertugas mengkoordinasi antara bagian logistik, pimpinan proyek dan pelaksanaan proyek dilapangan serta bertanggung jawab penuh atas seluruh kegiatan oprasional lapangan (pembangunan) baik untuk kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan yang akan dilakukan

6. Bagian Logistik

Bertugas menangani pengadaan barang baik material maupun non-material yang digunakan dalam pelaksanaan proyek

7. Bagian Umum dan Personalia

Bertugas menangani masalah yang berkaitan dengan kepegawaian, seperti mengurus kedisiplinan karyawan, kerja lembur dan sebagainya serta menangani masalah transportasi, keamanan dan pembantu umum

8. Bagian Perencanaan

Bertugas membuat perencanaan bangunan yang akan dibangun, seperti tipe dan model bangunan dan membuat gambar/ denah bangunan baik tampak depan, smping, belakang maupun atas serta membuat tata ruangan

9. Bagian Administrasi

Bertugas melakukan pembayaran kewajiaban (perbankan/ lembaga keuangan, supplier, gaji) dan biaya-biaya yang timbul selama berlangsungnya kegiatan proyek serta menerima pembayaran dari pembeli.

(8)

Bertanggung jawab atas pengurusan izin-izin terkait proyek dan memberikan penjelasan kepada para pihak, baik pihak terkait maupun tidak terkait dengan proyek

11. Pengawas Proyek

Bertanggung jawab atas waktu kerja yang telah ditetapkan di lapangan dan melakukan pemeriksaan terhadap kualitas bangunan

3.3. Proses bisnis Sistem Berjalan

Prosedur penjualan rumah Mustika Nagasari Residance pada PT. Idea Hota Sejahtera terbagi menjadi dua cara yaitu penjualan rumah secara tunai dan penjualan secara kredit. Penjualan secara tunai yaitu pembeli membayar semua harga jual sekaligus kepada PT. Idea Hota Sejahtera, dan pada prosedur ini PT. Idea Hota Sejahtera mengurus semua transaksinya. Sedangkan penjualan secara kredit yaitu pembeli membayar semua harga jual secara bertahap , pada PT. Idea Hota Sejahtera prosedur penjualan kredit terbagi menjadi dua yaitu secara KPR Bank dan penjualan kredit dengan Developer.

Dalam hal ini penulis membatasi yaitu dengan penjualan rumah secara KPR Bank, hanya sampai pada pendapatan penjualan rumah dan tidak melibatkan Bank yaitu:

1. Prosedur Pemesanan Rumah

Customer datang ke bagian marketing perumahan untuk mendapatkan informasi tentang rumah dan menanyakan harga rumah dan apabila customer setuju lalu bagian marketing memberikan formulir pemesanan rumah.

(9)

Customer mengisi formulir dan menyerahkan persyaratan pembelian rumah ke bagian marketing

3. Prosedur Penerimaan Pembayaran

Setelah direktur ACC formulir pemesanan dikembalikan lagi ke bagian marketing, bagian marketing membuat SPR untuk diberikan ke customer, dan customer membayar uang booking fee.

4. Prosedur Laporan Penjualan

Berdasarkan data yang membeli rumah bagian keuangan membuatkan laporan penjualan diberikan kepada direktur utama mengembalikan laporan penjualan acc kebagian keuangan lalu bagian keuangan mengarsipkan laporan penjualan acc ke arsip ke laporan penjualan.

(10)

3.4. Activity Diagram Proses Sistem Berjalan

Sumber : Data Olahan Penulis

Gambar : III.2

Activity Diagram Proses Sistem Berjalan act Activ ity Diagram

Direktur Bagian Marketing Customer Start Customer datang mencari informasi tentang rumah

Menanyakan Daftar Harga

Melakukan Pemesanan Rumah Memberikan Formulir Pemesanan Mengisi Formulir Pemesanan Menyerahkan Indentitas Diri Seperti Foto Copy KTP,

Foto Copy KK, Foto Copy NPWP, Foto Copy SK dan Foto Copy Slip Gaj i

Memeriksa Formulir Pemesanan Rumah Yang

Telah Diisi

Memberikan Formulir Pemesanan Untuk di

Proses

Memeriksa Formulir Pemesanan dan ACC Formulir Pemesanan

dan ACC

Input Data Pemesanan dan Membuat SPR Menerima SPR dan

Membayar Uang Booking Fee

(11)

Keterangan

SPR : Surat Pesanan Rumah KTP : Kartu Tanda Pengenal KK : Kartu Keluarga

NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak

SK : Surat Keputusan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sitem berjalan adalah rangkaian proses-proses yang terjadi dalam sistem berjalan yang memerlukan sistem masukan yang mendukung proses jalannya untuk menghasilkan dokumen keluaran.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan pada PT. Idea Hota Sejahtera adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Foto copy KTP

Fungsi : Untuk bukti persyaratan pembelian rumah

Sumber : Customer

Tujuan : Marketing

Media : Kartu

Jumlah : 1 (Satu) Lembar

Frekuensi : Setiap pengisian surat pesanan rumah

(12)

2. Nama Dokumen : Foto copy NPWP

Sumber : Customer

Media : Kartu

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama Dokumen : Foto copy KK

Sumber : Customer

Media : Kertas

4. Nama Dokumen : Foto copy SK

Sumber : Customer

Media : Kertas

(13)

5. Nama Dokumen : Foto copy Slip Gaji

Sumber : Customer

Media : Kertas

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen keluaran pada PT. Idea Hota Sejahtera adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Daftar Harga

Fungsi : Untuk mengetahui daftar harga setiap rumah

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada customer datang mencari rumah

(14)

2. Nama Dokumen : Formulir Pemesanan

Fungsi : Mengetahui Informasi Customer

Sumber : Customer

Media : Kertas

Frekuensi :Setiap Mengajukan Pemesanan Rumah

Bentuk : Lampiran C-2

3. Nama Dokumen : Surat Pesanan Rumah

Fungsi : Digunakan Untuk Data Pemesanan Rumah

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Rumah

Bentuk : Lampiran C-3

4. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi :Setiap melakukan pembayaran

(15)

3.6. Permasalahan Pokok

Dari analisa yang telah dilakukan terhadap sistem informasi bagian penjualan rumah Mustika Nagasari Residance pada PT Idea Hota Sejahtera ditemukan beberapa masalah yaitu :

1. Proses pendaftaran pemesanan rumah masih di tulis dalam media kertas sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Selain itu perusahaan juga mempunyai kendala dalam mencari customer yang memesan rumah karena masih ditulis dalam media kertas seperti buku.

3.7. Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan di atas, maka bisa dilihat penanganan proses sistem penjualan tersebut belum optimal di lakukan. Maka dari itu, solusi – solusi yang ditawarkan kepada PT Idea Hota Sejahtera sehingga dapat memecahkan masalah yang ada adalah :

1. Penyediaan fasilitas pendaftaran untuk user yang ingin melakukan pemesanan.

2. Dengan adanya aplikasi Acces tentu dapat memudahkan karyawan mencari data customer yang melakukan pemesanan rumah.