ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Best Denki merupakan salah satu perusahaan elektronik terbesar Asia yang berasal dari Jepang yang terletak di kota Fukoka. Dengan tujuan untuk memperluas sekitar pasar maka perlahan-lahan Best Denki mulai membuka outlet dibeberapa negara lainnya seperti Singapore, Malaysia, Thailand dan Hongkong. Tidak hanya berkonsentrasi dibeberapa negara tersebut, Best Denki mulai melirik sektor pasar di kawasan terutama Jakarta. Dengan berdirinya perusahaan ini di Indonesia, Best Denki menggunakan nama PT. BEST DENKI INDONESIA.
3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah Perusahaan
Best Denki adalah toko elektronik terbesar dari Jepang yang pertama kali didirikan di Fukuoka oleh Mr. Mitsuo Kitada pada bulan September 1953 sebagai bisnis pergudangan yang menawarkan produk elektronik yang berasal dari seluruh dunia. Ia mengembangkan bisnis ini dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan hidup dan memberikan gaya hidup yang nyaman untuk keluarga di Jepang. Bekerja dengan motto : "Pelanggan adalah Raja” dan dengan pemahaman yang kuat tentang gaya hidup konsumen, reputasi kami diperkuat selama bertahuntahun dan pada tahun 1984 kami telah dicatatkan di Bursa Efek Tokyo.
Pada tahun 1985, Best Denki mengalami terobosan dengan mencapai 100 miliar yen dalam penjualan dan memperluas pengaruh kami di Singapura. Langkah yang signifikan dengan membuka cabang ke luar negeri ini memberikan dampak menaikkan standar pelayanan diantara industri ini dan membuka jalan bagi apa yang akan menjadi rantai toko ritel elektronik yang paling luas di Singapura. Dengan usaha kami ke Singapura pada tahun 1985,
18
kami menjadi yang pertama toko elektronik yang membawa sejumlah besar peralatan rumah tangga dan produk audio-visual. Kami juga toko pertama untuk mendorong layanan pelanggan dengan memberikan kesempatan untuk mencoba barang sebelum membeli.
Kesuksesan kami di industri ritel mengalami peningkatan stabil. Dan pada tahun 2004, Singapura diangkat sebagai pusat untuk Best Denki luar negeri, yang merupakan pasar luar negeri yang paling maju dan sukses. Sekarang ini, Best Denki Singapore bertugas menjalankan semua operasi cabang di luar negeri seperti di Singapura, Taiwan, Malaysia dan Indonesia.
Untuk saat ini, Best Denki memiliki lebih dari 400 toko ritel di seluruh dunia dengan 313 toko di Jepang, 12 toko di Singapura, 9 toko di Malaysia, 30 toko di Taiwan dan lain 23 toko di Indonesia. (Updated per 30 Juni 2017)
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Dalam suatu organisasi terdapat pembagian kerja untuk bagian masing-masing dan yang pertanggung jawaban dari bagian tersebut agar perusahaan dapat berjalan secara terstruktur dan memiliki susunan birokrasi yang jelas. Untuk setiap bagian dari organisasi, pembagian tugas dan wewenang harus dilakukan. Hal ini di lakukan supaya tidak ada kesalah paham antara bagian satu dengan yang lain dalam menjalankan suatu tugas dan wewenang dari setiap susunan struktur organisasi PT. Best Denki Indonesia adalah sebagai berikut :
Sumber : PT. Best Denki Indonesia (2014) Gambar III. 1. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dari masing-masing bagian dari struktur organisasi tersebut yaitu:
1. Store Manager
Bertugas untuk menjaga keseimbangan dan mengatur perusahan baik secara makro dan secara mikro
2. Officer
Bertugas menghitung harga jika ada customer baru, menandatangani Purchase order, surat jalan, faktur, dan mengatur rute pengiriman.
3. Staf Marketing
Bertugas membuat surat jalan, faktur, dan memasukkan data penjualan ke computer.
4. Bag.Muat barang dan pengiriman
Bertugas mengatur barang yang akan dikirim 5. Bag.Gudang
Bertugas memberikan laporan barang jadi yang siap untuk dikirim 6. Supir pengiriman
Bertugas mengantar setiap pesanan yang sudah disiapkan
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang ada di PT BEST DENKI : 1. Prosedur Pemesanan Barang
Proses pemesanan barang diawali dengan pihak pemasok menawarkan kepada pihak admin PT. Best Denki Indonesia berdasarkan data barang melalui email. Setelah melihat dan memutuskan barang apa saja yang akan dipesan, selanjutnya pihak PT. Best Denki Indonesia membalas email ke pihak pemasok lalu pihak pemasok mengisi data yang di sebut Purhcase Order yang kemudian barang sesuai Purchase Order akan dikirim ke pihak PT. Best Denki Indonesia menggunakan surat jalan konsinyasi.
2. Prosedur Pengolahan Data Barang
Proses pengolahan data barang diawali dengan proses penerimaan barang, mulai dari penginputan barang masuk sesuai surat jalan oleh staff gudang. Kemudian pengurangan jumlah persediaan barang sesuai dengan nota penjualan, penarikan barang, dan barang rusak sesuai data yang diinput oleh staff gudang, lalu diteruskan oleh admin yang berupa laporan jumlah akhir persediaan barang kepada manager.
3. Laporan Persediaan
Berdasarkan data faktur dan surat jalan, marketing memberikan laporan persediaan setiap hari ke bagian manager.
3.4 Use Case Diagram
Gambar III.2.
Use Case Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan
Tabel III.1
Deskripsi Use Case Pemesanan Barang Use Case Name Skenario Pemesanan Barang
Actor Admin
Tujuan Admin memesan barang ke pemasok
Skenario 1. Pemasok menawarkan barang melalui email 2. Jika Sesuai, admin akan memesan barang 3. Jika tidak sesuai admin tidak memesan
Invariant 1 -
Tabel III.2
Deskripsi Use Case Terima Barang Nama Use Case Skenario Terima Barang
Aktor Staff Gudang
Tujuan Staff Gudang dapat menyimpan data penerimaan barang
Skenario 1.Staff Gudang dapat menerima barang
2. Staff Gudang mengisi form penerimaan barang 3. Staff Gudang menyimpan form penerimaan barang
Invariant 1 Staff Gudang melihat detail data penerimaan barang
Tabel III.3
Deskripsi Use Case Cek Jumlah Barang Nama Use Case Skenario Cek Jumlah Barang
Aktor Staff Gudang
Tujuan Untuk mengecek jumlah barang yang diterima disamakan dengan form pemesanan barang Skenario 1. Staff Gudang menghitung jumlah barang 2. Staff Gudang mengecek jumlah barang 3. Staff Gudang menyimpan barang
Invariant 1 Staff Gudang menyesuaikan jumlah barang dengan form pemesanan
Tabel III.4
Deskripsi Use Case Input Data Masuk ( Stock Card ) Nama Use Case Skenario Input Data Masuk
Aktor Staff Gudang
Tujuan Staff Gudang menginput/memasukan jumlah
barang masuk ke stock card.
Skenario 1. Staff Gudang dapat menginput jumlah barang masuk ke stock card
2. Staff Gudang dapat menyimpan data masuk barang
Invariant 1 Staff Gudang dapat mengubah data masuk barang
Tabel III.5
Deskripsi Use Case Input Barang Keluar Nama Use Case Skenario Input Barang Keluar
Aktor Staff Gudang
Tujuan Staff Gudang dapat menginput jumlah barang yang keluar di stock card.
Skenario 1.Staff Gudang dapat menginput jumlah barang keluar di stock card
2. Staff Gudang dapat menyimpan data keluar barang
Invariant 1 Staff Gudang dapat mengubah data keluar barang
Tabel III.6
Deskripsi Use Case Laporan Barang Masuk & Keluar Nama Use Case Skenario Lap. Barang Masuk & Keluar
Aktor Admin, Staff Gudang
Tujuan Untuk merekap laporan setiap ada barang masuk dan keluar.
Skenario 1. User dapat merekap laporan barang masuk &
keluar
2. User dapat menyimpan hasil laporan masuk &
keluar barang
Invariant 1 User dapat mengubah Lap. Masuk & keluar barang
Tabel III.7
Deskripsi Use Case Laporan Persediaan Barang Akhir Nama Use Case Skenario Lap. Persediaan Barang Akhir
Aktor Admin, Manager
Tujuan Untuk melihat hasil rekap laporan persediaan barang akhir tiap bulan.
Skenario 1. User melihat rekap laporan daftar pemesanan dan penerimaan barang.
2. User dapat melihat rekap laporan persediaan akhir.
Invariant 1 User dapat mengubah data keluar barang
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan akan menjelaskan mengenai dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Surat Jalan
Nama Dokumen Surat Jalan
Fungsi Sebagai bukti pengiriman barang
Sumber Pemasok
Tujuan Perusahaan
Media Kertas
Frekuensi Setiap terjadi pengiriman barang
Lampiran Lampiran B.2
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Purchase Order
Nama Dokumen Purchase Order
Fungsi Sebagai Salah Satu syarat pemesanan
Sumber Perusahaan
Tujuan Pemasok
Media Kertas
Frekuensi Setiap terjadi pemesanan barang
Format Lampiran A.1
2. Bukti Pembayaran/Nota Nama Dokumen Nota
Fungsi Sebagai bukti pembayaran dan arsip
Sumber Perusahaan
Tujuan Customer
Media Kertas
Frekuensi Setiap terjadi pembayaran
Format Lampiran B.1
3. Laporan Penjualan
Nama Dokumen Laporan Penjualan
Fungsi Untuk mengetahui laporan penjualan Sumber Bagian Administrasi
Tujuan Manager Keuangan
Media Kertas
Frekuensi Setiap pembuatan laporan diakhir bulan
Lampiran Lampiran B.3
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah mempelajari dan memahami hasil riset yang penulis lakukan pada proses penjualan elektronik PT. BEST DENKI INDONESIA, penulis memperoleh kendala yang dialami semua pihak yang bertanggung jawab langsung terhadap sistem penjualan. Dilihat dari proses bisnis sistem berjalan timbul beberapa permasalahan yaitu:
1. Sering terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pencatatan maupun perhitungan stok barang
2. Kurangnya tenaga kerja pada bagian gudang sehingga terjadi penumpukkan barang jika ada barang masuk.
3. Pembuatan laporan tidak efisien karena membutuhkan waktu lama untuk mengumpulkan arsip nota copy yang diperlukan, sehingga laporan yang disajikan kurang tepat dan akurat.
3.7. Pemecahan Masalah
Melihat permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna mengatasi permasalahan tersebut maka penulis menganjurkan alternatif pemecahan masalah berupa pembangunan sistem yang baru, yaitu sistem yang lebih terkomputerisasi.
1. Diperlukannya penanganan data stok barang dengan menggunakan komputerisasi basis data yang baik, maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat, sehingga informasi dan kebutuhan data yang akan digunakan lebih cepat pula.
2. Menambah tenaga kerja pada bagian gudang sehingga meminimalisir barang masuk agar tidak terjadi penumpukkan barang.
3. Pembuatan laporan bisa dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
