3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Institusi / Perusahaan
Data Penduduk maupun data Kependudukan adalah salah satu indicator penentu kebijakan pembangunan suatu daerah, data dasar penduduk mencakup data jenis kelamin, pendidikan, alamat, tempat tanggal lahir, status perkawinan, dll. Dari data tersebut dapat disimpulkan kebijakan apa yang seharusnya diterapkan di wilayah tersebut.
Urusan Kependudukan dan Catatan Sipil berada di bawah Departemen Dalam Negeri melalui Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan yang bertugas sebagai pengelola dan penyelenggaraan bahkan sebagai penyaji agregat untuk penetapan pemilih pada Pemilihan Umum maupun Pemilihan tingkat daerah.
Di Kabupaten Purwakarta penyelenggaraan urusan kependudukan di laksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta Yang pertama kali dibentuk pada tahun 2000, dengan Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 22 tahun 2000 yang efektif diberlakukan pada tahun 2001 berdasarkan Keputusan Bupati Nomor 20 Tahun 2001, yang merupakan merger/gabungan dari Bagian Tata Pemerintahan Setda, Kantor Catatan Sipil dan Kantor Departemen Transmigrasi Kabupaten Purwakarta dengan nama Dinas Kependudukan yang pada saat itu di Kepalai oleh Drs. H. Bambang Sutrisno, MM
Kemudian pada tahun 2005, masih dengan kepemimpinan Drs.H.Bambang Sutrisno, MM Dinas Kependudukan diubah menjadi Badan Kependudukan Berencana
dengan adanya merger dengan BKKBN Kabupaten Purwakarta atau disingkat dengan BKCK.
Pada tahun 2009, Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana diubah menjadi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta yang dipimpin oleh Ir. H. Agus R. Suherlan, MM. sesuai dengan Perda No. 10 tentang Pembentukan Dinas Daerah Kabupaten Purwakarta yang kemudian pada tahun 2014 Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta terjadi penggantian pimpinan yaitu Ir. H. Balya Susila Ilyas, M.Si.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta Berdasarkan Undang-Undang No. 24 Tahun 2013 adalah Instasi pelaksana urusan kependudukan dan catatan sipil yang ada di Kabupaten Purwakarta yang dalam pelaksanaannya adalah sebagai Penerbit dokumen kependudukan dan catatan sipil serta pengolah, pengelola data kependudukan di Kabupaten Purwakarta. Yang pada pelaksanaannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta merupakan salah satu instansi yang menitikberatkan Pelayanan terhadap masyarakat. Oleh karenanya pada tahun 2013, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta menjadi Pilot Project Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan dengan berhasilnya memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 untuk kualitas manajerial pelayanan, serta IS0 27001:2005 untuk keamanan data dan pada tahun 2015 kembali mendata sertifikat yang sama untuk yang kedua kalinya. Dengan diperolehnnya sertifikat tersebut tentunys mengundang banyak daerah Indonesia khususnya Dinas Kependudukan yang berada di luar Pulau Jawa untuk melakukan Studibanding. Pada tahun 2015, tercatat lebih dari 100 Kabupaten atau Kota yang melakukan kunjungan.
1. VISI
“Menjadi unit pelayanan public yang terpercaya dalam mendukung Purwakarta istimewa” Prinsip – Prinsip Visi :
a. Database kependudukan dipercaya sebagai satu-satunya pusat data dan informasi kependudukan di Kabupaten, serta dikelola dan dimanfaatkan untuk kepentingan Pembangunan.
b. Pelayanan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat diselenggarakan secara akurat dan actual dengan pemutakhiran yang berkelanjutan melalui pelayanan pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil.
c. Memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat.
2. MISI
a. Mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Administrasikependudukan yang berbasis teknologi.
b. Memberikan perlindungan Hukum dan Legalitas identitas penduduk secara administrative.
c. Meningkatkan Kualitas Kinerja Pelayanan secara Prima. d. Meningkatkan Kompetensi Sumber Daya Manusia.
e. Meningkatkan tertib Administrasi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipiil.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : Bidan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Fungsi dari tiap bagian-bagian adalah sebagai berikut : A. Kepala Dinas
1. Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan Dinas dalam melaksanakan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Daerah.
2. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Dinas mempunyai fungsi :
a. Perumusan dan penetapan kebijakan, program, dan kegiatan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
b. Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
d. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan atas penyelenggaraan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
e. Pembinaan ketatausahaan Dinas.
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai lingkup tugas dan fungsinya.
3. Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Kepala Dinas mempunyai perincian tugas:
a. Memberikan pengarahan dan menetapkan kebijakan, program dan kegiatan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
b. Memimpin, mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan dalam pelaksanaan/implementasi kebijakan, program dan kegiatan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
c. Memimpin, mengarahkan dan mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan, kebijakan, program dan kegiatan Urusan Pemerintahan bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
d. Melakukan pembinaan kepada bawahan.
e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan Urusan Pemerintahan dengan Perangkat Daerah/pihak yang terkait dan melaksanakan tugas lain berdasarkan peraturan perundang-undangan.
B. Sekretariat
1. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
2. Sekretaris mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam memimpin dan mengkoordinasikan penyelenggaraan urusan kesekretariatan yang meliputi perencanaan dan pelaporan, keuangan, serta kepegawaian dan administrasi umum. 3. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sekretaris
mempunyai fungsi
a. Pengkoordinasian penyusunan dokumen perencanaan dan pelaporan Dinas. b. Pelaksanaan manajemen dan administrasi keuangan Dinas.
c. Pelaksanaan manajemen dan administrasi kepegawaian. d. Pelaksanaan administrasi dokumen Dinas dan kearsipan. e. Pengelolaan sarana dan prasarana kerja Dinas.
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai lingkup tugas dan fungsinya.
C. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
1. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
2. Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan urusan pemerintah daerah di bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
3. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai fungsi :
kependudukan.
b. Pengelolaan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
c. Pembinaan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4. Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3), Bidang Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai perincian tugas :
a. Menyusun rencana kerja Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Mengkoordinasikan tugas–tugas internal di lingkup bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
c. Menyusun bahan perumusan kebijaksanaan teknis sebagai pedoman operasional penyelenggaraan pengelolaan informasi administrasi kependudukan.
d. Memfasilitasi, sosialisasi, pembinaan teknis, advokasi, supervisi dan konsultasi pelaksanaan pengelolaan informasi administrasi kependudukan. e. Mengelola dan mengendalikan pelaksanaaan informasi administrasi
kependudukan, meliputi : pembangunan bank data, pembangunan dan perkembangan jaringan komunikasi data, perekaman data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil serta pemutakhiran data, penyajian dan desiminasi informasi penduduk.
kependudukan.
g. Melaksanakan evaluasi, pengawasan dan penilaian kinerja pendataan dan informasi kepedudukan secara periodik.
h. Mempersiapkan perangkat sistem informasi administrasi kependudukan. i. Melaksanakan pengelolaan, analisa dan dokumentasi pelayanan informasi
kependudukan.
j. Memberikan saran dan pertimbangan teknis urusan pengelolaan informasi administrasi kependudukan kepada Atasan.
k. Melakukan koordinasi dengan Perangkat Daerah dan pihak-pihak lain dalam memperlancar pelaksanaan tugas kedinasan.
l. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas/kegiatan sesuai ketentuan yang berlaku.
m. Melaksanakan tugas lain berdasarkan peraturan perundang-undangan. D. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas secara profesional sesuai dengan titelatur jabatan fungsionalnya berdasarkan ketentuan perundang-undangan.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Dalam sistem berjalan KIA pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purwakarta terdapat beberapa prosedur diantaranya :
1. Pengisian Formulir Permohonan
Pemohon yang ingin mendaftar mendatangi bagian Bidang Pengelolaan dan Informasi Administrasi kependudukan tersebut untuk mendapatkan formulir pendaftaran KIA. Setelah itu mengisi formulir tersebut dan hasil formulir yang
sudah diisi diberikan kepada admin berserta persyaratan calon peserta yang mendaftar.
2. Pelengkapan Berkas Persyaratan
Untuk mendapatkan KIA sendiri, ada persyaratan wajib yang harus dipenuhi, yaitu Fotocopy Kartu Keluarga, Fotocopy KTP orang tua dan Fotocopy Akta Kelahiran Anak Prosedur Kegiatan.
3. Prosedur penerimaan Permohonan KIA
Setelah petugas menerima permohonan beserta berkas persyaratan, selanjutnya tugas mengisi ke buku laporan pembuatan KIA.
4. Prosedur Pencetakan Kartu
Setelah petugas menerima data, selanjutnya melakukan verifikasi, kemudian dilakukan pencetakan kartu KIA.
3.3. Activity Diagram
Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Berjalan
3.4. Spesifikasi Dokument Berjalan 3.4.1 Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen masukan yang mengalami proses awal dari sistem Pembuatan KIA pada Disduk Capil Kab.Purwakarta bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :
A. Dokumen Masukan
1. Nama : Formulir pendaftaran Fungsi : Mengisi data diri peserta
Sumber : DISDUK CAPIL Kab.Purwakarta Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Jumlah : 1 (Satu) Rangkap
a. Rangkap pertama untuk peserta Frekuensi : Setiap Permohonan
Bentuk : Lampiran A1
2. Nama : Buku Catatan Permohonan
Fungsi : Catatan dari setiap ajuan permohonan Sumber : Pemohon
Tujuan : DISDUK CAPIL Kab.Purwakarta Media : Buku
Jumlah : 1 (Satu) Buku Frekuensi : Setiap Permohonan Bentuk : Lampiran A2
3.4.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran
A. Dokumen Keluaran
1. Nama : Kartu Identitas Anak (KIA) Fungsi : Identitas anak
Sumber : PIAK DISDUK CAPIL Kab. Purwakarta Tujuan : Anak
Media : Kartu identitas Jumlah : 1 (Satu) Rangkap
Bentuk : Lampiran B1
3.5 Permasalahan Pokok
Setiap penulis mempelajari dan menganalisa sistem berjalan pada Disduk Capil Kab. Purwakarta khususnya sistem administarsi KIA. Ada beberapa hal yangmenjadi permasalahan dalam sistem tersebut, antara lain :
1. Sistem Pembuatan Kartu Identitas Anak Kabupaten Purwakarta belum menggunakan system terkomputerisasi seperti :
a. Cara pendaftran masih menggunakan media kertas dan pena. b. Pencatatan data pendaftaran belum tertata dengan rapih.
2. Penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas lebih banyak resiko karena media tersebut menimbulkan banyak kemungkinan misalnya kehilangan data, rusak ataupun sobek. Dan cukup membutuhkan waktu yang lama untuk proses pembuatan pendaftaran, pencarian data dan informasi yang dihasilkan masih kurang akurat.
3.6 Pemecahan Masalah
Dari analisa diatas, maka penulis mencoba memberikan usulan alternatif permasalahan umum pada sistem yang ada. Yaitu sebagai berikut:
1. Dengan dibuatkan perancangan sistem berbasis website dapat mempermudah proses pendaftaran dan pelaporan.
2. Pencarian data pada sistem terkomputerisasi lebih cepat dan efisien, tidak harus melihat dokumen satu-persatu, tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mencari data.
