32
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perkembangan komputer di dunia saat ini begitu pesatnya. Hal ini juga berdampak sangat berarti di bidang sistem pembayaran. Besar dari yang dikerjakan secara manual, semi otomatis hingga yang otomatis. Semua itu dapat dilakukan dengan bantuan dari komputer dan tenaga kerja yang berkompeten di bidangnya. Tenaga kerja yang ahli di bidang komputer khususnya di bidang pembayaran, saat ini telah banyak di kuasai oleh putra-putri Indonesia. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan atau instansi yang sejenis untuk menguasai pekerjaan dibidang sistem pembayaran.
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang
SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang adalah sekolah menengah kejuruan swasta yang berdiri pada tanggal 14 November 2011 (sesuai dengan SK Bupati dan pengukuhan Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan) yang beralamat di Jl. Raya Mekarmaya No. 45 Cilamaya Wetan Kabupaten Karawang.
Pada awalnya sekolah ini hanya mempunyai 1 jurusan, yaitu jurusan Teknik Kendaraan Ringan yang berjumlah 38 siswa. Saat ini telah bertambah menjadi 5 jurusan yaitu Teknik Kendaraan Ringan, Teknik Sepeda Motor, Teknik Pengolahan Minyak, Gas & Petrokimia, serta Akuntansi & Pemasaran dengan
banyaknya siswa berjumlah 235 siswa. SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang menjadi sekolah binaan PT. TMMIN dengan fasilitas bantuan teknis dan peralatan.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu perusahaan atau instansi. Struktur organisasi sangat diperlukan untuk mencapai suatu tujuan dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan dengan suatu tanggung jawab yang saling berhubungan, sehingga tujuan organisai dapat tercapai secara efektif. Berikut ini adalah struktur organisasi dan fungsi dari setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang antara lain :
Pesdik Pesdik Elsa Monica IT/ Operator M. Sofyan Kearsipan Riska I K13 Satpam Kebersihan
Bengkel Lab Perpus
Bag. Umum Puji Hastuti Bag. Keuangan Amah Salamah TU Dadeng Tosin S Wk. Akademik Ria Aprilianti Wk. Pesdik Sahroni Wk.Sarpras Sahlir Adi Subrata
Ka. Prog Wahyudin Ria Aprilianti Wali Kelas GMP BP Humas Cipto Santoso Kepsek
A. Tresna Sudrajat Dewan Guru Komite Sekolah
YPLP
Sumber: SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang Gambar III.1.
Diagram Struktur Organisasi 1. Bagian Akademik
a. Membuat program pengajaran untuk semester dan tahunan.
b. Menyiapkan jadwal pelajaran, UTS (ujian tengah semester), UAS (ujian akhir semester) dan bahan ajarannya.
c. Menyiapkan dan mendata kemajuan KBM (kegiatan belajar mengajar). d. Melakukan koordinasi dengan KA. Prog dan Guru mata pelajaran. e. Menyelaraskan program kegiatan ekstra kurikuler.
g. Memberikan laporan kepada kepala sekolah. 2. Bagian Kesiswaan
a. Membuat program kegiatan siswa untuk semester dan tahunan. b. Mendata siswa.
c. Menyusun dan mengawasi tata tertib peserta didik.
d. Membina OSIS (organisasi siswa intra sekolah) dan unit kerja lainnya. e. Melakukan koordinasi dengan wali kelas dan Guru mata pelajaran. f. Menjalin kerjasama dengan murid.
g. Memberi arahan pada kegiatan ekstra kurikuler. 3. Bagian Sarana dan Prasarana
a. Menyusun program nilai 1 semester dan 1 tahun.
b. Merancang dan merencanakan pembangunan sarana dan prasarana jangka pendek, menengah dan panjang.
c. Mendata aset yang ada, yang menyusut dan yang baru. d. Menilai manfaat semua aset.
e. Memberikan laporan kepada kepala sekolah.
4. Bagian Humas dan Hubin/ Dudi (hubungan industri/ dunia usaha & industri) a. Menyusun program untuk semester dan tahunan.
b. Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan instansi horizontal dan vertikal.
c. Mengelola manajemen informasi baik mading, media elektronik dan media cetak.
d. Menjalin kerjasama dengan dunia usaha, dunia industri dan BKK/ LKP (bursa kerja khusus/ lembaga keterampilan).
e. Mempromosikan SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang ke masyarakat luas.
f. Memberikan laporan kepada kepala sekolah. 5. Bagian Bimbingan Konseling/ Konsultasi
a. Menyusun program untuk semester dan tahunan. b. Menyimpan dan menganalisa data pribadi siswa. c. Menginfentasi masalah siswa.
d. Membuat agenda dan jadwal konsultasi semua siswa.
e. Memberikan bimbingan khusus, massal dan kunjungan ke rumah. f. Memberikan laporan kepada kepala sekolah.
6. Bagian KA. Prog (Kepala program)
a. Menyusun program untuk satu semester dan satu tahun. b. Memberi masukan materi inti ke bagian akademik. c. Merancang kegiatan PKL (praktek kerja lapangan).
d. Mengkaji model-model pengembangan yang bisa diterapkan di SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang dalam berbagai hal.
e. Melakukan study banding ke sekolah yang dianggap berhasil dan berprestasi.
f. Membuat program unggulan atau khas SMK PGRI 1 Cilmaya Wetan Karawang.
g. Menjalin hubungan dengan dunia usaha dan dunia industri. h. Memberikan laporan kepada kepala sekolah.
7. Wali Kelas
a. Menyusun, membuat serta melaksanakan program untuk semester dan tahunan.
b. Mengenal secara personal peserta didik dan keluarganya. c. Membuat data kemajuan kelas.
d. Melakukan koordinasi dengan semua lini atau kompone sekolah. e. Melaporkan kepada Waka (wakil kepala) akademik.
8. Kepala TU (tata usaha)
a. Menyusun program untuk satu semester dan satu tahun. b. Menata keadministrasian sekolah.
c. Mengamankan data dan informasi sekolah. d. Menyiapkan kelengkapan sarana sekolah. e. Memberikan laporan kepada kepala sekolah. 9. Bendahara
a. Menyusun anggaran satu bulan, tiga bulan, enam bulan dan satu tahun. b. Menerima dan mengeluarkan uang yang diterima kepsek.
c. Melaporkan keuangan kepada kepala sekolah setiap akhir pekan. 10. Umum
a. Menyiapkan data-data PTK (pendidik & tenaga kependidikan) dan aset yang ada.
b. Mengelola dan mengupdate data.
c. Meregistrasi persyaratan dan buku pokok siswa. d. Mengabsensi atau data kehadiran PTK.
11. Staf Pesdik (peserta didik)
a. Menyimpan dan mengolah data siswa. b. Menginventensi absensi dan masalah siswa.
c. Melaporkan kepada waka pesdik dan BP (bimbingan penyuluhan ). 12. Staf IT/ Operator
a. Menyimpan dan mengolah data sekolah (siswa, PTK dan sarana). b. Mengupdate data di Dapodik (data pokok pendidikan).
c. Memonitor informasi yang masuk dan keluar serta mengarsipkannya. d. Memberikan laporan informasi kepada masing-masing pihak yang
bersangkutan.
e. Memelihara dan mengawasi jaringan-jaringan, email, internet, dll. 13. KA (Kepala). Bengkel
a. Menyusun program semester dan tahunan.
b. Menyusun, mencatat aset dan menyimpan serta memeliharanya. c. Mengestimasi kebutuhan dalam periode satu semester serta satu tahun. d. Menjadwal praktik siswa untuk pelajaran praktikum.
e. Melaporkannya kepada KA. Prog. 14. Guru Mata Pelajaran
a. Menyusun program pengajaran untuk semester dan tahunan. b. Membuat dan melaksanakan keadministrasian guru.
c. Mengenal secara personal peserta didik. d. Mendata setiap kemajuan peserta didik.
f. Melakukan koordinasi dengan sesama guru, KA. Prog dan bagian akademik serta bagian kesiswaan.
15. Satpam
a. Menjaga, memelihara dan mengantisipasi keamanan sekolah. b. Melakukan kontrol lingkungan.
c. Menjaga dan mengatur parkir kendaraan di sekolah. d. Mengawasi dan menyeleksi tamu yang datang. e. Membantu kegiatan lain yang diperlukan sekolah. 16. Petugas Kebersihan
a. Merapikan dan membersihkan kelas, kantor dan lingkungan sekolah. b. Merapihkan peralatan dan membersihkanya untuk siap digunakan.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Berikut adalah proses bisnis sistem berjalan pada SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan, yaitu:
1. Prosedur Penyerahan, Pengecekan, Pencatatan dan Pembayaran DSP
Siswa datang menyerahkan kartu dan melakukan pembayaran DSP kepada bendahara sekolah. Setelah menerima kartu dan pembayaran DSP bendahara mengecek data siswa di buku administrasi DSP, lalu bendahara mencatat kartu DSP kedalam buku administrasi DSP. Selanjutnya, bendahara mencatat pendapatan DSP pada buku penerimaan kas DSP kemudian menandatangani dan menstempel kartu DSP untuk dikembalikan kepada siswa.
2. Prosedur pelaporan
Setelah itu bendahara melakukan pembuatan laporan penerimaan DSP berdasarkan arsip buku penerimaan kas DSP, kemudian laporan penerimaan DSP tersebut diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditanda tangani. Kemudian laporan tersebut disimpan kedalam arsip laporan penerimaan DSP.
3.4. Unified Modeling Languange (UML) 3.4.1. Activity Diagram
1. Activity Diagram penyerahan, pengecekan, pencatatan dan pembayaran DSP
Gambar III.2.
Activity Diagram Penyerahan,
2. Activity Diagram pelaporan DSP
Gambar III.3.
Activity Diagram Pelaporan DSP Sistem Berjalan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem akuntansi berjalan ini terdiri dari dua dokumen, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
Dibawah ini akan dijelaskan beberapa dokumen, diantaranya dokumen masukan dan keluaran yang digunakan pada SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang dalam pengolahan penerimaan DSP adalah sebagai berikut:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan atau input merupakan masukan yang berupa dokumen yang diolah dari suatu proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang di inginkan. Adapun dokumen masukan tersebut, yaitu:
1. Nama Dokumen : Kartu Pembayaran DSP
Fungsi : Sebagai sarana pembayaran DSP
Sumber : Siswa
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap pembayaran
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran atau output yaitu dokumen yang dihasilkan dari sistem berjalan. Dokumen keluaran juga disebut sebagai dokumen laporan. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Buku Administrasi DSP
Fungsi : Sebagai pencatatan pembayaran DSP
Sumber : Bendahara
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Buku Penerimaan Kas DSP
Fungsi : Untuk mencatat transaksi pendapatan kas DSP
Sumber : Bendahara
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap hari
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Kas DSP
Fungsi : Sebagai bahan laporan penerimaan kas DSP
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah penulis mempelajari sistem pembayaran DSP SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang, penulis melihat permasalahan yang dihadapi oleh
SMK PGRI 1 Cilamaya Wetan Karawang adalah belum terkomputerisasi pengolahan datanya dimana masih menggunakan manual, sehingga akibatnya sering terjadi keterlambatan dalam pengolahan data dan penyampian laporan. Dari hasil wawancara dengan pihak terkait dan hasil pengamatan, penulis memperoleh kesimpulan permasalahan sistem pembayaran DSP adalah :
1. Sistem berjalan tersebut masih bersifat manual serta tidak tersusun rapih ketika pengumpulan data & dokumen. Sehingga waktu tersita cukup lama untuk pencarian dokumen yang menyebabkan tertundanya pekerjaan lain.
2. Laporan hanya sebagai informasi saja sehingga, tidak adanya timbal balik. 3. Banyaknya arsip yang menumpuk.
4. Kurang ketelitian yang menyebabkan kekeliruan dalam proses pencatatan pembayaran.
3.7. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, berikut adalah alternatif pemecahan masalahnya, yaitu:
1. Penulis menyusun laporan pendapatan dengan melakukan penjurnalan transaksi-transaksi yang terjadi dalam sistem pembayaran.
2. Transaksi-transaksi yang dilakukan, disimpan dalam sebuah database sehingga memudahkan pembuatan laporan keuangan.
3. Karena keluaran masih bersifat catatan, maka dibuatkan suatu form khusus untuk melakukan proses kegiatan. Agar form tersebut mudah ditemukan ketika mengecek data keuangan.
4. Penulis membuat laporan pendapatan bulana dengan menggunakan program java 8.1, sehingga memudahkan bendahara menyajikan laporan keuangan kepada kepala sekolah.
