28
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan
Dalam tinjauan institusi Penulis akan menjelaskan sejarah institusi, struktur organisasi pada PT. Jasa Cendekia Indonesia, serta proses bisnis institusi.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
PT. Jasa Cendekia Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perekrutan staf profesional dan pencarian Executive, outsourcing, pelatihan dan konsultasi Sumber Daya Manusia. PT. Jasa Cendekia beralamat di Jl. Buncit Raya No. 168 Mampang Prapatan, Jakarta 12790 Telp 021-7990767.
Visi
Menjadi perusahan penyedia perekrutan Sumber Daya Manusia terbesar dan terbaik.
Misi
1. Meningkatkan kualitas dan pelayanan dalam perekrutan SDM.
2. Memiliki kejujuran dan integritas yang tinggi.
3. Menjadi perusahaan perekrutan SDM yang ternama dan terpercaya.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab.
1. Struktur Organisasi
Sumber : PT. Jasa Cendekia Indonesia 2016 Gambar III.1
Struktur Organisasi PT. Jasa Cendekia Indonesia 2. Tugas dan Fungsi Organisasi
a. Direktur
Merupakan pemegang saham terbesar diperusahaan yang bertugas : 1) Memimpin seluruh karyawan perusahaan.
2) Mengontrol dan melakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan.
3) Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan.
b. Wakil Direktur
Wakil Direktur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mengkoordinasikan tugas-tugas pada karyawan.
2) Mengontrol dan melakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan.
3) Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan.
GUDANG TRANSPORTASI MARKETING ADMINISTRASI WAKIL
DIREKTUR DIREKTUR
Administrasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mengolah arsip.
2) Mengolah keuangan, mengolah data aset.
3) Membuat laporan IT Service.
4) Membuat laporan keuangan.
d. Marketing
Marketing mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mencari pelanggan baru.
2) Memanagement pelanggan yang sudah ada.
3) Mempromosikan paket liburan terbaru.
e. Transportasi
Bagian Transportasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mengatur semua kegiatan pengiriman barang.
2) Mengawasi jalannya ekpedisi barang.
3) Mengontrol paket barang dan armada pengiriman.
f. Gudang
Bagian gudang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mengolah data barang masuk dan keluar pada gudang.
2) Memeriksa kelengkapan dokumen barang sebelum dikirim.
3) Membuat surat jalan untuk bagian transportasi.
4) Mengemas barang sebelum dikirim.
3.2. Proses Bisnis
Berikut adalah kegiatan transaksi di PT. Jasa Cendekia Indonesia :
Diawali dengan proses absensi karyawan pada mesin fingerprint setiap hari, absen kedatangan, keterlambatan dan pulang akan direkam oleh mesin fingerprint. Setiap tanggal 20 bagian administrasi akan menarik report data absensi dari tanggal 21 bulan lalu sampai tanggal 20 sekarang dalam format csv dan excel. Report laporan tersebut akan diolah oleh bagian administrasi untuk dilakukan perhitungan dengan rumus formula excel. Rumus formula excel tersebut meliputi perhitungan jumlah absen, jumlah lembur, jumlah ketidak hadiran, telat dan pulang cepat. Setelah melalui tahapan perhitungan tersebut baru di dapat nominal gaji sesuai jabatan yang ada. Administrasi akan membuat report penggajian seluruh karyawan selama sebualan.
start
menempelkan jari atau memasukan pin
mengenali struktur sidik jari atau pin
absensi masuk / pulang berhasil
menarik data absen dari tgl 21-20
data diolah untuk proses penggajian
end membuat laporan
penggajian
menerima dan mengecek laporan gagal
berhasil
Gambar III.2
Activity Diagram Prosedur Penggajian PT. Jasa Cendekia Indonesia
3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan penjelasan detail mengenai seluruh prosedur sistem yang digunakan dalam proses Penggajian karyawan di PT. Jasa Cendekia Indonesia. Adapun bentuk dokumen keluaran (output) yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Dokumen Masukan ( input ) a. Rekap Absen
Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Dokumen absensi karyawan selama sebulan Sumber : Mesin Fingerprint
Tujuan : Administrasi Frekuensi : Setiap tanggal 20
Jumlah : 1 lembar
Media : Kertas
Format : Lihat lampiran A.1 2. Dokumen Keluaran ( Output )
a. Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip gaji
Fungsi : Sebagai bukti gaji telah diterima
Sumber : Administrasi
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap Penerimaan gaji
Jumlah : 1 lembar
Media : Kertas
b. Laporan Penggajian
Nama Dokumen : Laporan Penggajian
Fungsi : Untuk mengetahui penggajian seluruh karyawan
Sumber : Administrasi
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Jumlah : Beberapa lembar
Media : Kertas
Format : Lihat Lampiran A.3
