24 3.1. Tinjauan Instansi
Dalam suatu intansi atau perusahaan, skema atau program kerja dan bidang-bidang perusahaan dan organisasi tersebut harus dengan jelas diketahui dan diterapkan agar dalam intansi atau perusahaan tersebut dapat berjalan dengan lancar guna mencapai tujuan yang diterapkan.
3.1.1. Sejarah Instansi
Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Tawang berdiri pada tahun 2001 yang bertempat di Tawang Kota Tasikmalaya. Kantor Urusan Agama (KUA) merupakan unit terdepan sekaligus ujung tombak Kementerian Agama yang langsung membina dan memberikan pelayanan kepada masyarakat di tingkat kecamatan. Hal ini merupakan implementasi dari KMA 517 tahun 2001 tentang penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan Tawang
Karena itu aparat KUA dituntut memiliki kemampuan yang tinggai dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dalam kontek KUA Kecamatan Tawang Kota Tasikmalaya, Propinsi Jawa Barat, beban tugas tersebut bukan saja merupakan tuntutan dari Visi dan Misi Kementerian Agama, namun juga merupakan wujud komitmen pemerintah kota Tasikmayala yang berkeinginan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara prima dan semua sector, di lain pihak juga memperhatikan tuntutan dan partisipasi aktif masyarakat di wilayah kehidupan beragama.
Dalam rangka pelayanan tersebut, Kantor Urusan Agama Kecamatan Tawang Kota Tasikmalaya, selalu berupaya dan berusaha untuk memberikan pelayanan yang prima yang diberikan secara tepat, akurat, murah dan mudah seta proprosional dan propesional dan dapat dipertanggung jawabkan.
A. VISI KUA Kecamatan Tawang
“Terbentuknya masyarakat Kecamatan Tawang yang islami dan berakhlakul karimah serta tercapainya pelayanan prima”.
B. MISI KUA Kecamatan Tawang
1) Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana prasarana kantor. 2) Meningkatkan Profesionalisme personil KUA.
3) Meningkatkan disiplin pegawai.
4) Meningkatkan pelayanan kepenghuluan. 5) Meningkatkan pelayanan BP 4.
6) Menngkatkan pelayanan zakat, wakaf, infak, sodaqoh, dan ibadah sosial. 7) Meningkatkan pelayanan kemesjidan dan hisab ru’yah.
8) Meningkatkan pelayanan teknis informasi haji dan produk halal. 9) Meningkatkan kerjasama lintas sektoral.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi KEPALA KUA JFU KEPENGULUAN PANGAN HALAL TATA USAHA / ADMINISTRASI BP.4 DAN KELUARGA SAKINAH IBADAH SOSIAL JFU KEMITRAAN JFU KEUANGAN
Gambar III.1 Struktur Organisasi KUA Kecamatan Tawang Sumber : Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Tawang
Fungsi dan tugas dari masing-masing personil sebagai berikut : a. Kepala KUA
Mengordinasikan serta memanage semua bagian dari struktur organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan Tawang.
b. Tata Usaha / Administrasi
Tujuan program tata usaha adalah diharapkan terpenuhinya data-data yang lengkap terpercaya untuk menjunjung terwujudnya sistem administrasi kantor yang berhasil guna dan berdaya guna.
c. Kepenghuluan
Tujuan program kepenghuluan adalah memberikan arahan atau pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan pelayanan nikah, rujuk dan sesuai dengan Undang-undang dan Syariat agama Islam.
d. BP.4 dan Keluarga Sakinah
Penataan Organisasi BP4 dan Korp Penasehatan/biro konsultasi keluarga disetiap jenjang sesuai kebutuhan.
Menerbitkan kelengkapan administrasi Nikah sesuai dengan urutan model dan dan penjilidan.
e. Ibadah Sosial
Tujuannya memberikan arahan dan layanan kepentingan masyarakat Islam khususnya guna meningkatkan amaliah ibadah social.
f. Keuangan
Tujuan Program diharapkan dapat menciptakan tertib administrasi keuangan yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pengusulan dan penunjukan petugas/ bendaharawan khusus.
Peraturan pemerintah Republik Indonesia No 51 tahun 200 tentang tarif atas jenis penerimaan Negara bukan pajak PNBP pada Kementerian Agama.
g. Pangan Halal
Tujuannya memantapkan Undang-Undang RI No 7 Tahun 1996 tentang Pangan halal..
h. Kemitraan
Mengadakan pendataan ulang lembaga keagamaan dan ormas Islam pada setiap tingkatan.
Meningkatkan musyawarah internal umat Islam Mengadakan pertemuan dengan Forpokomda.
Membentuk team pelaksana jaringan pembangunan kemitraan umat Islam dan Ukhuah Islamiyah.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Pengirim mengirim surat kepada Bagian Tata Usaha kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk. Surat yang sudah dicatat kemudian diberi lembar disposisi dan diberikan kepada Kepala KUA untuk di isi pada lembar disposisinya. Setelah itu lembar disposisi tersebut diberikan kembali kepada Bagian Tata Usaha untuk dilakukan penyortiran surat masuk. Surat masuk yang sudah disortir kemudian diarsipkan.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Kepala KUA membuat konsep surat keluar kemudian diberikan kepada Bagian Tata Usaha. Setelah itu Bagian Tata Usaha membuat surat keluar sebanyak 2 rangkap. Surat keluar yang sudah dibuat diberikan kepada Kepala KUA untuk diperiksa dan di tanda tangani kemudian surat keluar tersebut diberikan kembali kepada Bagian Tata Usaha untuk diberi nomor surat, kode surat dan dicatat dalam buku agenda surat keluar. Setelah itu surat keluar rangkap 1 dikirim ke pengirim dan rangkap 2 di simpan sebagai arsip.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap 1 bulan sekali Bagian Tata Usaha membuat laporan surat masuk dan surat keluar kemudian diberikan kepada Kepala KUA untuk diarsipkan.
3.3. Use Case Diagram
1. Use Case Diagram Pengelolaan Surat Masuk
Gambar III.2 Use Case Diagram Pengelolaan Surat Masuk Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pengelolaan Surat Masuk Use Case Name Pengelolaan surat masuk
Requirements Bag. Tata Usaha menerima surat masuk
Goal Mengelola surat masuk
Pre-Conditions Pengirim mengirim surat
Post-Conditions Bag. Tata Usaha mencatat di buku agenda surat masuk Failed and Condition Pengirim tidak dapat mengirim surat
Main Flow/Basic Path 1. Pengirim mengirim surat
2. Bag. Tata Usaha mencatat di buku agenda surat masuk
3. Bag. Tata Usaha memberi lembar disposisi 4. Kepala KUA mengisi lembar disposisi
5. Bag. Tata Usaha melakukan penyortiran surat 6. Bag. Tata Usaha melakukan pengarsipan
2. Use Case Diagram Pengelolaan Surat Keluar
Gambar III.3 Use Case Diagram Pengelolaan Surat Keluar Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Pengelolaan Surat Keluar Use Case Name Pengelolaan surat keluar
Requirements Bag. Tata Usaha menerima konsep surat keluar
Goal Mengelola surat keluar
Post-Conditions Bag. Tata Usaha mencatat di buku agenda surat keluar Failed and Condition Kepala KUA tidak dapat membuat konsep surat keluar Actors Bag. Tata Usaha, Kepala KUA, Pengirim
Main Flow/Basic Path 1. Kepala KUA membuat konsep surat keluar 2. Bag. Tata Usaha membuat surat keluar 3. Kepala KUA menandatangani surat keluar 4. Bag. Tata Usaha memberi nomor surat 5. Bag. Tata Usaha memberi kode surat
6. Bag. Tata Usaha mencatat di buku agenda surat keluar
7. Bag. Tata Usaha mengirim surat keluar 8. Bag. Tata Usaha melakukan pengarsipan
3. Use Case Diagram Pembuatan Laporan
Gambar III.4 Use Case Diagram Pembuatan Laporan Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan Use Case Name Pembuatan laporan
Requirements Bag. Tata Usaha membuat laporan surat masuk dan surat keluar
Goal Pengarsipan laporan surat masuk dan surat keluar Pre-Conditions Bag. Tata Usaha membuat laporan surat masuk dan
surat keluar
Failed and Condition Bag. Tata Usaha tidak dapat membuat laporan surat masuk dan surat keluar
Actors Bag. Tata Usaha, Kepala KUA
Main Flow/Basic Path 1. Bag. Tata Usaha membuat laporan surat masuk dan surat keluar
2. Kepala KUA melakukan pengarsipan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari dokumen-dokumen sistem berjalan pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen masukan dan dokumen keluaran yang dilakukan dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen-dokumen masukan yang digunakan dalam sistem berjalan dapat berupa :
1. Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Sebagai dokumen yang berisi data surat masuk Sumber : Pengirim
Tujuan : Kepala KUA
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada surat masuk diterima Format : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Buku Agenda Surat Masuk Fungsi : Untuk mencatat data surat masuk Sumber : Pengirim
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap ada surat masuk diterima Format : Lampiran A.2
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen-dokumen keluaran yang digunakan dalam sistem berjalan dapat berupa :
1. Nama Dokumen : Disposisi
Fungsi : Sebagai petunjuk singkat atau tindak lanjut Sumber : Kepala KUA
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada surat masuk diterima Format : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Kendali Surat Keluar
Fungsi : Sebagai konsep awal pembuatan surat keluar Sumber : Kepala KUA
Tujuan : Bagian Tata Usaha
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Format : Setiap akan dibuat surat keluar Format : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Surat Keluar
Fungsi : Konfirmasi data surat masuk (surat balasan) Sumber : Kepala KUA
Tujuan : Pengirim
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan surat keluar Format : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Buku Agenda Surat Keluar Fungsi : Untuk mencatat data surat keluar Sumber : Bagian Tata Usaha
Tujuan : Pengirim
Media : Kertas
Jumlah : 1 buku
Format : Setiap pembuatan surat keluar Format : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar Fungsi : Memberi laporan
Sumber : Bagian Tata Usaha Tujuan : Kepala KUA
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali Format : Lampiran B.5
3.5. Permasalahan Pokok
Dalam suatu perusahaan atau instansi pasti selalu terdapat permasalahan pokok, begitupun permasalahan pokok yang ada pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar di KUA Kecamatan Tawang antara lain :
1. Pengelolaan surat masih dilakukan dengan pencatatan di buku agenda sehingga kurang efektif dalam pencarian data.
2. Kurangnya tempat untuk menyimpan arsip sehingga data mudah hilang. 3. Laporan yang dihasilkan belum akurat.
3.6. Pemecahan Masalah
Untuk menyelesaikan permasalahan pokok di atas, penulis mengajukan usulan alternatif antara lain :
1. Membuat sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara terkomputerisasi sehingga waktu yang diperlukan untuk pencarian data menjadi efektif.
2. Dengan adanya sistem terkomputerisasi maka data akan lebih terjaga dan membuat back up data atau file untuk mencegah adanya kemungkinan terjadinya kerusakan.
3. Dengan sistem terkomputerisasi maka laporan yang dihasilkan akan menjadi lebih akurat.
