18 3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT Bank XYZ didirikan pada 2 oktober 1998, sebagai bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Pada bulan Juli 1999, empat bank pemerintah yaitu Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Inpor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia, dilebur menjadi PT Bank XYZ, dimana masing-masing bank tersebut memiliki peran yang tak terpisahkan dalam pembangunan perekonomian Indonesia.Sampai dengan hari ini, PT Bank XYZ masih meneruskan tradisi selama lebih 140 tahun memberikan kontribusi dalam dunia perbankan dan perekonomian Indonesia.
Setelah melalui proses konsolidasi dan integrasi menyeluruh di segala bidang, PT Bank XYZ berhasil membangun organisasi bank yang solid dan mengimplementasikan core banking system baru yang terintegrasi menggantikan core banking system dari keempat bank legacy sebelumnya yang saling terpisah. Sejak didirikan, kinerja PT Bank XYZ senantiasa mengalami perbaikan terlihat dari laba yang terus meningkat dari Rp1,18 triliun di tahun 2000 hingga mencapai Rp5,3 triliun di tahun 2004. PT Bank XYZ melakukan penawaran saham perdana pada 14 Juli 2003 sebesar 20% atau ekuivalen dengan 4 miliar lembar saham. PT Bank XYZ memiliki visi dan misi sebagai berikut :
Visi :
Indonesia’s best, ASEAN’s prominent Misi :
1) Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pasar 2) Mengembangan sumber daya yang professional
3) Memberi keuntungan yang maksimal kepada stakeholder 4) Melaksanakan manajemen terbuka
5) Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber :Dokumen PT Bank XYZ
Gambar III.1
Berikut merupakan uraian dan tanggung jawab tata kerja yang ada pada struktur organisasi unit kerja penyelesaian kredit bermasalah
1. SEVP (Senior Executif Vice President )
Adapun tugas dan wewenang jabatan ini adalah menjadi pelindung dan penanggung jawab seluruh kegiatan juga memonitoring pencapaian target dari seluruh group.
2. Special Asset Management 1 Group
Fokus menangani kredit Wholesale NPL & PL (Pasca Restrukturisasi) di kantor pusat, jumlah debitur yang dikelola. Deskripsi tanggung jawab department sebagai berikut :
A. Loan Work Out 1 Department
1) Menangani kredit intra segmen corporate.
2) PIC Supervisi kredit intra Comm di wilayah (pairing CMB1)
3) Kewenangan pemutusan kredit Comm (diatas kewenangan wilayah) – CMB1
B. Loan Work Out 2 Department
1) Menangani kredit intra eksisting commercial
2) PIC Supervisi kredit intra Comm di wilayah (pairing CMB2)
3) Kewenangan pemutusan kredit Comm (diatas kewenangan wilayah) – CMB2
C. Loan Work Out 3 Department
1) Menangani kredit intra eksisting commercial
3) Kewenangan pemutusan kredit Comm (diatas kewenangan wilayah) – CMB3
D. Strategic Planning Development Department
1) Support planning, Budgeting, Portofolio Management & Reporting kredit intra dan ekstra
2) Penyusunan & review policy kredit intra dan ekstra 3) HC Planning & management SAM 1 & SAM 2 & SAM 3 4) General affairs SAM 1 & SAM 2 & SAM 3
3. Special Asset Management 2 Group
Menangani kredit wholesale kelompok watchlist dan NPL Limit sd 100 M (wilayah) & watchlist limit > 100 M (kantor pusat) dan Ekstrakomtabel limit 10 M sd 100 M (wilayah), juga mengelola 145 debitur yang dialihkan Commercial Bank Group yang berpotensi down grade dari Performing Loan ke Non-Performing Loan. Deskripsi tanggung jawab department sebagai berikut:
A. EBO-B Executif Business Officer B
1) Mengkoordinir pelaksanaan joint effort kredit kol. 1, 2A dan 2B yang berpotensi downgrade oleh seluruh unit di SAM 1 dan RSAM
2) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan yang dengan litigasi debitur kelolaan SAM 1 dan SAM 2
3) Supervise penanganan debitur kol. 2C seluruh unit di SAM 1 dan RSAM 4) Alternate GH SAM 1,2,3 dalam pemutusan kredit
B. Loan Maintenance 1 Department
Mengelola 19 debitur yang dialihkan Commercial Bank Group yang berpotensi down grade dari Performing Loan ke Non-Performing Loan. C. Loan Maintenance 2 Department
Mengelola 16 debitur yang dialihkan Commercial Bank Group yang berpotensi down grade dari Performing Loan ke Non-Performing Loan. D. Loan Maintenance 3 Department
Mengelola 8 debitur yang dialihkan Commercial Bank Group yang berpotensi down grade dari Performing Loan ke Non-Performing Loan.
E. RSAM ( Regional Special Asset Management)
1) Mengelola kredit ekstrakomtabel segmen commercial & corporate di wilayah
2) Mengelola 102 debitur dibagi dalam beberapa wilayah yang dialihkan Commercial Bank Group yang berpotensi down grade dari Performing Loan ke Non-Performing Loan.
4. Special Asset Management 3 Group
Menangani kredit wholesale Ekstrakomtabel limit > 100 M. Deskripsi tanggung jawab department sebagai berikut :
A. EBO-B Executif Business Officer B
1) Mengkoordinir pelaksanaan joint effort kredit kol. 1, 2A dan 2B yang berpotensi downgrade oleh seluruh unit di SAM 1 dan RSAM
2) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan yang dengan litigasi debitur kelolaan SAM 1 dan SAM 2
3) Supervise penanganan debitur kol. 2C seluruh unit di SAM 1 dan RSAM 4) Alternate GH SAM 1,2,3 dalam pemutusan kredit
B. Executif Business Officer C
2) Supervisi optimalisasi recovery di RSAM melalui remapping account extra & pemberesan legal document
3) Alternate RSAM Head dalampemutusan kredit C. Loan Recovery 1 Department
1) Menangani kredit ekstra eksisting (segmen corporate & commercial) 2) Menangani kredit ekstra (baru) segmen corporate
3) Supervisi penanganan kredit ekstra commercial – CMB 1
4) Kewenangan pemutusan kredit commercial (diatas kewenangan wilayah) – CMB 1
D. Loan Recovery 2 Department
1) Menangani kredit ekstra eksisting segmen commercial & corporate 2) Mengelola dan melakukan penagihan debitur ekstrakomtabel eks
kelolaan DJKN dan Luar Negeri. E. Loan Recovery 3 Department
1) Menangani kredit ekstra eksisting (segmen corporate & commercial) 2) Menangani kredit ekstra (baru) segmen corporate
3) Supervisi penanganan kredit ekstra commercial – CMB II & III
4) Kewenangan pemutusan kredit commercial (diatas kewenangan wilayah) – CMB 1
F. Asset Tracing Departement
Mengkonfirmasi dan melakukan pengecekan terhadap asset non-agunan debitur.
5. Legal Group
Menangani permasalahan hukum PT Bank XYZ dan melakukan support dalam penanganan penyelesaian kredit bermasalah.
A. Business dan Asset Litigation Department
1) Menangani perkara non-pidana seperti perdata dan hubungan industrial 2) Menangani PKPU kepailitan untuk segmen SME dan Retail
B. Business Crime Litigation Department
1) Menangani perkara pidana bersama pihak berwajib 2) Mengawasi tindakan fraud dalam lingkup PT Bank XYZ C. Legal Advice Department
Memberikanadvice terhadap perjanjian kerjasama, corporate action D. Legal Development & Office Management Department
1) Support planning, Budgeting, Portofolio Management & Reporting 2) Penyusunan & review policy kredit intra dan ekstra
3) HC Planning & management Legal Group 4) General affairs Legal Group
E. Legal Policy & Procedur Department
1) Membuat dan mereview ketentuan internal
2) Mengamati ketentuan yang dibuat oleh Bank Indonesia, Otoritas Jasa Keuangan.
F. Loan Workout & Comm Litigation Department
1) Menangani recovery untuk segmen corporate dan commercial 2) Menangani PKPU dan Kepailitan
3) Memberikan fasilitasi investor berupa cessie, novasi, piutang. 4) Melakukan gugatan kepada debitur
G. Wholesale Credit Counsel Department
Memberikan advice terhadap kredit yang akan diputus pada rapat komite kredit dan rapat teknik.
Berikut tata nilai utama PT Bank XYZ :
1. Kepercayaan
Membangun keyakinan dan sangka baik dalam hubungan yang tulus dan terbuka berdasarkan kehandalan.
2. Integritas
Berperilaku terpuji, menjaga martabat serta menjunjung tinggi etika profesi. 3. Profesionalisme
Bekerja tuntas dan akurat atas dasar kompetensi terbaik dengan penuh tanggung jawab.
4. Fokus Pada Pelanggan
Senantiasa menempatkan pelanggan internal dan eksternal sebagai fokus untuk membangun pengalaman positif yang saling menguntungkan dan tumbuh secara berkesinambungan.
5. Kesempurnaan
Selalu berupaya mencapai keunggulan menuju kesempurnaan yang merupakan wujud cinta dan bangga sebagai insan mandiri.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan merupakan suatu proses yang menunjukan perjalanan data atau dokumen pada suatu sistem atau proses keluar masuknya dokumen yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan atau berlangsung. Sesuai ruang lingkup, penulis akan menjabarkan bagaiman prosedur sistem berjalan dalam mengelola pengarsipan dokumen dimulai dari pengarsipan dokumen masuk
1. Proses Dokumen Masuk dan Keluar
Dokumen yaitu berupa surat masuk, surat keluar, nota/memo internal, nota/memo eksternal, SPPK, BAST, NAK, dan dokumen pendukung lainnya. Petugas/pegawai yang di tugaskan dari kantor ataupun group yang bersangkutan datang membawa surat yang dapat berupa surat-surat, dokumen pendukung dll. Adapun Surat keluar yang akan diberikan oleh unit kerja special asset managament, terlebih dahulu di paraf oleh pegawai yang bersangkutan lalu di data oleh Pelaksana dari departement terkait dan kemudian diserahkan kepada Department Head untuk ditandatangani lalu diberikan kepada group atau instansi terkait.
2. Proses Pendataan Dokumen Masuk.
Pelaksana akan mencatat surat-surat ataupun dokumen yang masuk ke dalam data surat masuk lalu membuatkan disposisi yang kemudian diserahkan kepada department head.
3. Proses Disposisi
Setelah Pencatatan dokumen masuk, Pelaksana menempelkan lembar disposisi dan akan diberikan ke Department Head untuk diberi keterangan dan megetahui tindakan yang akan dilakukan untuk dokumen tersebut. Department Head mengembalikan dokumen yang telah didisposisi kepada Pelaksana dan di teruskan ke Pegawai Internal untuk ditindak lanjuti.
4. Proses Pemberian Nomor Surat
Pelaksna memberikan nomor surat kemudian diparaf oleh Pegawai Internal bersangkutan. Setelah itu akan diserahkan kepada Department Head untuk memberikan tandatangan. Dokumen yang dibuat telah dirundingkan dengan Department Head untuk meminimalisir kesalahan.
4. Proses Penandatanganan
Setelah diparaf oleh Pegawai Internal, akan di serahkan kepada Department Head. Department Head kemudian memeriksa surat tersebut dan menandatangani.
5. Proses Pengarsipan Dokumen
Pelaksana mendata kembali dokumen yang telah ditandatangani oleh Department Head kemudian menyerahkan dokumen asli ke tujuan surat dan dokumen salinan dan dokumen masuk akan disimpan ke bantex penyimpanan arsip surat masuk apabila telah ditindak lanjuti oleh Pegawai Internal.
3.3. Usecase Diagram
Gambar III.2
Usecase Diagram Pengarsipan Dokumen
Tabel III.1 Deskripsi Use Case Pengarsipan Dokumen
Use Case Name Pengarsipan Dokumen
Goal Pelaksana mengarsipkan surat melalui lembar disposisi
Pre-Conditions Pelaksana berhasil menyimpan data dokumen
Post-Conditions Data dokumen belum mendapat konfirmasi
Failed end Conditions Data dokumen tidak dapat diarsipkan karena belum mendapat konfirmasi dari Department Head
Actors Pelaksana
Main Flow/Basic Path 1. Pegawai Eksternal memberikan dokumen
2. Peaksana menerima dokumen dan kemudian mencatat surat ke excel rekap surat masuk dan keluar
3. Pelaksana membuat disposisi yang akan di analisa oleh Department
Head kemudian memberikan
kembali ke Pelaksana
4. Pelaksana mencatat keterangan
disposisi dan memberikan ke
Pegawai Internal tujuan.
5. Pegawai Internal melaksanakan tugas sesuai arahan dari keterangan
disposisi
6. Pegawai Internal membuat 2
rangkap dokumen keluar, asli dan salinan untuk arsip
7. Pelaksana memberikan penomoran pada dokumen keluar
8. Pelaksana mengarsip dokumen
masuk dan keluar
9. Pelaksana mengirim dokumen
keluar
10. Pegawai Eksternal menerima
dokumen keluar
Alternate Flow/Invariant A A1. Data dokumen belum bisa diarsipkan
Invariant B B1. Pelaksana mengelola surat B2. Dokumen belum dikonfirmasi B3. Data dokumen belum diarsipkan
3.4. Activity Diagram
Gambar III.3
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar pada unit kerja special asset management di PT Bank XYZ Jakarta
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan ini adalah bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar sistem yang akan diolah dalam suatu proses sistem arsip surat masuk dan keluar. Adapun dokumen masukannya terdiri atas:
1. Nama Dokumen : Dokumen Masuk
Fungsi : Sebagai arsip surat masuk
Sumber : Pegawai eksternal / instansi terkait
Tujuan : unit kerja special asset management
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengarsipan surat masuk
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Pencatatan Dokumen Masuk
Fungsi : Sebagai dokumentasi bukti adanya surat masuk
Sumber : unit kerja special asset management
Tujuan : Rak Arsip
Media : Komputer
Jumlah : -
Frekuensi : setiap ada surat masuk
3. Nama Dokumen : Pencatatan Surat Keluar
Fungsi : Sebagai dokumentasi bukti adanya surat masuk
Sumber : unit kerja special asset management
Tujuan : Rak Arsip
Media : Komputer
Jumlah : -
Frekuensi : setiap ada surat keluar
Bentuk : Lampiran A.3
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran ini adalah bentuk dokumen yang di keluarkan oleh unit kerja Special Asset Management kepada pihak-pihak yang terkait. Adapun dokumen keluarannya terdiri atas:
1. Nama Dokumen : Dokumen Surat Keluar (Asli)
Fungsi : Sebagai pemberitahuan kepada pihak yang terkait
Sumber : Kantor Kecamatan Bogor Tengah
Tujuan : Intansi terkait
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap mengeluarkan surat
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Dokumen Surat Keluar (Salinan)
Fungsi : Sebagai salinan dari surat keluar yang asli
Tujuan : Pengarsipan dokumen department terkait
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : setiap ada surat keluar yang asli
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Lembar Disposisi
Fungsi : Keterangan untuk menindak lanjuti dokumen
Sumber : Departement Head
Tujuan : Recovery Manager
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap ada surat masuk
Bentuk : Lampiran B.3
3.5. Permasalahan Pokok
Dari hasil penelitian dilapangan, penulis mengambil kesimpulan bahwa permasalahan yang pokok dari sistem yang ada pada arsip surat masuk dan unit kerja Special Asset Management PT Bank XYZ saat ini sudah sesuai dengan prosedur yang ada, namun masih adanya kendala dalam penggelolaan dokumen surat yang akan disuraikan sebagai berikut :
1. Tidak semua dokumen diserahkan kepada pegawai supportig untuk di arsip, tetapi disimpan dimeja masing-masing pegawai internal yang mengakibatkan banyaknya dokumen surat yang beserakan dan tidak tersusun rapih. Sehingga
pegawai supporting hanya mengarsip dokumen surat yang sudah di dokumentasikan dan diserahkan ke pegawai supporting saja.
2. Apabila dokumen surat yang masuk banyak, maka pendataan kadang penulisannya salah dan berakibatkan pada jadwal pelaksanaan acara yang ada pada surat tersebut (surat undangan & pemberitahuan).
3.6. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan tersebut diatas, maka penulis dapat menyimpulkan altrenatif pemecahannya, cara mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen surat pada unit kerja Special Asset Management PT Bank XYZ, yaitu : 1. Dokumen surat sebaiknya di scan dan disimpan di dalam database dalam
bentuk file, sehingga keamanan dokumen lebih terjamin.
2. Department Head sebaiknya memberikan arahan kepada setiap pegawai untuk segera menyampaikan semua dokumen surat agar segera ditindaklanjuti dan segera diarsipkan.
3. Merancang sebuah program aplikasi agar dapat memberikan informasi secara luas dan dapat meminimalisir kesalahan akibat banyaknya proses pendataan dan rekapitulasi.
