BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

12

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Institusi 3.1.1. Sejarah Institusi

Kecamatan adalah suatu Perangkat Pemerintahan Kabupaten yang bertugas membantu Otonomi Daerah dan melaksanakan teknis kewilayahan atas perintah dari Bupati. Dan yang ada pada Kecamatan tersebut yaitu Camat sebagai kepala Kecamatan dan mempunyai anggota staf yang lainnya. Kecamatan Palabuhanratu berdiri pada tahun 1960 dan mengalami perpindahan tempat sebanyak tiga (3) kali, yang pertama yaitu di Jl Bhayangkara Km.1 No.195 pada tahun 1980, kemudian berpindah ke kantor yang berada di Cangehgar pada tahun 2001 dan pada tahun 2016 berpindah lagi ke Kantor di Jl Bhayangkara Km.1 No.195.

Kantor Kecamatan Palabuhanratu beralamat di Jln. Bhayangkara KM.1 No.195 Telp (0266) 431004 Palabuhanratu Kabupaten Sukabumi Kode Pos 43364.

Adapun Visi dan Misi Kecamatan Palabuhanratu yaitu: a. VISI

“ Terwujudnya Pelayanan Prima, Transparan dan Akuntabel di Kantor Camat Palabuhanratu Tahun 2014”.

b. MISI

1. Meningkatkan kualitas Pegawai Kecamatan Palabuhanratu yang siap memberikan layanan Prima;

2. Menerapkan Proses Pelayanan yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel untuk kepuasan pelanggan (Masyarakat);

(2)

layanan prima;

4. Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antara pegawai, Intansi OPD dan Masyarakat, dan;

5. Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, rapih dan nyaman untuk kepuasan semua pihak.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

A. Struktur Organisasi CAMAT SEKRETARIS KECAMATAN ASUBBAG KEUANGAN PERENCANAAN DAN PROGRAM KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN KASI TATA PEMERINTAHAN JABATAN FUNGSIONAL

KASI KETERTIBAN DAN KETERNTRAMAN

UMUM

KASI SOSIAL DAN BUDAYA KASI

PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

KASI SARANA DAN PRASARANA

WILAYAH

Sumber: Dody Rukman Meidianto, S.Ip (2020)

Gambar III. 1 Struktur Organisasi Kecamatan Palabuhanratu Fungsi unit organisasi yaitu:

1. Sekertariat Kecamatan

Sekertariat kecamatan di pimpin oleh Sekertaris Kecamatan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Camat, sekertariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi kecamatan di bidang pengelolaan kesekertariatan.

Untuk melasanakan tugas pokok sebagaimana di maksud di atas sekertariat mempunyai fungsi sebagai berikut:

(3)

a. Penyusunan rencana dan program kerja

b. Pembinaan, pengendalian dan pengawasan pelaksanaan tugas di bidang umum; keuangan, perencanaan dan program kepegawaian;

c. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas seksi di lingkungan kecamatan

d. Penyusunan rencana kerja (RENJA) rencana strategis (RENSTRA) dan laporan akuntabilitas kinerja pemerintah (LAKIP) kecamatan

e. Pengkajian bahan analisis kebutuhan dan perencanaan pengandaan sarana prasarana, barang dan perlengkapan di lingkungan kecamatan;

f. Penyusunan

g. Pengkordinasian administrasi penyelenggaraan pelayanan publik di lingkungan kecamatan;

h. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) penyelenggaraan pelayanan publik di lingkungan kecamatan;

i. Pembinaan administrasi dan tata laksana;

j. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama di bidang tugasnya; k. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; l. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

2. Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi sekertariat di bidang umum. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana di maksud di atas, sub bagian umum mempunyai fungsi sbb:

a. Penyusunan rencana dan program kerja sub bagian umum

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data di bidang administrasi umum, kerumah tanggaan dan perlengkapan kecamatan dan

(4)

c. Pengelolaan administrasi umum, kerumahtanggaan dan perlengkapan kecamatan

d. Pelaksanaan analisis kebutuhan dan perencanaan, inventarisasi dan pemeliharaan sarana prasarana, barang perlengkapan di lingkungan kecamatan;

e. Penyusunan Barang Milik Daerah di lingkungan Kecamatan;

f. Pengelolaan ketatausahaan, Kearsipan, dan perpustakaan kecamatan;

g. Pengelolaan organisasi dan tata kerja serta pelaksanaan tugas kehumasan kecamatan;

h. Pengelolaan kearsipan;

i. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama di bidang tugasnya;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan k. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas;

3. Sub Bagian Keuangan Perencanaan dan Program

Sub bagian keuangan perencanaan dan program mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi Sekretariat di bidang keunagan, perencanaan dan program Kecamatan

a. Penyusunan rencana dan program kerja sub bagian keuangan, perencanaan dan keuangan

b. Pelaksanaan penyusunan kebijakan perencanaan dan program kecamatan c. Penyusunan Rencana Kerja (RENJA) Rencana Strategis (RENSTRA) dan

Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah (LAKIP) Kecamatan d. Pengumpulan dan pengolahan data keuangan

(5)

f. Penyusunan Neraca Keuangan Kecamatan;

g. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah (LAKIP) Kecamatan; h. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama di bidang tugasnya;

i. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan j. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Sub Bagian Kepagawaian mempunyai tugas sbb:

a. Penyusunan rencana dan program kerja Sub Bagian Kepegawaian; b. Pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian;

c. Penyusunan dan penyajian data kepegawaian; d. Pengelolaan administrasi kepegawaian; e. Pembinaan kesehjahteraan pegawai; f. Pelayanan administrasi kepegawaian;

g. Fasilitas koordinasi dan pembinaan kepegawaian pada unit SKPD yang ada di wilayah kecamatan dengan SKPD terkait;

h. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama di bidang tugasnya;

i. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan j. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

5. Seksi Tata Pemerintahan

Seksi Tata Pemerintahan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagai fungsi Kecamatan di bidang tata pemerintahan yaitu:

a. Penyusunan rencana dan program kerja Seksi Tata Pemerintahan;

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data sebagai bahan pembinaan teknis pemerintahan, baik tingkat Kecamatan maupun tingkat Desa dan Kelurahan;

(6)

c. Pelaksanaan sebagai kewenangan Bupati yang dilimpahkan kepada Camat di bidang pemerintahan;

d. Pelaksanaan koordinasi kebijakan teknis di bidang administrasi kependudukan dan catatan sipil dengan SKPD terkait;

e. Pengkoordinasian penyelenggaraan Pemerintahan Desa dengan unit kerja terkait;

f. Pelaksanaan pembinaan Kelurahan;

g. Pengkoordinasian pelaksanaan pengambilan sumpah/janji dan pelantikan Kepala Desa, Pimpinan dan Anggota Badan Permusawaratan Desa (BPD); h. Pelaksanaan evaluasi atas laporan pertanggungjawaban Kepala Desa;

i. Pelaksanaan fasilitasi koordinasi dan pembinaan di bidang Pendapatan Asli Daerah dan Pertanahan sesuai kewenangan Kecamatan;

j. Pelaksanaan fasilitasi penyelenggaraan kerjasama antar Desa dan penyelesaian perselisihan antar Desa;

k. Pelaksanaan fasilitasi penyusunan produk hukum Pemerintahan Desa;

l. Pelaksanaan fasilitasi hubungan antar lembaga, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta/masyarakat;

m. Pelaksanaan pembinaan administrasi dan operasional penyeleng-garaan Pemerintahan Desa;

n. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama di bidang tugasnya;

o. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan p. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

6. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Seksi ketentraman dan ketertiban umum mempunyai tugas dan fungsi Penyusunan rencana dan program kerja Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

(7)

secara ex-officio merupakan kepala unit Pelaksana Satuan Polisi Pamong Praja yang secara teknis fungsional dengan tugas sebagai berikut:

a. Penyusunan rencana dan program kerja seksi ketentraman dan ketertiban umum;

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data sebagai bahan pembinaan ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat;

c. Penyajian data di bidang ketentraman dan ketertiban Umum serta perlindungan masyarakat;

d. Pelaksanaan pembinaan ketentraman dan ketertiban masyarakat serta perlindungan masyarakat;

e. Pelaksanaan koordinasi dan pembinaan Satuan Polisi Pamong Praja (Satpol PP) dan perlindungan masyarakat (Linmas) dengan OPD terkait;

f. Pembinaan kerukunan antar umat beragama;

g. Pelaksanaan penegakan peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Keputusan Bupati dan peraturan perundang-undangan lainya;

h. Pelaksanaan pencegahan atas pengambilan sumber daya alam tanpa izin dan/atau yang dapat mengganggu serta membahayakan lingkungan hidup; i. Penangganan kasus-kasus di bidang ketentraman dan ketertiban umum; j. Pelaksanaan upaya langkah-langkah antisipasi terhadap gangguan

ketentraman dan ketertiban umum;

k. Pembinaan pemerintahan Desa/Kelurahan dalam pemeliharaan ketentraman dan ketertiban umum;

l. Pembinaan partisipasi masyarakat dalam pemeliharaan ketentraman dan ketertiban umum secara swadaya (Pam Swakarsa);

(8)

dengan SKPD terkait;

n. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama di bidang tugasnya;

o. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan p. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

7. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (PMD)

Seksi Pemerdayaan Masyarakat Dan Desa (PMD) mempunyai tugas pokok sebagai berikut:

a. Penyusunan rencana dan program kerja

b. Penyajian data di bidang Pemberdayaan Masyarakat dan desa

c. Dan penyelenggara Musyawarah Perencanaan Pembangunan Tingkat Kecamatan. Dan lain-lain.

8. Seksi Kesejahtraan Sosial

Seksi Kesejahteraan Sosial memiliki fungsi sbb:

a. Penyusunan rencana dan Program Kerja Seksi Kesejahteraan Sosial;

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data di bidang kesejahteraan sosial;

c. Penyajian data di bidang kesejahteraan sosial;

d. Pelaksanaan fasilitasi koordinasi dan pembinaan keagaman tingkat kecamatan;

e. Pelaksanaan koordinasi pembinaan dan pengawasan kegiatan perogram pendidikan, generasi muda, keolahragaan, kebudayaan, kepramukaan, peranan wanita dan kesehatan masyarakat, dengan OPD terkait;

f. Pelaksanaan koordinasi pengembangan dan penyelengaran Progran Keluarga Berencana dan Keluarga Sejahtera, Ketenagakerjaan dan Perburuhan dengan OPD terkait;

(9)

g. Pelaksanaan fasilitasi koordinasi dan pembinaan di bidang kesehjahteraan sosial dengan SKPD terkait;

h. Pembinaan kegiatan organisasi sosial/kemasyarakatan dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM);

i. Pelaksanaan koordinasi pencegahan dan penanggulangan bencana dan pengungsi dengan OPD terkait;

j. Pelaksanaan koordinasi penanggulangan masalah sosial dengan OPD terkait; k. Pembinaan Pemerintahan Desa/Kelurahan di bidang kesejahteraan sosial; l. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama di bidang tugasnya;

m. Pelaksanan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan n. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

9. Seksi Pelayanan Umum

Seksi pelayanan umum memiliki fungsi sbb:

a. Penyusunan Rencana dan Program Kerja Seksi Pelayanan Umum;

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan data sebagai bahan pelayanan umum, baik tingkat kecamatan maupun tingkat desa/kelurahan;

c. Penyajian data di bidang pelayanan umum, baik tingkat kecamatan maupun tingkat desa/kelurahan;

d. Pelaksanaan pelayanan umum di tingkat kecamatan di Bidang perizinan, maupun non perizinan dan administratif lain sesuai kewenangan di mulai dari penerimaan dokumen/ berkas permohonan dan penerbitan serta penyampaian kembali dokumen/berkas kepada pemohon;

e. Pengelolaan keuangan daerah dari pelayanan umum yang menghasilkan pendapatan;

(10)

kepada masyarakat;

g. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama di bidang tugasnya; h. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pelaksanaan tugas; dan i. Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.

10. Kelompok Jabatan Fungsional

Dilingkungan kecamatan dapat di bentuk kelompok jabatan fungsional yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada sekertaris kecamatan dan melaksanakan koordinasi teknis dengan seksi terkait. Bertanggungjawab sebagaimana termaksud pada ayat (1) di atas dalam haladminitratif manajerial, sedangkan dalam penetapan kebijakan strategis dan prinsipil dilaksanakan oleh Camat. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok yaitu membantu Camat dalam melaksanakan fungsi yang memerlukan keahlian dan ketrampilan secara fungsional.

3.2. Proses Bisnis Sistem

Prosedur sistem berjalan pengajuan pembuatan, perubahan administrasi kependudukan baik E-KTP,KK dan pindah domisili yaitu dimulai dari pemohon datang ke dinas pendudukan dan pencatatan sipil kebagian registrasi, mengajukan permohonan pembuatan, perubahan data administrasi kependudukan, bagian registrasi memberikan formulir sesuai jenis pengajuannya, setelah terisi formulir tersebut, diberikan kepada bagian registrasi beserta persyaratannya, bagian registrasi mengecek persyaratan apabila berkas belum lengkap maka dikembalikan ke pemohon agar melengkapi persyaratan tersebut, dan apabila persyaratan sudah lengkap, maka berkas persyaratan diberikan kebagian operator untuk direkap

(11)

kepengajuan atau keperubahan, apabila sudah selesai proses rekap bagian operator memberikan memo tanggal pengambilan E KTP tersebut kepada pemohon.

act Business Process Model

Memberikan memo tanggal pengambilan

Administrasi Kependudukan Menerima memo tanggal

pengambilan Administrasi Kependudukan Selesai Operator Petugas Registrasi Pemohon Mulai Memberikan Formulir Permohonan Terisi dan Persyaratan Menerima Formulir Permohonan Terisi dan Persyaratan Melakukan Pengecekan Persyaratan Lengkap? Memberikan Formulir Terisi dan Persyaratan yang sudah lengkap Menerima Formulir Terisi dan Persyaratan

yang sudah lengkap

Membuat memo tanggal pengambilan Administrasi Kependudukan Mengaj ukan Permohonan Pembuatan/Perubahan Administrasi Kependudukan Memberikan Formulir Permohonan Menerima dan Mengisi Formulir Permohonan Menerima Permohonan Pembuatan/Perubahan Administrasi Kependudukan [Ya] [Tidak]

(12)

Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Pembuatan, Perubahan Administrasi Kependudukan

3.3. Dokumen Sistem Berjalan

3. 3. 1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan adalah:

1) Nama dokumen : Formulir permohonan pembuatan/perubahan data administrasi

Fungsi : Sebagai permohonan pembuatan/perubahan data administrasi

Sumber : Bagian registrasi

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas Cetakan

Frekuensi : Setiap permohonan pembuatan /perubahan data administrasi

Bentuk : Lihat Lampiran A. 1

2) Nama dokumen : Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai syarat pembuatan/perubahan data administrasi

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian registrasi

Media : Kertas

(13)

Fungsi : Sebagai syarat pembuatan/perubahan data administrasi

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian registrasi

Media : Kertas

3. 3. 2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah: 1) Nama dokumen : Dokumen Perubahan Data

Fungsi :Sebagai hasil perubahan data

Sumber : Operator

Tujuan : Pemohon

Frekuensi : Tiap penyerahan perubahan hasil data

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2) Nama dokumen : Laporan pembuatan/perubahan data adminitrasi Fungsi :Sebagai laporan data administrasi

Sumber : Operator

Tujuan : Kepala Dinas Kependudukan

Frekuensi : Tiap di perlukan