16
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Instansi
Dalam tinjauan pada Kantor Desa Kutapohaci ini berisi sejarah institusi desa, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam kantor Desa tersebut.
3.1.1. Sejarah Institusi
Desa Kutapohaci merupakan daerah pedataran dengan sebagian besar berupa hamparan pesawahan. Namun bukan berarti penduduknya sebagian besar petani pemilik lahan. Sebagian warganya justru berpenghasilan sebagai petani seperti Padi, Jangun. Sebagai salah satu desa yang termasuk dalam wilayah Kecamatan Ciampel.
Kepala Desa Kutapohaci yang pertama adalah Ki. Mantri Asan, kemudian kepemimpinan dilanjutkan oleh Saman dan dilanjutkan oleh Wiranta, kemudian dilanjutkan oleh Misja, kemudian dilanjutkan oleh Ecin, kemudian dilanjutkan oleh Asni, kemudian dilanjutkan oleh Jinan, kemudian dilanjutkan oleh Salian, kemudian dilanjutkan oleh Emah, kemudian dilanjutkan oleh Aspilan, kemudian dilanjutkan oleh Rasiam, kemudian dilanjutkan oleh Arsenan, kemudian dilanjutkan oleh Darman, kemudian dilanjutkan oleh Awi Ke I, kemudian dilanjutkan Oleh Surdi, kemudian dilanjutkan oleh Dali, Kemudian dilanjutkan oleh Awi Ke II, kemudian dilanjutkan oleh M. Tiong, kemudian dilanjutkan oleh Jamsani, kemudian dilanjutkan oleh Ento Karto, kemudian dilanjutkan oleh M. Yusup, kemudian dilanjutkan oleh E.Nahendi, kemudian dilanjutkan oleh T.Kamhuri, kemudian dilanjutkan oleh Yayat Rahayu EP, kemudian dilanjutkan oleh Endar Sunandar, dan dilanjutkan oleh H.M Artasim Basari, dan dilanjutkan oleh Hj. N. KAMI, dan dilanjutkan saat ini oleh Sukandi sampai saat ini masih
menjabat sebagai Kepala Desa Kutapohaci masih banyak potensi yang belum dan perlu dikembangkan oleh Desa Kutapohaci ini, baik potensi SDM, potensi perekonomian, manajemen pemerintahan desa dan lainnya. Wilayah Kutapohaci terdiri atas 8 dusun yakni Dusun Parakan terus, Dusun Kedungwaru, Dusun Kebon Kalapa, Dusun Babakan Cikonju, Dusun Krajan, Dusun Karees, Dusun Cikonju dan Dusun Waringin dan masing-masing terbagi menjadi 8 RW dan 20 RT.
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Sumber : Kantor Desa Kutapohaci (2020) Gambar III.1.
Struktur Organisasi Desa Kutapohaci
Fungsi Tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. KEPALA DESA
a. Menyelenggarakan Pemerintah desa berdasarkan kebijakan yang ditetapkan bersama BPD.
b. Mengajukan rancangan peraturan desa.
c. Mentapkan peraturan-peraturan yang telah mendapatkan persetujuan bersama BPD.
d. Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai APB Desa untuk dibahas dan ditetapkan bersama BPD.
e. Membina kehidupan masyarakat desa. f. Membina ekonomi desa.
g. Mengordinasikan pembangunan desa secara partisipasi
h. Mewakili desanya di dalam dan luar pengadilan dan dapat menunjuk kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan; dan
i. Melaksanakan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. BPD (BADAN PERMUSYAWARATAN DESA)
BPD mempunyai fungsi menetapkan peraturan desa bersama kepala desa, menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat.
Tugas :
1. Membahas rancangan peraturan desa bersama kepala desa
2. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan peraturan desa dan peraturan kepala desa
3. Mengusulkan, pengangkatan dan pemberhentian kepala desa 4. Membentuk panitia pemilihan kepala desa
5. Menggali, menampung, menghimpun, merumuskan dan menyalurkan aspirasi masyarakat
6. Menyusun tata tertib BPD.
Hak :
1. Meminta keterangan kepada pemerintah desa 2. Menyatakan pendapat Kewajiban
3. Mengamalkan pancasila, melaksanakan UUD 1945 dan mentaati segala peraturan perundang-undangan
4. Melaksanakan kehidupan demokrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan desa
5. Mempertahankan dan memelihara hukum nasional sera keutuhan NKRI 6. Menyerap, menampung, menghimpun dan menindaklanjuti aspirasi
masyarakat
7. Memproses pemilihan kepala desa
8. Mendahulukan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi, kelompok dan golongan
9. Menghormati nilai-nilai sosial budaya dan adat istiadat masyarakat setempat
10. Menjaga norma dan etika dalam hubungan kerja dengan lembaga kemasyarakatan.
3. SEKRETARIS DESA
1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Desa dalam mempersiapkan dan melaksanakan pengelolaan administrasi Desa, mempersiapkan bahan penyusunan laporan penyelenggaraan Pemerintah Desa.
2. Fungsi :
a. Penyelenggara kegiatan administrasi dan mempersiapkan bahan untuk kelancaran tugas Kepala Desa
b. Melaksanakan tugas kepala desa dalam hal kepala desa berhalangan
c. Melaksanakan tugas kepala desa apabila kepala desa diberhentikan sementara
d. Penyiapan bantuan penyusunan Peraturan Desa
e. Penyiapan bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Desa f. Pengkoordinasian Penyelenggaraan tugas-tugas urusan; dan g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa.
4. KEPADA URUSAN (KAUR) UMUM
1. Tugas Pokok : Membantu Sekretaris Desa dalam melaksanakan administrasi umum, tata usaha dan kearsipan, pengelolaan inventaris kekayaan desa, serta mempersiapkan bahan rapat dan laporan.
2. Fungsi :
a. Pelaksanaan, pengendalian dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pengendalian tata kearsipan.
b. Pelaksanaan pencatatan inventarisasi kekayaan Desa. c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum.
d. Pelaksanaan penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat tulis kantor serta pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor.
e. Pengelolaan administrasi perangkat Desa. f. Persiapan bahan-bahan laporan; dan
g. Pelaksanaan Tugas Lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.
5. KAUR KEUANGAN
1. Tugas Pokok : Membantu Sekretaris Desa dalam melaksanakan pengelolaan sumber pendapatan Desa, pengelolaan administrasi keuangan Desa dan mempersiapkan bahan penyusunan APB Desa.
2. Fungsi :
a. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan Desa b. Persiapan bahan penyusunan APB Desa; dan
6. KAUR PEMERINTAHAN
1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Desa dalam melaksanakan pengelolaan administrasi kependudukan, administrasi pertanahan, pembinaan, ketentraman dan ketertiban masyarakat Desa, mempersiapkan bahan perumusan kebijakan penataan, Kebijakan dalam Penyusunan produk hukum Desa.
2. Fungsi :
a. Pelaksanaan kegiatan administrasi kependudukan
b. Persiapan bahan-bahan penyusunan rancangan peraturan Desa dan keputusan Kepala Desa
c. Pelaksanaan kegiatan administrasi pertanahan d. Pelaksanaan Kegiatan pencatatan monografi Desa
e. Persiapan bantuan dan melaksanakan kegiatan penataan kelembagaan masyarakat untuk kelancaran penyelenggaraan pemerintahan Desa
f. Persiapan bantuan dan melaksanakan kegiatan kemasyarakatan yang berhubungan dengan upaya menciptakan ketentraman dan ketertiban masyarakat dan pertahanan sipil; dan
g. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan kepada Desa. Administrasi Pemerintahan Desa :
1. Pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) 2. Pembuatan Kartu Keluarga (KK)
3. Pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) bagi warga Desa yang berkehidupan ekonomi kurang mampu agar mendapatkan penangguhan-penangguhan. Misalkan penangguhan atau pengurangan beban biaya di rumah sakit.
Pembuatan surat ini tidak memerlukan biaya, digratiskan bagi warga Desa yang memerlukan. Dalam perkembangannya SKTM ini berubah menjadi Kartu Multiguna, Kartu ini dapat digunakan oleh satu keluarga yang diwakili oleh kepala keluarga sebagai pemegang kartu.
4. Surat Pengantar Pernikahan 5. Surat Keterangan Naik Haji 6. Surat Keterangan Domisili
7. Surat Keterangan Pengantar Kepolisian 8. Surat Keterangan Pindah
9. Surat Keterangan Lahir/Mati 10. Surat Keterangan Izin Keramaian
11. Pengenaan Pungutan atas Transaksi Jual beli Hasil Bumi dikenakan dari harga transaksi jual beli dan dikenakan kepada pembeli atau penjual. 12. Pengenaan pungutan atas transaksi jual beli tanah rumah dikenakan dari
harga transakasi jual beli dan dikenakan kepada pembeli atau penjual. 13. Surat Keterangan Tebang Kayu/Bambu
14. Tarip pengenaan pungutan pengusaha angkutan sewa sarana dan BUMdes; dan
15. Perusahaan PT/CV atau Pemborong dan sejenisnya Dari jumlah anggaran.
7. KAUR EKONOMI DAN PEMBANGUNAN
1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Desa dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengembangan ekonomi masyarakat dan potensi desa, pengelolaan administrasi pembangunan, pengelolaan pelayanan masyarakat serta penyiapan bahan usulan kegiatan dan pelaksanaan tugas pembantuan.
2. Fungsi :
a. Penyiapan bantuan-bantuan analisa & kajian perkembangan ekonomi masyarakat
c. Pengelolaan tugas pembantuan; dan
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala desa.
8. KAUR KESRA (KESEJAHTERAAN RAKYAT)
1. Tugas Pokok : Membantu Kepala Desa dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis Penyusunan Program Keagamaan serta melaksanakan Program pemberdayaan masyarakat dan sosial kemasyarakatan.
2. Fungsi :
a. Penyiapan bahan untuk pelaksanaan program kegiatan keagamaan
b. Penyiapan dan pelaksanaan program perkembangan kehidupan beragama c. Penyiapan bahan dan pelaksanaan program, pemberdayaan masyarakat
dan sosial kemasyarakatan; dan
d. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Desa.
9. KEPALA DUSUN (KADUS) Tugas :
1. Membantu pelaksanaan tugas kepala desa dalam wilayah kerjanya
2. Melakukan pembinaan dalam rangka meningkatkan swadaya dan gotong royong masyarakat
3. Melakukan kegiatan penerangan tentang program pemerintah kepada masyarakat
4. Membantu kepala desa dalam pembinaan dan mengkoordinasikan kegiatan RW (Rukun Wilayah) dan RT (Rukun Tetangga) diwilayah kerjanya 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala desa.
Fungsi :
1. Melakukan koordinasi terhadap jalannya pemerintah desa, pelaksanaan pembangunan dan pembinaan masyarakat diwilayah dusun.
2. Melakukan tugas dibidang pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan yang menjadi tanggung jawabnya
3. Melakukan usaha dalam rangka meningkatkan partisipasi dan swadaya gotong royong masyarakat dan melakukan pembinaan perekonomian 4. Melakukan kegiatan dalam rangka pembinaan dan pemeliharaan
ketrentaman dan ketertiban masyarakat
5. Melakukan fungsi-fungsi lain yang dilimpahkan oleh kepala desa.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Adapun Proses Sistem Berjalan Sebagai Berikut: 1. Penganjuan Surat Pengantar
Masyarakat atau Di Wakilkan Oleh Ketua Rukun Tetangga Melakukan registrasi formulir terlebih dahulu, setelah registrasi akan di bawah ke kantor camat.
Gambar III.2.
2. Proses Pengisian Formulir dan pendataan
Masyarakat melakukan pengisian formulir dengan menyertakan dokumen berupa Akta Kelahiran, Foto berwarna merah ukuran 4x5, dan Ijazah akan di serahkan ke Admin untuk dilakukan pendataan.
Gambar III.3.
3. Proses Pengambilan
Setelah E-KTP dan KK Proses jadi, Masyarakat mengambil ke Kantor Desa Melalui Admin.
Gambar III.4.
4. Proses Laporan
Setelah E-KTP dan KK di bagikan kepada Masyarakat, Admin Akan Melaporkan Kepada Kepala Desa Untuk dilakukan acc serta mengetahui.
Gambar III.5.
3.3. Activity Diagram
Activity Diagram dalah menggambarkan proses bisnis dan ukuran aktivitas dalam sebuah proses. Memperlihatkan urutan Aktivitas Proses pada sistem. Tujuan Utama Dari Activity Diagram adalah menggambarkan Proses bisnis dan urutan aktivitas dalam Sebuah Proses agar lebih Mudah dipahami.
Gambar III.6.
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan yaitu semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya diolah dan akan di proses sehingga menghasilkan suatu keluaran atau output yang diinginkan. Adapun spesifikasi dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Surat Pengantar Pembuatan KTP Fungsi : Kartu Kependudukan
Sumber : Kantor Desa Tujuan : Masyarakat Media : Kertas
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Surat Pengantar Pembuatan Kartu Keluarga Fungsi : Data Keluarga
Sumber : Kantor Desa Tujuan : Masyarakat Media : Kertas
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen yang menjadi keluaran sistem akan di uraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen keluaran penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Dokumen keluaran yang dialirkan oleh sistem terdiri dari 4 (empat) dokumen yaitu :
1. Nama Dokumen : Surat Pengantar Pembuatan KTP Fungsi : Data Kependudukan
Sumber : Kantor Desa Tujuan : Kantor Kecamatan Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
2. Nama Dokumen : Surat Pengantar Pembuatan Kartu Keluarga Fungsi : Data Keluarga
Sumber : Kantor Desa Tujuan : Kantor Kecamatan Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah melakukan riset pada Desa Kutapohaci Karawang, penulis menemukan beberapa permasalahan pokok yang mengganggu kelancaran maka akan merugikan pihak instansi tentunya. Adapun permasalahan pokok tersebut akan diuraikan sebagai berikut:
1. Pengarsipan terhadap data yang berkaitan dengan instansi masih menggunakan kertas akan kehilangan yang berdampak buruk terhadap kinerja instansi terkait.
2. Kurangnya teknik handal yang ada di Desa Kutapohaci yang mengerti dan ahli di dalam bidangnya masing-masing, khususnya bidang IT khususnya Administrasi.
3. Apabila pegawai akan melakukan pembuatan sering terjadi kesalahan pengetikan oleh petugas, entah itu nama gelar dan sebagainya, sehingga dapat memperlambat proses pembuatan. Begitu juga pada proses pembuatan, pada proses ini masih menggunakan cara manual baik pendataan maupun pencetakan dokumen yang sudah jadi.
3.7. Pemecahan Masalah
Permasalahan yang terjadi pada Desa Kutapohaci lebih fokus dan mendasar pada sistem yang diterapkan dan sumber daya manusia yang ada di perusahaan tersebut, Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis saran terhadap permasalahan pokok yang dihadapi oleh Desa Kutapohaci Karawang Yaitu:
1. Membuat dengan menggunakan pemrograman website, sehingga dengan dukungan sistem yang terkomputerisasi, cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat guna dan berdaya guna.
2. Apabila sudah menggunakan aplikasi, pemulihan kesalahan komplain pengetik, baik itu dari dari pembaruan pendataan dan sebagainya yaitu sudah menjadi tanggung jawab pemohon dikarenakan kesalahan atau ketidak telitian dalam pemasukan data administrasi masing-masing.
3. Membuat teknologi untuk pembuatan Daftar Rekap yang tidak bergantung akan kehadiran bagian administrasi, juga memudahkan kerja pegawai dalam pembuatan dan penyimpanan arsip pendataan.
