BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

41

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Kecamatan Jatisari merupakan wilayah yang signifikan yang membawahi 14 (empat belas) Desa, dan berdasarkan pemendagri no.5 tahun 1981 tentang pembentukan dusun dalam dan lingkungan dalam kelurahan, pasal 4. Dusun adalah bagian wilayah dalam desa yang merupakan lingkungan kerja pelaksanaan pemerintah desa dan pada hakekatnya Rt biasanya kecil Rw dengan jumlah kepala keluarga lebih kecil dari 30 keluarga dan setiap Rw paling sedikit 2 Rt, dibawah ini dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel III.1

Tabel Jumlah Penduduk Desa

No Desa Jumlah

Dusun Jumlah

RW

Jumlah RT

Balonggandu 4 8 39

1

Kalijati 3 6 16

3 Situdam 3 5 12

Barugbug 2 6 14

5 6 7 8 9

11 12 13 14

Mekarsari Jatisari Telarsari Pacing Sukamekar

Cikalongsari Cirejag

Jatiragas Jatibaru Jatiwangi

JUMLAH 43 88 252

3 2 2 3 4 3 3 3 4 4

5 6 4 8 5 6 6 7 8 8

18 18 17 21 13 17 12 20 19 16 2

4

10

Sumber: Seksi Pemerintahan Kec. Jatisari

Kecamatan Jatisari di bagian timur Kabupaten Karawang, termasuk daerah daratan yang relatif rendah dan merupkan salah satu daerah yang memiliki lahan subur di Kabupaten Karawang, sehingga besar lahannya digunakan untuk pertanian.

(2)

Letak geografis Kecamatan Jatisari berada pada sebelah timur Kabupaten Karawang dengan batas-batas wilayah sebagai berikut:

- Sebelah Utara : Kecamatan Banyusari

- Sebelah Selatan : Kecamatan Cibening Kab. Purwakarta - Sebelah Barat : Kecamatan Kotabaru

- Sebelah Timur : Kecamatan Patok Beusi Kab. Subang

Dengan permukaan tanahnya termasuk daratan rendah yang terdiri dari sebagian besar tanah pesawahan dengan ketinggian dari permukaan laut kurang lebih 25,6 M dengan suhu rata-rata maksimum 27 Celcius.

Luas wilayah Kecamatan Jatisari : 4.756 Ha yang terdiri dari:

- Tanah sawah seluas : 3.434 Ha - Tanah darat seluas : 1.322 Ha

Dari gambaran diatas sudah jelas bahwa sebagian besar kehidupan masyarakatnya adalah sebagai petani.

Untuk mengelola tanah pertanian sumber airnya berasal dari pengairan yang dikelola seksi pengairan Tarum timur. Yang sumber airnya dari waduk jatiluhur dengan titik sentral di Bendungan Jatiluhur. Pengelola pengairan di Kecamatan Jatisari adalah pengamat pengairan Kecamatan Jatisari.

Pemerintah Kecamatan Jatisari dalam menjalankan tugasnya guna mengayomi masyarakat wilayah Kecamatan Jatisari, telah berjalan selama beberapa periode, mulai sejak tahun 1950 s/d 2009, sebagaimana dapat dilihat pada tabel berikut nama-nama Camat Jatisari yang melaksanakan tugasnya pada pemerintah Kecamatan Jatisari, sebagai berikut:

(3)

Tabel III.2 Jumlah Camat Jatisari

No Tahun Nama Ket

1 3 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 18 20 21 22 23 24 25

1950 s/d 1975 1975 s/d 1961 1961 s/d 1966 1966 s/d 1968 1968 s/d 1970 1970 s/d 1972 1972 s/d 1976 1976 s/d1978 1978 s/d 1980 1980 s/d 1982 1982 s/d 1985 1985 s/d 1989 1989 s/d 1991 1991 s/d 1992 1992 s/d 1994 1994 s/d 1995 1999 s/d 2000 2000 s/d 2003 2003 s/d 2007 2007 s/d 2011 2011 s/d 2012 2012 s/d 2014 2014 s/d 2015 2015 s/d saat ini

SUMINTA TISNA WIGANDA KARYA DIPURA SUHARJA

OTONG SUHERMAN, BA MOCH.RAPE’I

ODING SUMARNA LAKSANA MURSID,BA

SUNU KUSNA,BA

SUYITNO WIROSANTOSO,BA Drs.ADANG BACHTIAR SUNU KUSNA,BA Drs. SUKENDAR. K

AGUS SUTEDJAPERMANA,BA Drs.IWAN SOETIWAN KADAR Drs. SUKIRMAN

TOYIB EFFENDI,BA DIDIN ABIDIN,BA Drs.AGUS BASUKI

Hj.ENENG SETIYAMAH,S.sos YASIN NASRUDIN, S.Sos Drs. MAMAN SURYAMAN Drs. H.ASEP WAHYU.S,MM ASEP J.KOSWARA,S.Sos Hj. YUSI RUSLIANI,SE,MM 2

4

10

17 19

1995 s/d 1999

Sumber: Seksi Pemerintahan Kec. Jatisari 3.1.1. Sejarah Instansi Perusahaan

Kecamatan Jatisari adalah sebuah Kecamatan di Kabupaten Karawang, Propinsi Jawa Barat, Indonesia. Kecamatan Jatisari berdiri sejak tahun 1950. Dulu Kecamatan Jatisari merupakan pusat dari Kecamatan Jatisari (Raya) bersama Kecamatan Banyusari dan sebagian desa dari Kecamatan Kotabaru, pusat pemerintahan kecamatan ini ada di Desa Mekarsari. Kecamatan ini merupakan kecamatan paling timur Kabupaten Karawang. Berbatasan dengan kecamatan Banyusari di utara, Kecamatan Tirtamuya Karawang di barat, Kabupaten Subang di timur, dan Kecamatan Kotabaru di selatan. Rencananya Kecamatan Jatisari akan masuk dalam kota Cikampek yang akan dimekarkan dari Kabupaten

(4)

Karawang bersama 4 kecamataan lain yaitu Kecamatan Purwasari, Kecamatan Cikampek, Kecamatan Tirtamulya, dan Kecamatan Kotabaru.

3.1.2 Visi dan Misi Kecamatan Jatisari

A. Visi

“Karawang sejahtera berbasis pembangunan berkeadilan dilandasi iman dan taqwa”.

B. Misi

1. Meningkatkan kualitas masyarakat yang cerdas , sehat , berbudaya, dan religius yang harmonis.

2. Penguatan struktur dan kelembagaan ekonomi dan daerah 3. Meningkatkan pelayanan ketersediaan infrastruktur wilayah.

4. Meningkatkan kualitas tata kelola pemerintah.

5. Meningkatkan daya dukung dan daya tampung lingkungan hidup.

3.1.3. Sturktur Organisasi dan Fungsi

A. Struktur Organisasi Kecamatan Jatisari

Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dari organisasi yang menggambarkan dan menunjukan hubungan antar bagian dari keanggotaan sesuai dengan bidang pekerjaannya. Struktur organisasi biasanya menggambarkan atau menjelaskan kedudukan, jabatan, wewenang dan tanggung jawab seorang pekerja dalam perusahaan atau organisasi sesuai tugas dan keahliannya.

Penyusunan struktur organisasi diharapkan mampu memberikan kerjasama yang baik antar bagian yang satu dengan yang lain, karena dengan adanya struktur organisasi tersebut akan menjadi jelas apa yang menjadi wewenang dan tanggung

(5)

jawab masing-masing bagian karyawan. Adapun struktur organisasi di Kecamatan Jatisari adalah:

CAMAT Hj.Yusi Rusliani,SE,MM

Sekertaris Nunuh Nugraha

Arian D.SH

Kasi Ekbang Encep Yuyun,BA

Subag umum,program

dan pelaporan Ade Suryana

Subag Kepegawaian dan

Keuangan Enung Rolaeni

Kasi Kasos Encep Yuyun,BA

Kasi Kependudukan

Iwir wijaya

Kasi Trantib H.Aca Hasanudin Kelompok jabatan

fungsional

Gambar III.1

Struktur Organisasi Kecamatan Jatisari Sumber: Kantor Kecamatan jatisari

Untuk melengkapi struktur organisasi suatu perusahaan, diperlukan uraian tugas yang akan menjelaskan tentang wewenang dan tanggung jawab masing- masing fungsi dalam perusahaan. Uraian jabatan Kecamatan Jatisari Karawang adalah sebagai berikut :

1. Camat

a. Camat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kewenagan yang di limpahkan oleh bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah.

b. Dalam menyelengarakan tugas pokok sebagaimana di maksud pada ayat (1) camat mempunyai fungsi :

1.) Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

2.) Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.

3.) Membina menyelenggarakan pemerintahan desa dan kelurahan.

(6)

c. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana di maksud pada ayat (1) dan (2),camat mempunyai rincian tugas:

1.) Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok dan fungsional kecamatan.

2.) Menetapkan kebijakan teknis oprasional kecamatan sesuai dengan kebijakan umum dan daerah .

3.) Menetapkan rencana dan program kerja kecamatan sesuai dengan kebutuhan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Sekertaris Camat

a. Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas pokok membantu camat dalam menyusunan perumusan kebijakan tugas penyelenggaraan pemerintah dan pemberian pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat/apartemen kecamatan.

b. Dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris Kecamatan mempunyai fungsi :

1.) Penyelenggaraan ketatausahaan, pengadministrasian, perlengkapan, rumah tangga dan pembinaan pegawai.

2.) Penyelenggaraan administrasi keuangan.

3.) Penyelenggaraan koordinasi dengan satuan organisasi kecamatan lainnya.

c. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Sekretariat kecamatan mempunyai rincian tugas:

1.) Menyusun rencana dan program kerja tahunan sekretaris kecamatan.

2.) Koordinat penyusunan program dan Penyelenggaraan tugas-tugas seksi secara terpadu dan tugas pelayanan administrasi.

(7)

3.) Mempersiapkan pedoman dan petunjuk pelaksanaan kegiatan ketatausahaan meliputi : urusan umum, program, pelaporan, keuangan dan kepegawaian.

3. Subag Umum, Program dan Pelaporan

a. Sub bagian umum, program dan pelaporan, mempuyai tugas pokok membatu sekretariat dalam pelaksanaan pengelolaan umum, programan dan pelaporan.

b. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sub bagian umum, program dan pelporan mempunyai fungsi :

1.) Pemyusunan perencanaan dan petunjuk teknis pengeloaan umum, program dan pelaporan.

2.) Pelakasan pengelolaan umum, program dan pelaporan.

3.) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan pengelolaan program dan pelporan.

c. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagai mana di maksud pada ayat (1) dan (2),sub bagian umum program dan pelaporan mempunyai rincian tugas :

1.) Menyiapkan peraturan petunjuk teknis di bibdang umum, program dan pelaporan.

2.) Pelaksanaan penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan umum program dan pelaporan.

3.) Menyusun rencana dan program kerja tahunan yang akan di laksanakan oleh kelurahan.

(8)

4. Subag Kepegawaian dan Keuangan

a. Sub bagian keuangan dan kepegawaian, mempunyai tugas pokok pelaksanaan pengelolaan keuangan dan kepegawaian.

b. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana di maksud pada ayat (1), sub bagian keuangan dan kepegawaian mempunyai fungsi :

1.) Menyiapkan bahan petunjuk teknis dibidang kepegawaian.

2.) Pelaksanaan pengeloloaan administrasi pegawai.

3.) Pelaksanaan pengumpulan dan pengelolaan data ke pegawaian.

c. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), sub bagian keuangan dan kepegawaian mempunyai rincian tugas :

1.) Menyiapkan peraturan petunjuk teknis dibidang keuangan dan kepegawaian.

2.) Pelaksanaan penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan keuangan dan kepegawaian.

3.) Mengumpulkan, mengolah dan pengevaluasi data yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan keuangan dan kepegawaian.

5. Kelompok Jabatan Fungsional

a. Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagaian tugas dan fungsi camat secara profesional sesuai dengan kebutuhan.

b. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dalam melaksanakan tugas pokoknya bertanggung jawab kepada camat.

(9)

Pasal 17

1. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud dalam pasal 16, terdiri atas sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang berbagai dalam kelompok sesuai dengan bidang keahliannya.

2. Setiap kelompok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjukan diantara tenaga fungsional yang ada di lingkungan kecamatan.

6. KASI Kasos (Kesejahteraan Sosial)

a. Seksi kesejahteraan soaial mempunyai tugas pokok membantu camat dalam penyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan, evulasi dan pelaporan urusan kesejahteran soaial.

b. Dalam penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), seksi kesejahteraan sosial mempunyai fungsi :

1.) Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan kesejahteraan sosial.

2.) Pelaksanaan pengelola kegiatan kesejahteraan sosial.

3.) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan dibilang kesejahteraan sosial.

c. Untuk menyelengarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), seksi kesejahteraan sosial mempunyai rincian tugas:

1.) Menyusun rancana dan program kerja tahunan seksi kesejahteran sosial.

2.) Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, petunjukan dan bahan bahan lainnya yang berhubungan dengan urusan kesejahteraan sosial sebagai pedoman dan landasan kerja.

(10)

3.) Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana kesejahteraan sosial.

7. KASI Ekbang (Ekonomi dan Bangunan)

a. Seksi Ekonomi dan pembangunan mempunyai tugas pokok membantu camat dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan, evakuasi dan pelaporan urusan ekonomi dan pembangunan.

b. Dalam penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Ekonomi dan Pembangunan mempunyai fungsi:

1.) Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan ekonomi dan pembangunan.

2.) Pelaksanaan koordinasi dan pengawasan dan penyelenggaraan ekonomi dan pembangunan.

3.) Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan kegiatan urusan perekonomian.

c. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2), Seksi Ekonomi dan pembangunan mempunyai rincian tugas:

1.) Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi ekonomi dan pembangunan.

2.) Menghimpun dan mempelajari perturan perundang-undangan, kebijakan teknis, petunjuk teknis dan bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan urusan ekonomi dan pembangunan sebagai pedoman dan landasan kerja.

3.) Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana ekonomi dan pembangunan.

(11)

8. KASI Kependudukan

a. Seksi kependudukan mempunyai tugas pokok membantu dalam camat dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan urusan kependudukan.

b. Dalan menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana di maksud pada ayat (2), Seksi kependudukan mempunyai fungsi:

1.) Penyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan kependudukan.

2.) Pelaksanaan kegiatan kependudukan.

3.) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang kependudukan.

c. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana yang di maksud pada ayat (1) dan (2), seksi kependudukan mempunyai rincian tugas:

1.) Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi kependudukan.

2.) Menghimpun dan mempelajari persatuan perundang-undangan, kebijaksanaan teknis, pertunjukan teknis dan bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan urusan kependudukan sebagai pedoman dan landasan kerja.

3.) Menghimpun data dan informasi sarana dan prasarana kependudukan.

9. KASI Trantib (Ketentraman dan Ketertiban)

a. Seksi ketentraman dan ketertiban, mempunyai tugas pokok membantu camat dalam penyiapkan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan ketentraman dan ketertiban umum.

b. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana di maksud pada ayat (1), Seksi ketentraman dan ketertiban mempunyai fungsi:

(12)

1.) Penyiapan bahan perumusan kebijakan urusan Seksi ketentraman dan ketertiban umum.

2.) Pelaksanaan kegiatan urusan ketentraman dan ketertiban umum.

3.) Pelaksanaan monitoring,evaluasi dan pelaporan di bidang ketentraman dan ketertiban umum.

c. Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana di maksud pada ayat (1) dan (2), seksi ketentraman dan ketertiban mempunyai rincian tugas:

1.) Menyusun rencana dan program kerja tahunan seksi ketentraman dan ketertiban.

2.) Menyediakan peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainya yang berhubungan dengan ketentraman dan ketertiban sebagai pedoman serta landasan kerja.

3.) Mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas ketentraman dan ketertiban.

3.2.Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup penulisan Tugas Akhir ini, penulis akan menguraikan secara umum Prosedur Sistem Berjalan meliputi:

1. Proses Pembuatan Surat Pengantar RT / RW

Penduduk terlebih dahulu datang ke ketua RT/RW setempat untuk membuat surat pengantar pembuatan kartu keluarga (KK), surat pengantar Akte Kelahiran, dan surat pengantar keterangan pindah. Dari semua pembuatan surat pengantar tersebut persyaratan yang diperlukan yaitu fotocopy KTP dan fotocopy KK lama, setelah diproses kemudian ketua RT/RW menulis dan merekap data tersebut ke dalam buku induk penduduk. Setelah surat pengantar

(13)

tersebut di setujui dan ditanda tangani oleh ketua RT/RW kemudian distempel, selanjutnya di serahkan ke penduduk untuk di bawa ke Desa.

2. Proses Pembuatan Surat Pengantar Desa

Setelah penduduk mendapatkan surat pengantar RT/RW, kemudian penduduk datang ke Desa untuk melengkapi persyaratan (fotocopy KTP, fotocopy KK lama, fotocopy surat nikah, fotocopy KTP saksi, fotocopy surat keterangan dokter) ke bagian Administrasi. Dari Administrasi penduduk mendapat formulir pembuatan kartu keluarga (KK), formulir pembuatan Akte Kelahiran dan formulir pembuatan keterangan pindah untuk diisi dan dilengkapi. Setelah formulir diisi kemudian diserahkan kembali ke bagian Administrasi.

Selanjutnya bagian Administrasi menuliskan dan merekap formulir tersebut ke dalam buku penduduk dan selanjutnya direkap kembali ke dalam Data perkembangan penduduk desa. Bagian administrasi memproses permohonan penduduk untuk ditanda tangani oleh kepala desa dan distempel. Setelah mendapat persetujuan dari kepala desa, bagian administrasi menyerahkan permohonan penduduk yang berupa formulir pembuatan kartu keluarga, formulir akte kelahiran, dan formulir keterangan pindah.

3. Proses Pembuatan Surat Pengantar Kecamatan

Penduduk membawa berkas persyaratan (formulir kartu keluarga, formulir akte kelahiran, formulir keterangan pindah) yang telah diberikan dari Desa setempat untuk diserahkan ke kecamatan pada bagian KASI kependudukan. Kemudian bagian KASI kependudukan menuliskan dan merekap formulir tersebut ke dalam buku register kependudukan berdasarkan pengelompokannya yaitu buku register kartu keluarga, buku register akte kelahiran, dan buku register surat

(14)

keterangan pindah. Kemudian bagian KASI kependudukan memproses permohonan penduduk untuk mendapat tanda tangan dari Camat dan stempel kecamatan. Setelah mendapat persetujuan dari Camat bagian KASI kependudukan menyerahkan Surat Pengantar Kartu Keluarga (KK), Surat Pengantar Akte Kelahiran, dan Surat Pengantar Keterangan Pindah ke penduduk untuk di serahkan ke Bagian data kependudukan. Selanjutnya Kasi kependudukan membuat laporan bulanan dari setiap desa dan melihat data dalam buku register kependudukan.

4. Proses Pembuatan kartu keluarga, akte kelahiran, keterangan pindah.

Penduduk membawa semua berkas persyaratan yaitu surat pengantar pembuatan kartu keluarga, surat pengantar pembuatan akte kelahiran dan surat pengantar keterangan pindah sebagai bahan untuk pembuatan dokumen yang dibutuhkan (kartu keluarga, akte kelahiran, keterangan pindah) ke Bagian data kependudukan (catpil), setelah diproses selanjutnya bagian data kependudukan menyerahkan kartu keluarga, akte kelahiran, dan keterangan pindah untuk diserahkan kepada penduduk.

5. Proses Pembuatan Laporan Perkembangan Penduduk

Dari keseluruhan data perkembangan penduduk desa bagian KASI kependudukan membuat laporan data perkembangan penduduk untuk diserahkan dan ditanda tangani oleh Camat sebagai bukti tertulis dan diarsipkan di Dinas catatan sipil (catpil).

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan simbol - simbol tertentu untuk

(15)

menggambarkan bagaimana data tersebut mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Diagram yang digunakan dalam sistem berjalan yaitu :

1. Diagram Konteks

Perancangan sistem informasi administrasi data kependudukan pada kantor kecamatan

jatisari karawang Administrasi

(Desa) Sp.PKK

Sp.KP Sp.PAK Fr.PKK Fr.PAK Sp.Rt/Rw

Fr.PKK Fr.PAK Fr.KP Fc.KTP Fc.KK L Fc.SN Fc.KTP.S Fc.SKD

Fc.KTP Fc.KK L

Sp.Rt/Rw

Sp.Rt/Rw Fr.PKK

Fr.PAK Fr.KP Fc.KTP Fc.KK L Fc.SN Fc.KTP.S Fc.SKD

Fr.PKK

Sp.PKK Sp.PAK Sp.KP Sp.PKK

Sp.PAK Sp.KP KK

Akte K Ket Pindah

0 Penduduk

Rt/Rw

Data Kependudukan (Disduk Catpil)

Kasi Kependudukan

(Kecamatan) KK

Akte K Ket Pindah

Fr.PAK Fr.KP

Fr.PAK Fr.KP Fr.KP

Sp.Rt/Rw

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan Sumber :Kantor Kecamatan Jatisari

Keterangan Gambar :

SP.PKK : Surat Pengantar Pembuatan KK SP.KP : Surat Pengantar Keterangan Pindah

SP.PAK : Surat Pengantar Pembuatan Akte Kelahiran SP.RW/RT : Surat Pengantar RW/RT

Fc.KTP : Fotocopy KTP

Fc.KK L : Fotocopy Kartu Keluarga Lama Fc.SN : Fotocopy Surat Nikah

(16)

Fc.KTP S : Fotocopy Ktp Saksi

Fc.SKD : Fotocopy Surat Keterangan Dokter Fr.PKK : Formulir Pembuatan Kartu Keluarga Fr.PAK : Formulir Pembuatan Akte Kelahiran Fr.KP : Formulir Keterangan Pindah

KK : Kartu Keluarga AKTE K : Akte Kelahiran KET PINDAH : Keterangan Pindah 2. Diagram Nol

RT/RW

c

Data Kependudukan (Disduk Catpil) Kasi kependudukan

(Kecamatan) Administrasi (Desa)

Penduduk ^c

Proses Pembuatan Surat Pengantar

(Kecamatan)

c

1

2 Proses Pembuatan

Surat Pengantar RT / RW

Proses Pembuatan Surat Pengantar

(Desa)

Proses Pembuatan KK,Akte kelahiran,Ket

Pindah

Proses Laporan Perkembangan

Penduduk 3

4

5 Fc.KTP

Fc.KK L

Fc. KTP Fc.KK L

Fr.PKK Fr.PAK Fr.KP Fc.KTP Fc.KK L Fc.SN Fc.KTP S Fc.SKD

Sp.Rt/Rw

Sp.Rt/Rw Fr.PKK Fr.PAK Fr.KP Fc.KTP Fc.KK L Fc.SN Fc.KTP S Fc.SKD

Fr.PKK Fr.PAK Fr.KP

Sp.PKK Sp.PAK Sp.KP KK AKTE K

KET PINDAH

Arsip DPP Arsip DPPD Fr.PKK

Fr.PAK Fr.KP

KK AKTE K KET PINDAH

D1

D2 Arsip DPPD

D4 Arsip DPP Arsip BIP

D3 Arsip DPPD Sp.Rt/Rw

Sp.Rt/Rw

Sp.PKK Sp.PAK Sp.KP Sp.PKK

Sp.PAK Sp.KP

Sp.KP Sp.PAK

Sp.PKK

D3Arsip BRK

Gambar III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan

(17)

Sumber : Kantor Kecamatan Jatisari

Keterangan Gambar :

SP.PKK : Surat Pengantar Pembuatan KK SP.KP : Surat Pengantar Keterangan Pindah

SP.PAK : Surat Pengantar Pembuatan Akte Kelahiran SP.RW/RT : Surat Pengantar RW/RT

Fc.KTP : Fotocopy KTP

Fc.KK L : Fotocopy Kartu Keluarga Lama Fc.SN : Fotocopy Surat Nikah

Fc.KTP S : Fotocopy Ktp Saksi

Fc.SKD : Fotocopy Surat Keterangan Dokter Fr.PKK : Formulir Pembuatan Kartu Keluarga Fr.PAK : Formulir Pembuatan Akte Kelahiran Fr.KP : Formulir Keterangan Pindah

KK : Kartu Keluarga AKTE K : Akte Kelahiran KET PINDAH : Keterangan Pindah

Arsip DPP : Arsip Data Perkembangan Penduduk Arsip DPPD : Arsip Data Perkembangan Penduduk Desa Arsip BIP : Arsip Buku Induk Penduduk

Arsip BRK : Arsip Buku Register Kependudukan

(18)

3. Diagram Detail 1

D3 Arsip BRK

Arsip BRK

Arsip DPP 3.2

3.1 Arsip BRK_ACC

Arsip BRK_ACC

Arsip DPP_ACC Menuliskan dan

rekap data

Persetujuan (distempel dan dicap Arsip

BRK) Fr.PKK

Fr.KP Fr.PAK

D3

Gambar III.4 Diagram Detail 1 Sumber : Kantor Kecamatan Jatisari

Keterangan Gambar:

Arsip DPP : Arsip Data Perkembangan Penduduk Arsip BRK : Arsip Buku Register Kependudukan 4. Diagram Detail 2

5.1

5.2

D5 Penyerahan

DPPD

Persetujuan (distempel DPP)

Arsip DPP_ACC Arsip DPP DPPD

Gambar III.5 Diagram Detail 2 Sumber : Kantor Kecamatan Jatisari

(19)

Keterangan Gambar:

Arsip DPP : Arsip Data Perkembangan Penduduk Arsip DPPD : Arsip Data Perkembangan Penduduk Desa

3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan, adalah:

1. Fr PKK

Nama Dokumen : Formulir Pembuatan Kartu Keluarga

Fungsi : Untuk persyaratan permohonan surat pengantar

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi kependudukan

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap ada pemohon

Bentuk : Lampiran A.1

2. Fr PAK

Nama Dokumen : Formulir Pembuatan Akte Kelahiran

Fungsi : Sebagai formulir pembuatan surat pengantar Sumber : Penduduk

(20)

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar Frekuensi : Setiap ada pemohon

3. Fr KP

Nama Dokumen : Formulir Pembuatan Keterangan Pindah

Fungsi : Sebagai formulir pembuatan surat pengantar

Sumber : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

4. DPPD

Nama Dokumen : Data Perkembangan Penduduk Desa

Fungsi : Sebagai pembuatan laporan bulanan surat pengantar

Sumber : Administrasi Desa

Media : Kertas

(21)

Jumlah : 3 (Tiga) lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pengajuan laporan bulanan

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : Surat Pengantar Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai bahan dokumen pembuatan surat pengantar

Sumber : Kasi kependudukan

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (tiga) lembar

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama dokumen : Surat Pengantar Akte Kelahiran

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

(22)

3. Nama dokumen : Surat Pengantar Keterangan Pindah

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

4. Nama dokumen : Data Perkembangan Penduduk

Fungsi : Sebagai pembuatan laporan bulanan surat pengantar

Tujuan : Data kependudukan (catpil)

Media : Kertas

Jumlah : 4 (Empat) lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pengajuan laporan bulanan

(23)

3.5. Permasalahan

Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di kecamatan jatisari terhadap sistem administrasi kependudukan yang menggunakan sistem manual dapat ditemukan beberapa masalah, yaitu:

1. Proses penginputan data pcnduduk pada bagian Kasi kependudukan yang masih dilakukan dengan cara manual sehingga memperlambat proses dan kinerja dari pelaksana pelayanan publik. Sistem yang masih berjalan saat ini dalam melakukan penginputan masih secara manual dengan menulis kedalam buku register sehingga dalam melakukan pembuatan surat pengantar KK, surat pengantar Akte kelahiran, dan Keterangan Pindah belum efektif, sedangkan sistem yang penulis usulkan yaitu petugas tidak perlu lagi menginput secara manual melainkan langsung menginput dengan program visual basic 6.0.

2. proses pencatatan dan penyimpanan data yang masih berbentuk buku dan berkas sehingga sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan KK, Akte kelahiran, dan Surat keterangan pindah.

3. Kurang responsif didalam memberikan pelayanan kepada masyarakat terkadang masih kurang cepat sehingga berbagai keluhan, aspirasi, maupun harapan masyarakat sering kali lambat.

4. Sistem yang berjalan saat ini dalam pembuatan laporan bulanannya masih menggunakan berkas perkembangan penduduk desa sehingga sering mengalami keterlambatan, hal ini ditimbulkan karena kegiatan pembuatan laporan belum terintegrasi sehingga penempatan data yang terpisah dan petugas terebih dahulu harus melihat berkas dan dapat membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

(24)

5. Buku register dibedakan sehingga tidak efisien.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah-masalah yang ditemukan pada sistem administrasi data kependudukan, maka penulis membuat pemecahan masalah, yaitu:

1. Untuk menanggulangi permasalahan yang dialami di kecamatan Jatisari, mengingat jumlah yang semakin bertambah maka prosedur sistem yang penulis usulkan yaitu menggunakan bahasa program Microsoft Visual Basic 6.0, Dengan menggunakan aplikasi berbasis dekstop ini dapat mempermudah proses penginputan data, kepraktisan dan otomatisasi dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif. Dengan proses penginputan yang dilakukan secara komputerisasi seperti penginputan serta pencarian data penduduk yang melakukan pembuatan surat pengantar KK, surat pengantar Akte Kelahiran, dan surat pengantar Surat keterangan Pindah dapat meminimalisasikan kesalahan pada proses penambahan data serta mempermudah proses pencarian data penduduk. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database menggunakan MySQL, maka kemungkinan tidak akan terjadi duplikasi data. Perancangan Sistem Informasi Administrasi Data Kependudukan pada Kecamatan Jatisari ini dapat mempermudah, mempercepat dan memperlancar informasi Kependudukan dikecamatan Jatisari, untuk memantau perkembangan data Jumlah penduduk, Status penduduk, Status pekerjaan, Pekerjaan penduduk, Tingkat Pendidikan Penduduk di Kecamatan Jatisari, Kabupaten Karawang. Sistem yang masih berjalan saat ini dalam melakukan penginputan masih secara manual dengan menulis kedalam buku register sedangkan sistem yang penulis usulkan yaitu

(25)

petugas tidak perlu lagi menginput kedalam buku register melainkan langsung menginput dengan program visual basic 6.0 (berbasis dekstop).

Pada rancangan program aplikasi visual basic 6.0 ini sebagai alat bantu untuk pelayanan Kasi kependudukan guna melakukan penyimpanan pada satu tempat agar memudahkan petugas dalam menginput data dan mencetak laporan kependudukan.

Untuk mengolah data disediakan menu form input data yang terdiri dari input form pembuatan data penduduk ,input form pembuatan surat pengantar kartu

keluarga, input form pembuatan surat pengantar Akte kelahiran, dan input form surat pengantar keterangan pindah. Pada masing-masing penginputan data terdapat fasilitas yang disediakan yaitu penyimpanan, pembatalan, pengeditan, keluaran, penambahan, penghapusan , dan pencarian data.

Untuk mencetak laporan disediakan menu keluar, dan cetak laporan perkembangan penduduk perbulan. Di kecamatan Jatisari hanya difasilitasi satu buah komputer yang penggunaannya dilakukan hanya 1 orang saja, untuk itu diperlukan pemakaian password dan kata sandi yang dimiliki oleh kasi kependudukan guna memproteksi agar data penduduk tidak dapat digunakan atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang.

2. Responsibilitas dalam pelayanan publik dimaksudkan pelayanan pemerintah senantiasa dalam pelaksanaan tugasnya bersumber pada adanaya pengendalian dari luar, yaitu senantiasa melandaskan diri pada pertimbangan-pertimbangan ekonomis, efisiensi, dan efektivitas sebagai perwujudan responsibilitas obyektif. Disamping itu produk pelayanannya dapat memenuhi nilai-nilai etis dan kemanusiaan sebagai pengendalian subyektif yaitu perlakuan yang adil

(26)

terhadap masyarakat, perlakuan yang sama atas setiap masyarakat, dan jujur atau keterbukaan dalam pelayanan public sebagai perwujudan responsibilitas objektif.

3. Dalam pembuatan laporan hanya mengambil dari database file pendaftaran agar mempermudah petugas dalam membuat laporan.

4. Data diregister di gabungkan ke dalam database file pendaptaran. Dan data perkembangan penduduk desa diganti penginputannya ke dalam database Data perkembangan penduduk desa.